Wie erstellt man eine Preiskalkulation und welche Methoden gibt es?

Der Erfolg eines Geschäftsmodells steht und fällt letztendlich an einer guten Preiskalkulation. Schließlich legt diese Kalkulation die Basis, wie hoch die Umsätze sind, die erzielt werden sollen. Wenn zwar viele Verkäufe generiert werden, der Gewinn dennoch zu niedrig ausfällt, stellt sich die Frage: Wurden die Preise richtig kalkuliert? Unternehmen müssen dabei verschiedene Faktoren berücksichtigen. Einerseits müssen die Kosten gedeckt sein, andererseits muss bei Preiserhöhungen sichergestellt werden, dass das Unternehmen noch wettbewerbsfähig bleibt. Ein Spagat, der nicht immer einfach ist. Was ist also zu beachten?

Preiskalkulation: Definition

Eine Preiskalkulation ermittelt den Absatzpreis unter Berücksichtigung der Kosten. Ein Unternehmen kann also ermitteln, welcher Preis mindestens angesetzt werden muss, damit kostendeckend gewirtschaftet wird.

Preiskalkulation einfach erklärt

Damit ein Unternehmen Gewinne erzielen kann, muss ein gewisser Absatz erzielt werden. Der Konkurrenz- und Preisdruck macht dies in manchen Branchen jedoch gar nicht einfach. Wenn zwar viele Verkäufe erzielt werden, der Gewinn jedoch weit unter den Erwartungen bleibt, stellt sich die Frage: Wo liegt die Schwachstelle? Umso mehr, wenn die Konkurrenz hohe Gewinne erzielt. Wurde der Preis zu niedrig angesetzt? Sind die Kosten zu hoch? Müssen Kostensenkungsmaßnahmen ergriffen werden? Das Liquiditätsmanagement ist dann alarmiert.

In vielen Unternehmen ist es leider noch immer so, dass die Preise geschätzt werden. Mit einer Preiskalkulation können viele Erkenntnisse gewonnen werden, die die Basis für den Erfolg (oder Misserfolg) eines Geschäfts legen. Manch ein Unternehmen versucht seine Preise an den Mitbewerbern auszurichten. Natürlich ist es wichtig, konkurrenzfähig zu bleiben. Doch wenn die individuelle Kostensituation des Unternehmens nicht gewürdigt wird, kann dies schnell zum Aus führen. Auch Branchenbesonderheiten und der jeweilige geschäftliche Schwerpunkt müssen beachtet werden.

Preiskalkulation: Formel und Kalkulationsschema

Doch wie erstellt man nun eigentliche eine Preiskalkulation? Hier gibt es verschiedene Herangehensweisen – die natürlich auch vom jeweiligen Geschäftsmodell abweichen. Es ist ein Unterschied, ob es beispielsweise um ein Produktverkauf geht oder eine Dienstleistung angeboten wird. Einige Berechnungsmöglichkeiten werden nachfolgend kurz vorgestellt.

Preiskalkulation Produkt

Gerade im produzierenden Gewerbe werden verschiedene Produkte hergestellt. Sowohl Gemein- als auch Einzelkosten müssen bei der Preisfindung berücksichtigt werden.

Häufig kommt hier die Zuschlagskalkulation zum Einsatz. Das Unternehmen ermittelt zunächst seine Selbstkosten. Dafür müssen die Herstellkosten berechnet werden. Die entsprechend benötigten Informationen liefert die Buchhaltung bzw. Kostenrechnung.

Die in der Literatur (vgl. beispielsweise das Gabler Wirtschaftslexikon) gängige Formel dafür lautet wie folgt: Materialkosten + Fertigungskosten = Herstellkosten

Dabei berechnen sich die Material- und Fertigungskosten wie folgt:

Materialeinzelkosten

• Materialgemeinkosten

= Materialkosten

• Fertigungslöhne
• Fertigungsgemeinkosten
• Sondereinzelkosten der Fertigung

= Fertigungskosten

Achtung: Im Handels- und Steuerrecht findet man häufig den Begriff Herstellungskosten. Dieser Begriff ist hier jedoch nicht gemeint! Die Herstellkosten kommen aus der Kostenrechnung und sollten nicht mit Herstellungskosten im bilanziellen Sinne verwechselt werden.

