Comment optimiser la trésorerie d’une entreprise ?

Pour autant, ces liquidités que possède l’entreprise sont consommées et les entrées d’argent se font parfois attendre, ce qui peut dans certains cas causer des décalages de trésorerie.

Mettre en place des outils efficaces de prévision et de suivi de trésorerie

Planifier ses flux de trésorerie

La première chose mettre en pratique, c’est d’anticiper, de prévoir ! En effet, si la trésorerie représente le montant des liquidités dans vos caisses à un instant T, ne croyez pas qu’elle va rester figée : salaires, loyers, factures d’électricité, stocks… Tout ceci pèse sur votre trésorerie. Si ces variations découlent généralement du fonctionnement naturel de l’entreprise, il est absolument capital de réaliser des prévisions afin d’anticiper les potentielles mauvaises surprises, et de capitaliser sur les entrées d’argent pour développer l’activité au mieux.

Et pour initier ces prévisions, le budget de trésorerie est un allié de poids.
C’est un tableau listant vos encaissements (recettes) et décaissements (recettes) à venir sur environ 12 mois. S’il est facile de déterminer à l’avance certains postes d’entrée ou de sortie d’argent (loyers, salaires…), d’autres sont plus difficile à prévoir : charges exceptionnelles, Encaissements (potentiellement impactés par des retards de paiement), paiements fournisseurs, sinistre…

L’objectif est donc dans un premier temps d’inventorier encaissements et décaissements fixes puis de les reporter dans votre tableau de trésorerie. Ensuite, il s’agit d’estimer au mieux possible leurs homologues variables. Même sans être précis à 100%, l’idée est de parvenir au montant qui vous semble le proche de ce qui va se produire (par la suite vous pourrez comparer vos prévisions avec le réel). Si vous avez des difficultés à compléter cette seconde partie, vous pouvez vous aider de vos résultats des années précédentes, ressortir vos anciennes factures. L’objectif d’un budget de trésorerie étant d’éviter des mauvais surprises, essayez de compléter ce tableau de manière conservatrice. Demandez-vous par exemple quelles dépenses pourraient tomber dans un cas plutôt défavorable. Si finalement vous dépensez moins que prévu, votre trésorerie réellene pourra être que meilleure qu’anticipé !

Cela fait, vous aurez simplement à soustraire vos décaissements à vos encaissements de chaque mois, ce qui vous donnera le solde de trésorerie prévisionnel de fin de mois, pour chaque mois de votre tableau !

Il est par ailleurs pertinent de ne pas se contenter d’un seul tableau de prévisions : c’est pourquoi créer différents scénarii d’activité est intéressant afin de challenger différents cas de figure : un investissement, par exemple, n’aura pas le même impact sur votre trésorerie selon les hypothèses que vous aurez formulées. L’idée est de pouvoir confronter plusieurs possibilités “réalistes” afin d’être en mesure de prendre la meilleure décision possible le moment venu.

D’ailleurs, la capacité à anticiper les potentiels problèmes de trésorerie est utile auprès des banques ou autres organismes financiers : aller les voir en amont des difficultés afin de recourir à un financement de trésorerie aura bien plus de chances de succès que si tout se déroule quelques jours avant et que les difficultés sont déjà présentes.

Suivre sa trésorerie

Optimiser la trésorerie d’une entreprise passe également par un suivi de trésorerie rigoureux. Mais comment s’y prendre ?
La pierre angulaire de cette partie est la régularité. En effet, la trésorerie n’est pas figée comme nous l’avons dit plus haut. Cela implique donc pour le dirigeant de suivre son évolution le plus souvent possible. Par exemple, les prévisions réalisées 3 ou 4 mois auparavant vont peut-être changer au fur et à mesure que le temps passe. Un chef d’entreprise avisé prendra le temps de corriger ces prévisions afin d’avoir un plan de trésorerie le plus juste possible.
De la même manière, il est rare qu’une société se fasse payer comptant par tous ses clients. Elle possède donc des créances qui doivent être réglées à une certaine date. Pour autant, il arrive que certains acheteurs soient de mauvais payeurs et que le règlement tarde à arriver. Pouvoir déterminer à partir de quel moment une facture est en retard de paiement permet de relancer les retardataires directement et ainsi éviter des décalages de trésorerie trop importants.

Piloter ses indicateurs clés

Parlons enfin des principaux indicateurs à suivre.

