App di gestione delle spese: 7 motivi per cui non puoi farne a meno

La rendicontazione delle spese è un’attività strategica per ogni tipo di impresa. In un mondo sempre più digitale e interconnesso, però, procedere ancora manualmente e, per di più, con una compilazione spesso rimandata a fine mese, può essere molto rischioso. L’utilizzo di un’app per il controllo e la gestione delle spese aziendali può essere la soluzione migliore per tenere sotto controllo il cash flow della tua azienda e intervenire in tempo reale. Scopri subito cosa rischi se ti affidi ancora a sistemi come Excel e perché l’utilizzo di un’app integrata può salvare la tua liquidità.

Perché è importante monitorare, segnare e tracciare la contabilità aziendale?

Oltre a essere finalizzata all’espletamento di obblighi giuridici come la redazione del bilancio civilistico, l’attività contabile è uno strumento fondamentale che consente ai vertici di un’impresa di avere una panoramica sullo stato di salute finanziaria dell’azienda, sui suoi flussi di cassa, sulla liquidità e su tutte le spese da essa sostenute.

In particolare, la corretta gestione del denaro e delle spese è essenziale per prendere decisioni strategiche, recuperare liquidità e programmare e organizzare il business aziendale.

Fino a poco tempo fa, la gestione delle spese era completamente cartacea il che rendeva i processi di gestione lenti e complessi. Lo sviluppo di software e di app per la gestione delle spese ha permesso non solo di velocizzare tutte le procedure contabili, ma anche di minimizzare errori e costi.

Come controllare entrate e uscite in maniera automatica e gratuita?

Quando si parla di “entrate” e “uscite” si fa riferimento ai flussi di cassa di un’azienda. In particolare, le uscite rappresentano tutte le spese che un’azienda deve affrontare per mantenersi funzionante.

Esistono diverse categorie di spese, ad esempio: i costi per l’acquisto delle materie prime, per le infrastrutture, il magazzino, per imposte e tasse, i costi amministrativi e tutte le spese per il personale. In linea generale, le spese aziendali possono essere classificate in costi fissi, costi variabili, costi diretti e costi indiretti.

È fondamentale monitorare e rendicontare attentamente tutte le categorie di spese, incluse le piccole spese che, spesso, vengono trascurate in contabilità. Il monitoraggio di entrate e uscite e il controllo delle spese può essere fatto in diversi modi.

Alcune aziende, per esempio, si avvalgono di società di audit specializzate che hanno, però, costi elevati. Altre, invece, optano per sistemi di rendicontazione manuale come Excel che, seppur gratuiti, sono poco efficienti e hanno dei costi “occulti” che spiegheremo meglio nei prossimi paragrafi.

Come effettuare, dunque, un controllo delle spese completo, efficiente e gratuito?

Un ottimo modo è tramite un’app per la gestione delle spese. Online esistono tantissime app per il controllo delle spese, disponibili sia sul Play Store di Android sia sull’App Store di Apple.

Vediamo, dunque, come utilizzare un’app per tenere traccia delle tue spese aziendali e quali sono i pro e i contro rispetto a sistemi come Excel.

Come tenere traccia delle proprie spese aziendali (giornaliere e mensili) gratis?

Il monitoraggio e il controllo delle spese e del cash flow aziendale può essere fatto tramite sistemi manuali come Excel, oppure tramite un’app per la gestione delle spese.

Alcuni sistemi sono gratuiti (guarda sempre le condizioni d’uso), mentre altri forniscono delle funzioni avanzate a pagamento.

In linea generale, la gestione tramite Excel o altri sistemi manuali, può essere fatta gratuitamente, ma presenta una serie di limiti e problemi che, di fatto, la rendono costosa e poco efficiente.

Gestione dei flussi di cassa tramite Excel: limiti e problemi

Excel è un sistema poco flessibile che, di fatto, non consente una gestione ottimizzata dei flussi di cassa e non ti permette di tenere traccia delle tue spese in tempo reale.

