Software di consolidamento, la guida completa per scegliere la soluzione migliore

Quando Enterpryze – scale-up tecnologica attiva in sei paesi – ha deciso di digitalizzare la gestione finanziaria del gruppo, il problema era chiaro: troppi file Excel, troppe variabili, poca visibilità. Stessa sfida per Vivason, gruppo francese con oltre 50 punti vendita: “I dati erano disgregati, il consolidamento richiedeva troppe operazioni manuali”, racconta Jean-François Olivesi, CFO del gruppo.

In contesti multi-entità, dove le decisioni si prendono su numeri consolidati, il margine di errore deve essere zero. Ecco perché sempre più CFO stanno adottando software dedicati al consolidamento: per unire precisione, visibilità e compliance in un’unica piattaforma.

In questa guida ti spieghiamo cosa fa – davvero – un software di consolidamento, quali funzionalità non possono mancare, e come Agicap sta semplificando questo processo per decine di gruppi in Europa.

Cos’è un software di consolidamento?

Un software di consolidamento è uno strumento pensato per agevolare le attività contabili di consolidamento che le grandi organizzazioni devono affrontare periodicamente.

Nella gestione finanziaria di un gruppo societario, o di un’impresa multi-valuta, il consolidamento contabile non è un’attività accessoria ma la base per comprendere a fondo la salute finanziaria dell’azienda. Ma è anche, da sempre, un processo lungo e complicato, fin troppo a rischio di errori. Un software di consolidamento diventa così un alleato irrinunciabile: perché porta efficienza, controllo e coerenza in una delle attività più complesse dell’area finance.

Al contrario dei fogli di calcolo, infatti, un software di consolidamento è in grado di aggregare e armonizzare – in automatico – i dati finanziari di più entità legali, che magari utilizzano valute diverse o rispondono a diversi sistemi normativi. Il software, dunque, offre una visione globale, centralizzata; una piattaforma unica che raccoglie i dati, li valida e li mette a disposizione tra chi ha il diritto di accedervi.

Per CFO e team finanziari questo significa poter passare da un consolidamento “artigianale” a un processo strutturato, governabile e, soprattutto, scalabile.

Quali tipi di imprese ne hanno bisogno?

Per anni, il consolidamento è stato percepito come un’esigenza esclusiva delle multinazionali. Oggi però lo scenario è cambiato. Sempre più imprese di fascia media si trovano a gestire strutture articolate, con più società controllate, sedi in diversi Paesi, sistemi ERP eterogenei e valute differenti.

La complessità del consolidamento non è più legata solo alla dimensione del gruppo, ma al grado di articolazione della sua struttura societaria. E a quel punto, la differenza tra un processo manuale e uno automatizzato può essere abissale.

Un software di consolidamento si rivela perciò fondamentale per imprese come:

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  gruppi di medie dimensioni

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  aziende in crescita

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  organizzazioni multi-country

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  società che necessitano di audit e due diligence rapide

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  imprese con team finance distribuiti

Un caso esemplare è quello di Vivason, un gruppo che conta oltre 50 negozi in Francia per la vendita di apparecchi acustici. Fino a poco tempo fa, il team finance di Vivason gestiva il consolidamento dei flussi di cassa attraverso oltre trenta file Excel.

Per Vivason, il consolidamento è sempre stata un’operazione fondamentale. Ma l’uso di Excel richiedeva ore di lavoro, confronti infiniti e il rischio costante di commettere un errore di calcolo. «Quando lavoravamo con Excel» spiega Jean-François Olivesi, il responsabile finanziario di Vivason, «esportavamo i dati dal nostro software bancario [per caricarli su Excel, ndr], ma si trattava di dati molto disgregati e non necessariamente omogenei, che necessitavano quindi di una serie di aggiustamenti».

Con un software di consolidamento, invece, Vivason ha potuto centralizzare tutti i flussi di cassa in un’unica piattaforma, che garantiva al team finanziario aggiornamenti quotidiani, maggiore trasparenza e un controllo totale sul cash flow del gruppo.

Non è un caso isolato. Sempre più aziende mid-market scelgono di digitalizzare il consolidamento, non perché vogliano “fare come i grandi”, ma perché è l’unico modo per restare agili mentre la complessità cresce.

