En cas de difficulté passagère, plusieurs options s’offrent à vous pour financer temporairement les décalages de trésorerie : escompte, découvert autorisé, facilité de caisse…. Les offres de crédits à court terme destinés à financer l’exploitation de l’entreprise sont pour le moins foisonnantes. Dans cet article, nous vous proposons un focus sur la facilité de caisse. Quelles sont les conditions indispensables pour l’obtenir ? Quels sont les avantages et inconvénients de cette tolérance ? Passage en revue de cette forme particulière de crédit temporaire.
Qu’est-ce qu’une facilité de caisse ?
La facilité de caisse, également appelée tolérance exceptionnelle, désigne un financement (sous forme d’avance) octroyé par une banque, afin de remédier sur une courte période aux besoins de trésorerie, issus du décalage entre les recettes et les dépenses. Elle offre un moyen de financement à court terme et une flexibilité, notamment lors de dépenses immédiates avec des bénéfices perçus en différé.
Considérée comme une autorisation de débit, la facilité de caisse est octroyée pour des périodes allant généralement jusqu’à 15 jours par tranche de 30 jours. Elle peut se répéter, à la seule et unique condition d’être apurée rapidement et régulièrement. Compte tenu de sa courte durée dans le temps, il est important de mentionner qu’elle ne doit en aucun cas être utilisée comme un moyen de financement permanent du besoin en fonds de roulement.
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Les différents crédits bancaires à court terme
On appelle un crédit à court terme, toute offre bancaire inférieure ou égale à un an, qui ne dépasse pas les 60 jours de règlements clients, tel que prévu par la loi.
On les distingue en deux sous catégories : les crédits de trésorerie et les crédits de mobilisation de créances clients.
Les crédits de trésorerie
Le crédit de trésorerie : également nommé crédit d’exploitation, a pour vocation première de permettre à l’entreprise de couvrir des besoins d’exploitation. On y retrouve :
- la facilité de caisse
- le découvert autorisé
- le crédit de campagne.
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Les crédits de mobilisation de créances
Cette technique de financement consiste pour une entreprise à se confier à une banque dans l’objectif d’obtenir une avance sur des créances que celle-ci détient sur des tiers. On distingue différents cas de figure :
- L’escompte : ce mode de financement permet à l’entreprise l’obtention du paiement anticipé de créances, par le versement d’un acompte immédiat.
- L’affacturage : ce type d’opération nécessite de faire appel à un établissement spécialisé, appelé factor. C’est ce dernier qui prend en charge tout ou partie du recouvrement des comptes clients de l’entreprise contre un commission à verser au factor.
- La cession dailly : il correspond à une cession de créances. Lorsqu’une entreprise a besoin de fonds, elle peut proposer à la banque de lui céder ses créances professionnelles. En échange, la banque lui accorde un découvert ou une avance.
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Quelles conditions pour l’obtention d’une facilité de caisse ?
Toutes les entreprises peuvent en bénéficier, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. C’est à l’entreprise de faire la demande de facilité de caisse, de son côté la banque est libre de l’accepter ou de la rejeter.
Pour souscrire une facilité de caisse, plusieurs étapes se succèdent :
Première étape : demande par courrier
Dans un premier temps, votre comptable doit adresser la demande par lettre recommandée avec AR, auprès du conseiller bancaire de votre entreprise. Cet écrit a un double objectif : vous devez motiver votre demande, il permet aussi de conserver une traçabilité.
Deuxième étape : étude du dossier
Ce dernier étudie ensuite votre requête en examinant scrupuleusement les marqueurs suivants :
- le chiffre d’affaires,
- les bénéfices,
- la nature de l’activité,
- les besoins en trésorerie etc.
Mise en oeuvre de la facilité de caisse
Pour procéder à la mise en oeuvre d’une facilité de caisse, votre gestionnaire d’entreprise étudie tout d’abord votre solvabilité grâce aux documents que vous lui aurez remis :
- le compte de résultat,
- le bilan fonctionnel,
- le tableau de trésorerie.
Ce sont ces renseignements mais aussi les différents échanges que vous aurez ensemble, qui définissent le montant de la facilité de caisse.
Voici un template de bilan fonctionnel que vous pouvez télécharger et remplir vous-même :
Selon la relation de confiance entre les deux parties, l’accord pour une facilité de caisse peut se matérialiser de deux manières :
- Tacitement, sans signature de contrat ;
- Soit avec une offre de prêt à signer.
