Il business plan è un documento molto importante per la vita dell’impresa e per definire strategie, obiettivi e modalità per raggiungerli. Si tratta di uno strumento utile sia per prendere decisioni strategiche sia per mostrare a terzi l’operatività dell’azienda e le prospettive future. Infatti, può essere redatto per scopi interni oppure al fine di mostrarlo agli stakeholders.

In sostanza, il business plan è imprescindibile per un’azienda di medio-piccole dimensioni che è orientata alla crescita e che vuole stabilire i prossimi step da fare per riuscire a raggiungere determinati obiettivi. In particolare, il documento può essere verso un target specifico o può essere generico: nulla vieta di fare un BP generale e poi andare a integrare le informazioni utili nel momento in cui lo si deve presentare a una determinata platea: investitori, istituzioni, banche, fornitori, clienti o qualsiasi altro soggetto.

Come (e quando) si prepara e in che cosa consiste un business plan?

Un business plan è un documento che riassume un progetto imprenditoriale già esistente o in via di sviluppo definendo obiettivi, strategie, piano operativo, piano marketing e proiezioni future. Se per ogni cittadino c’è una carta d’identità, per ogni azienda dovrebbe esistere un Business Plan, anche se mantenendo il paragone dobbiamo specificare che un BP è un documento molto più complesso e completo, un vero e proprio piano d’azione.

Infatti, contiene una serie di informazioni rilevanti riguardo la storia dell’azienda, l’idea imprenditoriale ma anche il futuro, le prospettive di crescita e i dati economico-finanziari previsti. Insomma, non è solo un documento descrittivo, ma è piuttosto uno strumento strategico per il presente e il futuro dell’impresa a livello interno e a livello esterno.

Viene redatto in diverse parti, in genere quattro, ma molto dipende anche dalla natura dell’attività e dal suo stato di realizzazione: un BP di un’azienda neonata è inevitabilmente molto diverso dal BP di un’azienda esistente da anni.

Per quanto riguarda invece la frequenza con cui strutturare questo documento, possiamo dire che è piuttosto variabile: la sua copertura va dai 3 ai 5 anni, ma molto dipende dalle finalità con cui viene realizzato e dalle prospettive future. Non è infatti possibile utilizzare un Business Plan di tre anni fa (anche se esso considerava i cinque anni successivi) per presentare l’azienda ad un investitore se nel frattempo sono cambiati elementi significativi dal punto di vista gestionale e operativo.

Viceversa, per le piccole realtà può non essere necessaria la redazione del Business Plan o una sua troppo frequente revisione, molto dipende anche dalla tipologia di attività effettuata. Spesso si associa la redazione di un Business Plan alla nascita di una startup: non appena si ha l’idea e un prototipo di prodotto o servizio, si inizia a strutturare un BP in modo da poterlo presentare a investitori più o meno istituzionali. Effettivamente si tratta di un iter sensato, ma non è l’unico caso in cui un’azienda (o anche la startup) ha bisogno di questo strumento.

Anzi, nel corso della vita dell’azienda possono essere realizzati diversi business plan di diversa durata e con diversa finalità.

Quali sono i 4 componenti di un business plan? Ecco come farlo

Un buon business plan deve essere redatto seguendo dei principi di trasparenza, accuratezza e facilità di comprensione. Non deve quindi necessariamente contenere elementi troppo tecnici o specifici, ma deve fornire le informazioni principali per comprendere il business e avere un’idea delle prospettive future.

Si può dividere in diversi modi, ma la classica scaletta prevede quattro componenti principali: descrizione dell’impresa, analisi di mercato, organizzazione e gestione, piano finanziario. In alcuni casi si può considerare anche l’ipotesi di inserire un’ultima sezione conclusiva, redatta considerando il pubblico target a cui il business plan si rivolge e riassumendo le informazioni principali.

La prima sezione prevede fondamentalmente un contenuto descrittivo, il più possibile scorrevole e interessante. La presentazione dell’idea di business e una descrizione dell’impresa passano anche per la visualizzazione del prodotto (con contenuti multimediali accattivanti e semplici) e del team che ha contribuito a creare e far crescere l’azienda, che sia neonata o che abbia alle spalle anni e anni di storia. Si può valutare una descrizione dell’impresa asciutta ed essenziale o un testo più articolato che possa spiegare anche l’origine del prodotto, il modo in cui è stata concepita l’idea (soprattutto se si tratta di una startup), il tempismo con cui i fondatori si sono incontrati e hanno fatto nascere il business e così via.

Nella seconda sezione, invece, si parla di mercato: a chi si rivolge il prodotto e perché dovrebbe raccogliere un certo riscontro?

