Les avantages d'un logiciel de suivi des dépenses pour les DAF

Le suivi des dépenses est une tâche à laquelle aucune entreprise ne peut se défaire et qui incombe tout particulièrement aux DAF. C’est également une tâche qui peut s’avérer complexe surtout pour un groupe qui dispose de plusieurs filiales. L’utilisation d’un logiciel de suivi des dépenses peut cependant vous aider à simplifier ce processus.

Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi des dépenses ? Quelles sont les fonctionnalités proposées ? Comment exploiter correctement votre logiciel de suivi des dépenses ? Réponses dans cette article.

Qu’est-ce qu’un logiciel ou une application de gestion de budget ?

Un logiciel de gestion de budget est un outil qui vous permet d’organiser, de gérer, de suivre et de contrôler votre budget. Il peut être aussi bien utilisé par un particulier qu’une entreprise.

Il existe également des applications de gestion de budget. Il s’agit alors d’outils à utiliser sur des appareils mobiles comme les smartphones ou les tablettes, idéals pour le travail collaboratif ou pour la gestion de budgets personnels.

Traditionnellement, Excel est l’outil de prédilection pour quiconque veut faire un suivi de son budget. Il suffit alors de créer une feuille de calcul où il faut saisir manuellement toutes vos données financières. Ce tableur peut toutefois rapidement dévoiler ses failles dès lors qu’il s’agit de gérer plusieurs comptes.Non seulement, il faut saisir les données manuellement mais en plus les fonctionnalités offertes ne sont pas suffisamment élaborées pour permettre un suivi et une comparaison efficaces des données. Il en résulte que les gestionnaires gaspillent un temps important à saisir les données , avec ce que cela implique comme risque d’erreurs.

Voici un exemple de template Excel pour suivre vos dépenses professionnelles :

Les outils de gestion de budget modernes, eux, sont dotés de toutes les fonctionnalités nécessaires pour :

• Planifier votre budget en fonction du besoin de l’entreprise
• Importer vos données en temps réel
• Faire un suivi efficace de votre trésorerie grâce à des tableaux et schémas divers
• Consulter les comptes bancaires de l’entreprise
• Automatisation des comptes fournisseurs

Plus efficace est le suivi du budget d’une entreprise, plus la prise des décisions et les choix stratégiques en matière de dépenses est pertinente. En d’autres termes, une entreprise qui dispose d’une visibilité optimale sur sa trésorerie sait gérer ses dépenses et alloue son argent à bon escient. Ce faisant, un logiciel de gestion budgétaire permet donc à une entreprise d’améliorer sa rentabilité mais aussi sa compétitivité sur le marché.

Il existe différents types d’outils pouvant être utilisés pour la gestion de budget. Ils vont du simple tableur aux outils SaaS accessibles en ligne. Voici notamment les différents types d’outils que vous pouvez utiliser pour la gestion budgétaire :

• Les logiciels de comptabilité. Il s’agit d’outils génériques tout-en-un qui permettent aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs finances dont leurs budgets. Les fonctionnalités offertes vont du suivi des flux de trésorerie à la création de reportings détaillés en passant par les analyses financières.
• Les applications mobiles. Particulièrement adaptées aux entreprises dont le personnel est souvent en déplacement, elles permettent aux entreprises de faire le suivi de leurs dépenses depuis un smartphone ou une tablette.
• Les logiciels de gestion budgétaire à proprement parler. Il s’agit d'outils spécifiquement dédiés à la gestion de budgets. Ses fonctionnalités sont donc spécialement dédiées à la gestion budgétaire.
• Les outils en ligne. Il s’agit d’outils numériques qui vous permettent de suivre et de contrôler vos budgets moyennant un abonnement. S’agissant d’outils en ligne, vous n’avez donc pas à installer l’outil. Il vous suffit de vous connecter sur la plateforme pour accéder à vos données.

