Forecast aziendale, come funziona? Ecco 3 consigli per farlo bene

Il forecast aziendale è uno strumento insostituibile per i manager d’azienda. Costruire un previsionale, infatti, orienta le tue decisioni verso il miglior risultato possibile, e riduce i rischi di una strategia azzardata. Come funziona il forecast aziendale, e in che modo puoi muoverti per costruirne uno che sia realmente efficace? In questo articolo tre consigli fondamentali per riuscirci al meglio.

Cos'è il forecast aziendale, o bilancio pre-consuntivo? Significato e approfondimento

Un forecast aziendale, comunemente conosciuto come ”bilancio pre-consuntivo", è uno strumento strategico che l’impresa elabora nel tentativo di prevedere certe condizioni future e, quindi, di prepararsi per affrontarle nel migliore dei modi. Parliamo, insomma, di un documento previsionale il cui contenuto spazia dalle vendite previste ai movimenti monetari futuri, fino ad arrivare ai trend di mercato.

La sua struttura è simile a quella di un classico bilancio a sezioni contrapposte: colonna per i conti attivi, colonna per i conti passivi. Tuttavia, a differenza di quest'ultimo, che registra valori effettivi, il forecast riporta valori di natura previsionale. In altre parole, anticipa ricavi, guadagni, vendite, e perciò proietta gli sviluppi finanziari in avanti di alcuni mesi.

Il cash flow previsionale, spesso denominato budget finanziario, costituisce una componente essenziale del forecast aziendale. Questa tipologia di rendiconto finanziario proiettata al futuro rappresenta, però, solo una piccola parte di un’operazione estesa e laboriosa che tocca ogni ambito della gestione aziendale (finanziaria, operativa, ecc.).

Inoltre, parlando di budget, è necessario anche fare una distinzione.Distinzione che vediamo qui sotto.

Budget, budgeting e forecasting: cosa si intende con queste parole?

Espressioni come budget, budgeting e forecasting sono particolarmente ricorrenti in un contesto come il controllo di gestione. Per capirne meglio il significato è utile, allora, sottolinearne le differenze.

Budgeting e forecasting, per esempio, sono concetti diversi ma intrecciati. Il budgetingprova a definire in che direzione l'azienda vuole andare, in termini di impiego di risorse e guadagni. Si tratta perciò di una inquadratura a campo lungo che ha come oggetto l'anno successivo (o gli anni successivi) a quello in corso.

Per fare un esempio, se la tua azienda intende investire in nuove tecnologie nei prossimi tre anni, il budgeting sarà cruciale per pianificare eallocare le risorse in modo adeguato.

Il forecasting, invece, guarda a un futuro più vicino, vale a dire ai mesi successivi dell'esercizio in corso. Questo significa che, a differenza del budgeting, il forecasting rappresenta una previsione più realistica del percorso aziendale: tenendo come riferimento i dati ottenuti col budgeting, il forecasting verifica se l'azienda si sta muovendo nel modo giusto.

Cos'è, quindi, un budget?Un budget è un bilancio previsionale, e come tale si compone di diversi elementi: lo stato patrimoniale previsionale, il conto economico previsionale e il rendiconto finanziario previsionale – quest'ultimo già menzionato prima come cash flow previsionale o budget finanziario.

Il ruolo del forecasting nella gestione aziendale

Costruire previsioni è uno dei compiti principali delle imprese che mirano al successo. È proprio attraverso uno strumento come il forecast aziendale, infatti, che possiamo determinare percorsi strategici efficaci e raggiungere i nostri obiettivi.

Il forecasting aziendale, in tal senso, diventa allora una pratica insostituibile, perché riesce a dare una direzione precisa alle decisioni dei manager di azienda – soprattutto riguardo gli investimenti possibili delle risorse monetarie.

Del resto, l’obiettivo ultimo di un forecast aziendale è appunto l’ottimizzazione della performance economico-finanziaria di un’impresa. Non stupisce quindi che la pianificazione finanziaria sia considerata un suo elemento cardine.

I business forecast, però, vanno ben oltre la previsione quantitativa tipica del bilancio previsionale (composta, insomma, di numeri e metriche); l’attività di forecasting può prevedere anche una previsione qualitativa che chiama in causa il parere di professionisti, consulenti, stakeholder e così via.

Il business plan è l’esempio perfetto di forecast aziendale che prevede una previsione quantitativa e una qualitativa.

Come si calcola un forecast aziendale? Tre consigli per un ottimo risultato

Per realizzare un lavoro davvero efficace, devi tenere a mente – prima di tutto – che si tratta la preparazione del forecast richiede costanza e, perciò, tempo e impegno.

Non a caso la maggior parte delle aziende affida il compito a un software di gestione capace di costruire previsioni finanziarie in automatico – con il minimo supporto di un addetto e nel minor tempo possibile. Di questo, però, parleremo più avanti.

Ad ogni modo, se stai lavorando al business forecast della tua attività, a prescindere dal supporto che utilizzi (Excel, gestionale, ecc.), con questi tre consigli potrai riuscire a perfezionare il tuo lavoro e ottenere così il massimo risultato dalle tue previsioni.

Consiglio #1 – Adotta un monitoraggio completo

Il monitoraggio, e la raccolta dati che riesci a trarne, è un passaggio imprescindibile se vuoi costruire uno scenario di previsione quantitativo accurato. Il futuro della tua azienda può essere “previsto” a partire dal suo presente, cioè dall'anno in corso; il punto di partenza, dunque, sarà il bilancio e tutte le voci al suo interno.

