Budget prévisionnel : définition, méthode et exemple

En tant que chef d’entreprise, la trésorerie est un enjeu crucial pour la santé financière de votre société, mais vous n’avez pas toujours le temps ni les moyens de prendre du recul et d’anticiper les mouvements de trésorerie sur une période de 3, 6 ou 12 mois. Pourtant, mettre en place un tableau de budget prévisionnel et des objectifs peut être un sacré atout et vous éviter des situations difficiles. Alors, qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ? A quoi sert-il ? Comment faire un budget prévisionnel et comment le mettre à jour ? Toutes les réponses et les ressources à ce sujet dans cet article exhaustif.

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C'est quoi le budget prévisionnel ?

Un budget prévisionnel est un document financier non normalisé, permettant de prévoir les recettes et les dépenses de votre entreprise.

Sous forme de tableau financier, le budget prévisionnel vous permet de projeter votre activité future sur une période donnée, appelée “exercice”, qui correspond en général à une année civile ou fiscale.

Dans ce tableau, le dirigeant ou le DAF de l’entreprise liste mois par mois les charges (les dépenses et investissements) et les produits (les recettes et les financements) pour la période en cours ou à venir, et peut ainsi se fixer des objectifs. Par la suite, le budget prévisionnel servira de référence pour comparer le prévisionnel au réel.

Le budget prévisionnel de trésorerie est également appelé plan de trésorerie ou tableau de trésorerie.

Si vous avez besoin d’en savoir plus sur la construction du budget de trésorerie, Agicap vous explique tout :

Pourquoi faire un budget prévisionnel ?

Certains chefs d’entreprise ne prennent pas le temps de faire un budget prévisionnel avant d’attaquer un nouvel exercice. Pourtant, mettre au point une projection de sa trésorerie est indispensable pour piloter l’activité, surtout en période d’incertitude.

"J’ai besoin de me projeter sur un ou deux mois afin d’avertir ma direction au bon moment et de communiquer l’état de notre budget au Maire de la commune." Mélanie Pasteur, trésorière de l’association Centre Educatif de Vacances de Gueux

Anticiper la rentabilité de votre stratégie de développement

Dans le cas du lancement de votre activité, calculer le budget prévisionnel vous permettra de vérifier la viabilité et la rentabilité du projet. Mais c’est aussi vrai pour l’ouverture d’un nouvel établissement, de nouvelles embauches ou le lancement de nouveau produit : en réalisant un budget prévisionnel, vous pouvez calculer précisément le seuil de rentabilité de vos projets.

Inspirer confiance et récolter des financements

Le budget prévisionnel est aussi un outil de communication avec vos banques et investisseurs : en proposant une vision concrète et détaillée des résultats prévisionnels de votre entreprise, vous augmentez vos chances de vous voir octroyer un nouveau financement (prêt, levée de fonds…).

Éviter les pénuries de cash

Faire une projection de vos entrées et sorties d’argent vous permet d’anticiper les moments difficiles : en fonction des charges à payer et des recettes attendues, vous pouvez optimiser vos mouvements de trésorerie et décaler certaines échéances ou réduire vos dépenses pour prévenir les retards de paiement et les découverts bancaires.

Définir des objectifs

En recensant, identifiant et classant vos dépenses puis vos recettes, vous avez une vue claire sur votre trésorerie future, et vous pouvez ensuite réaliser des ajustements pour atteindre l'équilibre ou la marge espérée. Vos objectifs sont précis et segmentés (en mettant en place un budget prévisionnel par ligne de produits par exemple) et vous pouvez ajuster les variables qui affectent telle ou telle activité.

Le budget prévisionnel vous sert donc de ligne directrice pour l’année à venir, et il n’a d’intérêt que s’il est comparé régulièrement avec le réel : il est indispensable de le consulter régulièrement, de le comparer avec ce qui a été réalisé et de comprendre les écarts pour optimiser votre gestion de trésorerie en cours d’année.

Retrouvez tout ce qu'il y a à savoir sur le budget prévisionnel dans ce grand guide pratique :

Comment établir un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel se présente comme un tableau avec des colonnes qui représentent les mois et des lignes qui représentent des postes de dépenses ou des rentrées d’argent.