Voici les principales fonctionnalités qu’on devrait retrouver dans un logiciel de suivi de budget :

• Suivi des entrées et sorties d’argent en temps réel (gestion de compte)
• Visualisation comparative des flux de trésorerie par rapport au budget prévisionnel
• Mise en place d’objectifs budgétaires
• Visualisation graphique des données

Si vous n'avez pas accès à un logiciel de suivi des dépenses, vous pouvez télécharger ce template pré-rémpli qui vous aider à suivre les dépenses de votre entreprise :

Qu’est-ce que la gestion des dépenses (ou spend management) ?

La gestion des dépenses ou spend management désigne, pour une entreprise, le procédé qui consiste à optimiser ses dépenses. Un processus de spend management consiste donc à planifier, contrôler et analyser les dépenses en vue d’en maximiser l’efficacité. En d’autres termes, la politique de spend management permet à une entreprise de réduire ses dépenses tout en optimisant sa rentabilité.

Le spend management est un aspect de la gestion de budget. Gérer son budget revient en effet à peser et mesurer ses dépenses. En réalité, les outils utilisés pour la gestion budgétaire comprennent forcément un volet de gestion des dépenses. De même que pour la gestion de budget, il existe de nombreux outils qui permettent de gérer ses dépenses : du simple tableur au logiciel complet de comptabilité.

Comment surveiller ses dépenses professionnelles ?

Que ce soit en entreprise ou sur un plan personnel, la gestion des dépenses est la clé de la réussite et de la productivité.

Voici nos conseils pour surveiller mais aussi optimiser vos dépenses professionnelles :

• Évaluer les charges et élaborer un budget prévisionnel. Les charges d'une entreprise sont de deux types : les charges fixes (loyer, salaires, impôts et taxes, les frais bancaires, etc.) et les charges variables (l'achat de stocks, les salaires des employés saisonniers et des stagiaires, les dépenses logistiques, etc.). Les gestionnaires doivent prévoir ces dépenses afin d'élaborer son budget prévisionnel.

Ce dernier servira ainsi de référence pour surveiller les dépenses réelles de l'entreprise.

• Mettre en place une politique des dépenses. Il s'agit d'un ensemble de règles qui régissent le remboursement des notes de frais dans une entreprise. Tous vos collaborateurs doivent suivre le même processus en ce qui concerne la gestion de leurs dépenses professionnelles. Une telle uniformisation des règles p

*ermet non seulement un suivi optimal mais aussi une maîtrise des dépenses.

Les collaborateurs doivent savoir ce qui est permis et ce qui ne l'est pas : quel budget à ne pas dépasser en matière d'hébergement, de location de voiture, de restauration, etc.

Une telle politique ne doit toutefois pas rester figée car il faut aussi trouver un compromis entre optimisation des dépenses et satisfaction des collaborateurs. Ces derniers doivent être consultés au cas où ils auraient des suggestions d'amélioration de la politique en question.

• Dématérialiser vos documents financiers. Il s'agit de numériser des documents tels que les reçus, les factures, les rapports financiers, etc. Cela permet d'en faciliter le suivi. De plus, les logiciels de suivi de dépenses sont dotés d'une option de collecte et de traitement automatique de ces dépenses. Cela vous offre un gain de productivité. D'ailleurs, cette pratique vous permet de libérer de l'espace dans vos locaux d'entreprise.

• Utiliser un logiciel de suivi des dépenses. Grâce aux fonctionnalités offertes, ces outils permettent de suivre et de contrôler les dépenses professionnelles au sein d'une entreprise.

Notre grand comparatif de logiciels de spend management se trouve ici :

DAF : Comment exploiter toutes les fonctionnalités d'un logiciel de suivi des dépenses

Une fois que vous aurez mis toutes ces bonnes pratiques en place, voici quelques conseils pour exploiter le plein potentiel de votre logiciel de suivi des dépenses.

1/ Centralisez la donnée

Vérifiez que vos banques sont bien connectées à votre logiciel et toutes les données remontent bien dans votre suivi des dépenses.

2/ Catégorisez vos dépenses

Utilisez des catégories claires et pertinentes pour classer les dépenses de votre entreprise. Vous pourrez ainsi mieux visualiser les évolutions et tendances à l'intérieur de chacune de vos catégories.

