Entreprise saisonnière : les réflexes pour optimiser votre trésorerie

Il convient tout d’abord de définir la saisonnalité d’une entreprise et les conséquences qu’elle entraîne pour sa trésorerie mais aussi sa gestion de manière plus générale. On parle en effet d’activité saisonnière dès lors que le volume d’activité, de ventes et de chiffre d’affaires est influencé par une saison, une période ou un événement particulier de manière régulière. On considère donc qu’une entreprise est saisonnière lorsqu’on distingue une période d’activité dite “creuse” d’une période dite “pleine”. A titre d’exemple, on peut citer les stations de skis et les divers commerces qu’on peut y trouver, les restaurants situés en bord de mer, les producteurs de champagne et de foie gras… Toutes ces activités connaissent une augmentation soudaine de leur activité au cours de l’année qui vont s’estomper une fois passée une certaine date.

La première conséquence d’une activité saisonnière est la fluctuation du chiffre d’affaires de l’entreprise. Il est évident qu’un loueur de matériel de ski va réaliser plus d’encaissements au cours du mois de février, qui coïncide avec les vacances d’hiver plutôt qu’en plein mois d’août quand les pistes de skis sont fermées… De même, les ventes de champagne et d’autres produits festifs associés au fêtes de fin d’année connaissent une poussée notoire pendant la période des fêtes de décembre. L’élément à retenir ici est que la majorité du chiffre d’affaires d’une entreprise saisonnière est concentré au cours de cette période en particulier.

Du point de vue de la gestion de trésorerie, la saisonnalité se traduit par une grande quantité d’encaissements réalisés en quelques mois et des charges variables qui augmentent en proportion, notamment celles liées aux achats de produits et à la masse salariale, ainsi que des charges fixes qui pèsent parfois très lourdement sur la structure financière lors de la période creuse ; mais nous allons y revenir.

Connaître les saisons de son entreprise

Pour une entreprise saisonnière, la première étape nécessaire au bon pilotage de sa trésorerie consiste à connaître ses périodes creuses et pleines comme sa poche. Du tac au tac, le dirigeant doit être capable de donner, année par année, le jour précis qui marque le début de sa période haute et celui qui va la clore. Si ces dates correspondent le plus généralement aux débuts de certaines périodes de vacances scolaires, elles peuvent néanmoins varier selon la zone géographique de l’entreprise et bien d’autres facteurs encore. L’utilité principale de cette donnée est avant tout de ne pas se laisser surprendre par un afflux soudain de clients ou de commandes alors que l’entreprise n’y est pas préparée.

Une absence d’anticipation à ce niveau peut provoquer des conséquences désastreuses pour votre structure : sous-effectif, rupture de stock, retard de production… Ces maladresses se révèlent souvent fatales et laissent peu de marge d’erreur au dirigeant. En effet, pour beaucoup d’entreprises concernées, celles évoluant dans la restauration et l’hôtellerie par exemple, la clientèle est éphémère et ne reviendra que l’année suivante. Le dirigeant ne dispose donc que d’une seule chance pour fidéliser ses clients, au risque de les perdre définitivement si leur expérience n’est pas satisfaisante.

Optimiser la saison pleine

Si vous connaissez par cœur les différentes période de votre entreprise saisonnière, il convient ensuite de chercher à optimiser la fameuse période pleine pour maximiser à la fois la quantité et le montant des ventes que vous allez réaliser. Comme mentionné plus haut, la saison pleine doit vous permettre de réaliser le maximum d’encaissements et vous permettre d’envisager la période creuse avec sérénité. Car durant ces longs mois à vides, il vous faut continuer à payer vos charges, même si vous vendez beaucoup moins.

Nous vous proposons donc quelques pistes à envisager pour votre saison déborde plutôt que d’être simplement pleine !

Connaître sa clientèle pour augmenter ses ventes

Cela peut sembler évident, mais il faut être en permanence à la recherche de nouveaux moyens d’augmenter son chiffre d’affaires lorsque l’on dispose d’un laps de temps aussi court pour faire entrer des liquidités dans sa trésorerie ! Analysez les tendances que vous avez rencontré les années précédentes dans votre entreprise mais aussi chez vos concurrents.

Prendre ce type de décision pour son entreprise repose en premier lieu sur une excellente connaissance de sa clientèle. Si cela n’a pas déjà été fait, il est donc temps de vous en rapprocher pour mieux comprendre ses besoins, ses attentes et ses envies afin d’y répondre de manière plus adéquate. Tous les moyens sont bons pour récolter les avis de vos clients : enquête de satisfaction, commentaires sur internet ou simple discussion cordiale. Dressez un portrait-type de votre clientèle en y incluant le plus de détails possibles : âge, profession, provenance géographique, situation familiale, budget et plus encore… Un dirigeant qui connaît ses clients est un dirigeant qui sait les satisfaire au mieux.

