Cosa si intende per budgeting e perché è importante

Nella gestione di un'impresa nulla può essere lasciato al caso. Se si vogliono raggiungere buoni risultati, ma anche semplicemente garantire la sopravvivenza del business nel lungo periodo, è fondamentale dotarsi di obiettivi chiari e misurabili e programmare accuratamente tutti i passaggi necessari al loro raggiungimento. A questo scopo, occorre adottare strumenti di pianificazione e monitoraggio precisi: tra questi troviamo il budgeting, il processo con cui è possibile programmare e prevedere le entrate e le uscite aziendali per un periodo specifico al fine di allocare efficacemente le risorse disponibili e raggiungere gli obiettivi finanziari. In questo articolo andiamo quindi a esaminare in cosa consiste esattamente il processo di budgeting e perché è così importante per le aziende di qualunque dimensione.

Significato di budgeting: cos'è?

In termini pratici, con la parola budgeting si fa riferimento al processo attraverso il quale si determina il budget aziendale. Quest'ultimo rappresenta in maniera dettagliata le entrate e le uscite previste da un'azienda in un determinato arco temporale (di solito un anno) al fine di raggiungere specifici obiettivi, collegati alla pianificazione strategica.

Il budgeting costituisce, dunque, un vero e proprio strumento di pianificazione, volto a stabilire nella maniera più precisa possibile le spese e gli investimenti da effettuare per conseguire gli obiettivi strategici prefissati. In altri termini, la formulazione del budget aziendale garantisce che le risorse finanziarie siano allocate in maniera efficiente in relazione agli obiettivi da raggiungere e permette al contempo di mantenere un controllo adeguato sulla liquidità.

Come si scrive un buon budget aziendale?

Per creare un buon budget aziendale bisogna fare attenzione a diversi aspetti.

In primo luogo è necessario identificare chiaramente gli obiettivi finanziari da prendere in considerazione, assicurandosi che riflettano la strategia aziendale e che siano chiari e facilmente misurabili.

Fondamentale è anche il processo di raccolta dei dati: per fare un buon budget è bene disporre di dati finanziari dettagliati, come bilanci, conti economici, flussi di cassa e altre informazioni pertinenti. Una base di dati solida è quindi essenziale per poter effettuare stime accurate.

Un'altra buona pratica è l'analisi delle tendenze finanziarie passate per identificare modelli e fattori che possono influire sulle entrate e le spese future. In questo modo si possono stabilire previsioni più realistiche e informate.

Importante ai fini della preparazione del budget è anche la valutazione delle incertezze: oscillazioni nei prezzi delle materie prime, modifiche legislative o nelle politiche aziendali possono avere delle ricadute significative sulle finanze aziendali, di cui è bene tenere conto al momento della redazione del budget.

Quali sono le fasi di un processo di budgeting?

La preparazione del budget aziendale passa attraverso tre fasi:

• formulazione di programmi operativi;
• consolidamento;
• verifica della fattibilità.

Vediamole nel dettaglio.

1. Formulazione di programmi operativi

Il primo passo da compiere nell'operazione di budgeting è la programmazione delle attività operative – preferibilmente sostenute da un piano strategico condiviso – tramite le quali raggiungere gli obiettivi aziendali. Si tratta, in altri termini, di elaborare delle previsioni sui volumi di lavoro attesi e stimare quali risorse sono necessarie per realizzarli.

Nello specifico occorre programmare:

• vendite e ricavi;
• costi commerciali per la vendita dei prodotti;
• eventuali quantità da produrre e materie prime da acquistare come scorta;
• altre attività che non siano vendita e produzione (es. ricerca e sviluppo, attività amministrative o legali, ecc.);
• investimenti per impianti o macchinari;
• costi per il personale.

