Eine Debitorenrechnung ist eine Forderung an Kund:innen (Debitoren), nachdem ein Unternehmen für diese eine Leistung erbracht hat und nun eine Bezahlung fordert. Wir zeigen Ihnen hier, was die grundlegenden Eigenschaften einer Debitorenrechnung sind, wie man sie bucht und effizient managt.
Debitorenrechnung: Definition
Eine Debitorenrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen an seine Kund:innen schickt. Man spricht dabei auch von Forderungen, weil das Unternehmen für das Erbringen einer Leistung eine Bezahlung fordert.
Ganz analog sind Debitoren also solche Personen oder Unternehmen, die einem anderen Unternehmen eine Zahlung schuldig sind. Für die Debitoren stellt diese Rechnung damit eine Verbindlichkeit dar.
Debitorenrechnung vs. Kreditorenrechnung
Das Gegenstück zur Debitorenrechnung ist die Kreditorenrechnung. Für ein Unternehmen stellt diese eine Verbindlichkeit dar, da es Leistungen in Anspruch genommen hat und nun für diese bezahlen muss. Kreditoren sind beispielsweise Lieferanten, bei denen ein Unternehmen seine Waren bestellt.
Debitorenrechnung buchen
Debitorenrechnungen werden als Forderungen gebucht. Es kommt dabei also der Buchungssatz „Forderung gegen Kunden“ zur Anwendung. Stellt ein Unternehmen einem Kunden zum Beispiel eine Rechnung über 1.000€ netto aus bei einer Umsatzsteuer von 19%, werden im SKR 03/04 folgende Konten bebucht:
• Konto SKR 03/04 Soll: 1410/1210 „Forderung gegen Kunden“, Betrag: 1.190€ • Konto SKR 03/04 Haben: 8400/4400 „Erlöse 19% USt“, Betrag: 1.000€ • Konto SKR 03/04 Haben: 1776/3806 „Umsatzsteuer 19%“, Betrag: 190€
Debitorenrechnung bei Jahreswechsel buchen
Beim Buchen von Debitorenrechnungen beim Jahreswechsel muss man etwas aufpassen. Das Handelsgesetzbuch schreibt vor, dass Rechnungssummen in die Bilanz des alten Jahres gehören, wenn die erbrachten Leistungen ebenfalls schon im alten Jahr erfolgten.
Wird die Rechnung also erst im neuen Jahr ausgestellt und bezahlt, muss beim Jahresabschluss diese Rechnung als antizipativer Posten in der Bilanz ausgewiesen werden. Das heißt der Nettorechnungsbetrag kommt in die Bilanz des alten Jahres; die Umsatzsteuer jedoch in die Bilanz des neuen Jahres, da die Steuer erst im neuen Jahr abgeführt werden wird.
Debitorenrechnung ausbuchen
Beim Jahresabschluss kommt es manchmal vor, dass man Debitorenrechnungen ausbuchen muss, damit die Bilanz stimmt und die Offene-Posten-Liste geschlossen werden kann. Das Ausbuchen von Debitorenrechnungen ist erforderlich, wenn eine Forderung zweifelhaft oder uneinbringlich ist.
Zweifelhafte Forderung
Bei einer zweifelhaften Forderung besteht ein gewisses Risiko, dass der Debitor den Rechnungsbetrag nicht oder nur teilweise bezahlen wird. In diesem Fall muss man abschätzen, mit welchem Betrag man noch rechnet und dann entsprechend die Buchung korrigieren.
Für SKR 03/04 sieht das beispielsweise so aus: • Konto SKR 03/04 Soll: 1460/1240 „Zweifelhafte Forderungen“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung • Konto SKR 03/04 Haben: 14321/14321 „(Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners)“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung • Konto SKR 03/04 Soll: 2451/6923 „Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird • Konto SKR 03/04 Haben: 0998/1246 „Einzelwertberichtigungen zu Forderungen – Restlaufzeit bis zu 1 Jahr“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird
Uneinbringliche Forderung
Bei einer uneinbringlichen Forderung steht fest, dass der Debitor die Rechnung nicht bezahlen kann, weil beispielsweise schon ein Insolvenzverfahren gegen ihn läuft und nicht mehr genügend Insolvenzmasse vorhanden ist. Die Forderung muss dann vollständig ausgebucht wurden und es muss eine Korrektur der Umsatzsteuer erfolgen. Im SKR 03/04 sieht das so aus:
• Konto SKR 03/04 Soll: 2406/6936 „Forderungsverluste 19% USt“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto) • Konto SKR 03/04 Haben: 14465/14465 „(Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners)“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Debitorenrechnungen und ihre Bedeutung für Unternehmen
Debitorenrechnungen bedeuten, dass ein Unternehmen in Vorleistung gegangen ist, zum Beispiel eine Leistung erbracht hat, oder eine Lieferung getätigt hat. Für diese Leistung sind ihm Kosten entstanden, die so lange mit anderen Mitteln gedeckt werden müssen, bis die Bezahlung durch den Debitor erfolgt ist.
Somit stellen Debitorenrechnungen für Unternehmen eine Belastung der Liquidität dar. Ein effizientes Debitorenmanagement ist deshalb notwendig, damit man immer den Überblick über seine Forderungen behält und sich nicht selbst einen Liquiditätsengpass heranzüchtet.
Für ein effizientes Managen von Debitorenrechnungen ist es notwendig, dass man:
• Zahlungsziele so kurz wie möglich wählt, damit man schneller seine Bezahlung erhält • Zahlungsziele von Rechnungen im Auge behält und nach Ablauf des Fälligkeitsdatums so bald wie möglich eine Zahlungserinnerung an den säumigen Debitor versendet • Bei hohen Rechnungsbeträgen Teilzahlungen oder eine Anzahlung vereinbart, um die Liquidität nicht zu stark zu belasten • Eventuell Finanzierungen in Anspruch nimmt (z.B. Factoring), um stets genügend Liquidität zu haben, dass man den eigenen Verbindlichkeiten jederzeit nachkommen kann