Les modalités restent modifiables à tout moment. L’offre qui vous est remise stipule généralement :
- la durée,
- le montant maximum
- le taux d’intérêt.
Les devis soumis aux entreprises sont généralement personnalisés en fonction du profil du client.
A noter : pour obtenir un crédit de trésorerie, d’autres paramètres vont être analysés par votre conseiller bancaire : vos qualités managériales ainsi que votre transparence.
Conseil pratique : face à une demande de crédit à court terme, un organisme bancaire apprécie d’être sollicité lorsqu'il existe une véritable anticipation du besoin de l’entreprise. En effet, il sera toujours sensible à la qualité et l’importance que vous accordez à votre prévisionnel de trésorerie.
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Dans quels cas recourir à une facilité de caisse ?
La facilité de caisse ne doit être mise en place que de façon exceptionnelle, par exemple si vous faites face à un retard de paiement imprévu qui occasionne un trou de trésorerie. L'objectif étant d'éviter de voir vos prélèvements et paiements rejetés par la banque.
Exemple : un client paie difficilement, ce qui crée des décalages occasionnels avec mes propres échéances. Une facilité de caisse est mise en place pour que je puisse honorer mes paiements sans risque de rejet lié à une position débitrice du compte.
Avantages de la facilité de caisse
Pourquoi privilégier la facilité de de caisse ? C’est une solution idéale dans deux cas précis : lors d’une situation de courte durée et à condition de rester rare. En effet, son atout majeur est d’insuffler de l’oxygène d’un point de vue financier, mais surtout d’écarter des contrariétés liées à un découvert non autorisé.
La facilité de caisse offre :
- une grande flexibilité dans la gestion de votre trésorerie
- une rapidité de mise en œuvre qui vous offre une grande réactivité
- elle permet de compenser des décalages épisodiques de trésorerie que vous êtes à même de rencontrer durant votre activité : retard de paiement client ou dépenses exceptionnelles.
La facilité de caisse permet donc de faire face à une difficulté de trésorerie, sans nécessité d’en justifier le besoin de financement.
En adhérant à ce principe, vous vous offrez la possibilité d’honorer vos factures dans les délais impartis, et ce, même si la trésorerie est négative.
Inconvénients de la facilité de caisse
Même si la facilité de caisse reste une alternative efficace et pertinente à court terme, notamment pour répondre à des dépenses exceptionnelles, elle peut présenter quelques freins, dont les plus fréquents sont :
- La fixation du montant et de la durée de crédit demeurent tributaires de la décision de la banque ;
- Le conseiller bancaire est libre de rompre la facilité de caisse à tout moment, sans que ce soit que celle-ci soit qualifiée de rupture abusive de crédit ;
- L’accord de ce type de crédit n’est pas systématique ;
- Le coût est élevé et repose sur le versement d’intérêts (agios) proportionnels à la somme utilisée et à la durée du découvert. A ces intérêts s’ajoutent également des frais de dossier et autres commissions.
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Quelles différences entre facilité de caisse et découvert ?
La facilité de caisse est une autorisation de débit planifiée quelques jours par mois, en revanche si vous avez besoin d’une utilisation soutenue et plus longue dans le temps, vous devez avoir recours au découvert.
Quelle que soit l’option choisie, vous devez disposer d’un contrat écrit qui mentionne le taux d’intérêt, le montant maximum autorisé, ainsi que les conditions générales d’usage et de remboursement de ce type de prêt.
Sachez également que toute banque se réserve le droit de vous refuser un dispositif comme l’autre, en effet, il n’existe pas de droit au découvert ou à la facilité de caisse.
Même si la frontière entre facilité de caisse et découvert est mince, voici les 3 critères principaux qui les distinguent :
- la durée
- la récurrence
- les conditions d’octroi
Durée
Elle est de 15 jours en moyenne pour la facilité de caisse, alors que la durée du découvert bancaire est fixée à chaque accord de découvert au regard de la date d’entrée prévisionnelle des fonds.
Récurrence
La facilité de caisse est sporadique, alors que le découvert est renouvelable.
Les conditions d’octroi
La facilité de caisse est autorisée lorsque le compte est déjà débiteur, en revanche pour le découvert, il est débattu à l’ouverture d’un compte ou après coup.
Un exemple pour mieux comprendre la différence entre découvert et facilité de caisse
Vous devez payer une dépense sur le champ, mais vous ne bénéficiez pas des fonds requis. En parallèle, vous savez qu’une rentrée d’argent est sur le point d’arriver. Dans ce contexte, vous pouvez faire appel à une facilité de caisse.
