DSO reduzieren: Strategien und Ansätze für Unternehmen

Ein entscheidender Hebel für mehr Liquidität und damit mehr finanziellen Spielraum ist es, die DSO zu reduzieren – also die Forderungslaufzeiten. Diese Kennzahl ist ein entscheidender Indikator für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens. Wir stellen Ihnen fünf Strategien und Maßnahmen vor, wie Sie die DSO reduzieren können.

Definition: Was bedeutet DSO?

DSO ist die englische Abkürzung für Days Sales Outstanding, im Deutschen auch als Forderungslaufzeit oder Debitorenlaufzeit bekannt. Diese Kennzahl aus der Finanzwelt misst die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um Zahlungen für ihre auf Kredit verkauften Waren und Dienstleistungen zu erhalten. Je niedriger der DSO-Wert, desto besser – umso schneller werden Rechnungen in Geld umgewandelt, was einen direkten, positiven Einfluss auf die Liquidität eines Unternehmens hat.

5 Strategien und Maßnahmen, um die DSO zu reduzieren

Die durchschnittlichen Forderungslaufzeiten haben sich in Westeuropa in den vergangenen Jahren kontinuierlich positiv entwickelt, sind also gesunken. Lag der Wert etwa 2012 noch bei 56,5 Tagen, waren es 2021 schon nur noch 50,5 Tage.

Deutschland steht im europäischen Vergleich sehr gut da. Hierzulande lagen die Days Sales Outstanding laut einer Creditreform-Studie beispielsweise im zweiten Halbjahr 2023 bei durchschnittlich rund 40,5 Tagen.

Das Ziel jedes Unternehmens sollte es sein, die DSO möglichst niedrig zu halten. Wir stellen Ihnen nachfolgend fünf Strategien vor, wie Sie Ihre DSO reduzieren können:

• Genauigkeit in der Rechnungsstellung verbessern
• Automatisierte Zahlungserinnerungen einführen
• Digitale Zahlungslösungen nutzen
• DSO-Daten überwachen und analysieren
• Factoring nutzen

Dabei gibt es keine ultimative Ziel-DSO, vielmehr hängt ein guter Wert auch von der Branche und der Zahlungsmoral Ihres Kundenkreises ab. Was jedoch unabhängig davon gilt: Je niedriger die Anzahl der Tage ist, bis eine Rechnung beglichen wird, desto besser.

Strategie 1: Genauigkeit in der Rechnungsstellung verbessern

Eine genaue, zuverlässige, fehlerfreie und zeitgerechte Rechnungsstellung ist grundlegend, um die DSO zu reduzieren. Diese Strategie ist vielmehr eine Grundlage, die jedes Unternehmen schaffen muss.

Denn: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen führen oft zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung, da sie Rückfragen oder Reklamationen seitens der Kund:innen nach sich ziehen können. Eine zielführende Maßnahme zur Verbesserung der Rechnungsstellung könnte die Einrichtung eines standardisierten Rechnungsformats sein, das sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen korrekt aufgeführt sind.

Sofern nicht bereits in Ihrem Unternehmen implementiert, ist die Automatisierung des Rechnungsversands Pflicht. So versenden Sie Rechnungen unmittelbar nach Leistungserbringung oder Warenlieferung. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer zeitnahen Zahlung.

Eine weitere Möglichkeit ist es, die Zahlungskonditionen anzupassen. Nicht jede Branche und nicht jeder Geschäftskunde zahlt schließlich gleich schnell. Eine Allianz-Studie zeigt, dass die DSO in der Baubranche bei rund 82 Tagen liegen, weit über dem globalen Schnitt von 65 Tagen. Indem Sie in solchen Fällen die Zahlungsfristen bewusst verkürzen, Vorauszahlungen akzeptieren oder Rabatte bei schneller Bezahlung anbieten, können Sie die DSO reduzieren.

Strategie 2: Automatisierte Zahlungserinnerungen einführen

Die Implementierung von automatisierten Zahlungserinnerungssystemen (Mahnwesen) ist die zweite Strategie, die wir Ihnen zur Senkung der DSO vorstellen. Solche Systeme senden automatische Benachrichtigungen an Ihre Kund:innen, deren Rechnungen fällig sind oder bald fällig werden. Das trägt – vor allem bei langjährigen Kundenbeziehungen, wie sie im B2B üblich sind – dazu bei, die Zahlungsdisziplin Ihrer Kundschaft zu verbessern und den Verwaltungsaufwand für das manuelle Nachverfolgen von Forderungen zu reduzieren.