Perché Excel spesso non basta…

Excel è stato, per anni, un’àncora di salvezza dei reparti finanziari, sia per la sua flessibilità che per la facilità d’uso. Ma quando si tratta di consolidare i dati contabili di un gruppo – e farlo con accuratezza, tracciabilità e compliance – mostra tutti i suoi limiti. E ogni CFO che ci ha provato lo sa bene. Con Excel, infatti:

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  il rischio di errore è troppo alto

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  non puoi automatizzare il consolidamento

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  la tracciabilità è scarsa

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  la collaborazione può risultare limitata

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  infine, non è uno strumento scalabile

Detto in estrema sintesi, con Excel ogni operazione di consolidamento – dall’eliminazione delle partite infragruppo alla conversione valutaria – richiede l’intervento umano, con tutte le conseguenze del caso: rischi di errore, procedure difficil da controllare e tempi di esecuzione lunghi.

Excel, allora, può bastare? No, se l’azienda che lo usa ha l’ambizione di crescere. In tal caso, un software di consolidamento è una scelta strategica: perché migliora l’affidabilità dei dati, la qualità delle decisioni e la capacità dell’azienda di reagire – in tempo reale – ai segnali del mercato.

Cosa puoi fare con un buon software di consolidamento

Gestire il consolidamento finanziario senza una tecnologia adeguata significa muoversi su un campo minato. Per questo, sempre più aziende – non solo grandi gruppi ma anche realtà mid-market – stanno adottando software specifici per il consolidamento.

Ecco tre vantaggi fondamentali che ogni CFO dovrebbe aspettarsi da una soluzione di consolidamento moderna.

1. Automatizzare la chiusura e la reportistica

Chi ha vissuto almeno un ciclo di chiusura contabile in un gruppo articolato lo sa: si tratta di un’operazione faticosa, che – coinvolgendo più entità – richiede scambi infiniti di file, controlli incrociati, confronti tra versioni, revisioni dell’ultimo minuto, e così via.

Ogni passaggio è un potenziale collo di bottiglia. Ogni errore, una bomba a orologeria. Un software di consolidamento interviene proprio qui, perché snellisce il processo e lo rende gestibile.

Ma in che modo, nello specifico, un software agevola le aziende nella chiusura contabile? Intanto raccoglie i dati in automatico, il che è già di grande aiuto per azzerare il rischio di errori. Però non si limita a questo. Perché il software automatizza ogni passaggio, e cioè:

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  sincronizza i dati di ogni conto bancario

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  elimina le operazioni infragruppo

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  converte in automatico le valute

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  gestisce allocazioni e rettifiche

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  individua discrepane in tempo reale

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  agevola il workflow e l’approvazione rapida

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  rimane conforme alla normativa di riferimento

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  produce report di consolidamento precisi

Sul fronte della reportistica, il salto è altrettanto radicale. Un software di consolidamento può infatti generare report in tempo reale, con dashboard interattive e modelli personalizzabili.

Così, i responsabili finanziari non sono più costretti a “rincorrere” i dati: se li trova davanti, già consolidati, pronti per essere condivisi con board, investitori e altri stakeholder.

2. Migliorare l’accuratezza dei dati finanziari

L’accuratezza dei dati non è mai stata optional, ma oggi è diventata una leva competitiva. Il problema è che nei processi manuali l’errore è fisiologico: la trascrizione da un gestionale, l’importazione in un file, l’aggiustamento manuale. Anche il professionista più attento può sbagliare. E quando si parla di consolidamento, basta un errore per minare la credibilità dell’intero bilancio consolidato.

Un software dedicato riduce alla radice questo rischio, perché:

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  elimina le attività manuali

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  verifica in automatico i dati

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  applica regole uniformi al consolidamento

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  centralizza i dati in un repository unico

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  offre audit trail completo

Alcuni software poi, come Agicap, integrano persino funzionalità avanzate basate su intelligenza artificiale, grazie al quale è possibile individuare subito anomalie nei dati per un risultato ancora più preciso.

È così, in sintesi, che garantisce la totale affidabilità dei dati. Che sono poi i dati che vanno presentati al CdA, agli investitori, ai revisori contabili. Un software di consolidamento, con le sue funzionalità, permette insomma di ottimizzare i processi interni – che diventano replicabili, scalabili, auditabili.

