Forderungsmanagement: Was macht es aus?

Das Forderungsmanagement ist für die Sicherung der Unternehmensliquidität zuständig, weshalb ihm eine zentrale Bedeutung zukommt. Wir zeigen Ihnen hier, welche Aufgaben das Forderungsmanagement hat und welche Mittel es dazu einsetzt.

Forderungsmanagement: Definition

Mit Forderungsmanagement bezeichnet man sämtliche Aktivitäten in einem Unternehmen, die mit der Verwaltung von Forderungen einhergehen. Dazu gehören z.B.:

• Erstellen und Versenden von Rechnungen • Überwachung der Fälligkeitsdaten von offenen Rechnungen • Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen an säumige Schuldner:innen • Beauftragung von Inkassodienstleistern oder Factoring-Unternehmen zum Eintreiben von Forderungen • Abschließen von Zahlungsausfallversicherungen • Erarbeiten von Strategien zur Optimierung des Forderungsmanagements

Hauptziel des Forderungsmanagements ist es, kurz- und langfristig die Liquidität des Unternehmens zu sichern, damit es stets in der Lage ist, seine laufenden Kosten zu decken.

Forderungsmanagement im Unternehmen: Darum ist es wichtig

Das Forderungsmanagement spielt eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen, wo Rechnungen an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen versendet werden. Erbringt das Unternehmen eine Leistung, geht es in Vorfinanzierung und stellt anschließend eine Forderung an den Leistungsnehmer aus.

Während das Unternehmen auf seine Bezahlung wartet, muss es in der Lage sein, seine laufenden Kosten decken zu können. Deshalb ist es enorm wichtig, die Fälligkeitsdaten der offenen Rechnungen im Auge zu behalten. Je länger ein Unternehmen nämlich auf die Bezahlung warten muss, desto weniger Liquidität hat es zur Verfügung, um seine Kosten zu decken und Investitionen zu tätigen.

Aufgabe des Forderungsmanagements

Hauptaufgabe des Forderungsmanagements ist es, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Das bedeutet, dass sofort Zahlungserinnerungen versendet werden, sobald die Fälligkeit einer Rechnung abgelaufen ist.

Außerdem führt es Bewertungen durch, wie gut die Zahlungsmoral von Kund:innen ist und wie das Forderungsmanagement verbessert werden kann, damit durch Zahlungsausfälle keine Liquiditätsengpässe entstehen.

Die Bonitätsprüfung bei neuen Kund:innen gehört bei Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind und hohe Forderungssummen ausstellen (z.B. im Industriebereich) ebenfalls zur Aufgabe des Forderungsmanagements. Es wird dann bewertet, ob man bestimmte Kund:innen beliefert oder welche Zahlungskonditionen man mit diesen vereinbart.

Forderungsmanagement anhand von Kennzahlen optimieren

Wer sein Forderungsmanagement regelmäßig auf den Prüfstand stellt und optimiert, senkt das Risiko für Liquiditätsengpässe durch Zahlungsausfälle. Man kann sich an unterschiedlichen Kennzahlen bedienen, um die Performance des Forderungsmanagements zu beurteilen.

Debitorenlaufzeit / Days Sales Outstanding (DSO)

Mit der Kennzahl Days Sales Outstanding (DSO) oder Debitorenlaufzeit analysiert man, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Kund:innen ihre Rechnungen bezahlen. Eine kurze Debitorenlaufzeit bedeutet, dass Rechnungen zügig bezahlt werden und somit Einnahmen kurz nach Rechnungsstellung erfolgen.

Ist die Debitorenlaufzeit sehr lang, bedeutet das dagegen, dass Einnahmen mit einer hohen Zeitverzögerung eintreffen. Das belastet die Unternehmensliquidität und kann schlimmstenfalls zu Zahlungsschwierigkeiten führen.

