Clienti che pagano in ritardo, spese da anticipare, ricavi in altalena. Sono numerose le variabili che un'agenzia di comunicazione e di marketing deve considerare nella gestione finanziaria della propria attività. Un quadro che si complica quando la congiuntura rema contro. In questo articolo, proveremo a delineare come è cambiato il settore dopo la pandemia e quali sono gli strumenti che possono aiutare le agenzie ad amministrare il cash flow in serenità.

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La pandemia di Covid-19 e il conseguente lockdown, se per alcuni settori hanno rappresentato un colpo alla liquidità (si pensi al settore del turismo o della ristorazione), per altri invece è stata una “manna”. È quest’ultimo il caso di chi opera nella comunicazione digitale che, per tutti i mesi di quarantena, è diventata l’unico modo per rimanere in contatto con gli altri: non è infatti un caso che, nel 2020, Internet si sia imposto come media numero uno per raccolta della pubblicità, arrivando a sfiorare 3,5 miliardi, e superando per la prima volta la TV (43% di quota di mercato contro il 41% della televisione) [dati: Osservatorio Internet Media della School of Management del Politecnico di Milano].

Tutto ciò ha finito per avere un impatto positivo sui conti di agenzie di comunicazione e di marketing: il 2020, complice i significativi investimenti effettuati dalle aziende nel canale online, si è rivelato ricco dal punto di vista finanziario.

Ma la festa è durata poco. Già a maggio 2021, l’introduzione di nuove normative sulla privacy da parte delle più importanti piattaforme di advertising come Meta (Facebook) e Google, e dei grandi produttori di device come Apple, ha finito per far risalire i costi pubblicitari. Tutto questo è avvenuto mentre un nuovo cambiamento si è profilato all’orizzonte: ovvero la nascita di nuove metodologie di advertising online sempre più focalizzate sull’intelligenza artificiale e sul machine learning.

In un contesto in trasformazione perenne, si è aggiunta una nuova crisi economica, questa volta legata alla crisi energetica. Le recenti previsioni sull’andamento del PIL, al ribasso, e la possibile recessione tecnica nel 2023 non lasciano presagire nulla di buono. Anzi, sono un campanello di allarme per l'industria della comunicazione, che da sempre risente degli andamenti e delle previsioni macroeconomiche.

Gestione finanziaria in agenzia: le sfide

Quelle che abbiamo appena visto sono alcune delle principali sfide che il settore della comunicazione si è trovata ad affrontare recentemente e a cui dovrà tenere testa nei prossimi trimestri.

Accanto a fattori esterni, le agenzie di marketing e comunicazione sono spesso alle prese con difficoltà presenti in ogni settore, come per esempio ritardi e dilazioni nei pagamenti. Non è raro trovarsi di fronte a clienti che saldano le fatture a 30, 60 o 90 giorni dall’emissione del documento fiscale.

Un aspetto questo che, in assenza di una gestione finanziaria oculata, può creare problemi di liquidità: ciò succede per esempio quando si crea un gap temporale ampio tra flussi monetari in entrata (fatture incassate) e spese da saldare (bollette, stipendi, consulenze…).

La liquidità, ricordiamo, è la fonte primaria di energia di ogni impresa. E la sua mancanza è una delle sue più grandi minacce. Un’azienda che non dispone di denaro liquido sufficiente per ripagare i propri debiti a breve termine dovrebbe già essere in allarme.

La situazione rischia di peggiorare quando le agenzie si trovano nelle condizioni di dover anticipare i budget pubblicitari per conto del cliente o far fronte all’aumento improvviso di spese per tool aziendali.

Ecco dunque che per tutti questi motivi tenere traccia dei flussi di cassa e creare dei modelli di previsione è fondamentale per gestire un’agenzia di marketing qualunque siano le dimensioni o la fase di crescita in cui si trova.

Gestione finanziaria in agenzia: come gestire la liquidità

Ciò che talvolta amministratori e i manager delle agenzie di comunicazione sottovalutano è che la liquidità è variabile nel tempo. Spese impreviste, ritardi nell’incasso di fatture, incassi concentrati in un unico periodo dell’anno sono tutti elementi che finiscono per esporre le aziende a rischi di liquidità.