En revanche, si vous avez établi avec votre banque un découvert autorisé, votre conseiller couvrira tous les paiements que vous avez à effectuer, mais ce, dans la limite de votre autorisation de découvert.
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Combien coûte la facilité de caisse ?
Lorsque vous mettez en place une facilité de caisse autorisée, un montant est défini selon les besoins de l’entreprise, mais aussi sa capacité de paiement.
Concrètement, le montant dépend :
- du chiffre d’affaires,
- de l’activité,
- de la structure financière.
En échange de ce service, la banque perçoit une commission qui est généralement plus élevée que pour un découvert. Il est à noter que ce taux peut être fixe ou variable.
Le coût est souvent très variable, la banque se rémunère en percevant :
- Les frais de dossier liés à la mise en place
- Le taux d’intérêt autrement dit les « agios » : généralement élevés (calculés uniquement en fonction du nombre de jours et du montant utilisé, pendant lequel le compte est resté débiteur aux conditions accordées par le banque à condition qu'ils soient inférieurs au seuil légal du taux de l'usure).
- Des commissions diverses : « commission de plus fort découvert », « commission de mouvement ». Ce qui peut influencer le coût final à la hausse.
- Des frais relatifs au changement du montant de la facilité de caisse.
Pour aller plus loin : voici à titre indicatif les montants des seuils des taux d’usure applicables en 2021 :
- prêts d'un montant inférieur ou égal à 3 000 € : 21,07 % ;
- prêts d'un montant supérieur à 3 000 € et inférieur ou égal à 6 000 € : 9,91 % ;
- prêts d'un montant supérieur à 6 000 € : 5,23 %.
Bon à savoir : un découvert en compte non négocié ou anticipé préalablement avec votre banquier, peut vous exposer non seulement à des risques de rejets d’opération, mais aussi déclencher des frais de fonctionnement élevés.
Comment modifier ou résilier une facilité de caisse ?
Si vous souhaitez arrêter une facilité de caisse, vous devez simplement aviser votre conseiller bancaire et lui rembourser éventuellement votre débit en compte et les intérêts débiteurs dus.
En parallèle, votre banquier peut également refuser de réitérer l’opération. Autre cas de figure possible, ce renoncement peut être effectué de manière unilatérale.
En conclusion, la mise en place de financements à court-terme est cruciale pour une TPE / PME, ils permettent d’améliorer l’efficacité commerciale au quotidien et plus largement de préserver les fonds propres de l’entreprise, qui par essence, doivent assurer les perspectives long-terme de l’entreprise.
Comment anticiper les besoins de trésorerie ?
Avoir une visibilité sur les flux de trésorerie passés, en cours et à venir permet d'anticiper d'éventuels trous de trésorerie et limiter le recours au financement court terme.
En effet, bâtir son plan prévisionnel de trésorerie permet d’anticiper les encaissements et décaissements à venir, et donc de pouvoir identifier les trous de trésorerie éventuels ; l’entreprise peut alors chercher dès aujourd’hui une solution au lieu de se retrouver le couteau sous la gorge.
Et en mettant en place un suivi de trésorerie régulier grâce à un tableau de flux de trésorerie, il est possible de vérifier la correspondance entre le budget prévisionnel et le réel et de faire les ajustements nécessaires.
Mais la visualisation des flux de trésorerie passés, en cours ou futurs est souvent complexe : la multitude des comptes bancaires et des flux et l’incertitude sur les encaissements et décaissements à venir dans un mois, 3 mois ou 6 mois peuvent donner des sueurs froides aux dirigeants et responsables financiers des PME.
Par ailleurs, les entreprises qui mettent en place un suivi de trésorerie sur Excel se retrouvent rapidement confrontées aux limites de l’outil :
- Le manque de visibilité en temps réel ;
- Les erreurs potentielles dans les formules ou la saisie ;
- Le temps passé à le mettre à jour ;
- Le manque de souplesse et d’automatisation ;
- Le manque de visualisation des données.
Comme le dit Sébastien Pellevrault, Dirigeant de l’entreprise industrielle Rincent ND Technologies : "Je finissais par passer plus de temps dans ma journée devant Excel qu’à exercer mon métier, qui est de gérer une entreprise.”
Pour obtenir une visibilité optimale sur sa trésorerie et pouvoir anticiper ses besoins de financements, la bonne solution est d’opter pour un logiciel de trésorerie.
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