Die Selbstkosten berechnen sich dann aus den Herstellkosten, den Verwaltungsgemeinkosten und den Vertriebsgemeinkosten. Die Formel lautet also:

Herstellkosten

• Verwaltungsgemeinkosten
• Vertriebsgemeinkosten

= Selbstkosten

Die Selbstkosten sind zunächst einmal die Basis, einen Preis zu ermitteln, der Kostendeckung gewährleisten soll. Doch ein Unternehmen will auch Gewinne erzielen. Wurden die Selbstkosten ermittelt, muss das Unternehmen also entscheiden, wie viel Gewinn pro Verkauf erzielt werden soll und einen entsprechenden Gewinnaufschlag vornehmen.

Viele Unternehmen gewähren auch Skonto, um durch schnellere Zahlungseingänge die eigene Liquidität zu stärken – auch das muss jedoch bei der Preiskalkulation bereits berücksichtigt werden. Und Rabattmöglichkeiten für Werbeaktionen müssen hier bereits miteinkalkuliert werden. Die Formel für den Endpreis kann daher lauten:

Selbstkosten

• Gewinnaufschlag (z. B. 15 %)
• Skonto (z. B. 3 %)
• Rabatt (z. B. 10 %)

= Verkaufspreis

Dieser Verkaufspreis ist netto – also ohne Umsatzsteuer – berechnet. Mit dieser Formel werden also Kosten und Gewinnaufschläge bereits berücksichtigt. Die Umsatzsteuer muss dann ggf. noch entsprechend berechnet werden und der Preis entsprechend brutto ausgewiesen werden. Wichtig ist jedoch: Bei der Preiskalkulation müssen auch die Preise von Wettbewerbern analysiert werden. Der Konkurrenzdruck ist nicht zu unterschätzen.

Preiskalkulation: Formel im Einzelhandel

Vor allem im Einzelhandel kann der Preisdruck immens hoch sein. Anders als im produzierenden Gewerbe, werden hier die Produkte regelmäßig eingekauft und (im Idealfall) mit Gewinn verkauft.

Bei der Kalkulation müssen daher andere Kostenaspekte beachtet werden. Als gängiges Schema hat sich die Handelskalkulation durchgesetzt. Diese kann vorwärts oder rückwärts berechnet werden.

Listeneinkaufspreis

• Lieferskonto/-rabatt

• Bezugskosten (netto)
• Geschäfts- und Handlungskosten

= Selbstkosten

• Gewinn
• Kundenskonto/-rabatt

= Verkaufspreis

• Umsatzsteuer

= Bruttoverkaufspreis

Preiskalkulation rückwärts

Manchmal kann es – gerade im Handel – vorkommen, dass ein bestimmter Endpreis bereits feststeht. Für das Unternehmen ist es daher wichtig zu wissen: Welche Einkaufskosten darf ein Produkt haben, damit am Ende dennoch der geplante Preis inkl. Gewinn möglich ist? Eine Preiskalkulation ist auch „rückwärts gerechnet“ möglich. Ausgangspunkt ist dann der Bruttoverkaufspreis:

Bruttoverkaufspreis

• Umsatzsteuer
• Kundenskonto/-rabatt
• Gewinn

= Selbstkosten

• Geschäfts- und Handlungskosten
• Bezugskosten (netto)

• Lieferskonto/-rabatt

= Listeneinkaufspreis

Tipp: Mit dieser Methode kann ein Unternehmen seine Einkaufspreisobergrenze festlegen. Liegt der Preis darüber, geht dies zulasten des Gewinns – und damit auch der eigenen Liquidität.

Preiskalkulation: Gastronomie

Auch in der Gastronomie kommt es nur allzu häufig vor, dass bei den Preisen für Gerichte und Getränke schlichtweg Vergleichspreise von anderen Restaurants in der Gegend als Basis herangezogen werden. Das kann jedoch fatal sein – denn wenn beispielsweise die Lebensmittel teurer eingekauft werden, weil man auch im Konzept damit wirbt, "vom heimischen Bio-Bauernhof" die Waren zu beziehen – dann kann am Ende ein fettes Minus stehen.

In der Gastronomie haben sich daher bestimmte Kalkulationssätze bewährt, um die eigenen "kostendeckenden und gewinnorientierte" Preise zu finden: Die einfache Faustregel lautete früher: Einkaufspreis x 4 = Verkaufspreis

Diese Kalkulation ist simpel – gilt jedoch leider oft auch als ungenau. Auch wenn es etwas aufwendiger ist: Wenn Kosten für die Lagerung, Gemein- und Eigenkosten sowie Personalkosten berücksichtigt werden, erhält man ein wesentlich genaueres Ergebnis. Doch nicht immer fällt es einem Gastwirt leicht, diese Kosten so exakt auszuweisen. Typisierend kommt daher folgende Formel häufig zum Einsatz:

Einkaufspreis

• Lagerung 40 %
• Gemeinkosten 30 %
• Eigenkosten 20 %
• Gewinn (20-40 %)

= Grundkosten

• Personalkosten 20%

= Nettopreis

• Umsatzsteuer (19%)

= Preis für die Mahlzeit

Wichtig: Natürlich kann man darüber streiten, ob diese Zuschläge nun passend sind oder nicht. Je genauer ein Unternehmen Kosten selbst berechnen kann, umso besser. Allerdings ist es manchmal sehr schwierig, die genauen Kosten anteilig für eine Mahlzeit auszuweisen. Diese Formel kann daher helfen, einen Preis zu finden. Die tatsächlichen Verhältnisse des Gastwirts können jedoch von der typisierenden Annahme abweichen.

Beispiel: Der Gastwirt bieten Wiener Schnitzel mit Pommes und Salat an. Bei der Konkurrenz in der Nachbarschaft kostet diese Mahlzeit 12,50 Euro. Der Gastwirt will dies unterbieten und schreibt die Mahlzeit mit 11,00 Euro aus. Er hofft je Mahlzeit auf 20 % Gewinn. Eine Aktion, die sich zu bewähren scheint: Viele Kunden nutzen das Angebot, das Lokal ist fast immer komplett belegt. Dennoch bleibt am Monatsende nicht der erhoffte Gewinn übrig. Zum ersten Mal nimmt der Gastwirt eine Preiskalkulation vor. Für eine Portion Wiener Schnitzel mit Pommes und Salat ergeben sich folgende Werte:

Einkaufspreis: 4,50 Euro

• Lagerung 40 %: 1,80 Euro
• Gemeinkosten 30 %: 1,35 Euro
• Eigenkosten 20 %: 0,90 Euro
• Gewinn (20 %): 0,90 Euro

= Grundkosten 9,45 Euro

• Personalkosten 20%: 1,89

= Nettopreis 11,34 Euro

• Umsatzsteuer (19%)

= 13,49 Euro

Der Gastwirt stellt mit Schrecken fest, dass er sich beim Verkaufspreis verkalkuliert hat. 11,00 Euro sind zu niedrig angesetzt. Er kann nun prüfen, ob er beispielsweise den Preis anpassen will, oder die Einkaufskosten senken kann.

Achtung: Bei dieser Formel wurde nun mit 19 % Umsatzsteuer gerechnet. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass der Gesetzgeber der Gastronomie beim Verkauf von Speisen (nicht Getränke) vorübergehend Erleichterungen gewährt durch niedrigere Steuersätze. Bei diesem Beispielsfall soll jedoch (zur Vereinfachung) von der "normalen" Regelbesteuerung ausgegangen werden.

Preiskalkulation: Dienstleistung

Wird eine Dienstleistung angeboten, ist die Preiskalkulation häufig sehr komplex. Viele Freelancer ringen mit dem Problem, zu welchem Honorar sie ihre Leistungen anbieten können. Ob Pauschalhonorar oder Stundensatz – sämtliche Kosten müssen gedeckt sein.

Dienstleister müssen nicht nur eine Kostenaufstellung (z. B. zu Miete, Versicherungen, Werbung) machen – sondern auch realistisch betrachten, wie viele Stunden im Jahr sie tätig sind. Auch ein Dienstleister kann erkranken oder urlaubsbedingt einige Tage nicht tätig sein. Mit dem Stundenverrechnungssatz können Dienstleister berechnen, welches Stundenhonorar im Schnitt angesetzt werden sollte.

Tipp: Auf dem Existenzgründerportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz findet man eine Vorlage als Tabelle für die Berechnung des Stundenverrechnungssatzes.

Preiskalkulation: Vorlage in Excel nutzen

Preiskalkulationen bieten für Unternehmen einen großen Mehrwert. Sie bilden eine wichtige Basis für die später erzielte Umsatzgröße. Immer mehr Unternehmen legen noch mehr Augenmerk auf Kostendeckung – vor allem als Folge der Corona-Pandemie, dem steigenden Kostendruck durch Lieferkettenprobleme und Liquiditätsengpässe. Auch Risikozuschläge sind daher manchmal unausweichlich.

Unternehmen können auf verschiedene Berechnungsmöglichkeiten und Vorlagen in Excel zurückgreifen und diese unternehmensindividuell anpassen. Im Idealfall ist bereits eine moderne Software im Einsatz, die entsprechende Arbeitshilfen bietet. Doch auch beispielsweise das Existenzgründerportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz bietet Tabellen, die als Muster verwendet werden können.