Come creare un budget finanziario: conviene usare Excel?

All'interno di questo articolo ci soffermeremo sul budget finanziario nel breve termine, importante tanto quanto la pianificazione di medio-lungo termine rispetto alla capacità dell'impresa di raggiungere gli obiettivi prefissati. In particolare, comprenderemo la sua importanza, il modo in cui può essere strutturato e lo strumento attraverso il quale monitorare tutti i dati.

Il budget finanziario è un documento molto importante che fa parte del budget aziendale (gli altri che lo compongono sono budget patrimoniale e budget economico) e il suo compito è quello di stimare il cash flow aziendale del periodo considerato, cioè in genere l’esercizio successivo.

Esso considera i flussi di cassa in entrata e in uscita e può essere molto utile nella gestione aziendale sia nel breve che nel medio-lungo periodo.

Un’impresa in salute dal punto di vista finanziario è quindi in grado di mantenere i livelli attesi in termini di cash flow, così come anche a livello patrimoniale ed economico, nell’ottica di mantenere l’equilibrio dell’impresa stessa.

Come si fa il budget di tesoreria? Foglio entrate e uscite, conti bancari, flussi di cassa

Il budget di tesoreria, come detto, è uno strumento che guarda al breve termine e che, quindi, deve rispondere alle esigenze anche in termini di praticità, rapidità, aderenza con il presente. Insomma, in parole semplici deve essere uno strumento comodo, facile da utilizzare e di rapida compilazione.

Infatti, questo strumento tiene presente l'evoluzione esclusivamente monetaria e finanziaria dell'impresa giorno dopo giorno, senza considerare gli aspetti economici (legati a conto economico e stato patrimoniale) trattati invece nel budget finanziario di medio-lungo periodo. L'obiettivo è riuscire a riassumere in un unico spazio tutte le informazioni finanziarie praticamente in tempo reale e, quindi, dal punto di vista pratico, deve poter incrociare i dati relativi non solo a entrate e uscite, ma anche, per esempio, ai conti bancari.

Una delle valutazioni fondamentali riguarda proprio i conti bancari, in quanto le imprese ne hanno tendenzialmente più di uno e, nel momento in cui si svolgono valutazioni circa la liquidità, ogni conto deve essere valutato in maniera indipendente.

L'esigenza è quindi quella di riassumere le informazioni in maniera comprensibile, semplice e di facile accesso, ma comunque sufficientemente dettagliata per ogni conto. Altrimenti, il rischio potrebbe essere quello di andare incontro a costi aggiuntivi (si pensi, per esempio, al caso in cui un conto andasse in rosso) o, ancora peggio, all'eventualità di non avere la liquidità necessaria per fare determinate scelte di business.

L'orizzonte temporale è quindi piuttosto chiaro: il budget finanziario guarda di mese in mese e viene aggiornato quotidianamente. Successivamente sarà possibile comprendere anche qual è il migliore strumento per aggiornarlo in maniera automatica e senza incorrere in errori.

Come si costruisce un budget finanziario? Il piano economico per la gestione delle spese

Come funziona esattamente un budget finanziario? Come si costruisce? Quali sono gli elementi da considerare?

In questo paragrafo rispondiamo a tali domande comprendendo in maniera concreta quali sono gli elementi che compongono un budget finanziario, pensato per essere completo e aggiornato in ogni momento della vita aziendale. Infatti, si tratta di un documento che per le piccole realtà viene spesso chiamato "prima nota", un file (in genere Excel) dove si appuntano le spese e le entrate correnti nel momento in cui si verificano.

Per realtà più grandi, ciò non può bastare. Infatti, si utilizza uno strumento più completo che deve considerare i seguenti elementi:

• gestione corrente, cioè in sostanza le entrate e le uscite che si verificano nell'arco di una normale giornata lavorativa. Fatture incassate o pagate, crediti o debiti accesi o estinti, pagamento di tasse, imposte, stipendi e così via;
• gestione non corrente, cioè tutte le uscite e entrate al di fuori della quotidianità. Rientrano in questa categoria investimenti, rimborso di finanziamenti, liquidazione di utili ed entrate per la vendita di immobilizzazioni;
• gestione extra caratteristica, cioè in sostanza tutte le voci non considerate in precedenza. In genere rientrano in questa categoria le entrate e uscite non relative alla gestione caratteristica dell'impresa.

Ora è tempo di comprendere, dal punto di vista pratico, che tipologia di strumenti si possono utilizzare per avere sempre un budget di tesoreria aggiornato, corretto e di semplice consultazione. Esattamente come accade per i piani finanziari di medio-lungo periodo, infatti, è necessario avere sempre a disposizione tutti i dati necessari e, in questo caso, optare per la semplicità di inserimento significa ridurre il margine di errore, ridurre i tempi di compilazione e avere sotto controllo la situazione monetaria.

Creare un modello aziendale (con Excel?) per le tue spese mensili

Creare un modello per gestire tutte le spese mensili e aggiornarlo nel corso del tempo è sicuramente il metodo migliore, in quanto permette di ottimizzare e fare confronti tra i diversi mesi e perché no, anche in anni diversi.

Come detto in precedenza, spesso si opta per un file Excel dove poter inserire giorno per giorno, settimana per settimana e mese per mese tutti i dati necessari circa le entrate e le uscite. Attraverso la potenza di calcolo del software, si possono poi eseguire diverse tipologie di parziali e totali e avere così la situazione in tempo reale.

Ma se esistesse un altro modo? La gestione del flusso di cassa, che sia di breve o di lungo periodo, può essere affidata a un software professionale pensato per le PMI e perfettamente capace di svolgere la medesima funzione di Excel, ma con diversi aspetti potenziati.

Parliamo naturalmente del software Agicap, in grado di riassumere tutte le informazioni finanziarie necessarie, riducendo a zero il margine di errore. Una volta predisposto il sistema, collegando i conti bancari è possibile avere i dati aggiornati e la situazione in termini di liquidità sempre a disposizione.

Il software è in grado di fare esattamente ciò che ti serve per controllare il budget finanziario e prevenire eventuali problemi di liquidità. La sostenibilità di un business si misura proprio attraverso questi aspetti e Agicap è l'alleato perfetto per monitorare la tua attività: controllo del flusso di cassa, monitoraggio su entrate e uscite, debiti e crediti, riscossione di fatture, stime di risultato economico e così via.

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