Come gestire il registro delle fatture acquisto su Excel

Il registro delle fatture acquisto su Excel ha un duplice scopo: da un lato è necessario per richiedere la detrazione dell’IVA, dall’altro lato ti aiuta a osservare meglio come si muove la liquidità nella tua cassa aziendale. Per questo motivo è importante saper gestire il registro con precisione. In questo articolo, esploreremo passo dopo passo come strutturare e sfruttare al meglio il registro delle fatture acquisto, utilizzando Excel.

La contabilità su Excel è una pratica diffusa

Nella piccola e media impresa italiana (ma non solo) l’utilizzo di Excel come strumento per la contabilità è un'opzione ampiamente adottata. Si tratta infatti di una soluzione iniziale, poco impegnativa, che piace agli imprenditori, specie se poco abituati alla tecnologia.

Creare un registro delle fatture acquisti in Excel è, in effetti, un passo iniziale da non trascurare – se vuoi cominciare a tracciare con efficienza le transazioni. Non serve nemmeno particolare esperienza contabile. Basta inserire i dati (e cioè numero della fattura, nome del documento, codice fiscale e partite IVA) nei campi appositi, poi scegliere le formule di Excel più adeguate. Anche gli utenti più inesperti saranno in grado di gestire il processo con una certa fluidità.

Un foglio Excel dedicato alle fatture attive e un altro per quelle passive ti consentono – senza particolari sforzi – di ottenere una visione abbastanza completa delle transazioni in arrivo e in uscita. Il software, del resto, si presenta abbastanza intuitivo: menu a tendina, comandi e altre funzionalità facilitano la navigazione e l’utilizzo del file.

Ecco perché la creazione di un registro delle fatture acquisti in Excel rappresenta una soluzione versatile, e così tanto diffusa. Nonostante tutti i suoi limiti, può rappresentare una guida efficace verso una prima analisi dei flussi finanziari dell’azienda.

Avere un registro delle fatture acquisti è obbligatorio

Un dettaglio da non sottovalutare. In Italia, la legge impone la compilazione di un registro delle fatture acquisti. Tale obbligo è valido per imprese, professionisti e partite IVA in regime ordinario che hanno diritto alla detrazione IVA.

Chi acquista forniture – come merce o servizi – deve perciò annotare tutte le fatture in un apposito documento. Che sia cartaceo o digitale, non importa; ciò che conta è che sia leggibile, stampabile e aggiornato, e soprattutto che rispetti certi requisiti di compilazione che vedremo più avanti.

È di assoluta importanza che le fatture forniture vengano registrate secondo normativa. Il registro IVA degli acquisti può essere infatti oggetto di ispezioni, proprio perché è su di esso che si basa il diritto di detrazione dell’IVA. Inoltre, va conservato per almeno quattro anni a partire dall’anno di dichiarazione a cui fanno riferimento.

E se non hai diritto alla detrazione IVA?

In quel caso, non c’è alcun obbligo di tenere traccia delle fatture acquisti. Eppure, potresti decidere di farlo lo stesso, se non altro per poter contare su una pianificazione dei pagamenti puntigliosa e senza errori.

A prescindere dalle imposizioni della normativa fiscale, infatti, registrare costi e pagamenti può agevolarti nel monitoraggio del cash flow e offrirti un’immagine ancora più dinamica e precisa.

Il discorso vale anche per il registro delle fatture emesse

La stessa importanza che riveste il registro delle fatture acquisti si riflette anche nel caso delle fatture emesse. Anche in questo contesto, la corretta compilazione e registrazione è un aspetto che non può essere sottovalutato.

Tenere un registro delle fatture emesse permette, infatti, agli organi di competenza, di poter calcolare fatturato e reddito netto di un’azienda. Perciò è essenziale, per imprese e professionisti in regime ordinario, che si tenga traccia di tutte le transazioni in uscita – che si tratti di vendita di merci o prestazione di servizi.

Per rispettare le normative fiscali, dunque, il registro è un criterio imprescindibile. Come nel caso delle fatture acquisti, anche qui è possibile utilizzare un foglio Excel (o anche una soluzione più smart, come un software di gestione della tesoreria).

Quello che conta è che ti permetta di registrare tutte le informazioni fondamentali: il nome del documento, il numero della fattura, partite IVA o codici fiscali, importo della fattura.

Registrazione delle fatture per cassa o per competenza

La registrazione delle fatture può avvenire in maniera diversa, a seconda che si segua il principio di cassa o il principio di competenza.

Con principio di cassa o di competenza va inteso il criterio con cui viene eseguita la contabilità aziendale, e che pertanto avrà ricadute anche sulle fatture da registrare.

Nel caso del principio di cassa, la contabilità aziendale è costruita sui movimenti di tesoreria. Il che significa, per esempio, che i costi non ancora coperti non vanno inseriti nel conto economico, e che solo i pagamenti (e gli incassi) hanno rilevanza sul piano contabile.

La registrazione delle fatture fornitori secondo il principio di cassa, perciò, deve attendere l’effettivo pagamento della spesa. Non appena il denaro lascia il conto, allora la fattura può essere registrata.

Il principio di competenza, invece, tiene conto dei costi a prescindere dall’esborso che richiedono. Perciò, in quel caso, la fattura va registrata nel momento in cui si riceve. Una procedura che comporta, di conseguenza, la possibilità di detrazione IVA anche per le fatture dei fornitori che non hai ancora pagato.

Come creare un foglio di calcolo per la contabilità? Guida al registro delle fatture acquisti

Creare un foglio di calcolo dedicato alla contabilità non è un compito impegnativo: serve però tempo e concentrazione, e forse anche un po’ di esperienza.

