Order to cash: 7 modi (facili) per ottimizzare il ciclo attivo della tua azienda

In un mercato in cui la competizione è sempre più alta e le sfide sono sempre più globali, per le aziende, specialmente se di piccole e medie dimensioni, è fondamentale avere un processo “order to cash” ben ottimizzato e quanto più possibile automatizzato. In questo articolo vedremo 7 modi facili, attuabili sin da subito, che ti permetteranno di ottimizzare il flusso OTC della tua azienda, migliorando, quindi, la riscossione dei pagamenti e la soddisfazione dei tuoi clienti.

Cosa vuol dire “order to cash” in italiano?

L’espressione inglese “order to cash”, traducibile in italiano “dall’ordine all’incasso”, si riferisce al processo completo di effettuazione e ricezione di un ordine da parte di un cliente.

Come è facile intuire, si tratta di un processo complesso che prevede diverse fasi e coinvolge differenti reparti aziendali.

Potremmo paragonare il ciclo order to cash all’esecuzione di un esercizio fisico: come per effettuare un movimento è importante che vi sia coordinazione tra tutti i muscoli, così per avere un order to cash fluido è fondamentale che tutti i reparti aziendali si interfaccino e collaborino nel giusto modo.

L’order to cash ha un ruolo nevralgico per qualsiasi azienda: da esso, infatti, dipende la solvibilità, la liquidità e la possibilità di sviluppo della stessa impresa.

“O2C” e “OTC”: order to cash, significato e caratteristiche

Spesso il processo order to cash viene indicato tramite l’acronimo OTC oppure O2C.

In linea di sintesi, l’OTC descrive il cosiddetto “ciclo attivo” (talvolta indicato anche come “client process”), ossia l’insieme delle fasi che vanno dall’effettuazione dell’ordine da parte dell’utente (ad esempio, tramite il sito internet dell’azienda, da app o siti di e-commerce) alla consegna e gestione della relativa fatturazione da parte dell’azienda.

L’OTC, quindi, è, in realtà, un macro processo che include al suo interno diverse fasi e coinvolge differenti reparti aziendali tra cui Commerciale, Acquisti, Logistica, Finance e Tesoreria.

Order to cash process management: come gestire il ciclo OTC correttamente

Per ogni azienda, soprattutto se di piccole o medie dimensioni, è importante monitorare e verificare che il processo order to cash avvenga nel modo giusto.

Una cattiva gestione dell’order to cash, infatti, può determinare rimanenze o problemi di magazzino, insoddisfazione e perdita dei clienti, eventuali colli di bottiglia, difficoltà nell’incassare i pagamenti o nell’emettere le fatture.

Tutto ciò, nei casi più gravi, può portare a una crisi di liquidità.

Per questo è importante conoscere e gestire correttamente tutte le diverse fasi che compongono il processo OTC.

In linea generale, il ciclo OTC può essere suddiviso in sei step principali.

Ovviamente, ogni settore merceologico e ogni tipo di business può avere delle peculiarità che richiedono procedure o settaggi specifici ma, tendenzialmente, in tutte le aziende la catena OTC è articolata nelle seguenti fasi.

Le sei fasi principali del processo Order to cash (OTC steps)

