Offene Posten: Definition, Überblick und Funktion

Offene Posten spielen eine wesentliche Rolle in der Buchführung und sind damit auch wichtig für das Cashflow- und Liquiditätsmanagement eines jeden Unternehmens. Sie beeinflussen unmittelbar die finanzielle Gesundheit und die Planungsfähigkeit Ihres Betriebs. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen detaillierten Einblick in die Welt der offenen Posten, zeigen Ihnen, wie Sie sie ausgleichen und welche Softwares dafür geeignet sind.

Definition und Bedeutung: Was versteht man unter offenen Posten?

Offene Posten sind Forderungen oder Verbindlichkeiten eines Unternehmens, die bisher nicht durch Zahlungen beglichen wurden. Diese können aus gelieferten, aber bislang nicht bezahlten Waren, erbrachten, aber bisher nicht vergüteten Dienstleistungen oder ausstehenden Rechnungen resultieren.

In der Buchhaltung werden diese zwei Arten von offenen Posten auf den entsprechenden Debitoren- oder Kreditorenkonten erfasst und stehen in engem Zusammenhang mit den finanziellen Mitteln eines Unternehmens, da sie direkten Einfluss auf die Liquidität haben.

Wie kommen offene Posten zustande?

Offene Posten entstehen in der Regel durch den alltäglichen Geschäftsbetrieb eines Unternehmens. Der typische Ablauf, der zu offenen Posten führt, beginnt mit der Erbringung einer Leistung oder der Lieferung einer Ware an Ihre Kund:innen.

Nachdem die Leistung erbracht oder das Produkt geliefert wurde, stellen Sie eine Rechnung aus. Von diesem Zeitpunkt an wird der Betrag als offener Posten geführt, bis die Zahlung durch den oder die Kund:in erfolgt.

Die Gründe für das Entstehen offener Posten können vielfältig sein:

· Zahlungsziele: Unternehmen gewähren oft Zahlungsziele von 14, 30 oder bis zu 90 Tagen, um Kund:innen Flexibilität beim Begleichen von Rechnungen zu bieten. Während dieses Zeitraums werden die ausstehenden Beträge als offene Posten geführt.

· Zahlungsverzug: Verzögern Kund:innen die Bezahlung über das vereinbarte Zahlungsziel hinaus, bleiben die entsprechenden Posten weiterhin offen.

· Reklamationen und Retouren: Unstimmigkeiten bezüglich der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen können zur Verzögerung von Zahlungen und somit zur Entstehung offener Posten führen.

· Interne Verzögerungen: Manchmal entstehen offene Posten auch durch interne Prozesse, wie verzögerte Rechnungsstellung oder Buchhaltungsfehler.

Wie sieht der Ausgleich der offenen Posten aus?

Der Ausgleich offener Posten dient der Aufrechterhaltung der Liquidität und Gewährleistung eines gesunden Cashflows im Unternehmen. Es gibt verschiedene Methoden, wie Unternehmen diesen Ausgleich nachhaltig gestalten können:

1. Zahlungseingänge verbuchen: Sobald Kund:innen ihre Rechnungen begleichen, werden die entsprechenden Beträge in der Rechnungsverwaltung als Zahlungseingänge verbucht und die offenen Posten geschlossen. Das erfordert eine sorgfältige Überwachung der Bankkonten und einen Abgleich mit den ausstehenden Forderungen.

2. Mahnwesen: Bei überfälligen Zahlungen setzen Unternehmen häufig ein Mahnverfahren ein. Dieses reicht von freundlichen Zahlungserinnerungen bis hin zu formalen Mahnungen, um Kund:innen zur Begleichung ihrer Schulden zu bewegen.

3. Zahlungspläne: Für Kund:innen, die Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen fristgerecht zu begleichen, können individuelle Zahlungspläne ausgearbeitet werden. Diese ermöglichen es, größere Beträge in mehreren kleineren Raten zu zahlen, was letztlich zur Schließung der offenen Posten führt.

4. Direkte Kommunikation: Ein direkter Dialog mit den Kund:innen kann oft helfen, Missverständnisse oder Unklarheiten bezüglich der offenen Posten zu klären und eine schnelle Lösung herbeizuführen.

5. Buchung von Abschreibungen: In Fällen, in denen Zahlungen als unwahrscheinlich eingestuft werden, können offene Posten als abgeschrieben verbucht werden. Das reduziert den ausstehenden Betrag auf den Debitorenkonten, führt jedoch zu einem entsprechenden Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Wie behält man bei den offenen Posten in der Buchhaltung den Überblick?

Die Herausforderung für einen sorgfältigen Überblick besteht darin, jederzeit einen klaren und aktuellen Einblick in alle ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben. Hier sind bewährte Strategien und Werkzeuge, die Unternehmen dabei unterstützen, den Überblick zu bewahren und das Management offener Posten zu optimieren:

· Einsatz von Buchhaltungssoftware: Moderne Buchhaltungssoftware bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung offener Posten, inklusive automatischer Verbuchung von Zahlungseingängen, Erstellung und Versand von Mahnungen sowie detaillierter Berichte und Analysen. Programme wie DATEV, Agicap oder Lexoffice sind Beispiele für Tools, die diese Funktionen aufweisen.