L’analisi di mercato risponde a queste domande passando per i seguenti step: analisi demografica e dimensione del mercato, target e suoi bisogni, analisi della concorrenza (se esiste) e delle barriere all’ingresso (sia in termini di mercato sia in termini di regolamentazione). L’analisi di mercato fornisce quindi informazioni di contesto molto utili per comprendere in che situazione opera (o opererà) l’azienda ed è già possibile intuirne gli elementi di forza e di debolezza in termini di posizionamento.

Come ulteriore approfondimento su punti di forza e punti di debolezza c’è anche la possibilità di integrare la SWOT Analysis, uno strumento di pianificazione strategica che suddivide in quattro aree di valutazione il contesto in cui opera l’azienda: punti di forza e punti di debolezza, come anticipato, ma anche minacce e opportunità. Ovviamente punti di forza e di debolezza si riferiscono alla situazione interna all’azienda, cioè alle caratteristiche del business, dell’impresa e alle risorse presenti (o non presenti). Invece minacce e opportunità si riferiscono al contesto esterno e possono dipendere dalla collocazione geografica dell’azienda, da elementi legati all’attualità, alla regolamentazione, alla fiscalità e così via.

Nella sezione successiva si approfondiscono le modalità operative e di gestione pensate (o già in applicazione) per raggiungere gli obiettivi. Fa parte di questa sezione anche l’analisi delle Risorse Umane necessarie e già operative in azienda: è necessario inserire nuove figure? Quali sono le prospettive in termini di crescita o mantenimento delle figure chiave? Sono presenti in quest’area anche informazioni riguardo la gestione del personale, la motivazione, la possibilità di crescita, i principi che ispirano il lavoro e molto altro ancora.

Conseguenza dell’organizzazione delle risorse umane è anche la definizione dell’operatività dell’azienda nei suoi aspetti più pratici. Nel caso di produzione di beni fisici può, per esempio, essere approfondita la modalità di produzione, il luogo in cui avviene e le risorse necessarie, la gestione del magazzino e l’IT, oltre naturalmente alle eventuali certificazioni.

Infine, il piano finanziario riassume le informazioni finanziarie, appunto, legate allo storico dell’impresa, se c’è, e alla sua potenziale crescita nel tempo. Se è possibile si utilizzano i dati finanziari degli ultimi tre o cinque anni e, sulla base di essi, si possono formulare delle ipotesi per gli anni futuri, in genere altrettanti tre/cinque. Rientrano in quest’area i calcoli relativi non solo ai risultati economici come il fatturato, ma anche i margini lordi delle vendite, ai flussi di cassa, la gestione di debiti e crediti, la previsione di determinati investimenti e le motivazioni di quanto accaduto negli anni precedenti. Come già anticipato in precedenza, un BP deve considerare il contesto in cui si è operato: l’anno in cui è scoppiata la pandemia da Covid-19 è ad esempio da considerarsi come anomalo e un eventuale risultato economico negativo non può essere considerato rilevante quanto quello di qualsiasi altro anno.

Soprattutto per le aziende medio-piccole può essere necessario rivolgersi a un professionista per avere un parere più completo e per poter fare previsioni verosimili. Infatti, è importante non fare previsioni eccessivamente ottimistiche (potrebbero essere un “boomerang”), ma anche evitare scenari pessimistici che potrebbero allontanare eventuali investitori. All’interno di quest’ultima sezione sono rilevanti anche i dati relativi ai flussi di cassa passati e previsti in futuro, ma su questo aspetto ci si focalizza successivamente.

Infine, come anticipato in precedenza, si può aggiungere anche un’eventuale conclusione che riassume gli aspetti più importanti e tale chiusura può essere modificata sulla base del target a cui ci si rivolge. Proprio di questo aspetto forniamo un approfondimento nel seguente paragrafo.

Come scrivere un business plan efficace: analisi del target e del mercato

Come già specificato in precedenza, il business plan è da intendere come uno strumento che si modifica nel tempo e che cambia sulla base delle esigenze dell’azienda e, naturalmente, del soggetto a cui è rivolto.

Un classico soggetto a cui si rivolge il business plan è un finanziatore, con le dovute differenze se si tratta di un ente istituzionale, di una banca o di un soggetto privato. Soprattutto nel caso delle startup, ci si rivolge a questo genere di soggetti con la consapevolezza che è necessario fornire informazioni precise dal punto di vista finanziario, con previsioni che siano contemporaneamente allettanti ma verosimili.

Rivolgersi a un professionista per la redazione del business plan può essere una mossa molto saggia, in particolare se lo si vuole presentare a enti come le banche: esse infatti richiedono requisiti piuttosto stringenti da rispettare e non elargiscono facilmente i finanziamenti necessari per avviare (o ampliare) un business.