Solo attraverso un controllo costante e preciso dei flussi monetari in entrata e in uscita è possibile avere una fotografia veritiera sullo stato dei conti di un’azienda e una base solida per la formulazione di un piano di cassa previsionale, ovvero uno strumento che servirà a:

• guidare l’azienda nelle scelte future,
• conoscere l’andamento della tesoreria, ovvero sapere quanti mesi d’anticipo servono per assicurarsi i necessari fondi di capitale circolante;
• sapere se si possono prendere determinate decisioni (investimenti) e, infine, definire in maniera puntuale il fabbisogno di finanziamento.

Ma come agire concretamente? Spesso le aziende fanno affidamento su dati né aggiornati né puntuali; su informazioni di tesoreria che sono gestite manualmente attraverso l’utilizzo di file Excel, talvolta causa di errori manuali. Tali errori emergono poi in fase di analisi e di decisione, rallentando l’intero processo, o peggio ancora, favorendo decisioni sbagliate.

Il risultato è un cash flow che non può supportare le decisioni né può contribuire ad avere una prospettiva chiara su quale sarà lo stato finanziario dell’azienda nei mesi successivi.

Ecco perché è fondamentale il ricorso all’automatizzazione della gestione di tesoreria attraverso strumenti dedicati, come i software di gestione dei flussi di cassa.

Per concludere

Le strategie di gestione finanziaria delle agenzie di comunicazione non sono uniformi, ma i problemi incontrati sono spesso gli stessi e possono sembrare insolubili. Come si può ottenere una visibilità ottimale sul flusso di cassa senza inutili perdite di tempo?

Alcune agenzie, come Wider View, web agency con sede a Roma, hanno optato per un software per la gestione della liquidità come Agicap. E gli effetti positivi non hanno tardato a manifestarsi. L’aspetto che più di ogni altro ha convinto Wider View è la dinamicità del software e la sua integrazione con le informazioni provenienti dai vari tool che utilizza l’azienda.

“Agicap è collegato con i nostri conti bancari e Paypal oltre che con il sistema di fatturazione elettronica che utilizziamo (Fatture in Cloud). Inoltre, l’interfaccia è estremamente semplice e intuitiva e ci permette di mantenere facilmente il controllo della situazione anche da mobile” racconta Federico Sunzini, co-founder di Wider View.

Ad oggi Wider View utilizza quasi tutte le funzionalità della piattaforma Agicap, anche se l’agenzia punta a potenziare l’utilizzo della sezione dedicata alla reportistica.

Agicap, un alleato nella gestione finanziaria delle agenzie di comunicazione e di marketing

Agicap risponde in modo concreto ed efficace alle principali sfide relative alla gestione finanziaria delle agenzie di comunicazione e di marketing, in virtù di una lunga serie di funzionalità, e permette di:

• monitorare le entrate e le uscite di cassa in modo dinamico;
• costruire previsioni e quindi fare le scelte migliori per garantire la sostenibilità dell’impresa;
• risparmiare una quantità enorme di tempo che invece può essere dedicato alla crescita del business.

Talvolta per chi opera nella comunicazione e nel marketing una fotografia complessiva della liquidità non basta. Nel corso dell’esercizio di bilancio, sono tanti i progetti che si gestiscono più o meno contemporaneamente e spesso è difficile avere una visibilità sulla loro effettiva redditività.

Agicap ha così pensato a un “secondo asse” di analisi per le agenzie in grado di:

• monitorare in tempo reale e anticipare la marginalità e il flusso di cassa generato da ciascun progetto;
• ottimizzare le risorse per tutta la durata temporale del progetto;
• confrontare le prestazioni dei vari progetti;
• verificare lo stato del progetto rispetto al budget assegnato;
• effettuare un’analisi dei costi dettagliata;
• migliorare le previsioni per i progetti futuri ed evitare di commettere gli stessi errori di preventivo/budget.

Ma non finisce qui. Con Agicap Payment e Agicap CashCollect è ora possibile ottimizzare la gestione di due aspetti fondamentali del cash flow aziendale: il pagamento dei fornitori e l’incasso da parte dei clienti. Con un unico strumento, infatti, è possibile raccogliere in modo automatizzato le fatture e pagarle direttamente dal software, in tutta sicurezza.

Questo significa che le fatture vengono ordinate e recuperate facilmente attraverso filtri dedicati, verificando automaticamente le informazioni necessarie per procedere con i pagamenti o individuare, nel caso dei clienti, il momento giusto per inviare un sollecito.

In questo modo, la centralizzazione della gestione dei fornitori renderà possibile una pianificazione contabile ancora più scrupolosa, azzerando i rischi di disattenzioni o errori che possono sfociare in un ritardo di pagamento.

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