1. effettuazione dell’ordine da parte del cliente: è il primo step del ciclo attivo e si avvia quando un cliente esprime la volontà di acquistare un bene (o servizio) tramite, ad esempio, il sito internet aziendale, app, siti di e-commerce, oppure nel negozio fisico. In questa fase, il cliente può sapere se il prodotto è disponibile o meno in magazzino, può avere un’indicazione dei tempi/costi di consegna e può sottoscrivere eventuali assicurazioni o polizze aggiuntive. Una variante di questa prima fase è la richiesta di preventivo (chiamata, generalmente, “inquiry”) che non ha valore vincolante per le parti ma può essere utile all’impresa per monitorare, ad esempio, le richieste più frequenti dei clienti e i prodotti più apprezzati.
2. elaborazione dell’ordine: questa seconda fase coinvolge direttamente i reparti amministrativi che verificano e inseriscono l’ordine d’acquisto utilizzando software automatici oppure procedendo manualmente. In questa fase, in caso di indisponibilità dell’articolo richiesto, vengono contattati i fornitori per la consegna del prodotto (→avvio del processo laterale “Procure to pay”). Dall’elaborazione dell’ordine, prende avvio la supply chain, ossia la catena di approvvigionamento e fornitura.
3. preparazione dell’ordine: il terzo step prevede il coinvolgimento dei reparti di logistica e magazzino. Il prodotto viene controllato, imballato e preparato per la consegna (→emissione dei “documenti di trasporto” DDT e indicazione precisa delle date di consegna)
4. spedizione dell’ordine: una volta preparato e imballato, l’ordine è pronto per la spedizione che, generalmente, viene affidata a un corriere esterno. In questa fase, viene emessa l’etichetta di spedizione che consente al cliente di tracciare il proprio pacco
5. fatturazione: emissione della fattura di vendita, contenente tutte le informazioni sul prodotto/servizio e sul corrispettivo pagamento
6. incasso: a seconda della modalità di pagamento scelta dal cliente, l’incasso può avvenire direttamente in fase di acquisto (per esempio se si sceglie di pagare tramite bonifico, carta prepagata, carta di credito o, laddove previsto, tramite sistemi elettronici come Paypal o altri e-wallet), oppure con pagamento al termine del servizio / alla consegna del prodotto (che, generalmente, ha costi maggiori). Con la fase d’incasso si conclude il processo OTC, tuttavia, anche per questo step, possono essere necessarie ulteriori attività, per esempio se vi sono crediti in sospeso o se il cliente ha richiesto una dilazione o un pagamento tramite finanziamento. Una volta ricevuto, il pagamento viene registrato e contabilizzato.

Le attività comprese nel processo OTC sono molteplici e includono, come accennato, anche le procedure tipiche della “supply chain” e della catena “procure to pay”.

Vediamo, in sintesi, di cosa si tratta.

Supply chain processing: cos’è e come si integra nell’OTC cycle

La supply chain, letteralmente “catena di approvvigionamento”, indica il trasferimento di un bene (o servizio) da un’azienda al suo cliente finale.

La supply chain, quindi, rientra nel processo più ampio OTC e comprende:

• elaborazione dell’ordine
• verifica e gestione dei prodotti in magazzino
• produzione del bene o acquisto da un fornitore se non disponibile
• preparazione, trasporto e consegna.

Uno degli obiettivi principali di una supply chain efficiente, è quello di garantire l’equilibrio tra domanda e offerta intervenendo tempestivamente nel caso di eventuali problemi o squilibri, per esempio ampliando il team di lavoro, cercando nuovi fornitori, oppure rimodulando o riducendo la fornitura.

Avere una supply chain agile e flessibile è fondamentale per permettere all’azienda di adattarsi tempestivamente ai cambiamenti del mercato.

"Procure to pay”: cos’è e come si integra nel ciclo OTC

Il “procure to pay”, talvolta detto “purchase to pay” (letteralmente: “dall'acquisto al pagamento”) o, semplicemente, P2P, indica il rapporto tra il reparto acquisti di un’azienda e i suoi fornitori per l’approvvigionamento di determinati prodotti (per questo si usa anche l’espressione “ciclo fornitori”).

Le procedure P2P rientrano nelle attività “business to business” (B2B) e sono un tassello importante nel ciclo attivo di un’azienda.

La gestione attenta e oculata dei processi P2P, infatti, è indispensabile per garantire una catena OTC efficiente. Grazie al processo di digitalizzazione, le aziende possono gestire la fase di appalto/scelta dei fornitori e approvvigionamento/spedizione di merci e prodotti in modo automatico tramite appositi sistemi come Oracle System Procurement o SAP.

Oracle systems e SAP services

Oracle e SAP offrono una serie di suite e software specifici pensati per migliorare i processi aziendali relativi, soprattutto, alla supply chain e alla catena fornitori.

Tali software gestionali permettono alle imprese di:

• snellire i processi di assegnazione/appalto/scelta dei fornitori
• automatizzare le procedure di approvvigionamento di merci/prodotti
• elaborare digitalmente ordini e spedizioni

L’utilizzo di questi software, soprattutto se integrati con sistemi di gestione automatica della tesoreria, consente alle aziende di avere sempre sotto controllo i processi OTC e le corrispettive fatture elettroniche B2B o B2C.

