Les avantages d'un logiciel de suivi des dépenses pour les DAF
Le suivi des dépenses est une tâche à laquelle aucune entreprise ne peut se défaire et qui incombe tout particulièrement aux DAF. C’est également une tâche qui peut s’avérer complexe surtout pour un groupe qui dispose de plusieurs filiales. L’utilisation d’un logiciel de suivi des dépenses peut cependant vous aider à simplifier ce processus.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des dépenses ? Quelles sont les fonctionnalités proposées ? Comment exploiter correctement votre logiciel de suivi des dépenses ? Réponses dans cette article.
Qu’est-ce qu’un logiciel ou une application de gestion de budget ?
Un logiciel de gestion de budget est un outil qui vous permet d’organiser, de gérer, de suivre et de contrôler votre budget. Il peut être aussi bien utilisé par un particulier qu’une entreprise.
Il existe également des applications de gestion de budget. Il s’agit alors d’outils à utiliser sur des appareils mobiles comme les smartphones ou les tablettes, idéals pour le travail collaboratif ou pour la gestion de budgets personnels.
Traditionnellement, Excel est l’outil de prédilection pour quiconque veut faire un suivi de son budget. Il suffit alors de créer une feuille de calcul où il faut saisir manuellement toutes vos données financières. Ce tableur peut toutefois rapidement dévoiler ses failles dès lors qu’il s’agit de gérer plusieurs comptes.Non seulement, il faut saisir les données manuellement mais en plus les fonctionnalités offertes ne sont pas suffisamment élaborées pour permettre un suivi et une comparaison efficaces des données. Il en résulte que les gestionnaires gaspillent un temps important à saisir les données , avec ce que cela implique comme risque d’erreurs.
Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :
Les outils de gestion de budget modernes, eux, sont dotés de toutes les fonctionnalités nécessaires pour :
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Planifier votre budget en fonction du besoin de l’entreprise
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Importer vos données en temps réel
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Faire un suivi efficace de votre trésorerie grâce à des tableaux et schémas divers
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Consulter les comptes bancaires de l’entreprise
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Automatisation des comptes fournisseurs
Plus efficace est le suivi du budget d’une entreprise, plus la prise des décisions et les choix stratégiques en matière de dépenses est pertinente. En d’autres termes, une entreprise qui dispose d’une visibilité optimale sur sa trésorerie sait gérer ses dépenses et alloue son argent à bon escient. Ce faisant, un logiciel de gestion budgétaire permet donc à une entreprise d’améliorer sa rentabilité mais aussi sa compétitivité sur le marché.
Il existe différents types d’outils pouvant être utilisés pour la gestion de budget. Ils vont du simple tableur aux outils SaaS accessibles en ligne. Voici notamment les différents types d’outils que vous pouvez utiliser pour la gestion budgétaire :
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Les logiciels de comptabilité. Il s’agit d’outils génériques tout-en-un qui permettent aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs finances dont leurs budgets. Les fonctionnalités offertes vont du suivi des flux de trésorerie à la création de reportings détaillés en passant par les analyses financières.
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Les applications mobiles. Particulièrement adaptées aux entreprises dont le personnel est souvent en déplacement, elles permettent aux entreprises de faire le suivi de leurs dépenses depuis un smartphone ou une tablette.
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Les logiciels de gestion budgétaire à proprement parler. Il s’agit d'outils spécifiquement dédiés à la gestion de budgets. Ses fonctionnalités sont donc spécialement dédiées à la gestion budgétaire.
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Les outils en ligne. Il s’agit d’outils numériques qui vous permettent de suivre et de contrôler vos budgets moyennant un abonnement. S’agissant d’outils en ligne, vous n’avez donc pas à installer l’outil. Il vous suffit de vous connecter sur la plateforme pour accéder à vos données.
Voici les principales fonctionnalités qu’on devrait retrouver dans un logiciel de suivi de budget :
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Suivi des entrées et sorties d’argent en temps réel (gestion de compte)
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Visualisation comparative des flux de trésorerie par rapport au budget prévisionnel
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Mise en place d’objectifs budgétaires
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Visualisation graphique des données
Si vous n'avez pas accès à un logiciel de suivi des dépenses, vous pouvez télécharger ce template pré-rémpli qui vous aider à suivre les dépenses de votre entreprise :
Qu’est-ce que la gestion des dépenses (ou spend management) ?
La gestion des dépenses ou spend management désigne, pour une entreprise, le procédé qui consiste à optimiser ses dépenses. Un processus de spend management consiste donc à planifier, contrôler et analyser les dépenses en vue d’en maximiser l’efficacité. En d’autres termes, la politique de spend management permet à une entreprise de réduire ses dépenses tout en optimisant sa rentabilité.
Le spend management est un aspect de la gestion de budget. Gérer son budget revient en effet à peser et mesurer ses dépenses. En réalité, les outils utilisés pour la gestion budgétaire comprennent forcément un volet de gestion des dépenses. De même que pour la gestion de budget, il existe de nombreux outils qui permettent de gérer ses dépenses : du simple tableur au logiciel complet de comptabilité.
Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :
