Zahlungsabgleich: Wie funktioniert das automatisch?

Der Zahlungsabgleich dient dazu, den Überblick über die ein- und ausgehenden Rechnungen zu bewahren. Er ist Voraussetzung für ein solides Liquiditäts- und Forderungsmanagement. Wir zeigen Ihnen hier, wie er genau funktioniert und was digitale Tools mittlerweile leisten, um den Zahlungsabgleich automatisch durchzuführen.

Zahlungsabgleich: Was ist das das?

Beim Zahlungsabgleich werden Transaktionen mit den ein- und ausgehenden Rechnungen abgeglichen. Das soll sicherstellen, dass zu jeder Rechnung eine Transaktion vorliegt, und somit ein Unternehmen keine offenen Forderungen übersieht oder selbst in Zahlungsverzug kommt, weil es vergisst, eine Rechnung zu bezahlen.

Früher erfolgte der Zahlungsabgleich manuell. Dabei verglich man die Transaktionen regelmäßig mit den Rechnungen und hielt dann in einer Liste fest, ob eine Rechnung beglichen wurde. Heutzutage nutzt man zum Zahlungsabgleich digitale Tools, die diese Tätigkeit automatisch durchführen. Somit sparen Nutzer:innen und Mitarbeiter:innen viel Zeit und es wird sichergestellt, dass auch nichts übersehen wird.

Automatischer Zahlungsabgleich: Wie funktioniert er?

Automatische Zuordnung von Rechnungen und Transaktionen

Beim automatischen Zahlungsabgleich übernimmt ein digitales Tool die Überwachung von Transaktionen und Rechnungen. Wird eine Transaktion getätigt, ordnet es diese automatisch dem zugehörigen Dokument (z.B. einer Rechnung) zu.

Manuell muss dabei selten nachgeholfen werden, denn Tools vergleichen den Verwendungszweck der Transaktionen mit der Rechnungsnummer. Stimmen diese überein, erfolgt der Zahlungsabgleich automatisch.

Nachhelfen muss man nur dann, wenn die Rechnungen den Transaktionen nicht zugeordnet werden können, z.B. wenn nur ein Teilbetrag bezahlt wird, oder der Verwendungszweck nicht der Rechnungsnummer entspricht.

Weiterer Vorteil: Fristen im Auge behalten

Digitale Tools haben neben dem Tätigen des Zahlungsabgleichs auch noch einen weiteren Vorteil: Sie überwachen die Zahlungsziele der ein- und ausgehenden Rechnungen. Bei einer eingehenden Rechnung kann dann eingestellt werden, dass der Betrag am letzten Tag der Zahlungsfrist überwiesen werden soll.

Das schont die Liquidität, denn je später eine Rechnung bezahlt werden kann, desto länger hat man den Cash zum Decken der Kosten oder zum Tätigen von Investitionen zur Verfügung.

Bei ausgehenden Rechnungen kann man einstellen, dass eine Zahlungserinnerung versendet wird, wenn der Rechnungsbetrag nicht pünktlich eingeht. Viele Tools bieten die Möglichkeit, Vorlagen für eine Zahlungserinnerung oder Mahnung zu erstellen und versenden diese dann automatisch, sobald die Bezahlung nicht innerhalb der Frist erfolgt ist.

Unterm Strich helfen automatische Zahlungsabgleich-Tools also gleich bei zwei Dingen: Dem Sicherstellen der Liquidität und der Optimierung des Forderungsmanagements.

Praxisbeispiel: Zahlungsabgleich mit Agicap

Die Liquiditätsmanagement-Software Agicap ist ebenfalls ein Tool für den automatischen Zahlungsabgleich. Per API-Schnittstelle kommuniziert es mit den Bankservern, auf denen ein Unternehmen seine Geschäftskonten hat. Somit hat es Zugriff auf die Transaktionen.

Über dieselbe Schnittstelle kommuniziert es auch mit anderen Buchhaltungstools, z.B. mit der Rechnungsmanagement-Software. Dort hat es Zugriff auf die ein- und ausgehenden Rechnungen.

Die Daten aus beiden Quellen nutzt es dann, um einen automatischen Zahlungsabgleich durchzuführen, wobei es auch gleich die Liquiditätsübersicht sowie die Liquiditätsplanung aktualisiert. Geht eine Bezahlung ein, wird dieser Cashflow sofort in der aktuellen Liquidität berücksichtigt, d.h. dass sich diese dann erhöht. Man sieht demnach in Echtzeit die Liquidität des Unternehmens.

Erhält man eine Rechnung, die im kommenden Monat fällig wird, trägt Agicap diese automatisch in die Liquiditätsplanung an – und zwar tagesgenau an dem Tag, an welchem sie fällig wird und die Transkation voraussichtlich stattfindet. Geht die Bezahlung schon früher ein, erfolgt der automatische Zahlungsabgleich tagesgenau und die Planung wird entsprechend aktualisiert.