Die Überwachung dieser Kennzahl ist deshalb wichtig, um Trends zu erkennen, wie sich beispielsweise die Zahlungsmoral der Kund:innen entwickelt. Gegensteuern lässt sich dann z.B. durch Verkürzen von Zahlungszielen oder durch das Vereinbaren von An- oder Vorauszahlungen für bestimmte Kund:innen.

Forderungsausfallquote

Die Forderungsausfallquote gibt an, wie hoch der Anteil der nichtbezahlten Forderungen am gesamten Umsatzerlös ist. Je niedriger diese Quote, desto besser, denn ein Forderungsausfall bedeutet für ein Unternehmen immer einen Umsatzausfall und schmälert die Liquidität.

Durch die Bewertung von Forderungen und Berechnen der Ausfallquote lässt sich ermitteln, wie viele Forderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausfallen. Der ausgefallene Forderungsbetrag kann dann beispielsweise bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden, denn für solche Fälle müssen ausreichend Rücklagen vorhanden sein, damit die ausgefallenen Forderungen nicht zu einem Liquiditätsengpass führen.

Forderungsmanagement und Mahnwesen: Diese Möglichkeiten gibt es

Bezahlen Kund:innen ihre offenen Rechnungen nicht, ist das nicht nur ärgerlich, sondern es kann ein Unternehmen unverschuldet in Zahlungsnot bringen. Daher ist es wichtig, eine Zahlungserinnerung zu versenden, sobald eine Rechnung überfällig ist. In dieser weist man die säumige Person freundlich auf ihre Zahlungspflicht hin.

Es ist nicht notwendig, eine neue Zahlungsfrist zu setzen, da der Verzug bereits eingetreten ist und die Person ihrer Zahlungspflicht umgehend nachkommen muss. Doch die meisten Unternehmen geben ein neues Fälligkeitsziel an, insbesondere dann, wenn die säumige Person bisher nicht durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen ist.

Bleibt jedoch selbst nach dem Verstreichen der Frist aus der Zahlungserinnerung die Bezahlung weiterhin aus, müssen weitere Schritte eingeleitet werden, damit das Unternehmen sein Geld erhält.

Es ist nicht notwendig, eine Mahnung zu versenden. Stattdessen kann gleich ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden, was jedoch mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden ist. Deshalb versenden Unternehmen meistens erst eine außergerichtliche Mahnung bzw. lassen diese versenden.

Forderungsmanagement per Inkasso

Einen Inkassodienstleister kann man beauftragen, sobald Schuldner:innen in Verzug sind und auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert haben. Der Dienstleister versendet dann ein Mahnschreiben oder leitet auf Wunsch ein gerichtliches Mahnverfahren ein.

Der Vorteil für Unternehmen ist, dass diese sich mit dem Erstellen und Versenden von Mahnungen nicht selbst befassen müssen. Jedoch dürfen nicht sämtliche Inkassokosten den säumigen Personen in Rechnung gestellt werden, wodurch sich für das Unternehmen zusätzliche Kosten ergeben können.

Forderungsmanagement per Factoring

Factoring ist eine Dienstleistung, die von spezialisieren Unternehmen oder auch von Inkassobüros angeboten wird. Dabei verkauft ein Unternehmen seine offenen Forderungen an den Dienstleister, der diese wiederum gegen eine Gebühr sofort begleicht.

Das hat für ein Unternehmen den Vorteil, dass es unabhängig von der Zahlungsfrist sofort einen Teil des Rechnungsbetrags erhält und dadurch liquide bleibt. Nachteil von Factoring ist, dass es sich aufgrund der hohen Gebühren meist nur für Unternehmen lohnt, die einen sehr hohen Forderungsbestand haben oder sehr hohe Forderungssummen.

Vor der Beauftragung eines Dienstleisters muss das Forderungsmanagement Angebote einholen und durchrechnen, ob sich eine bestimmte Dienstleistung überhaupt lohnt, bzw. zu welchen Konditionen man diese in Anspruch nehmen kann.