Welche Zahlungsziele gibt es, wie formuliert man sie?

Wenn Unternehmen Lieferungen oder Leistungen erbringen, spielen die Zahlungsbedingungen, die mit der Kundschaft vereinbart wurden, eine wesentliche Rolle. Nicht immer wird direkt mit der Leistungserbringung bezahlt. Sehr häufig werden Zahlungsziele in einer Rechnung formuliert. Doch was hat es damit auf sich? Hier ein Überblick:

Zahlungsziel in einer Rechnung

Bei einem Zahlungsziel handelt es sich genaugenommen um eine Bedingung, bis wann der Kunde den geschuldeten Betrag zu begleichen hat.

Bei der Rechnungsstellung müssen Unternehmen sehr sorgfältig vorgehen. Das Dokument enthält für Kunden viele wichtige Informationen. Neben der Leistung oder Warenlieferung wird beispielsweise häufig ein Hinweis gegeben, bis wann der Rechnungsbetrag bezahlt werden muss. Entscheidend ist hier, was mit dem Geschäftspartner vereinbart wurde. Durch Marketing- und Vertriebsaktionen wird beispielsweise häufig mit großzügigen Zahlungsbedingungen geworben. In diesem Zusammenhang spricht man auch von Zahlungsziel.

Wichtig: Welches Zahlungsziel gewährt wird, kann das leistungserbringende Unternehmen grundsätzlich einseitig entscheiden. Hierbei handelt es sich um eine strategische Grundsatzentscheidung. Wenn eine großzügige Frist gewährt wird, muss das Unternehmen entsprechend damit rechnen, länger auf Zahlungseingänge warten zu müssen. Das Unternehmen muss also vorfinanzieren.

Solche Angebote müssen in der Liquiditätsplanung exakt kalkuliert werden. Man bedenke: Wenn ein Kunde 20 Kleidungsstücke kauft, diese jedoch erst in 40 Tagen bezahlt, dann muss der Händler dennoch bereits die Ware bezahlen, die Lieferkosten begleichen u.v.m. Das belastet die eigenen Finanzen erheblichen.

Zahlungsziele: Beispiele

Bei den Zahlungsbedingungen sind viele unterschiedliche Varianten denkbar. So können sollten Unternehmen beispielsweise entscheiden, welche Zahlungsmethoden angewandt werden. Also beispielsweise PayPal, Kreditkartenzahlung, Barzahlung, Überweisung. Die Zahlungsmethode kann bereits einen Einfluss darauf haben, wie schnell das Unternehmen an sein Geld kommt.

Doch auch das Thema Zahlungsziel ist für das Liquiditätsmanagement ausschlaggeben. Nicht selten kann es aus wettbewerbsstrategischen Gründen von Vorteil sein, den Kunden Zahlungsziele zu gewähren.

• So werben beispielsweise Onlineshops manchmal mit „100 Tage Zahlpause“.
• Oder es werden "0 % Finanzierungen" angeboten. So dürfen Kunden den Rechnungsbetrag in Ratenzahlung zinsfrei begleichen.
• Sehr häufig liest man in Rechnungen den Passus „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang".
• Möglich ist jedoch auch, dass keine Frist gewährt wird, sondern die Rechnung darauf hinweist "fällig sofort ohne Abzug".

Doch was ist denn der "Normalfall"?

Zahlungsziele: Gesetzliche Regelung nach BGB

Ein Zahlungsziel kann in der Rechnung definiert werden – muss jedoch nicht. Es handelt sich um keine zwingende Pflichtangabe in der Rechnung.

Tipp: Welche Angaben zwingend in einer Rechnung gemacht werden müssen, lesen Sie hier.

Wenn keine besondere Angabe gemacht wurde, gilt die gesetzliche Regelung. In Deutschland sind entsprechende Vorgaben im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) zu finden. Hier regelt § 271 BGB, dass der Gläubiger die Leistung sofort verlangen kann.