2. Consolidamento dei programmi

Una volta formulati i programmi operativi, bisogna poi consolidarli, ovvero metterli insieme e tradurli in termini monetari. Il consolidamento comporta dunque due diversi passaggi:

• la verifica che i dati siano coerenti tra loro e con gli obiettivi stabiliti dall'impresa;
• la traduzione dei programmi in termini economici, finanziari e patrimoniali.

Questo porta alla produzione del conto economico preventivo (ricavi e costi), dello stato patrimoniale preventivo (attivo e passivo) e del prospetto dei flussi finanziari preventivo (entrate e uscite), che insieme formano quello che viene chiamato bilancio preventivo.

3. Verifica della fattibilità

A questo punto, non resta che verificare la fattibilità finanziaria dei programmi operativi. Bisogna quindi controllare se l'azienda dispone di sufficienti risorse liquide interne per raggiungere gli obiettivi o se è necessario ricorrere a dei finanziamenti.

Quanti tipi di budget ci sono?

Il processo di budgeting consente di determinare il budget aziendale nel suo insieme. Questo documento – definito master budget – è in realtà il risultato di diversi prospetti elaborati precedentemente, corrispondenti a diverse tipologie di budget:

• i budget operativi: costituiscono il punto di partenza del processo di budgeting e riguardano le attività operative dell'azienda. Questi possono includere, a seconda dei casi, il budget commerciale (previsione sui ricavi di vendita), il budget di produzione (risorse necessarie per la produzione) e il budget acquisti (legato alle risorse da acquistare). I dati ottenuti con i budget operativi confluiscono poi nel budget economico e patrimoniale.
• il budget economico: corrisponde alla stima delle vendite e delle spese generali dell'azienda in un certo periodo ed è quello che impatta maggiormente sull'attività di programmazione;
• il budget patrimoniale: riguarda tutti gli elementi che compongono lo stato patrimoniale complessivo dell'azienda e che influiscono sui flussi di cassa, come finanziamenti in corso, crediti e debiti commerciali, rimanenze, ecc.
• il budget finanziario: ultimo tassello del processo di budgeting, fornisce una stima del flusso di cassa complessivo e permette di valutare se i progetti programmati sono finanziariamente sostenibili. Si realizza tramite le informazioni ricavate dal budget economico e da quello patrimoniale.

A cosa serve fare il budget aziendale?

La preparazione del budget serve in primo luogo a controllare e preservare la liquidità aziendale e, dunque, a garantire la sopravvivenza del business, ma ci sono molte altre ragioni che rendono questa operazione così importante. Nello specifico, la presenza di un budget aziendale ben costruito:

• aiuta a valutare in anticipo la fattibilità e la redditività di progetti, investimenti e cambiamenti strategici, supportando il processo decisionale della direzione aziendale;
• fornisce una guida al team permettendo ai suoi membri di definire chiaramente priorità e scadenze e di allineare le attività operative agli obiettivi strategici a lungo termine;
• agevola la richiesta di finanziamenti alle banche, che richiedono sempre di fornire un piano dettagliato di come verranno spesi i capitali richiesti;
• favorisce la comunicazione e il confronto tra i diversi reparti aziendali;
• facilita la valutazione delle prestazioni dell'azienda e dei dipendenti, che può essere effettuata confrontando le previsioni del budget e i risultati effettivamente raggiunti.

Chi si occupa delle attività di budgeting in azienda?

Come abbiamo visto nel corso di questo articolo, fare budgeting significa formulare programmi per raggiungere determinati obiettivi strategici. Tale compito viene svolto da diverse figure, a seconda delle dimensioni dell'azienda e di altri fattori.

Nelle realtà più piccole la formulazione del budget ricade generalmente sulla direzione aziendale, mentre nelle imprese più grandi a occuparsi del budget è il dipartimento finanziario, sotto la guida del CFO (direttore finanziario): quest'ultimo supervisiona tutte le operazioni di budgeting, definisce le linee guida e assicura che il budget sia allineato agli obiettivi dell'azienda. Inoltre, nei contesti più strutturati è spesso presente un vero e proprio comitato di budget, che ha l'incarico di dirigere e controllare l'intero processo.