Le aziende che utilizzano ancora Excel possono riscontrare diversi tipi di problemi, tra cui:

• spreco di tempo: tutti i dati e tutte le spese su Excel devono essere inseriti manualmente il che determina una perdita di tempo per:
• dipendenti che devono raccogliere, caricare e conservare i giustificativi cartacei di tutte le spese lavorative (es. spese per trasferte o viaggi all'estero, carburante, hotel, taxi, ecc.);
• dirigenti e responsabili che devono verificare, approvare e/o rifiutare le note spese;
• contabili e amministrativi che devono controllare le spese a fini fiscali, inserirle e rendicontarle nei sistemi di contabilità aziendale;
• tempi di rimborso molto lunghi: la procedura di caricamento e approvazione tramite Excel è spesso demandata a fine mese, il che rende i tempi di rimborso estremamente lunghi e complessi, anche per le piccole spese. In linea generale, si stima che tra la presentazione di una nota spesa, soprattutto se fatta a inizio mese, e il suo rimborso, passino mediamente 30 giorni;
• elevata possibilità di errore: l’utilizzo di Excel può causare molti errori, sia in fase di inserimento sia di impostazione, con ripercussioni che possono essere anche gravi sulla liquidità e sulla contabilità aziendale;
• sforamento del budget: una gestione delle spese tramite Excel rende difficile monitorare in tempo reale il rispetto del budget mensile. La conseguenza è che possono verificarsi degli sforamenti che potrebbero mettere in crisi la liquidità dell’impresa;
• difficoltà nel recupero dell’IVA: la rendicontazione e il controllo rimandato a fine mese rendono anche più difficile recuperare l’IVA, soprattutto nel caso di note spese errate o incomplete. A ciò si associa la difficoltà di conservare i giustificativi cartacei iniziali e di ritrovarli prontamente nel caso di accertamenti dell’Agenzia delle Entrate. Scontrini e fatture cartacee, infatti, possono deteriorarsi, perdersi o diventare illeggibili.

In sintesi, seppur gratuito, Excel è un sistema che, in realtà, si rivela molto costoso per un’impresa, in termini di tempo, di impiego della forza lavoro ed economici, poiché può causare errori, sforamenti del budget e mancato recupero dell’IVA.

Tutto ciò, ovviamente, può danneggiare la stabilità dell’azienda e le sue previsioni di sviluppo.

Gestione delle spese aziendali tramite app: i 7 vantaggi principali

L’utilizzo di un’app ti permette di monitorare, rendicontare e controllare tutte le spese della tua impresa automaticamente e in tempo reale.

Grazie a un’applicazione potrai:

1. Migliorare la visibilità e il controllo delle spese

Utilizzando un’app per la gestione delle spese, avrai una panoramica aggiornata e in tempo reale su tutti i costi e le uscite aziendali (spese ricorrenti, note spese dipendenti, pagamenti tramite carte di credito aziendali, ecc.).

Potrai, inoltre, verificare facilmente la corrispondenza tra le diverse spese e i relativi giustificativi e avrai la possibilità di creare report personalizzati per ogni singolo dipendente, reparto o categoria di spesa.

2. Minimizzare tempi e costi (il che significa un risparmio economico e una maggiore produttività)

Grazie all’uso di un’app avrai a portata di mano tutte le spese e potrai ridurre sia i tempi sia i costi di gestione. Dipendenti e collaboratori, per esempio, potranno caricare i giustificativi direttamente in formato digitale tramite qualunque smartphone o tablet.

Ciò renderà più facile e veloce la loro archiviazione e consultazione nonché la loro ricerca in caso di richieste o accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate. In più, i lavoratori potranno risparmiare tempo da dedicare ad attività a più alto valore produttivo.

3. Ridurre gli errori

Un’app ti consente di ridurre gli errori di distrazione e di calcolo dovuti alla compilazione manuale. Potrai caricare tutti i dati direttamente online, senza doverli più inserire su fogli Excel o Word.

Ti basterà scattare una foto per avere i tuoi documenti fiscali in formato digitale. In questo modo, i controlli e i rimborsi delle note spese saranno più rapidi ed efficienti e anche l’individuazione di eventuali abusi o note spese sospette sarà più facile.

4. Eliminare i giustificativi cartacei e i flussi di email grazie alle note spese condivise

Niente più scontrini da conservare a fine mese o scambi di email infiniti tra i vari reparti aziendali! La maggior parte delle app di gestione delle spese aziendali, infatti, ti permette di ottimizzare i flussi e le procedure di scambio e approvazione delle note spese grazie ad un sistema condiviso e collaborativo.

