Eingangsrechnungen verwalten: Was ist zu beachten?

Auch wenn Eingangsrechnungen zu verwalten ein eher lästiges Thema ist, ist es dennoch wichtig für ein Unternehmen. Der Überblick über die Verbindlichkeiten muss jederzeit behalten werden, damit man nicht aus Versehen in Zahlungsverzug kommt, und das Finanzamt verlangt bei einer Betriebsprüfung eine lückenlose Dokumentation sämtlicher Geschäftsvorgänge. Wir zeigen Ihnen deshalb hier, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen leicht verwalten können.

Eingangsrechnungen verwalten: Warum ist das wichtig?

Eingangsrechnungen zu verwalten ist wichtiger Bestandteil der Buchhaltung – ganz gleich, ob es sich bei einem Unternehmen um einen großen Konzern handelt, oder um einen 1-Personen-Betrieb.

Eingangsrechnungen erhalten Unternehmen von ihren Lieferanten oder Dienstleistern, wenn sie von diesen Produkte oder Dienstleistungen bezogen haben. Die Rechnungen müssen nicht nur pünktlich beglichen, sondern auch aufbewahrt werden – und zwar für mindestens 10 Jahre. Grund dafür ist, dass Belege über finanzielle Geschäftsvorgänge dem Finanzamt jederzeit nachgewiesen werden können.

Früher hat man Ausgangs- und Eingangsrechnungen manuell verwaltet, d.h. chronologisch in einem Aktenordner abgelegt. In Zeiten, in denen Rechnungen häufig jedoch nur noch online versendet werden, setzen Unternehmen immer häufiger digitale Methoden zur Rechnungsverwaltung ein. Das spart Angestellten Zeit und sorgt dafür, dass keine Belege verloren gehen.

Eingangsrechnungen verwalten in Excel

Um den Überblick über seine Rechnungen zu behalten, kann man sich eine Excel-Tabelle erstellen, in denen man sämtliche Eingangsrechnungen erfasst. Das kann beispielsweise so aussehen:

Wichtig ist, dass Sie auf einen Blick die wichtigsten Informationen sehen und so den Überblick behalten. Mit Hilfe der Sortier- und Filterfunktion können Sie in Excel die Tabelle auch automatisch ordnen lassen, z.B. wenn Sie nur die Rechnungen eines bestimmten Lieferanten sehen wollen, oder die Liste nach dem Fälligkeitsdatum ordnen wollen.

Ordnerstruktur für Rechnungen festlegen

Da es Pflicht ist, dass Sie Ihre Rechnungen aufbewahren, müssen Sie sich zusätzlich ein System überlegen, wie Sie die Belege wieder leicht finden. Rechnungen in Papierform legen Sie in Aktenordnern ab und können diese zusätzlich auch noch einscannen und gemeinsam mit Ihren digitalen Rechnungen auf dem PC ablegen. So haben Sie alle Ihre Rechnungen an einem Ort.

Wir empfehlen Ihnen, die Rechnungen in einem Cloud-Laufwerk zu speichern, damit Sie sich über Backups und Datenverlust keine Gedanken bzw. Sorgen machen müssen. Im Cloud-Ordner können Sie zum Beispiel folgende Struktur anlegen:

• Eingangsrechnungen
  • 2022
    • Lieferant A
      • Rechnung 1234
      • Rechnung 1269
    • Lieferant B
      • Rechnung 3489

Eingangsrechnungen digital verwalten mit Rechnungsmanagement-Software

Mehr Übersicht und schnellerer Zugriff

Mit Rechnungsmanagement-Software lassen sich Ausgangs- und Eingangsrechnungen noch leichter verwalten als mit Excel. Die Dokumente werden in digitaler Form in einer Datenbank abgelegt. Zusätzlich werden das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und andere wichtige Informationen zum Geschäftsvorgang hinterlegt, sodass man auch nach einiger Zeit gleich sieht, worauf sich der Vorgang bezieht und man alle relevanten Daten gleich griffbereit hat.

Moderne Software bietet sogar die Möglichkeit, dass Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach automatisch abgerufen und abgelegt werden. Das spart Angestellten Zeit und man kann sich sicher sein, dass eine digitale Rechnung nicht aus Versehen gelöscht wird.

Analoge Eingangsrechnungen scannen & verwalten

Wer Rechnungen in Papierform erhält, kann auch diese digital verwalten: Man scannt die Rechnung einfach ein und legt sie dann in der Rechnungsmanagement-Software ab. Da moderne Anwendungen cloudbasiert sind, muss man sich selbst keine Gedanken über die sichere Archivierung und Backups machen. Darum kümmert sich der Software-Anbieter und sorgt dafür, dass die Archivierung rechtskonform erfolgt.

Das digitale Verwalten von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen wird somit nicht nur komfortabel, sondern auch sicherer. So kann man dem unangemeldeten Besuch vom Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung entspannt entgegen sehen und sich auf das Wesentliche konzentrieren.