3. Supportare la compliance normativa (es. IFRS, OIC)

In un contesto regolatorio sempre più esigente, garantire la compliance diventa anch’essa una priorità strategica. E quando le entità da consolidare operano in paesi diversi, con principi contabili differenti, la complessità aumenta esponenzialmente. Un software di consolidamento progettato per affrontare questo scenario non si limita a “fare i conti”, ma guida l’intero processo all’interno di un perimetro normativo sicuro.

Le soluzioni più evolute – come quella di Agicap – permettono di gestire in parallelo più principi contabili, come gli IFRS per il reporting internazionale e gli OIC per il bilancio civilistico italiano. Questo significa che, oltre a raccogliere i dati finanziari, il software si occupa anche di rettificare le riconciliazioni tra GAAP locali e IFRS. Un vantaggio non da poco per le strutture societarie complesse.

Senza dimenticare che un buon software rimane aggiornato con le novità normative, e perciò evita che l’azienda resti indietro rispetto ai requisiti di compliance. Un aspetto troppo spesso sottovalutato.

Le 5 funzionalità chiave che non possono mancare in un software di consolidamento

Quando un CFO valuta un software di consolidamento, non cerca “un gestionale in più”: cerca un alleato strategico capace di garantire controllo, trasparenza e tempestività su un processo complesso e cruciale. Ma non tutti gli strumenti si equivalgono. Guardiamo allora insieme le cinque funzionalità che non possono mancare in una soluzione di consolidamento moderna e affidabile.

1. Eliminazione delle partite infragruppo

Nel bilancio consolidato, i flussi intercompany non dovrebbero comparire. Questo significa che vanno eliminati perché non rappresentano scambi reali con l’esterno, ma movimenti interni al gruppo. Farlo a mano, però, è un processo lento che – se gestito su Excel – può rivelarsi pericoloso, per via del rischio di errore umano.

Un buon software di consolidamento riconosce e azzera questi movimenti in automatico, e garantisce che la fotografia finanziaria del gruppo sia aderente alla realtà. Un software come Agicap, per esempio, riconosce in automatico la categoria di ogni movimento – pertanto riconosce anche le partite infragruppo e consente di isolarle dall’analisi di bilancio per concentrarsi solo sui flussi esterni.

2. Conversione valutaria automatica

Per i gruppi che operano in più paesi, la gestione multi-valuta è una delle sfide più tecniche e spinose. E un software di consolidamento evoluto ci lavora in automatico, senza lasciare spazio a discrezionalità rischiose. Dunque da un software funzionale dovresti aspettarti che:

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  converta i saldi delle entità estere in un’unica valuta

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  sappia applicare in automatico il tasso di cambio corretto

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  aggiorni i dati in base alle fluttuazioni della valuta

Tutto questo richiede un livello di precisione, coerenza e aggiornamento continuo che solo un software dedicato può garantire.

Un aspetto importante è anche la flessibilità. Per esempio, personalizzare la frequenza degli aggiornamenti o di utilizzare dei tassi di cambio personalizzati può fare la differenza sul risultato finale.

3. Reporting multi-entità

Altra funzionalità chiave riguarda la reportistica. Che un software di consolidamento è più efficace e dritta al punto. Uno strumento come Agicap, per esempio, consente di esplorare i dati finanziari da più angolazioni – passando in pochi clic da una visione consolidata, di gruppo, a una visione dettagliata, per singola entità.

Questa modalità di aggregazione dei dati ti permette di:

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  individuare subito anomalie a qualsiasi livello

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  analizzare la performance per business unit

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  costruire report efficaci da condividere

Come racconta Kieron Kavanagh, CFO di Enterpryze – una scale-up tecnologica con sedi in sei paesi del mondo– il consolidamento via software ha cambiato radicalmente la gestione della reportistica. Oggi il team finance elabora report mensili puntuali e dettagliati, in linea con le aspettative del Consiglio di Amministrazione e degli investitori di private equity.

4. Integrazione con ERP e sistemi contabili

Un software di consolidamento, perché sia realmente utile, deve comunicare con gli altri strumenti aziendali – es. software di contabilità – per garantire all’impresa (o al gruppo di imprese) un controllo di gestione a tutto tondo. L’integrazione con ERP e altri software gestionali è quindi una funzionalità da non sottovalutare, insieme alla possibilità di sincronizzare – tramite le API bancarie – i dati finanziari direttamente sul software.