Surveiller ses délais de paiement

On ne le répétera jamais assez : un suivi rapproché des délais de paiement est crucial pour piloter sa trésorerie sereinement et conserver une structure financière stable pour toute entreprise. Et vous l’aurez deviné, une entreprise saisonnière se doit d’y accorder encore plus d’attention et s’assurer qu’elle sera payée dans les temps. En effet, vous allez avoir besoin des encaissements liés à vos ventes plus rapidement que d’autres entreprises traditionnelles, et ce pour une raison toute simple : comme nous l’avons évoqué tantôt, les dépenses augmentent proportionnellement aux ventes lors de la haute saison. Il faut donc chercher à encaisser les produits des ventes le plus rapidement possible tout en étalant les charges afin de diminuer leur pression sur la trésorerie.

Négociez avec vos fournisseurs pour les payer le plus tard possible et vous laisser le temps de réaliser des ventes suffisantes ; si votre clientèle est composée de particuliers, vous n’aurez pas de problèmes sur ce volet. En revanche, si vous travaillez avec d’autre entreprises, réduisez au maximum les délais de paiement que vous leur accordez, quitte à imposer un paiement comptant quand cela est possible ; le caractère saisonnier de votre activité suffit généralement pour argumenter ce genre de demande auprès des clients.

Réviser ses charges

Une autre caractéristiques d’une entreprise saisonnière réside dans sa manière d’interagir avec ses fournisseurs. En effet, les commandes que vous allez leur passer vont s’intensifier pendant la haute saison : il est donc important qu’ils comprennent que, malgré le caractère non récurrent de vos achats, vous êtes un client fidèle et un partenaire de choix. A ces fins, n’hésitez pas à grouper vos achats avec d’autres entreprises du même secteur, à faire jouer la concurrence pour obtenir des tarifs plus intéressants ou à évoquer les fournisseurs satisfaits avec lesquels vous avez déjà travaillé.

Une astuce régulièrement utilisée dans ce contexte consiste à négocier avec son propriétaire pour payer une part plus importante du loyer de vos locaux commerciaux lors de la haute saison, et donc une moins importante pendant la basse, et ce pour profiter d’un effet doublement bénéfique pour votre trésorerie. Elle sera en effet mieux à même de supporter un loyer élevé dans le premier cas, et une diminution de ce poste de dépense dans le deuxième sera fortement appréciée !

Utiliser la saison creuse à bon escient

Ce n’est pas parce que votre entreprise rentre en basse saison qu’il faut mettre les pieds sous la table ! Soyons clairs : l’activité intense de la haute saison n’est pas spécialement propice à une réflexion claire et posée sur la façon dont vous gérez votre entreprise. Profitez donc de votre baisse d’activité pour faire tout ce que vous n’avez pas eu le temps de faire auparavant.

Analyser sa stratégie

Vous sortez d’une période soutenue et le calme revient peu à peu dans votre entreprise saisonnière ! Pas le temps de souffler : remontez le temps et analysez votre activité au cours de ces derniers mois intenses ! Quelles décisions avez-vous prises, avec quel degré de succès ? Est-ce que vos objectifs ont été atteints, et si non, pourquoi ? Peu importe le secteur d’activité, une entreprise doit toujours être accompagnée d’une stratégie globale. A vous de vous poser la question : est-ce que les actions que j’ai mis en place correspondent à cette stratégie ? Ont-elles porté leurs fruits ? Penchez-vous sur votre façon de communiquer votre offre : est-elle suffisante ou peut-elle être améliorée ? Est-ce que vos prix sont adaptés aux moyens de votre clientèle cible ? Quels ont été vos points de blocage ?

Votre raisonnement doit être le suivant : conservez tout ce qui a marché, réfléchissez comment améliorer ce qui n’a pas marché. La saison pleine ne dure qu’une partie de l’année, il faut donc pouvoir l’aborder avec sérénité et sans sourciller puisque vous avez moins de marge d’erreur qu’une entreprise non saisonnière.

Améliorer la gestion de ses stocks

La facette la plus souvent négligée dans la gestion des stocks d’une entreprise saisonnière est la suivante : beaucoup de dirigeants viennent à oublier que toute marchandise entreposée dans stock représente des liquidités immobilisées. Une entreprise qui stocke plus de marchandises que de raison met donc en sommeil une quantité d’argent importante qui ne lui rapporte rien tant que ces biens n’ont pas été vendus. Le surstockage est donc un élément à surveiller de près dans la gestion de votre entreprise saisonnière, surtout si l’on prend en compte les coûts supplémentaires qui y sont associés. Faites correspondre le gros de vos approvisionnements avec le début de votre saison pleine et prévoyez les quantités au plus juste pour ne pas vous retrouver avec un stock plein une fois la période arrivée à terme : c’est notamment ici que vos prévisions de trésorerie vont prendre tout leur sens !