Le principe est de faire figurer tous les encaissements (= rentrées d’argent) et décaissements (= sorties d’argent) et de les organiser en catégories et sous-catégories.

Encaissements

Commencez par lister l’ensemble des rentrées d’argent de votre entreprise pour les mois à venir, en les décomposant par grandes catégories.

Catégories d’encaissements

• Ventes / facturation client
• Subventions ou aides financières auxiliaires (remboursements URSSAF, prime d’emploi, crédit impôt recherche…)
• Apports en capital
• Apports en compte courant d’associé
• Prêts bancaires, affacturage, etc.
• Crédit de TVA (si vous déduisez davantage de TVA que vous n’en collectez)

Pour chaque catégorie, vous pouvez ensuite apporter le niveau de précision qui correspond le mieux à votre pilotage. Par exemple, dans le cas d’un commerce, vous pouvez décomposer vos ventes entre paiements en espèces, en carte bancaire ou via chèque.

Attention aux délais de paiement de vos clients et de vos fournisseurs (le cas échéant) : les dirigeants font souvent l’erreur d’attribuer le règlement au mois de commande plutôt qu’au mois de paiement. Si un client vous valide une commande mi-janvier mais qu’il ne vous paie qu’à 45 jours (en mars donc), vous devrez inscrire cette créance client en mars et non pas en janvier.

À lire aussi : tout savoir sur le tableau de financement

Décaissements

Une fois les encaissements listés de façon exhaustive, on peut faire le même exercice pour les décaissements, c’est-à-dire les sorties d’argent. En général, elles sont de 2 types :

• les charges fixes : ce sont les frais qui tombent tous les mois, quel que soit le niveau d’activité de l’entreprise. On pense notamment aux frais liés aux locaux et aux salaires.
• les charges variables : ce sont les frais liés directement à l’activité de l’entreprise, et qui augmentent et diminuent en fonction des ventes ou des commandes : matières premières, fournisseurs, transports...

Charges fixes

• Frais de locaux : - Loyer - Nettoyage et entretien général - Abonnement internet, téléphone, logiciels… - Eau et électricité - Autres frais de locaux (Travaux, dépôt de garantie, aménagements…)

• Frais de personnel : - Salaires - Charges d’intérim - Charges patronales - Charges sociales - Ticket restaurants

• Assurance (de bien, de responsabilité…)

• Achat de fournitures à intervalles réguliers

• Marketing (publicités, moteurs de recherche, réseaux sociaux, salons, flyers…)

• Remboursements de prêts

• Frais bancaires (tenue de compte, commission d’intervention)

• Impôts (cotisation foncière des entreprises, Impôts sur les sociétés)

• TVA (si votre TVA collectée est supérieure à la TVA déductible)

Charges variables

• Achat de matière première et autres charges de fournisseurs
• Frais d’expédition
• Frais de déplacement (carburant, avion ou train)
• Frais engendrés par un vol ou un sinistre
• Gestes commerciaux et remboursements clients
• Prestataires (expert comptable, avocat, sous-traitance, auditeurs, conseiller en gestion)

Faut-il calculer le budget prévisionnel TTC ou HT ? Votre prévisionnel de trésorerie est toujours en TTC : le tableau de trésorerie doit être réalisé en TTC (toutes taxes comprises) tandis que le compte de résultat est réalisé en HT (hors taxes). Notons également que le prix TTC comprend la TVA, ce qui n’est pas le cas du prix HT. Il faut être particulièrement vigilant sur les remboursements de crédits de TVA (voir notre article dédié au calcul de la TVA). Cette prise en compte permet ainsi de comptabiliser les encaissements et décaissements réels.

Comment se présente un budget prévisionnel ? Exemple de budget prévisionnel à télécharger

Pour vous faciliter la tâche, nous avons préparé pour vous un modèle Excel de budget prévisionnel à télécharger gratuitement, avec une structure détaillée des encaissements et décaissements mois par mois. Ce fichier Excel vous permettra d’avoir une base à personnaliser selon votre activité, et de ne rien oublier.

Cet exemple de budget prévisionnel vous servira à :

• Avoir une vue globale de votre trésorerie en un coup d'oeil ;
• Anticiper les pénuries de trésorerie ;
• Vous aider dans votre prise de décision ;
• Convaincre sur votre solidité financière.

