Debitorenlaufzeit: Was sagt die Kennzahl über die Zahlungsmoral Ihrer Kunden aus?

Die Debitorenlaufzeit ist eine wichtige Kennzahl im Liquiditätsmanagement. Sie zeigt die Zeitdauer an, wie lange sich Kund:innen und Geschäftspartner Zeit lassen, eine Rechnung zu bezahlen. Wie man diese Kennzahl berechnet, in welchem Zusammenhang sie mit anderen Größen steht und wie man die Debitorenlaufzeit verbessert, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Debitorenlaufzeit: Definition

Die Debitorenlaufzeit wird auch als Days Sales Outstanding (DSO) bezeichnet. Sie gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis ein Kunde seine offene Rechnung bei einem Unternehmen begleicht.

Diese Kennzahl spielt im Liquiditätsmanagement eines Unternehmens eine wichtige Rolle. Ist die Debitorenlaufzeit sehr lange, bedeutet das, dass die Kunden sich sehr lange Zeit lassen, bis sie ihre Rechnungen begleichen.

Für das Unternehmen heißt das, dass Einnahmen ausbleiben, wodurch die Liquidität geschmälert wird. Das Unternehmen kann so in Zahlungsverzug geraten, weil es seinen Verbindlichkeiten aufgrund mangelnder Liquidität nicht mehr nachkommen kann.

Formel für die Debitorenlaufzeit

Zur Berechnung der Debitorenlaufzeit gibt es eine einfache Formel:

Debitorenlaufzeit = Anzahl der durchschn. Forderungen / Umsatzerlöse x 365

Die Anzahl der durchschnittlichen Forderungen bezieht sich in diesem Fall auf 365 Tage, wenn man die Debitorenlaufzeit auf Jahresbasis betrachtet. Es ist auch eine quartalsweise Betrachtung möglich. Dazu multipliziert man anstatt mit 365 mit 90 Tagen.

Beispiel für die Debitorenlaufzeit

Ein Unternehmen hatte im Jahr 2021 einen Forderungsbestand von 150.000€. Die Bruttoumsatzerlöse betrugen in diesem Zeitraum 280.000€.

Zuerst berechnen wir die Anzahl der durchschnittlichen Forderungen:

Anzahl durchschn. Forderungen = 150.000€ / 365 = 410,96€

Anschließend berechnen wir die Debitorenlaufzeit:

Debitorenlaufzeit = 410,96€ / 280.000€ x 365 = 53,57 Tage

Interpretation

Je kürzer die Debitorenlaufzeit, desto besser wirkt sich das auf die Liquidität des Unternehmens aus. Es lässt sich nicht pauschal sagen, was eine optimale Debitorenlaufzeit ist, da dies von Unternehmen zu Unternehmen und Branche zu Branche unterschiedlich ist.

Während die Debitorenlaufzeit bei E-Commerce- oder Einzelhandelsunternehmen idealerweise weniger als 30 oder sogar 14 Tage beträgt, kann sie bei Industrieunternehmen bei 60 Tagen oder noch mehr liegen. Es kommt immer darauf an, welche Zahlungsziele das Unternehmen seinen Geschäftspartnern oder Kund:innen einräumt.

Debitorenlaufzeit & Kreditorenlaufzeit

Neben der Debitorenlaufzeit spielt auch die Kreditorenlaufzeit eine wichtige Rolle im Liquiditätsmanagement. Die Kreditorenlaufzeit gibt an, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis ein Unternehmen seine Verbindlichkeiten begleicht. Man bezeichnet die Kreditorenlaufzeit auch als Days Payable Outstanding (DPO) und berechnet sie gemäß folgender Formel:

Kreditorenlaufzeit = Anzahl der Verbindlichkeiten / Umsatzerlöse x 365

Die Kreditorenlaufzeit ist gegenläufig zur Debitorenlaufzeit. Während bei letzterer ein möglichst kleiner Wert angestrebt wird, wird bei der Kreditorenlaufzeit ein möglichst hoher Wert angestrebt. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Verbindlichkeiten weiter in die Zukunft schieben können und so ihre Liquidität schonen.