Responsabili e dirigenti riceveranno una notifica non appena un lavoratore inserirà una spesa e l’eventuale approvazione avverrà direttamente da app, senza bisogno di spedire ulteriori richieste via email.

5. Aumentare la soddisfazione dei dipendenti (grazie a rimborsi più celeri)

Il controllo e l’approvazione delle spese in tempo reale consente anche di ridurre i tempi di rimborso, aumentando così la soddisfazione del personale. In caso di errori o eventuali incongruenze, i responsabili potranno chiedere direttamente tramite app le integrazioni o chiarimenti necessari al dipendente, rendendo il successivo rimborso più facile e veloce. Inoltre, non occorrerà aspettare la fine del mese per avere una panoramica dei costi complessivi, ma basterà consultare l’app per essere aggiornati in tempo reale.

6. Emettere e gestire più facilmente carte di credito aziendali, fisiche o virtuali (anche da iPhone)

Da un’unica interfaccia potrai emettere carte fisiche o virtuali e potrai impostare e modificare in pochi clic i limiti di spesa. Stabilire un tetto massimo di spesa ti aiuterà a tenere sotto controllo il budget, scongiurando possibili sforamenti.

In più, potrai autorizzare, rifiutare o richiedere ulteriori informazioni su ciascuna transazione e avrai la possibilità di monitorare il saldo corrente e il conto in banca aziendale in tempo reale.

Potrai anche impostare notifiche e avvisi specifici sullo stato di cassa, sulle spese sospette, su eventuali duplicazioni, ecc.

7. Semplificare la contabilità online e il recupero dell’IVA

Alcune delle migliori app di gestione delle note spese sono compatibili e integrabili con la maggior parte dei sistemi di contabilità/ERP. Ciò ti permetterà di chiudere i libri contabili più facilmente a fine mese, gestendo il flusso di cassa da un unico luogo.

Questo aspetto è molto importante, per cui, prima di scegliere un’app per la gestione delle spese aziendali, assicurati che offra un’integrazione perfetta con gli altri sistemi gestionali e di contabilità della tua impresa.

Verifica, inoltre, che ti consenta di:

• raccogliere e centralizzare le ricevute in un archivio digitale, integrato e condiviso;
• esportare le ricevute e le relative transazioni in formato excel o zip;
• prevenire i solleciti dell'ultimo minuto, impostando notifiche e alert per i lavoratori.

In questo modo, potrai facilitare il lavoro dei tuoi reparti contabili o del tuo commercialista fornendogli dati centralizzati e sempre aggiornati.

Non solo.

Anche ilrecupero dell’IVA sarà più facile e, in caso di verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate, tutti i dati e tutte le spese saranno facilmente accessibili e scaricabili direttamente dall’app.

Come tenere i conti in regola e risparmiare tempo e soldi

Man mano che un’impresa si sviluppa, aumentano anche le sue categorie di spese, i flussi di cassa diventano più complessi e cresce anche il numero delle note spese dei dipendenti.

In questi casi, come visto, il primo passo per risparmiare tempo e soldi e per aumentare la produttività e la liquidità di cassa, è utilizzare un’app.

Facciamo un esempio pratico.

Esempio pratico: gestione di una nota spese di un viaggio aziendale tramite Excel o App

La nota spese è un documento cartaceo o in formato digitale, che i lavoratori devono compilare e presentare in modo da ottenere un rimborso per le spese anticipate per conto dell'azienda.

Una delle occasioni più frequenti in cui un dipendente o un collaboratore presenta una nota spese è per le trasferte di lavoro in cui si trova a sostenere costi di hotel, trasporti, vitto, ecc.

In tali circostanze, i lavoratori sono tenuti a giustificare ogni importo indicato nella nota spesa tramite una relativa documentazione fiscale.

Vediamo, dunque, come cambia il flusso di gestione di una nota spese per un viaggio aziendale, se fatta tramite Excel oppure da app.

Nella tabella seguente potrai confrontare le diverse fasi e modalità di presentazione, verifica, approvazione e rimborso delle note spese.

Oltre alla maggior efficienza e velocità delle procedure tramite app, un ulteriore vantaggio (spesso sottovalutato) dei software automatici è rappresentato dalla semplificazione nel recupero dell’IVA.