Warum kann das leistende Unternehmen überhaupt einseitig entscheiden, welche Zahlungsziele gewährt werden? Wenn das Unternehmen dem Geschäftspartner mehr Zeit einräumt, um die Rechnung zu begleichen, dann geschieht dies freiwillig. Ohne besondere Bestimmung müssten Kund:innen den offenen Betrag sofort leisten. Doch wenn ein Unternehmen großzügig mehr Zeit einräumt, dann kommt er seinem Geschäftspartner hier entgegen. Entsprechende Vereinbarungen können auch vertraglich getroffen werden.

Achtung: Wenn ein Zahlungsziel definiert wurde, dann kann der Rechnungsempfänger die Zahlung zwar früher leisten, muss aber nicht. So heißt es in § 271 Absatz 2 BGB: "Ist eine Zeit bestimmt, so ist im Zweifel anzunehmen, dass der Gläubiger die Leistung nicht vor dieser Zeit verlangen, der Schuldner aber sie vorher bewirken kann." Unternehmen sollten deshalb gut überdenken, ob sie entsprechende Zahlungsziele überhaupt gewähren wollen. Wurde das Zahlungsziel beispielsweise so bestimmt, dass der Kunde den Betrag „45 Tage nach Erhalt der Rechnung“ bezahlen kann, dann kann das Unternehmen nicht einfach nach 30 Tagen die Bezahlung verlangen.

Wichtig: Besondere Vorgaben Unternehmen sollten sich mit den gesetzlichen Regelungen auseinandersetzen. So gibt es besondere Bestimmungen, beispielsweise in § 271a BGB. Demnach ist ein Zahlungsziel gesetzlich grundsätzlich auf maximal 60 Tage beschränkt. Eine längere Frist kann vereinbart werden. So heißt es: "Eine Vereinbarung, nach der der Gläubiger die Erfüllung einer Entgeltforderung erst nach mehr als 60 Tagen nach Empfang der Gegenleistung verlangen kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist."

Besondere Regelungen sind außerdem zu beachten, wenn ein Unternehmen für öffentliche Auftraggeber tätig wird. Hier sieht das Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) maximal eine 30-Tage-Zahlungsfrist vor.

Zahlungsziele: Sofort ohne Abzug

Das Zahlungsziel "sofort ohne Abzug" ist also durchaus im Einklang mit den Regelungen des BGB. In diesem Fall muss also beispielsweise die Ware bei der Lieferung direkt beglichen werden. Und zwar ohne Preisnachlässe o.Ä.

Der Vorteil für das Unternehmen liegt hier auf der Hand: Der Zahlungseingang erfolgt zeitnah. Das Unternehmen kann also schnell die Liquidität stärken und muss nicht allzu lange in Vorleistung gehen.

Zahlungsziel nicht mit Zahlungsverzug verwechseln

Zahlungsziel oder Zahlungsverzug – diese ganzen Begrifflichkeiten klingen ähnlich und können schnell zur Verwirrung führen. Manch einer denkt, das wäre alles dasselbe. Doch hier kurz ein Hinweis, warum es so wichtig ist, hier fein zu entscheiden:

Bei dem Zahlungsziel handelt es sich um einen Zeitrahmen, den das leistende Unternehmen dem Geschäftspartner für die Bezahlung einer Rechnung gewährt. Doch der Eintritt eines Zahlungsverzugs ist wichtig, um ggf. Mahnverfahren einzuleiten.

Ein Mahnverfahren kommt infrage, wenn ein Schuldner in Verzug geraten ist. Hier gibt das BGB Regeln vor, wann ein Verzug vorliegt. So wird beispielsweise in § 286 Abs. 3 BGB die 30-Tage-Regelung getroffen. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt demnach spätestens dann in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, dann gilt die Regelung nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung entsprechend hingewiesen worden ist. Zahlungsziel und Zahlungsverzug sind also nicht synonym zu verwenden.

