Freundliche Zahlungserinnerung: Wie schreibe ich sie?

Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung weisen Sie säumige Kund:innen auf deren Zahlungspflicht hin. Welchen Ton man in dem Schreiben wählt und was es alles beinhalten muss, zeigen wir Ihnen hier.

Freundliche Zahlungserinnerung: Wichtiger Bestandteil in der Kundenkommunikation

Eine freundliche Zahlungserinnerung versenden Sie dann, wenn die Frist einer offenen Rechnung abgelaufen ist, jedoch kein Zahlungseingang erfolgt ist. Das Versenden einer Zahlungserinnerung sollte zeitnah erfolgen, damit Sie nicht zu lange auf die Bezahlung warten müssen. Es hat sich etabliert, eine Erinnerung drei Tage nach Ablauf der Rechnungsfrist zu versenden.

Mit der freundlichen Zahlungserinnerung weist man die säumige Person höflich darauf hin, dass die Rechnungsfrist abgelaufen ist, jedoch bisher kein Zahlungseingang zu verzeichnen war. Man gibt der Person damit die Möglichkeit, der Zahlung nachzukommen, ohne dass Mahngebühren oder Verzugszinsen anfallen.

Sinn der Zahlungserinnerung ist einerseits, auf die Zahlungspflicht hinzuweisen, und andererseits, eine gute Kundenbeziehung aufrechtzuerhalten – denn Fehler können jedem passieren.

Wie schreibt man eine freundliche Zahlungserinnerung?

In der freundlichen Zahlungserinnerung kommt es vor allem auf eines an: den Ton. Man möchte die säumige Person nicht vor den Kopf stoßen und die Kundenbeziehung damit beeinträchtigen.

Der Ton ist deshalb höflich und zuvorkommend. Das Erheben von Verzugszinsen oder Mahngebühren ist ebenso tabu, wie das Androhen von rechtlichen Schritten. Man möchte fordernd aber höflich auf die Zahlungspflicht aufmerksam machen.

Muster für eine freundliche Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung muss bestimmte Angaben enthalten, damit sie den rechtlichen Anforderungen genügt – sollte es doch zu einem Rechtsstreit kommen. Unverzichtbar in der Zahlungserinnerung sind:

• Gut sichtbar das Wort „Zahlungserinnerung“ oben auf dem Dokument
• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name und Anschrift der säumigen Person (oder Unternehmensname)
• Rechnungsnummer und -datum der nicht bezahlten Rechnung
• Ausstehender Rechnungsbetrag
• Zahlungsaufforderung ggf. mit neuer Fristsetzung
• Text für eine freundliche Zahlungserinnerung

Den Text für die Zahlungserinnerung kann man beispielsweise so formulieren:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Musterperson, Wir weisen Sie hiermit freundlich darauf hin, dass wir bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung vom aa.bb.cccc mit der Nummer abcdef bei uns verzeichnen konnten. Wir bitten Sie deshalb, die Zahlung zu überprüfen, und bis zum xx.yy.zzzz zu tätigen, falls noch nicht erfolgt. Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen

Freundliche Zahlungserinnerung auf Englisch

Bei internationalen Geschäftstätigkeiten kommt es auch vor, dass man eine freundliche Zahlungserinnerung auf Englisch schreiben muss. Die formalen Anforderungen sind dabei dieselben wie bei einer Zahlungserinnerung auf Deutsch, und der Ton ist ebenfalls fordernd aber höflich.

Ein möglicher Text könnte so aussehen:

Dear Ms/Mr Smith, We hereby kindly point out that we have not yet received payment for the invoice with the number abcdef dated from aa/bb/cccc. We, therefore, ask you to check the payment and – if it has not yet been made – to make it by xx/yy/zzzz. Thank you very much. Kindest regards

Beachten Sie, dass die Datumsangabe in manchen Ländern dem Schema „Monat/Tag/Jahr“ folgt. Prüfen Sie, welche Konventionen in dem Land gelten, wo Ihr Schuldner ansässig ist, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Um sämtliche Zweifel auszuschließen können Sie zusätzlich den Monatsnamen auch ausschreiben, z.B.:

15 May 2022 15-May-2022 May 15, 2022

Was tun nach der freundlichen Zahlungserinnerung?

Verstreicht die Frist und die Bezahlung bleibt weiterhin aus, haben Sie mehrere Möglichkeiten, an Ihr Geld zu kommen:

• Versenden von Mahnschreiben, in denen Sie Mahngebühren und Verzugszinsen erheben
• Beauftragung eines Inkassobüros zum Versenden von Mahnschreiben
• Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Beachten Sie, dass das gerichtliche Mahnverfahren mit höheren Kosten verbunden ist, die zwar der säumigen Person in Rechnung gestellt werden dürfen, jedoch zunächst von Ihnen getragen werden müssen.

Sind Sie nicht sicher, ob bei der Person ein Insolvenzverfahren läuft, können Sie dies von einem Inkassobüro in Erfahrung bringen lassen. Läuft schon ein Insolvenzverfahren, empfiehlt es sich, Ihre Forderung schnellstmöglich gerichtlich anmahnen zu lassen, damit Ihre Chancen am höchsten sind, noch Ihre Bezahlung oder zumindest einen Teil davon zu erhalten.