Diverso ragionamento per eventuali investitori privati, come i cosiddetti business angel: si tratta di investitori informali che possono apportare tanto capitali quanto conoscenza, know-how e competenze specifiche. Nel rivolgersi a questi soggetti è necessario fare leva sull’aspetto imprenditoriale, esaltando l’idea e l’innovazione a cui in genere sono particolarmente sensibili. Un buon Business Plan è equilibrato su tutti gli aspetti, ma nella presentazione a un Business Angel è centrale l’idea e l’evoluzione che può avere, mentre è accettabile che non vi siano ancora tutte le competenze necessarie per realizzare il progetto (anzi, esse potrebbero essere apportate proprio dal BA).

In alcuni casi il business plan può essere uno strumento anche per diffondere un’idea e per cominciare a farla conoscere. Definirlo una forma di pubblicità è eccessivo, ma si tratta comunque di uno strumento pubblico che può aiutare a far diffondere l’idea di business e attrarre così, ancora una volta, investitori o competenze… o più semplicemente potenziali clienti (per il presente o per il futuro).

In alcuni casi il business plan è uno strumento valido anche per dialogare con le istituzioni, mostrando ad esempio l’impatto positivo che un progetto può avere sulla collettività e ottenere così un sostegno, in genere soprattutto simbolico, da parte di tali istituzioni.

Esempio pratico per creare un Business Plan: non solo per startup, scarica i PDF!

Come già anticipato il business plan è uno strumento che non serve solo alle startup, ma ci sono situazioni in cui può essere particolarmente utile, ecco riassunti i tre scenari più frequenti:

• Startup neonata o idea in corso di validazione;
• Cambiamento di strategia all’interno di un business esistente;
• Evoluzione ed espansione di un’azienda già esistente.

Nel primo scenario ci riferiamo a una neonata startup o a un’idea (cioè una potenziale startup) che sta formulando ora i primi step dal punto di vista operativo. I primi anni di vita sono senza dubbio i più complessi per le idee di business innovative e, anche per questa ragione, formulare un Business Plan affidabile e verosimile può fornire un’ottima linea guida da seguire e, anche a posteriori, può permettere di capire come intervenire su aree critiche o modificare determinate strategie. Inevitabilmente, essere precisi riguardo le previsioni, soprattutto finanziarie, può essere complicato.

Il secondo scenario ipotizza un’attività che ha scelto di modificare in maniera consistente il proprio core business, motivo per cui utilizza un Business Plan per comunicare a diversi soggetti questo cambio di rotta e per pianificarne l’effettiva realizzazione. Ad esempio, la riconversione di un processo produttivo può comportare rilevanti cambiamenti dal punto di vista operativo per l’azienda stessa e per numerosi stakeholders: fornitori, clienti, creditori, istituzioni e così via. Un trend in questo senso molto attuale è legato alla crescente attenzione alla sostenibilità da parte di imprese nei più disparati settori.

Infine, il terzo scenario ipotizza una consistente crescita prevista nel prossimo futuro dell’azienda, motivo per cui si può intensificare la ricerca di investitori o adattare tutte le aree aziendali alla nuova dimensione: il business plan può aiutare a determinare i confini di questa crescita, comprendere quali strategie mettere in atto e valutare la necessità di risorse per riuscirci.

In ogni caso, molte aziende e startup rendono il proprio business plan scaricabile in PDF direttamente dal sito: che tu sia un investitore o semplicemente un curioso, prova a dare un’occhiata per farti un'idea di come i progetti vengono concretizzati in un BP.

Modello di Business Plan e previsione di flussi: Excel non basta più!

Come visto, la previsione dei parametri economico-finanziari fa parte di un buon business plan e, anzi, in molti casi è uno dei fattori critici del documento. Infatti, ipotizzare i flussi di cassa futuri è un esercizio talvolta complesso e senza dubbio centrale nelle ipotesi di crescita. La liquidità aziendale è infatti decisiva nel comprendere se e come la crescita è possibile ed è sostenibile anche nel medio periodo.

In tal senso, Agicap si posiziona come un alleato fondamentale della gestione dei flussi passati, presenti e futuri. Un software che raccoglie tutte le informazioni utili e automatizza la gestione: collega tutti i conti bancari, categorizza entrate e uscite e ti permette di consultare dati sempre aggiornati e corretti.

Excel e i suoi fogli di calcolo sono un vecchio ricordo, così come errori di battitura e infiniti inserimenti manuali. Agicap consente anche di creare e adeguare gli obiettivi e avere sempre a portata di clic tutti gli scenari possibili del prossimo futuro: flussi di cassa, investimenti, assunzioni, fatturato…

Inoltre, Agicap centralizza fatture, debiti e crediti. Un modo efficace anche per ridurre i ritardi, accelerare gli incassi e migliorare così i dati effettivi e le previsioni in termini di cashflow.

Anticipare i potenziali problemi operativi, gestionali e finanziari è una capacità inestimabile dei business sostenibili nel tempo e Agicap è lo strumento con cui perseguire questo obiettivo.

Richiedi subito la prova gratuita per saperne di più!