Comment faire un budget prévisionnel sur Excel ?

Téléchargez votre modèle Excel gratuit pour réaliser votre budget prévisionnel :

Budget prévisionnel et business plan

Vous souhaitez lancer votre entreprise ? Le budget prévisionnel est un élément important de votre plan financier prévisionnel. Le plan financier prévisionnel est composé de trois documents : compte de résultat prévisionnel, bilan prévisionnel et budget de trésorerie prévisionnel.

Mais l’un ne remplace pas l’autre : le budget prévisionnel est une projection détaillée sur un an, qui se fait tous les ans quelle que soit l’étape de vie de l’entreprise, alors que le business plan propose une vue globale de votre projet, son marché et sa stratégie sur une période plus longue, avec une vision plus macro.

À lire aussi : Créer un business plan : comment faire ?

Scénarios prévisionnels

L’année 2020 nous l’a prouvé : certains événements sont imprévisibles et peuvent impacter fortement votre trésorerie. Mais cela veut-il dire que le budget prévisionnel est à jeter par la fenêtre ?

Pour pouvoir anticiper différents cas de figure sans passer des heures à multiplier les scénarios sur Excel, l’essentiel est de définir :

• un scénario “de base” qui sera votre budget prévisionnel réaliste, basé sur les années précédentes
• un scénario “stress case” avec une vue pessimiste, pour anticiper le délai avant que votre trésorerie soit dans le rouge.

En fonction des besoins, vous pouvez aussi faire des scénarios spécifiques : suppression de charges, nouvelle source de revenu, nouveau projet, embauches… Ce qui vous permettra de voir l’impact sur votre trésorerie dans le futur.

Exemples de scénarios pour prévoir votre trésorerie

Pour construire votre prévisonnel en fonction des différents scénarios, il s'agit de vous projeter dans l'avenir en distinguant les hypothèses optimistes et les hypothèses pessimistes. S'il est normal de pouvoir être ambitieux dans la saisie de vos objectifs à atteindre, nous conseillons de prévoir au moins un scénarion pessimiste pour que vous soyez prêts à anticiper le pire et pour ainsi sécuriser votre trésorerie.

Voici une liste d'exemples de scénarios que vous pourrez anticiper en partant de votre scénario de base :

Scénario de base

En fonction des flux passés, anticiper un scénario de base : reprendre les charges fixes, anticiper les charges variables et estimer les recettes en fonction des tendances du moments

Suppression des charges

Annulation d'un abonnement, report de paiement, licenciement, vente de locaux...

Nouvelle source de revenu

Accès à un financement, optention d'un prêt bancaire, augmentation du découvert autorisé, obtention d'une aide de l'Etat...

Nouveau projet

Nouvelle embauche, achat ou location de nouveaux locaux, ouverture d'un nouvel établissement, lancement d'un nouveau produit...

Evénements incertains

Confinement, règles sanitaires strictes, événement géopolitique...

Attention : un scénario prévisionnel basé sur la possibilité d’un événement incertain (ex : l’obtention d’une récompense) n’est pas votre budget prévisionnel. Celui-ci doit être au plus près de la réalité.

Budget prévisionnel : quand l’établir ? Avec qui ?

Le budget prévisionnel se fait au moment de la clôture, en général en fin d’année civile. Une période chargée pour les fonctions finance, qui planchent sur le bilan de l’année qui se termine et sur le bilan prévisionnel pour l’année suivante.

Une fois que vous avez établi vos objectifs, présentez votre budget prévisionnel aux autres responsables de l'entreprise pour leur expliquer vos attentes (responsable commercial, directeur des ventes, responsable du marketing, de la communication…) et ajustez vos anticipations en fonction. Une fois votre projet clairement établi et validé, transmettez-le à votre comptable ou expert-comptable.

À lire aussi : Prévisions de trésorerie : Les 4 conseils à retenir absolument

Comment mettre à jour son budget prévisionnel ?

Une fois votre budget prévisionnel établi, hors de question de le remiser dans les cartons et de ne plus jamais s’en servir. Si vous avez mis en place un suivi de trésorerie régulier, vous pourrez facilement voir où vous en êtes et faire régulièrement le point.

A quel rythme mettre à jour son budget prévisionnel ?