· Regelmäßige Saldenabstimmungen: Die regelmäßige Abstimmung der Kontensalden mit den Bankbewegungen hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren. Das gewährleistet, dass alle Zahlungseingänge und -ausgänge korrekt erfasst werden.

· Aging-Report (Fälligkeitsanalyse): Ein Aging-Report ist ein Instrument im Controlling, um den Überblick über die Fälligkeitsstruktur der offenen Posten zu behalten. Er klassifiziert die Posten nach ihrem Alter, also danach, wie lange sie bereits offen sind. Das erleichtert die Priorisierung von Mahnmaßnahmen und die Abschätzung des Liquiditätsbedarfs.

· Kundenspezifische Kontoübersichten: Für eine zielgerichtete Kommunikation mit Kund:innen ist es hilfreich, individuelle Kontoübersichten bereitzustellen, die alle offenen Posten sowie bereits geleistete Zahlungen aufzeigen.

Software-Lösungen: Praktische Buchhaltungssoftware für offene Posten

Die richtige Software kann das Management offener Posten erheblich vereinfachen, indem sie automatisierte Prozesse für die Buchführung, das Mahnwesen und die Analyse finanzieller Daten bietet. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Buchhaltungssoftware-Lösungen vor.

Agicap

Agicap ist eine Cashflow-Management-Software, die speziell für KMU entwickelt wurde. Sie hilft Unternehmen, ihre Liquidität in Echtzeit zu überwachen und zukünftige Cashflows zu prognostizieren. Durch die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme ermöglicht Agicap eine detaillierte Analyse offener Posten und unterstützt Unternehmen dabei, ihr Liquiditätsmanagement zu optimieren und finanzielle Risiken zu minimieren.

DATEV

DATEV ist eine sehr umfangreiche Buchhaltungssoftware, die speziell für Steuerberater:innen, Buchhalter:innen und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet eine breite Palette an Funktionen, einschließlich der Verwaltung offener Posten, automatischer Buchung von Zahlungseingängen und der Erstellung von Mahnungen. DATEV erleichtert die Buchführung und stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt verbucht und offene Posten zweckdienlich verwaltet werden.

Lexoffice

Lexoffice richtet sich an Freiberufler:innen, Selbstständige und kleine Unternehmen. Das Tool bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Lösung für die Buchhaltung. Die Software automatisiert viele Prozesse -- etwa die Verbuchung von Zahlungseingängen und die Erstellung von Mahnungen. Das vereinfacht die Verwaltung offener Posten erheblich. Lexoffice ermöglicht es auch, Finanzberichte zu generieren, die einen schnellen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und offene Posten geben.

Fazit: Offene Rechnungen und Posten richtig managen

Durch die Implementierung von Best Practices im Debitorenmanagement und die Schulung Ihrer Mitarbeiter:innen können Sie einen systematischen Ansatz zur Verwaltung offener Posten etablieren.

Dieser Ansatz sollte eine regelmäßige Überprüfung der offenen Posten, die Anwendung eines strukturierten Mahnverfahrens bei überfälligen Zahlungen und -- das erleichtert den gesamten Prozess -- die Nutzung einer Software wie Agicap für ein nachhaltiges Cashflow-Management umfassen.

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FAQ: Meistgestellte Fragen zu offenen Posten

Was ist eine Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste / OP-Liste)?

Eine Offene-Posten-Liste, auch OPOS-Liste oder OP-Liste, ist ein detaillierter Bericht, der alle ausstehenden Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens auflistet. Sie hilft, den Überblick über unbezahlte Rechnungen zu bewahren und die Liquiditätsplanung zu unterstützen.

Was sind offene Kreditoren?

Offene Kreditoren repräsentieren Beträge, die ein Unternehmen für erhaltene Waren oder Dienstleistungen bislang nicht an Lieferanten oder Dienstleister bezahlt hat. Ihre Verwaltung ist entscheidend für das Cashflow Management und die Aufrechterhaltung guter Geschäftsbeziehungen.

Wie buche ich offene Posten aus?

Offene Posten werden ausgebucht, indem Zahlungseingänge gegen die entsprechenden Forderungen verbucht oder uneinbringliche Forderungen abgeschrieben werden. Das reduziert die offenen Beträge und aktualisiert die Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens.

Wie entstehen offene Posten?

Offene Posten entstehen durch die zeitliche Differenz zwischen der Erbringung einer Leistung oder der Lieferung einer Ware und dem Eingang der Zahlung dafür. Zahlungsziele und -verzögerungen sind häufige Ursachen für die Entstehung offener Posten.

Was ist eine Offene-Posten-Buchhaltung?

Die Offene-Posten-Buchhaltung ist ein vereinfachtes System, das Rechnungen und Zahlungen verfolgt, die noch nicht beglichen sind. Es hilft gerade kleinen Unternehmen, den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten, indem es getrennt aufzeigt, welche Rechnungen offen sind und welche bereits bezahlt wurden.