Un stock trop garni au moment d’aborder la saison creuse arrivée est d’autant plus problématique si les produits qui s’y trouvent ont tendance à perdre de la valeur avec le temps, notamment s’il s’agit de denrées périssables ou d’objets passant de mode avec le temps… Chercher à atteindre un niveau de stock optimal et adapté à votre volume d’activité doit donc faire partie de vos priorités ! A ces fins, offrir des remises et des promotions à votre clientèle à la fin de votre période haute peut se révéler très pratique pour retrouver un stock correct.

Scruter ses flux de trésorerie

Il est maintenant temps de vous pencher de plus près sur la façon dont votre entreprise saisonnière consomme les liquidités présentes dans sa trésorerie. Pour ce faire, le tableau de flux de trésorerie est l’outil idéal ! C’est un moyen simple de mettre à plat vos dépenses et vos ventes de manière précise qui nécessite simplement du temps et de l’organisation : il consiste en une liste minutieuse des mouvements de liquidités de l’entreprise, réparties en catégories distinctes, mois par mois. Un travail organisé et rigoureux permet de faire apparaître vos soldes de trésorerie mensuels et de mieux comprendre la façon dont avez dépensé votre argent et surtout quelles sont les charges qui pèsent le plus lourd dans votre entreprise. A vous de décider lesquelles sont absolument essentielles, et celles qu’il faut tenter de réduire pour que votre entreprise puisse respirer plus librement.

Établir des prévision de trésorerie

Le manque de visibilité sur sa trésorerie à moyen et long terme est un frein important qui empêche beaucoup d’entrepreneurs à prendre des décisions pertinentes dans la gestion de leur entreprise. Et à nouveau, cette caractéristique est décuplée quand on a affaire à une entreprise saisonnière ! Le fait de pouvoir anticiper ses soldes de trésorerie à l’avance est un excellent outil d’aide à la décision, et permet de faire les bons choix quand il s’agit d’investir dans du nouveau matériel, d’embaucher du personnel ou d’élargir son offre. Comment faire ? C’est très simple.

Toujours à l’aide de votre tableau de trésorerie, renseignez maintenant les flux des mois à venir. Commencez par vos charges fixes, puisque comme leur nom l’indiquent, elles ne vont pas changer d’un mois à l’autre. Passez à vos charges variables en prenant bien en compte les augmentations qu’elles vont subir au cours de la saison pleine ! Pour ce faire, partez des flux que vous avez rencontré les années précédentes, votre expérience personnelle et votre intuition. Faites de même pour vos encaissements.

Retenez bien qu’il ne s’agit pas de prédire l’avenir de votre entreprise au centime près mais plutôt d’établir des tendances globales qui vont vous aider à mieux vous projeter, et à savoir où vous en serez dans deux semaines, un ou six mois. Si vous voyez apparaître un solde de trésorerie négatif au cours d’un mois donné, vous savez donc d’avance qu’il va vous falloir prendre des mesures pour y remédier avant d’en subir les conséquences !

Mettre à jour ses prévisions

Pour tirer pleinement partie de votre tableau de flux de trésorerie, établir des prévisions d’encaissements et de décaissements ne fait pas tout : il faut ensuite les ajuster en fonction du réel, c’est-à-dire selon les vrais montants que vous réalisez ! Si votre tableau a été bien établi, vous n’aurez besoin que de quelques minutes par semaine à le remplir. En mettant à jour les flux de votre entreprise, les soldes vont se mettre automatiquement à jour. C’est une pratique qui ne vous prendra que peu de temps et qui remplit deux fonctions très utiles. Premièrement, vous allez disposer d’une meilleure visibilité sur votre trésorerie, ce qui est déjà un avantage de taille. Mais au delà de ça, vous allez pouvoir vérifier la justesse de vos prévisions !

Utiliser un logiciel de gestion de trésorerie

Il existe également des solutions logiciels en ligne qui permettent d’automatiser la gestion de sa trésorerie de façon simple et accessible. Agicap permet de rentrer mois après mois ses factures en cours et de traduire ses flux de trésorerie par des courbes faciles à lire et encore plus faciles à exporter. C’est un puissant outil d’aide à la décision qui aide également à assouplir les relations avec son banquier : s’il voit que vous avez une bonne visibilité sur votre trésorerie et la façon dont votre entreprise utilise ses ressources, il sera toujours plus enclin à vous accorder des prêts et d’autres facilités bancaires à des taux plus intéressants car il saura que les sommes accordées sont entre de bonnes mains.