In generale, comunque, il processo di budgeting non dovrebbe riguardare un solo reparto, ma coinvolgere i diversi dipartimenti dell'azienda, al fine di garantire la creazione di un budget accurato, realistico e allineato agli obiettivi complessivi.

Budgeting: tempistiche e frequenza

Il budgeting è un processo complesso e articolato il cui completamento, a seconda delle circostanze, può richiedere da alcune settimane fino a diversi mesi. Tra i fattori che influenzano il tempo necessario a portare a termine il budget aziendale ci sono:

• le dimensioni e la complessità dell'azienda;
• la disponibilità e accessibilità dei dati finanziari;
• la comunicazione e collaborazione tra le diverse parti interessate;
• l'esperienza e gli strumenti tecnologici utilizzati.

Per quanto riguarda la frequenza, nella maggior parte dei casi, il budget aziendale viene effettuato su base annuale (generalmente alla fine o all'inizio dell'anno fiscale), prendendo in considerazione i dodici mesi a venire. Ci sono però anche aziende che preferiscono focalizzarsi su periodi più brevi, realizzando budget semestrali, trimestrali o mensili, così da poter apportare modifiche e correzioni sulla base dei risultati raggiunti. In altri casi, al contrario, il budgeting viene realizzato su base biennale o triennale: una soluzione indicata soprattutto per le imprese che operano in settori con cicli economici più lunghi o che richiedono investimenti significativi in attività a lungo termine.

Alcune aziende scelgono di associare al budget iniziale delle revisioni periodiche, al fine di monitorare le prestazioni effettive rispetto alle previsioni e apportare eventuali aggiornamenti o correzioni: una pratica utile soprattutto in presenza di cambiamenti significativi, come il lancio di nuovi prodotti o l'espansione su altri mercati, ma anche nel caso in cui il team non abbia molta esperienza in questo genere di operazioni.

Agicap, il software per la gestione del cash flow che supporta il processo di budgeting (ed elimina Excel)

Per realizzare il budget aziendale è fondamentale poter contare su dati finanziari precisi e affidabili. Tuttavia, il processo di monitoraggio, raccolta e aggiornamento dei dati può richiedere moltissimo tempo, soprattutto se effettuato in maniera manuale, tramite l'uso di Excel.

La soluzione migliore è affidarsi a un software come Agicap, uno strumento che automatizza tutte le attività legate alla gestione, al monitoraggio e alla pianificazione del cash flow, eliminando l'operatività manuale. In particolare, con Agicap è possibile ottenere in pochi click una panoramica chiara e affidabile del flusso di cassa aziendale ed effettuare previsioni accurate dei flussi futuri.

Agicap, inoltre, offre un supporto anche in altri aspetti della gestione finanziaria aziendale, come:

• la gestione dei pagamenti dei fornitori (Agicap Payment): raccolta e verifica delle fatture, centralizzazione e pianificazione dei pagamenti, visualizzazione dell'impatto sul cash flow;
• la riscossione dei crediti dei clienti (Agicap CashCollect): centralizzazione dei crediti in un unico luogo e riduzione dei ritardi di pagamento grazie all'invio di solleciti automatici;
• le gestione delle spese con carta (Agicap Spend Management): creazione di carte di pagamento fisiche e virtuali per i dipendenti, gestibili da un'unica interfaccia.

Altri vantaggi della soluzione Agicap sono:

• la funzione di consolidamento aziendale, che in caso di aziende multi-entità, permette di creare viste consolidate e dettagliate per singola azienda;
• l'app mobile, che consente di gestire tutto comodamente da smartphone;
• la gestione del debito, che permette di centralizzare tutti i finanziamenti in corso;
• l'integrazione bancaria e con gli altri software aziendali in uso.

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