Proviamo qui in questa guida a capire, passo dopo passo, come si costruisce un registro delle fatture efficiente, tramite uno strumento familiare come Excel.

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1. Definisci la struttura del foglio di calcolo

Inizia dalla struttura del tuo foglio di calcolo con attenzione, ovvero: definisci prima di tutto quali saranno le colonne principali del tuo documento.

Le colonne principali includono dettagli essenziali come il tipo di fattura (è una fattura elettronica o cartacea?), il numero della fattura che identifica ogni transazione in maniera univoca, e la data in cui la transazione è stata effettuata; può essere utile aggiungere una colonna dedicata alla scadenza della fattura. Questi elementi, in particolare, ti forniranno una panoramica temporale il che ti agevola nel monitoraggio del flusso finanziario.

La colonna del fornitore è altrettanto importante, perché ti permette di tenere traccia delle tue interazioni commerciali. Se includi informazioni come il codice fiscale o la partita IVA del fornitore, non solo rispetti le normative fiscali, ma riesci anche a organizzare meglio la tua lista fornitori.

L'importo delle fatture rappresenta il cuore della contabilità. Se registri gli importi con attenzione – evitando ogni rischio di errore – ti assicuri una gestione veramente efficace di spese e cash flow.

Ma le tue colonne non finiscono qui; puoi personalizzarle ulteriormente per soddisfare le tue esigenze specifiche. Ad esempio, potresti aggiungere una colonna per una breve nota esplicativa su ciascuna transazione (come “pagato” o “pagamento programmato”), aggiungendo un livello extra di dettaglio e chiarezza.

Ricordati che il tuo foglio Excel deve essere molto più di una semplice tabella – almeno fin quanto possibile considerando i limiti dello strumento.

2. Inserisci i dati delle fatture sul file Excel

Una volta che hai definito la struttura del tuo file Excel, arriva il momento della compilazione. La fase della compilazione è particolarmente delicata: se vuoi evitare errori (comunissimi!) è meglio prestare la massima attenzione ai dettagli.

Si tratta di un lavoro prevalentemente manuale. Excel, al massimo, ti aiuta nella compilazione automatica di alcune celle in base ai dati che hai già inserito in precedenza. È un piccolo aiuto, ma che può fare la differenza quando aggiungi la partita IVA di un cliente per l’ennesima volta e non hai voglia di fare errori.

Ricorda: sfrutta a pieno le note all'interno del tuo file Excel, come uno spazio aggiuntivo per inserire dettagli che potrebbero rivelarsi cruciali e utili per le tue operazioni future.

Puoi aggiungere per esempio la data di scadenza del pagamento, altre specifiche circostanze rilevanti che di solito si verificano con l’arrivo di una fattura. Questa pratica contribuirà a mantenere il tuo registro fatture acquisti ancora più completo e informativo.

3. Aggiorna costantemente i dati nel tempo

Dopo aver inserito con cura i dati delle fatture nel tuo file Excel, è il momento di dedicarsi a un aggiornamento costante del foglio, così da mantenere il registro delle fatture acquisti sempre preciso e affidabile. Considera questa fase come una sorta di cura continua per la salute finanziaria della tua attività.

Tuttavia, tieni a mente che l'aggiornamento di un file Excel – sebbene necessario – è un'operazione impegnativa e rischiosa, proprio perché tutto il lavoro di compilazione è manuale.

In altre parole, non puoi permetterti distrazioni, non puoi “saltare” un giorno: se vuoi un lavoro fatto bene, corretto anche da un punto di vista legale, devi dedicare al tuo registro delle fatture acquisti in Excel il massimo della cura.

Se è vero che Excel rimane una soluzione che piace molto alle aziende italiane, bisogna essere consapevoli dei suoi limiti.

Nonostante la sua flessibilità, Excel non è immune da potenziali errori umani. Fai attenzione ai dettagli, dunque, e assicurati che le informazioni siano corrette anche da un punto di vista legale.

Un modello di registro fatture acquisto in Excel

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La struttura è chiara e organizzata, e ti guiderà passo dopo passo nell’inserimento delle informazioni essenziali: dal numero della fattura all'importo, e altro ancora. Questo significa che non dovrai partire da zero, ma potrai risparmiare tempo prezioso e ridurre al minimo la possibilità di errori.

Non è solo una questione di contabilità. Tenere un registro ti aiuta a gestire i pagamenti

Il registro delle fatture acquisti non è un mero strumento di contabilità. In altre parole, la sua utilità va ben oltre la gestione contabile.

Considera questo: ogni volta che ricevi una fattura, la “inserisci” sul tuo registro. Questo significa che il registro ti offre una visione completa sia delle fatture dei fornitori che delle scadenze dei pagamenti.

Immagina che una delle tue fatture abbia una scadenza di 30 giorni invece che di 60 giorni, come le altre. Senza un registro, è facile dimenticare un “dettaglio” come questo, con il rischio – concretissimo – di superare la data di scadenza, e vedersi costretti a pagare una mora.

Grazie al registro, hai sempre a portata di mano le date di scadenza dei tuoi pagamenti. Un piccolo accorgimento come questo può fare la differenza: la gestione dei pagamenti, infatti, è un tassello fondamentale del cash management; se non te ne prendi cura, metti a rischio l’equilibrio finanziario dell’azienda.

Per farla breve, con un registro delle fatture acquisti sarà più facile lavorare alla pianificazione finanziaria, programmando spese e pagamenti – con tutti i vantaggi che una simile operazione comporta.

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