In più, automatizzando e digitalizzando i propri processi, l’impresa può facilitare il lavoro dei propri collaboratori, avere tempistiche migliori e, in definitiva, può essere più competitiva rispetto ai diretti concorrenti.

Perché per un’impresa è importante avere una OTC efficiente

Avere una catena OTC efficiente e ben ottimizzata consente ad un’azienda di:

• ridurre i costi connessi all’evasione di un ordine (o alla prestazione di un servizio)
• migliorare le modalità, l’efficienza e le tempistiche di consegna (e, di conseguenza, di ricezione del pagamento)
• eliminare le attività manuali più gravose per team e collaboratori
• prevenire eventuali colli di bottiglia e dispute con fornitori e/o clienti
• offrire al cliente un’esperienza di acquisto migliore, aumentandone la soddisfazione e fidelizzazione
• essere più competitiva rispetto alle dirette competitor
• avere un miglior equilibrio tra domanda e offerta
• migliorare i flussi di cassa

Si tratta, quindi, di un processo nevralgico da cui dipende lo sviluppo stesso dell’azienda.

Ma come migliorare il proprio flusso OTC?

Ecco 7 modi semplici che ti aiuteranno, sin da subito, ad avere processi più efficienti ed efficaci.

7 modi (facili) per ottimizzare i tuoi processi OTC

L’ottimizzazione del flusso OTC è una diventata una priorità per la maggior parte delle aziende.

Avere un processo OTC ben ottimizzato non significa, però, semplicemente, spedire o consegnare un ordine in tempo ma vuol dire avere una catena efficiente, che ponga al centro la user experience e la soddisfazione (e fidelizzazione) del cliente.

Ecco sette facili accortezze che ti aiuteranno a migliorare la catena OTC, riducendo tempi, costi ed errori manuali:

1. utilizza suite e tool specifici (ERP, CRM, strumenti analitici ecc.) per automatizzare i flussi e processi OTC
2. elimina le task a scarso valore aggiunto e tutte le attività più gravose per i tuoi collaboratori e per il tuo team, come l’inserimento e l’elaborazione manuale degli ordini (spesso causa di errori)
3. potenzia il coordinamento e la comunicazione tra i reparti aziendali coinvolti nei processi OTC, in modo da creare un flusso unico, integrato e continuo
4. centralizza, dematerializza e digitalizza tutte le informazioni relative a clienti (data client), ordini, spedizione e fatturazione
5. implementa l’attività di process mining nei tuoi processi (per “process mining” si intende l’analisi volta a tracciare, studiare e controllare le attività e i processi gestionali di un’azienda secondo una logica “causa-effetto”. L’obiettivo del process mining è quello di individuare eventuali inefficienze, identificarne le possibili cause e suggerire/simulare/testare le possibili azioni correttive in un’ottica di miglioramento continuo)
6. identifica e standardizza le best practice della tua catena OTC
7. utilizza un software automatico di gestione delle fatture e della tesoreria che si integri con i tuoi gestionali e con i tuoi account bancari, consentendoti di monitorare in tempo reale lo stato di pagamenti, spese, crediti insoluti ecc.

Quest’ultimo punto è particolarmente importante, perché rappresenta il trait d'union tra la catena OTC tipica di un’azienda, con la sua parte Finance.

Come integrare automaticamente il processo OTC nella gestione della tesoreria

Uno dei principali obiettivi di un’impresa è raggiungere e mantenere un equilibrio tra entrate e uscite. Per farlo, è fondamentale che i costi e le spese del processo OTC (comprensive anche degli stipendi dei lavoratori, pagamenti ai fornitori, spese per giacenze in magazzino ecc.), non superino i ricavi delle relative vendite, altrimenti l’impresa rischierebbe una crisi di liquidità.

Per questo è importante monitorare, rendicontare e contabilizzare ogni attività del processo OTC.

Affidarti a un lavoro di compilazione e inserimento manuale, però, oltre ad essere particolarmente gravoso, può anche causare errori come: dati cliente/fornitore errati, fatture doppie, crediti non riscossi ecc.

In questi casi, la soluzione migliore è usare un software di gestione della tesoreria come Agicap.

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