In Europa sind solche Systeme noch nicht flächendeckend verbreitet. Laut einer EOS-Studie waren es 2022 immer noch 45 Prozent der europäischen Unternehmen, deren Mahnwesen im Forderungsmanagement nur teilweise oder kaum digitalisiert ist. Deutschland ist hier nur minimal besser, der Wert liegt bei 44 Prozent.

Dabei bieten solche automatisierten Systeme gleich mehrere Positiveffekte. Sie sind nicht nur effizient in der Reduzierung von Zahlungsverzögerungen, sondern stärken auch die Professionalität der Zahlungsabwicklung. Das sorgt im Idealfall bei Ihren Kund:innen für eine höhere Zufriedenheit, da sie eine Zahlungserinnerung so nicht als lästig und störend, sondern als hilfreichen und unaufdringlichen Service wahrnehmen.

Eines dieser Systeme ist Agicap. Mit dem Treasury-Management-Tool senken Sie Ihre DSO dank Maßnahmen wie effizienter Rechnungsstellung, automatisierten Zahlungserinnerungen und einem besseren Überblick über sämtliche Ein- und Ausgabenströme. Zudem sehen Sie in einem übersichtliche Dashboard eine Analyse und die Entwicklung der DSO. Sie können Agicap kostenlos testen und sich selbst ein Bild von allen Funktionen machen.

Strategie 3: Digitale Zahlungslösungen nutzen

Die dritte Strategie ist in den ersten beiden bereits angeklungen und aus unserer Sicht eine der Grundvoraussetzungen, um die DSO vor allem langfristig zu senken. Der Einsatz digitaler Zahlungslösungen kann signifikant zur Reduzierung der DSO beitragen, indem er den Zahlungsprozess für Ihre Kund:innen vereinfacht und beschleunigt. Dank moderner Zahlungssysteme kann Ihre Kundschaft Rechnungen vielfältig bezahlen, etwa durch:

• Kreditkarte
• Direktüberweisung
• digitale Wallets

Diese Optionen bieten nicht nur Komfort, sondern auch die Möglichkeit für sofortige Zahlungen. Das senkt die Zeit, die Sie wiederum auf Liquidität warten müssen. Gerade beim klassischen internationalen Banktransfer ist dieser Faktor nicht zu unterschätzen. Eine Forrester-Studie zeigt, dass 44 Prozent der Unternehmen internationale Zahlungen als Schwierigkeit sehen, um die Forderungslaufzeit zu senken.

Zwar erfordert die Implementierung solcher Systeme zu Beginn eine größere Investition und auch das entsprechende Know-how. Die Vorteile überwiegen allerdings im Normalfall langfristig die Kosten. Digitale Zahlungsplattformen reduzieren nicht nur den manuellen Aufwand, sondern – hier besteht eine Verbindung zur ersten Strategie – verbessern auch die Genauigkeit in der Rechnungsstellung. Zudem bieten sie oft wertvolle Echtzeit-Daten über eingehende Zahlungen.

Strategie 4: DSO-Daten überwachen und analysieren

Die Überwachung und Analyse von DSO-Daten ist entscheidend, um die Effizienz im Forderungsmanagement zu verbessern – und sie von Grund auf überhaupt erst zu verstehen. Die Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) kann diesen Prozess maßgeblich unterstützen.

Mit KI können Sie Zahlungseingänge analysieren und so langfristig Ihre Forderungsprozesse optimieren. KI kann Muster und Trends im Zahlungsverhalten Ihrer Kundschaft erkennen und präzise Vorhersagen treffen, wann Zahlungen wahrscheinlich eingehen werden und an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen, um die DSO zu reduzieren.

Zum Beispiel kann die KI frühzeitig erkennen, welche Kund:innen möglicherweise mit ihrem Zahlungsziel Zahlungsschwierigkeiten haben werden, und automatisch angepasste Zahlungserinnerungen oder ganze Zahlungspläne entwerfen.

Strategie 5: Factoring nutzen

Rund 71 Prozent der Unternehmen, die Absatzfinanzierung einsetzen, nutzen dafür Factoring. Der Factor übernimmt in diesem Fall das Risiko des Zahlungsausfalls und Sie können Forderungen direkt verbuchen.