Agicap, per esempio, è in grado di collegarsi direttamente ai conti bancari, sincronizzando in automatico i dati in entrata e in uscita. Queste informazioni vengono poi trasmesse in tempo reale all’ERP aziendale, il che garantisce un livello di coerenza tra operatività quotidiana e contabilità consolidata.

Nello specifico, un workflow di questo tipo:

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  azzera input manuali e duplicazioni di dati

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  snellisce l’operatività quotidiana dei team finance

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  garantisce all’ERP un flusso continuo di dati aggiornati

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  permette un report strategico efficace e affidabile

In sintesi, tutto questo vuol dire: meno operazioni manuali, meno errori e una visione finanziaria del gruppo che sarà sempre aggiornata e affidabile al 100%.

5. Tracciabilità e audit trail

Nel consolidamento contabile, sapere cosa è cambiato è importante. Ma sapere chi ha fatto una modifica, quando l’ha fatta e perché, è ciò che rende il processo davvero sicuro e conforme. La tracciabilità diventa così è un requisito di governance essenziale per passare indenni qualunque revisione o audit.

Un buon software di consolidamento tiene traccia di ogni intervento sui dati. Ogni modifica viene registrata, ogni operazione validata, ogni flusso documentato: così si garantisce la trasparenza del processo e si agevola il lavoro dei revisori interni ed esterni. In estrema sintesi parliamo della possibilità di:

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  rintracciare ogni modifica effettuata su saldi e rettifiche

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  assegnare ruoli e permessi per controllare chi può fare cosa

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  documentare le approvazioni nelle fasi di consolidamento

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  semplificare revisioni, audit e verifiche di conformità

Tutto questo si traduce in un ambiente centralizzato e controllato, in cui ogni dato è gestito con rigore e ogni operazione è eseguita nel rispetto dei permessi utente. Un’impostazione del genere riduce drasticamente il rischio di errori, ma soprattutto garantisce un consolidamento trasparente e a prova di verifica.

Come Agicap semplifica il consolidamento

Se c’è una cosa che accomuna tutti i gruppi societari, a prescindere dal settore o dalla dimensione, è il bisogno di chiarezza. Ovvero di una visione centralizzata, di accesso rapido ai dati, e soprattutto di controllo su ciò che conta davvero: la liquidità disponibile, il cash flow, le scadenze, le discrepanze.

È questo che Agicap ha costruito il suo approccio al consolidamento contabile. Che smette di essere un’attività separata dal resto, da eseguire a fine mese su fogli di calcolo Excel. Ma diventa un approccio integrato, dinamico e up-to-date che è in grado di mostrare – in qualsiasi momento – cosa accade nel gruppo a livello finanziario.

E ci riesce grazie a tre prodotti che lavorano in sinergia:

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  Cash Flow

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  Account Payable

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  Cash Collect

Agicap Cash Flow è il cuore pulsante della piattaforma: uno strumento che consente di gestire la tesoreria e monitorare il cash flow di tutte le entità del gruppo. I dati bancari vengono sincronizzati in automatico, i saldi sono aggregati e sempre aggiornati.

La visione del cash flow può avvenire sia a livello di gruppo che per singole entità. Questa doppia prospettiva – macro e micro – permette di entrare nel dettaglio della situazione finanziaria di ciascuna entità, ma anche di avere una panoramica globale e immediata su tutto il gruppo.

Ma il vero valore aggiunto è la capacità di Agicap di proiettarsi nel futuro. Infatti, grazie al monitoraggio in tempo reale, Agicap è in grado di elaborare scenari di previsione affidabili e realistici. Grazie al software è possibile introdurre variabili e simulare diverse ipotesi, utili a prevenire eventuali tensioni di liquidità o a cogliere nuove opportunità di investimento.

Se l’obiettivo è migliorare la pianificazione finanziaria – che si tratti di una singola controllata o di un intero gruppo – Agicap Cash Flow è un alleato concreto ed evoluto.

Agicap Accounts Payable aggiunge un altro tassello fondamentale: la gestione centralizzata delle uscite. Fatture, fornitori, carte aziendali e scadenze vengono monitorati e approvati in un unico spazio, il che evita ritardi e disallineamenti tra entità.

Anche i pagamenti possono essere gestiti in piattaforma, con flussi di approvazione chiari e automatizzati. Questo semplifica enormemente la gestione dei debiti commerciali e assicura che i dati consolidati riflettano una situazione reale, non ipotetica.