Debitorenlaufzeit verbessern bzw. verkürzen

Unternehmen sollten die Debitorenlaufzeit im Auge behalten und auch mit Vorjahreswerten vergleichen. Erhöht sich die Debitorenlaufzeit, ist das ein Zeichen, dass das Unternehmen früher oder später Probleme mit seiner Liquidität bekommen könnte.

Besonders problematisch wird es, wenn die Kreditorenlaufzeit kürzer ist als die Debitorenlaufzeit. Wenn die Lieferanten also kürzere Zahlungsfristen haben als das Unternehmen seinen Kunden einräumt. So züchtet man sich einen Liquiditätsengpass heran. Damit der nicht entsteht, haben Unternehmen jedoch einige Möglichkeiten, wie sie die Debitorenlaufzeit verkürzen können.

Forderungsmanagement etablieren

Ein solides Forderungsmanagement gehört in jedes Unternehmen. Dazu zählt, dass die Zahlungsziele der Kundenrechnungen im Auge behalten werden. Sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist und die Rechnung noch nicht beglichen wurde, sollte eine Zahlungserinnerung versendet werden.

Verschiedene Kund:innen und/oder Geschäftspartner lassen sich auch in unterschiedliche Gruppen einteilen, z.B. solche mit einer hohen Bonität und solche mit einer niedrigen.

Für die unterschiedlichen Gruppen kann man unterschiedliche Zahlungsbedingungen festlegen. Beispielsweise kann man Kund:innen, die immer wieder durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen sind, nur noch den Kauf per Vorkasse anbieten oder ein kürzeres Zahlungsziel setzen.

Rechnungen sofort nach Leistungserbringung stellen

Viele Unternehmen stellen ihre Rechnungen erst am Monatsende, auch wenn eine Leistung schon am Monatsanfang erbracht wurde. Dadurch erhöht sich zwar nicht die Debitorenlaufzeit auf dem Papier, doch negative Auswirkungen auf die Liquidität hat diese Vorgehensweise trotzdem.

Das Unternehmen geht nämlich in Vorfinanzierung, indem es die Leistung erbringt, wartet dann bis zum Monatsende, um die Rechnung zu erstellen und muss dann noch weitere Zeit warten, bis die Rechnung beglichen wird.

Factoring nutzen

Offene Forderungen können an einen Factoring-Dienstleister verkauft werden. Das schmälert zwar den Gewinn, weil der Dienstleister für diesen Service eine Gebühr erhebt, jedoch muss das Unternehmen in diesem Fall nicht auf die Bezahlung warten. Es erhält sein Geld sofort und bleibt damit liquide.

Factoring eignet sich vor allem dann, wenn das Unternehmen immer wieder mit hohen Debitorenlaufzeiten zu kämpfen hat, weil Kund:innen ihre Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlen. Problemfälle können deshalb an den Factoring-Dienstleister ausgelagert werden. Dadurch reduziert sich die Debitorenlaufzeit.

Kreditorenlaufzeit erhöhen

Anstatt die Debitorenlaufzeit zu verkürzen, kann man auch die Kreditorenlaufzeit verlängern. Indem man beispielsweise mit Lieferanten längere Zahlungsfristen vereinbart, hat man selbst länger Zeit, seine Rechnungen zu begleichen. Hohe Debitorenlaufzeiten können sich damit teilweise ausgleichen lassen.

Debitorenlaufzeit verkürzen durch Bezahlen per Vorkasse

Wenn Kund:innen oder Geschäftspartner im Voraus bezahlen, ist das optimal für ein Unternehmen. Jedoch sind die wenigsten dazu bereit. Deshalb kann man versuchen, die Bezahlung per Vorkasse attraktiver zu gestalten, beispielsweise durch das Gewähren von Skonto oder anderen Rabatten. Auch wenn diese Methode mit einem Gewinneinschnitt einhergeht, ist sie ein effektives Mittel, die Debitorenlaufzeit zu verkürzen und die Unternehmensliquidität zu schonen.