• Toutes les semaines/mois : suivi des encaissements/décaissements
• Tous les trimestres : mise à jour du budget prévisionnel de trésorerie (modèle 3+9 / 6+6 / 9+3)

Vous n’avez pas de suivi de trésorerie en place ? Découvrez notre modèle Excel gratuit !

En comparant le réel avec les prévisions, vous pourrez déterminer si vous avez atteint vos objectifs, comprendre pourquoi et ajuster votre prévisionnel pour les mois restants.

Les bonnes pratiques du suivi de budget prévisionnel

• Obtenir les données rapidement (J+1 à J+5) et faire ses analyses à J+5 maximum ;
• Adapter la fréquence des analyses aux problématiques propres à son activité et à son entreprise, ne pas hésiter à augmenter la fréquence du suivi ;
• Communiquer régulièrement avec ses partenaires financiers (banques, investisseurs...), leur donner de la visibilité et convenir ensemble d’un plan d’actions ;
• Revoir sa base de coûts et sa structure de dépenses régulièrement pour favoriser la flexibilité ;
• Anticiper les impacts potentiels d’un scénario dégradé ;
• Identifier les solutions potentielles à activer et leur timing de décision (organisation, structure de coûts, financements & aides).

"Je compare régulièrement les écarts entre le réalisé et l’objectif, ce qui me permet de corriger ces écarts s’il le faut et d’avoir immédiatement une nouvelle prévision à long terme (...) Ça m’aide énormément quand je vais discuter avec la banque pour obtenir des financements." Philippe Colson, DAF de Lucca (outil d’automatisation des processus administratifs et RH)

Construire son budget prévisionnel : les enjeux par secteur

Budget prévisionnel restauration / hôtellerie

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte au moment de construire son budget prévisionnel de restaurant ou d’établissement hôtelier :

• la saisonnalité de l’activité ;
• la sensibilité au contexte économique (crise Covid-19 par exemple).

Pour ces raisons, mieux vaut établir plusieurs scénarios, et étudier soigneusement sa base de coût pour limiter les dépenses.

“La gestion de la trésorerie va nous permettre de faire des investissements, d’embaucher, d’améliorer le restaurant au quotidien. C’est un point sur lequel on doit avoir un œil attentif.” Antony Giordano, fondateur de Père & Fish, établissement de restauration rapide

Pour une liste complète des encaissements et décaissements à faire figurer dans le budget prévisionnel de votre restaurant, découvrez notre article : "Comment établir le plan de trésorerie d’un restaurant : 3 étapes-clé"

À lire aussi : Comment gérer un problème de trésorerie d’un restaurant

Budget prévisionnel franchise

En général, un franchisé dispose d’un business model et de données commerciales et financières fournis par le franchiseur et prêts à être appliqués à son entreprise, ce qui semble limiter les difficultés pour créer son budget prévisionnel. Le point bloquant peut être l’investissement initial pour démarrer l’activité, qui implique en général le recours à l’emprunt. Lors de la négociation avec la banque, le budget prévisionnel franchisé est décisif, et doit donc être particulièrement fiable et détaillé.

Vous avez plusieurs établissements ? Mettre au point un budget prévisionnel consolidé est nécessaire mais peut s’avérer complexe. Découvrez le témoignage de Jean-Marie Cavalier, gérant de 3 restaurants franchisés Pizza Hut.

À lire aussi : Comment devenir franchisé en 8 étapes

Budget prévisionnel services aux entreprises et aux particuliers

Pour les dirigeants de sociétés qui proposent des services aux entreprises et aux particuliers, l’anticipation de la trésorerie s’avère complexe à cause des délais de paiement des clients, qui peuvent être assez longs. L’enjeu va donc être d’anticiper le BFR (besoin en fonds de roulement) pour éviter les trous dans la trésorerie.

“Dans mon activité (conception et vente de cuisines), nous avons des variations importantes de trésorerie qui sont dues à des décalages de paiement et des délais de règlement incompressibles. Du coup, il est très difficile de connaître et de prévoir facilement son niveau de trésorerie réelle et d’anticiper comment il va évoluer dans une semaine, un mois ou six mois !” Gianni Mezzasalma, Raison Home - cuisine & agencement Découvrir son témoignage complet

Budget prévisionnel association

Calculer le budget prévisionnel d’une association n’est pas simple quand on n’est pas formé à la comptabilité et à la gestion. Le financement provient majoritairement d’aides et de subventions, et le moindre retard a un impact important sur la trésorerie.