Infine Agicap Cash Collect , che completa il quadro con la gestione dei crediti commerciali. Il software consente di tenere traccia delle fatture emesse e dei pagamenti attesi, anche grazie a reminder automatici e dashboard dedicate. In questo modo, ogni entità resta allineata sulle scadenze e sullo stato dei pagamenti ricevuti, e il gruppo può monitorare in tempo reale la propria posizione creditoria.

Un punto di forza è l’integrazione con i sistemi ERP: perché Agicap si collega direttamente al gestionale, e sincronizza in tempo reale le fatture e gli stati di incasso. Questo significa che non c’è bisogno di controlli incrociati tra sistemi diversi: i dati sono già allineati e coerenti tra loro.

Per chi cerca maggiore controllo, meno ritardi e un consolidamento crediti efficiente, Agicap è una soluzione intuitiva, precisa e pronta all’uso.

Grazie a queste tre componenti integrate, Agicap consente ai reparti finanziaria di consolidare tutte le dimensioni critiche della tesoreria: entrate, uscite e previsioni.

Il caso di Vivason, gruppo societario francese

Un esempio concreto? Il gruppo Vivason, attivo in Francia con oltre 50 centri specializzati nella vendita di apparecchi acustici. Vivason gestiva il consolidamento dei flussi di cassa tramite più di 30 file Excel. Il team finanziario passava ore a confrontare versioni, correggere errori, rincorrere aggiornamenti.

Ma questo approccio si è rivelato ben presto limitante. Jean-François Olivesi, CFO del gruppo, aveva infatti l’esigenza di gestire il consolidamento nell’ottica di una previsione di cassa affidabile.

Grazie a Agicap, il gruppo Vivason ha potuto abbandonare completamente Excel. Le sue operazioni di consolidamento sono tutte centralizzate in un’unica piattaforma. «Avevamo necessità di uno strumento che fosse in grado di fare previsioni in maniera precisa», spiega Jean-François Olivesi. «Agicap ci permette di produrre dati omogenei in modo automatizzato, ogni giorno. Un’attività che mi far risparmiare circa 3 ore alla settimana nella gestione della cassa».

Oggi, Vivason può contare su una visione chiara e aggiornata della liquidità che fa la differenza sui risultati dell’impresa.

Prenota una demo personalizzata e scopri come Agicap può semplificare (davvero) il consolidamento nel tuo gruppo.

FAQ (Domande Frequenti)

Cosa sono le operazioni di consolidamento?

Le operazioni di consolidamento sono le attività contabili necessarie per unire i bilanci di più società controllate in un unico bilancio consolidato. Comprendono l’eliminazione dei flussi infragruppo, la conversione valutaria, le rettifiche contabili e l’uniformazione dei principi contabili. Offrire una visione chiara e coerente dell’intero gruppo aziendale.

Cosa vuol dire attività di consolidamento?

Con attività di consolidamento si intendono i processi messi in atto per aggregare i dati finanziari delle diverse entità di un gruppo. L’obiettivo è creare un bilancio unico, che rappresenti fedelmente la situazione economica, stato patrimoniale e finanziario dell’intero gruppo, nel rispetto delle normative vigenti e dei principi contabili applicabili.

Come si calcola la differenza di consolidamento?

La differenza di consolidamento si calcola confrontando il valore contabile delle partecipazioni detenute dalla capogruppo con la quota di patrimonio netto delle controllate al momento dell’acquisizione. La differenza può generare un disavanzo (avviamento) o un avanzo di consolidamento, che viene registrato in bilancio secondo le regole contabili previste.

Quali sono i metodi di consolidamento?

I principali metodi di consolidamento sono: il metodo integrale, usato per le controllate; il metodo proporzionale, per joint venture; e il metodo del patrimonio netto, per le collegate. Ogni metodo ha criteri specifici e viene applicato in base al tipo di controllo esercitato dalla capogruppo sulle altre entità del gruppo.

Come funziona il consolidamento per Agicap?

Agicap automatizza il consolidamento finanziario raccogliendo i dati bancari e contabili delle singole entità, sincronizzandoli in tempo reale e aggregandoli in una vista unica. La piattaforma gestisce flussi infragruppo, conversioni valutarie, incassi e uscite, offrendo una reportistica aggiornata e una pianificazione del cash flow consolidata, senza fogli Excel né operazioni manuali.