Tipp: Einen Überblick zum Thema Zahlungsverzug finden Sie hier.

Zahlungsziele und Skonto

Viele Unternehmen kombinieren Zahlungsziele mit einer Skonto-Gewährung. Was hat es damit auf sich?

Bei einem Skonto handelt es sich um einen Preisnachlass, wenn der Rechnungsbetrag innerhalb einer bestimmten (kurzen) Frist bezahlt wird. So kann es in der Rechnung beispielsweise lauten: "Rechnungsbetrag zahlbar abzüglich 2 % Skonto bei Zahlungseingang innerhalb von 14 Tagen."

Wenn Unternehmen also beispielsweise einerseits ein Zahlungsziel von 30 Tagen gewährt, jedoch den o.g. Hinweis gibt, so hat der Kunde zwar einerseits die Möglichkeit, mit der Bezahlung der Rechnung noch etwas zu warten. Doch bei früherer Rechnungsbegleichung spart er Geld.

Wichtig: Skonto sollte nur gewährt werden, wenn dies entsprechend bei der Preiskalkulation berücksichtigt wurde.

Zahlungsziel berechnen: Softwarelösungen von Vorteil

Für das Forderungsmanagement ist es wichtig, dass die verschiedenen Zahlungsfristen genau überwacht werden. Lesen Sie dazu auch: Wie ist die Zahlungsfrist zu formulieren, was sollte sie alles beinhalten?

Doch wenn Zahlungsziele, Skonto-Regelungen u.v.m. gewährt werden, dann ist es alles andere als einfach, den Überblick zu behalten. Gilt die 30-Tage-Frist? Wurde dem Kunden mehr Zeit gewährt? Jede Frist einzeln je Kunden manuell zu berechnen ist immens aufwendig und fehleranfällig. Eine Mahnung zu versenden, obwohl der Schuldner tatsächlich noch nicht mal in Verzug ist, ist nicht nur peinlich, sondern auch ärgerlich.

Umso wichtiger werden hier digitale Tools. Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, dass die offenen Forderungen und Zahlungstransaktionen in Echtzeit überwacht werden. Unterschiedliche Bedingungen, beispielsweise durch Vertriebsaktionen, können dabei berücksichtigt werden. So werden Fehler minimiert und die Liquiditätskontrolle gelingt ohne großen manuellen Aufwand.

Zahlungsziele: Was ist in Deutschland derzeit üblich?

Viele Unternehmen haben bereits erkannt, dass strengere Zahlungsbedingungen liquiditätsstärkend wirken. Daher entscheiden sich immer mehr dazu, die Zahlungsziele zu verkürzen. Nach einer Analyse von Creditreform betrug das gewährte Zahlungsziel im ersten Halbjahr 2022 29,80 Tage. In der zweiten Jahreshälfte 2021 waren es noch 30,71 Tage. Laut der Analyse wurden insbesondere die Zahlungsziele von Rechnungsempfängern aus dem Einzelhandel sowie aus dem Metall- und Elektrogewerbe gekürzt.

Fazit: Entscheidungen über Zahlungsziele sind existenziell

Die Gewährung von großzügigen Zahlungsfristen setzt voraus, dass ein Unternehmen entsprechend über liquide Mittel verfügt. Eine Fehlentscheidung kann hier schnell dazu führen, dass die komplette Firma in Schräglage gerät. Besonders kritisch und unterschätzt ist dies in Wachstumsphasen: Wenn Unternehmen beispielsweise mehr Absatz machen, mehr Waren verkaufen und somit mehr in Vorleistung gehen – jedoch zu großzügige Zahlungsfristen gewährt haben, dann kann es passieren, dass das Wachstum nicht mehr finanzierbar ist. Trotz steigender Umsätze ist das Unternehmen dann insolvenzgefährdet.