“Nous bénéficions de subventions qui nous sont versées par la Commune. Le versement de ces subventions est clé pour le bon fonctionnement et la pérennité de l’association. Si nous constatons un retard dans leur versement, notre trésorerie peut dégringoler. Nous payons des charges tous les mois liés au salaires, à nos fournisseurs, à nos prestataires qui elles sont fixes et ne peuvent pas être repoussées. En plus, il arrive que du matériel tombe en panne et qu’il faille le remplacer ou encore qu’un salarié nous quitte et qu’il faille donc verser des indemnités de départ. Tous ces événements ont un coût que je dois anticiper si je ne veux pas basculer dans le rouge du jour au lendemain.” Mélanie Pasteur, Centre Éducatif de Vacances de Gueux Découvrir son témoignage complet

Pour une liste complète des encaissements et décaissements à faire figurer dans votre budget prévisionnel d’association, découvrez notre article : "Comment gérer la trésorerie d’une association".

Choisir le bon outil pour faire un budget prévisionnel

Établir un budget prévisionnel sur Excel

La plupart des dirigeants et responsables financiers de TPE et PME utilisent Excel pour construire leur budget prévisionnel. Quand les catégories d’encaissements et de décaissements ne sont pas trop nombreuses et prévisibles, Excel peut faire l’affaire ; mais souvent, le calcul du budget prévisionnel sur Excel est extrêmement chronophage et source d’erreurs.

Les limites d’Excel pour établir un budget prévisionnel

• La difficulté à élaborer la trame du fichier et les formules ;
• Les erreurs potentielles dans les formules ou la saisie ;
• Le temps passé à le mettre à jour ;
• Le manque de souplesse et d’automatisation ;
• le manque de visualisation des données.

D’après une étude menée par Tagetik en 2016, 88 % des feuilles de calcul Excel utilisées dans les processus de de budgétisation, de planification et de prévision contiennent des erreurs ! Les sources d’erreur sont nombreuses : erreurs de calcul, formules écrasées, erreurs de formules, devises non alignées, pas de suivi des modifications, chiffres supplémentaires, mauvaise position de la décimale, données d’origine incorrectes, erreurs de taxe ou de taux d’intérêt… Alors, comment faire pour s’assurer que son budget prévisionnel est fiable ?

Réaliser un budget prévisionnel avec Agicap

Agicap est un logiciel de gestion de trésorerie adapté à toutes les PME. Avec Agicap, vous pouvez très facilement créer votre budget prévisionnel, et anticiper en permanence votre trésorerie à 1, 3, 6 ou 12 mois pour prendre les bonnes décisions et sécuriser vos besoins de financement.

Vous pouvez aussi simuler facilement l’impact de scénarios de crise sur votre trésorerie : baisse du chiffre d’affaires, chômage partiel, décalage des remboursements d’emprunts...

“Avec Agicap, je peux piloter facilement ma trésorerie à horizon 9 mois et être serein sur le fait qu’elle restera dans le vert.” Frédéric Kern, Gérant de HNK, entreprise industrielle Découvrir son témoignage complet

En optant pour Agicap, vous aurez accès à un suivi de trésorerie en temps réel et automatisé : un gain de temps énorme par rapport à Excel ! Agicap s’intègre avec vos banques, outils comptables, outils de facturation et met automatiquement votre trésorerie à jour.

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“J’ai réalisé des gains de temps exceptionnels et je gère ma trésorerie de façon beaucoup plus dynamique que sur Excel.” Marianne Besson, DAF de Cityscoot Découvrir son témoignage complet

Les avantages d’Agicap pour élaborer son budget prévisionnel

• Simplicité : Agicap est extrêmement facile à prendre en main, et ne demande pas d’expertise poussée en comptabilité pour piloter sa trésorerie.
• Automatisation : en étant connecté à vos banques et logiciels internes, Agicap met à jour en temps réel toutes vos données financières.
• Visualisation : en un coup d’œil, vous voyez sur Agicap l’évolution de votre trésorerie et vous pouvez personnaliser les vues souhaitées.

Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.

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