3/ Définissez des budgets

Fixez des budgets pour chaque département, projet ou catégorie de dépenses. Pour cela, basez vous sur vos objectifs (par exemple : accroître le chiffre d'affaires, réduire les coûts ou l'expansion sur de nouveaux marchés etc.) et adaptez-les en fonction de vos dépenses passées. Les dépenses passées doivent vous aider à identifier les tendances, les variations saisonnières et les domaines où les dépenses ont été plus élevées que prévu.

Répartissez ensuite vos budgets en fonction des catégories et des projets. Impliquez les responsables des départements concernés pour vous aligner sur le budget et l'objectif à atteindre avec ce budget.

Pensez garder une marge de manœuvre pour faire face aux éventuels imprévus et aux opportunités qui pourraient survenir en cours d'année. Pour cela, vous pouvez construire votre budget sur la base du Beyond Budgeting.

Pour rester agile et proche de la réalité que possible, n'oubliez pas de réviser régulièrement vos budgets.

Votre logiciel de suivi des dépenses vous aidera à comparer ce qui est réalisé par rapport à vos prévisions budgétaires, ainsi qu'à communiquer sur les résultats.

4/ Analysez vos données

Utilisez les rapports et les tableaux de bord du logiciel pour identifier les tendances, les écarts et les opportunités d'économies

5/ Mettez en place du controlling

Configurez des alertes et mettez en place des contrôles pour prévenir les dépassements de budget ou les dépenses non conformes.

6/ Impliquez les parties prenantes et responsables

Encouragez les responsables de département ou de projet à utiliser le logiciel pour suivre et contrôler les dépenses de leur équipe. S'ils n'ont pas accès au logiciel, communiquez-leur régulièrement les résultats et demandez-leur de commenter les résultats.

Quel est le meilleur logiciel pour gérer ses comptes ?

Vous avez besoin d’un logiciel de suivi des dépenses et vous ne savez pas lequel choisir ? Agicap reste l'un des meilleurs logiciels pour gérer les comptes d'une entreprise. C'est un outil simple d'utilisation et doté de fonctionnalités complètes pour la gestion de trésorerie et adapté aux entreprises de toute taille et de tous les secteurs d’activité. Il est d’une mise en place facile étant donné qu’il suffit de s’abonner et de créer son compte.

Parmi ses fonctionnalités, on peut citer :

• Suivi de trésorerie. Grâce à un plan de trésorerie fonctionnel, vous disposez d'une vue d’ensemble et en temps réel sur votre cash et sur tous vos mouvements de fonds.

• Prévisionnel de trésorerie. Vous pouvez anticiper vos prises de décisions, analyser et corriger tout écart entre le prévisionnel et le réel.

• Intégrations avec vos outils de gestion habituels. Grâce à des connecteurs natifs, Agicap s'intègre avec vos tableurs, vos solutions de stockage, de paiement, de comptabilité et de systèmes ERP ou de gestion de dépenses. Vous pourrez ainsi créer un écosystème complet qui vous permet de centraliser la gestion de l'ensemble du volet financier de votre entreprise.

• Gestion consolidée des comptes des différentes filiales d'entreprise. Passez d'une visualisation par entité ou en consolidé en un clic pour piloter efficacement votre trésorerie de groupe.

• Reporting et collaboration. Avec Agicap, vous avez la possibilité de personnaliser vos tableaux de bords pour suivre des KPI spécifiques et bénéficier de rapports sur mesure. L'outil est aussi adapté pour le travail collaboratif pour permettre à différents utilisateurs de travailler sur la même interface.

• Relance de paiement. Afin d'éviter les conséquences néfastes des retards de paiement, Agicap vous permet de mettre en place des flux de travail de relance clients automatisés grâce à sa fonction CashCollect.

Vous l'aurez compris, l'adoption d'un logiciel de suivi des dépenses est un investissement judicieux pour les DAF, offrant une gestion plus efficace des dépenses, une meilleure visibilité financière et une optimisation des processus internes. Cela permet à l'entreprise de gagner du temps, de réduire les coûts et de se concentrer sur sa croissance et son succès à long terme.

N'hésitez pas à tester Agicap, seul logiciel de suivi des dépenses gratuit (sous conditions d'utilisation) :