Ricorda che un mancato o parziale recupero dell’IVA sulle spese deducibili può erodere la liquidità aziendale, per cui presta sempre attenzione a questo aspetto.

Ciò vale, in particolare, per le piccole spese che spesso vengono tralasciate, perché considerate di poco valore; la loro somma complessiva, però, può avere un impatto notevole sulle finanze dell’impresa, soprattutto se di piccole o medie dimensioni.

Come scaricare e utilizzare un’app (Android o Apple) per la gestione delle spese

Scaricare e usare un’applicazione per la gestione delle spese aziendali è molto semplice. Ti basterà:

• scegliere un software o una suite di spend management, possibilmente integrabile con gli altri sistemi di contabilità e tesoreria della tua azienda
• creare o collegare il tuo account
• effettuare il download dell’app corrispondente tramite i diversi app store. La maggior parte delle app sono compatibili con i principali sistemi operativi, tra cui iOS (nel caso di iPhone e iPad) e Android. L’operazione di download è generalmente gratuita e richiede pochi secondi
• iniziare a usare la tua app di spend management ovunque ti trovi e in qualunque momento desideri!

Qual è la migliore applicazione (in italiano) per il controllo e monitoraggio delle spese di una PMI?

Online esistono numerose app che ti possono aiutare a tenere traccia delle tue spese aziendali. Non tutte le applicazioni disponibili sui vari App Store sono, però, realmente valide e sicure.

Un’ottima soluzione è rappresentata da Agicap, un software di gestione della tesoreria aziendale all-in-one grazie a cui potrai semplificare, centralizzare e automatizzare la gestione dei flussi di cassa e di tutte le spese aziendali sin dall’inizio.

Scegliendo Agicap avrai a disposizione una serie di funzioni avanzate tra cui “Agicap Spend Management”, un tool pensato proprio per aiutarti a ottimizzare la gestione dei costi della tua impresa.

Agicap Spend Management, la soluzione che cercavi per ottimizzare le tue spese aziendali

Agicap Spend Management ti offre un sistema integrato per gestire tutte le spese aziendali da un’unica piattaforma.

Il punto di forza di Agicap Spend Management è proprio la sua estrema flessibilità e compatibilità con tutti gli altri applicativi di Agicap.

Ciò ti permetterà di:

• avere una panoramica completa e in tempo reale di tutte le spese aziendali: potrai monitorare, rifiutare o approvare ogni transazione senza aspettare la fine del mese e potrai filtrare le spese per dipendente, reparto, tipologia, ecc.;
• fissare limiti di spesa in modo da evitare costi eccessivi e sforamento del budget. Puoi stabilire dei limiti per singolo lavoratore, reparto o temporali. L’impostazione fin dall’inizio di un tetto massimo ti aiuterà a tenere sotto controllo la tua liquidità;
• emettere facilmente carte di pagamento fisiche, virtuali o monouso per i tuoi dipendenti o collaboratori;
• raccogliere tutti i giustificativi in formato elettronico, eliminando gli archivi cartacei e riducendo il problema dell’eventuale smarrimento e/o deterioramento dei giustificativi fisici;
• chiudere più rapidamente i libri contabili a fine mese, grazie alla raccolta automatica di tutte le spese. Ciò faciliterà notevolmente le procedure amministrative e contabili;
• aumentare la sicurezza: grazie alle funzioni di blocco immediato delle carte fisiche/virtuali/monouso potrai evitare usi impropri e pagamenti fraudolenti.
• integrare il tracciamento delle tue spese con tutti gli altri sistemi di tesoreria offerti da Agicap.

Agicap Spend Management, infatti, fa parte della suite Agicap, un software completo che ti offre una serie di funzioni specifiche per: monitorare e analizzare i flussi di cassa (attraverso la funzione “Agicap Cashflow”),ottimizzare i pagamenti delle fatture dei fornitori (tramite “Agicap Payment”) e semplificare la riscossione dei crediti verso i clienti (con “Agicap CashCollect”).

Grazie ad Agicap, dunque, potrai avere un controllo a 360 gradi sulle spese e la tesoreria della tua impresa, il tutto anche comodamente dall’app del tuo telefonino.

Cosa aspetti?

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