Diese Methode bietet mehrere Vorteile: Sie verbessert in erster Linie schnell Ihre Liquidität, erleichtert aber auch die Bilanzierung, da die Forderungen aus den Büchern genommen werden. Gerade für Unternehmen, de sehr schnell wachsen oder viele saisonabhängige Schwankungen haben, kann Factoring ein probates Mittel sein, um die DSO zu senken.

Zur Wahrheit gehört hier auch: Sie müssen darauf achten, dass die Kosten für Factoring (Gebühren und Zinsen) die Gewinnmargen nicht zu stark beeinträchtigen. Wägen Sie also Kosten und Nutzen sorgfältig ab, wenn Sie Factoring zur Senkung der Days Sales Outstanding einsetzen.

Praxisbeispiele, wie Unternehmen ihre DSO reduzieren

In der Praxis gibt es viele Ansätze, wie Unternehmen ihre DSO reduzieren. Viele von ihnen setzen auf eine Softwarelösung, die verschiedene Prozesse im Finanzmanagement automatisiert und digitalisiert.

Ein Beispiel ist das eines Unternehmens aus der Öl- und Gasbranche, das Lean-Konzepte nutzte, um seine DSO zu senken. Dafür wurden an verschiedenen Standorten alle am Rechnungsprozess Beteiligten miteinbezogen. Das Ziel: Den Rechnungsprozess auf Schwachstellen hin zu analysieren und anschließend optimieren. Durch das Streichen redundanter Prozesse, das Optimieren des Gesamtprozesses und die Vereinheitlichung von Datenverarbeitungsprozessen konnten so die sehr hohen DSO von 200 Tagen auf unter 100 Tagen gesenkt werden – an mehr als 50 Standorten weltweit. Das führte zu einer deutlichen Verbesserung des Gesamtcashflows.

Ein weiteres Beispiel stammt von Thumbtack, einer US-amerikanischen Plattform für Hausverwaltungsdienste. Der Konzern hat eine AR-Automatisierungssoftware (Accounts Receivable) eingeführt, dank der ein deutlicher Rückgang der Days Sales Outstanding (DSO) erreicht werden konnte. In diesem konkreten Fall wurde das AR-System in NetSuite integriert, was zu einer vereinfachten Dateneingabe und einer Eliminierung vieler manuellen Aufgaben geführt hat. Das Ergebnis: Die DSO wurden um 40 Prozent reduziert, zudem gab es 98 Prozent weniger Forderungsausfälle.

👉 Fazit: Niedrigere DSO bringen strategische Vorteile

Die Reduzierung der Days Sales Outstanding (DSO) stärkt die finanzielle Gesundheit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Indem Sie im Cash-Prozess schneller Liquidität generieren, können Sie agiler reagieren und auch investieren.

Was ebenfalls ein positiver Effekt eines niedrigen DSO-Werts ist: Er erhöht Ihre Kreditwürdigkeit, was zu günstigeren Finanzierungskonditionen führen kann. Zusammengefasst führt eine optimierte DSO zu einem verbesserten Finanzmanagement und bietet zahlreiche strategische Vorteile, die über den reinen Cashflow hinausgehen.

FAQ: Meistgestellte Fragen zur Reduzierung der DSO

Was ist der Unterschied zwischen DSO (Days Sales Outstanding) und DPO (Days Payable Outstanding)?

DSO und DPO sind beides Kennzahlen aus dem Finanzmanagement. Die DSO (Days Sales Outstanding) misst die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die es dauert, um ausstehende Forderungen nach einem Verkauf zu erhalten. Oder vereinfacht formuliert: wie schnell Kund:innen ihre Rechnungen bezahlen. Die DPO (Days Payable Outstanding) hingegen misst die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Lieferanten zu bezahlen. Diese Kennzahl ist also das Gegenstück der DSO.

Warum sind die DSO eine wichtige Kennzahl?

Die DSO sind ein wichtiger Indikator, da sie einen direkten Einblick in die Liquiditäts- und Cashflow-Situation des Unternehmens geben. Ist der Wert niedrig, verfügen Sie schneller über Barmittel für das laufende Geschäft, Investitionen oder zur Schuldenreduzierung. Ist der DSO-Wert hingegen hoch, kann das ein Warnsignal sein. Ufert die Dauer aus, kann das früher oder später zu Liquiditätsengpässen führen.

Was ist ein guter DSO-Wert?

Ein „guter“ DSO-Wert variiert je nach Branche und wie ein Unternehmen arbeitet. Klar ist: Je niedriger die DSO, desto besser. In Deutschland liegt die durchschnittliche DSO bei rund 40 Tagen.