Per esempio, se stai lavorando a un cash flow previsionale, dovrai utilizzare i flussi di cassa attuali per fare una stima verosimile dei flussi di cassa dei mesi successivi. Perciò il monitoraggio deve essere costante e, soprattutto, completo.

Supponiamo che tu stia lavorando a un forecast per il periodo di ottobre-novembre-dicembre. I valori del primo semestre (dunque fino alla data di giugno) ti aiuteranno a identificare trend e pattern significativi che possono influenzare il terzo trimestre.

Per esempio, se il primo semestre ha registrato un aumento significativo delle entrate, potrai formulare un forecast di fine terzo trimestre che tiene conto di questo trend positivo.

Consiglio #2 – Aggiorna le previsioni con costanza

Mantenere le previsioni aziendali aggiornate è un altro elemento chiave per una gestione finanziaria efficace. Torniamo all'esempio precedente: supponiamo che la tua azienda preveda di raggiungere determinate entrate nel terzo trimestre.

Man mano che il mese avanza, è bene osservare attentamente i risultati raggiunto dalla forza vendita. Se noti che le entrate reali sonosuperiori alle previsioni, questo è certamente un segnale positivo: a quel punto, potresti voler esaminarecosa ha contribuito a questo aumento – per esempio, una campagna marketing particolarmente efficace.

Allo stesso tempo, se le entrate reali sono inferiori alle previsioni, è giusto investigare: forse c'è una diminuzione delle vendite o un mercato cattivo. Fare il punto della situazione ti aiuterà aelaborare una risposta utile – per esempio rivedendo i progetti di spesa o puntando a nuove strategie per l'ufficio acquisti.

Consiglio #3 – Consulta diversi scenari di previsione

Per quanto preciso possa rivelarsi un forecast aziendale, non dobbiamo dimenticare che alcune variabili sono difficili da prevedere. Soprattutto in un panorama imprenditoriale in costante cambiamento, l'incertezza è inevitabile.

Se vuoi evitare imprevisti, è sempre meglio consultare diversi scenari di previsione – dai più ottimistici a quelli catastrofici – che possano prepararti a gestire situazioni di varia complessità.

Immagina, per esempio, di essere al comando di un'azienda che sta pianificando la sua crescita. In uno scenario ottimistico, potresti considerare l'ipotesi di unaforte domanda di mercato, investimenti significativi in nuove tecnologie e un aumento delle vendite.

D'altra parte, una previsione più cauta potrebbe prendere in considerazione sfide economiche globali, una diminuzione della domanda e la necessità di rivedere il portafoglio ordini, i progetti di spesa, e così via.

Cosa utilizzare in azienda per il forecasting? Modelli Excel e software specifici

Quando si tratta di prevedere le performance finanziarie future di un'azienda, è fondamentale disporre degli strumenti giusti. Due opzioni comuni sono i modelli Excel e i software specifici – entrambi capaci di offrire un supporto prezioso nella pianificazione finanziaria, seppur con differenze sostanziali.

I modelli Excel sono scelti da moltissime aziende per la loro flessibilità e accessibilità. Hanno un grande difetto: non consentono di automatizzare la raccolta dei dati utili all'attività di forecasting. Questo significa che – quando scegli un modello Excel – dovrai periodicamente:

• inserire i dati finanziari dell'anno in corso
• assicurarti di includere tutte le voci finanziarie, senza dimenticanze
• tenere il foglio Excel sempre aggiornato, sia per le colonne dedicate all'esercizio in corso sia per quelle relative ai mesi successivi
• mantenere una coerenza di metodo che garantisca un forecasting preciso

In definitiva, l'utilizzo di un foglio Excel – pur vantando la sua semplicità apparente – si rivela una pratica che richiede fin troppa attenzione e impegno.

Questo è uno dei motivi per cui sempre più aziende abbracciano l'uso di software specifici. Un software, infatti, rappresenta una soluzione più avanzata, perché consente l'automatizzazione di diverse fasi del processo di forecasting.

In questo modo la raccolta dati si fa più efficiente: non ci sono colonne da compilare, non c'è bisogno di fare calcoli a mente; il rischio di errori manuali si azzera definitivamente.

Agicap, per esempio, con le sue funzionalità dedicate al monitoraggio del cash flow e alla previsione finanziaria è oggi tra le scelte preferite delle imprese italiane.

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La sua funzione core è il monitoraggio della tesoreria. Agicap registra infatti tutti i movimenti di cassa, e lo fa in automatico e in tempo reale. Potrai quindi individuare per tempo ogni possibile variazione della liquidità, il che ti consentirà di elaborare risposte strategiche migliori, basate su un previsionale dinamico che si aggiorna nel tempo.

Il software si adatta poi alle esigenze specifiche della tua azienda. Puoi personalizzare il periodo di analisi, includere in automatico le registrazioni contabili tramite l'integrazione con un tool di contabilità, o scegliere di creare scenari di previsione dinamici attorno a diverse variabili. In breve, Agicap risponde ai bisogni informativi dell'amministrazione – in tempi brevi, e in modo lineare e realistico.

Dunque, con Agicap Cashflow puoi:

• raccogliere in automatico dati sui movimenti finanziari dell'azienda
• monitorare l’andamento del cash flow e ogni variazione di liquidità
• elaborare previsionali dinamici che offrono un’immagine più precisa

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