• Le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) correspond à la somme d’argent qu’une entreprise doit posséder à tout moment afin de couvrir ses décalages de trésorerie.
  Plus cet indicateur est élevé, plus le besoin de trésorerie de l’entreprise est important.. A tout moment, la trésorerie disponible doit être supérieure au Besoin en Fond de Roulement.
• Les créances clients doivent également être pilotées avec une grande attention : de trop gros montants en attente de paiement peuvent mettre en péril la santé financière d’une société. En vous penchant sur cet aspect, peut-être allez vous découvrir que vos créances sont trop nombreuses et qu’il vous serait possible d’optimiser cela en recourant à l’escompte commercial par exemple, en réduisant vos délais de paiement, ou tout simplement en limitant le nombre de partenaires auxquels vous accordez des délais de paiement importants.
• La consommation nette de cash représente quant à elle la différence entre les sorties et les entrées d’argent de l’entreprise sur un mois donné.
  Elle se calcule sur la base de la formule suivante :

Consommation Nette d’un mois = Décaissement du mois – Encaissement du mois

A partir du résultat, il est possible de déterminer si l’entreprise dépense plus qu’elle n’encaisse ou si au contraire elle amasse de la trésorerie excédentaire.
Un résultat positif n’est pas forcément catastrophique, mais moins la situation durera, mieux la trésorerie de l’entreprise se portera !

• L’espérance de vie en cash, qui correspond à la durée pendant laquelle l’entreprise pourrait “tenir” avec sa trésorerie actuelle, et sans nouvelle entrée.

Plus cette espérance de vie est courte, plus la trésorerie de l’entreprise est tendue, et plus elle sera sensible aux éventuels retards de paiement.

Mais alors comment s’y prendre ? Utiliser le papier ? Excel ? Un logiciel de gestion de trésorerie ?

Notre premier candidat, le papier, peut facilement s’égarer ou être endommagé voire détruit ! De plus, les erreurs de saisie peuvent devenir un véritable casse-tête : ratures, impressions supplémentaires… Autant d’éléments rédhibitoires qui en font un support à éviter.

Vient ensuite Excel. Cet outil est assez puissant et permet donc beaucoup de possibilités. Pour autant, il est relativement compliqué à maîtriser. D’ailleurs, à l’instar du papier, il requiert de rentrer la plupart des données à la main, ce qui multiplie les erreurs de saisie potentielles, ce qu’il faut à tout prix éviter si vous souhaitez optimiser la trésorerie de votre entreprise.

Enfin vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de trésorerie. Agicap, par exemple, vous permet à la fois de planifier et d’anticiper l’évolution de vos flux de trésorerie, d’importer directement les factures dans l’outil en évitant au passage toute erreur de de saisie ou encore de suivre votre trésorerie au fil de l’eau de manière très intuitive grâce à un système de représentation des résultats sous forme de graphiques simples et précis !

Optimiser les délais de paiement

Limiter les délais de paiement client

Vendre c’est bien, encaisser l’argent rapidement c’est mieux ! Si faire payer tous les clients comptant n’est pas vraiment envisageable, il est toujours possible de limiter l’impact des délais de paiement client.

• Dans un premier temps, recourir à l’escompte commercial peut-être une excellente solution. Le principe de fonctionnement est simple : un client vous paye comptant (ou tout du moins avant la l’échéance de paiement dont il bénéficiait à l’origine) en échange d’une réduction d’un pourcentage variable sur sa facture.
  Cette méthode propose un double avantage : non seulement elle peut vous permettre de réduire vos besoins en trésorerie, mais en plus elle peut accroître le taux de satisfaction client : en effet, la plupart des acheteurs aiment pouvoir bénéficier d’une petite “ristourne” sur leurs achats !
• Il vous est aussi possible de restreindre l’option de délais de paiements à vos meilleurs clients. Pour procéder de la sorte, catégorisez vos acheteurs et restreignez les délais de paiement (au moins les plus longs) à ceux qui ont tendance à toujours payer à temps.
• Enfin, si vous souhaitez établir une sorte de filtre, vous pouvez toujours tenter d’en apprendre plus sur chaque nouveau client de votre entreprise : si sa mauvaise réputation le précède, n’hésitez pas à vous montrer intransigeant en lui faisant comprendre qu’il ne bénéficiera pas de délais de paiement avec vous. Attention par contre, vous montrer trop ferme avec un prospect dont vous ne savez pas grand chose n’est pas forcément une bonne idée : s’il se sent braqué, il peut très bien décider de s’en aller pour s’intéresser à la concurrence.

Relancer rapidement les clients en retard de paiement

Vous avez vendu une grande quantité de biens à un client il y a deux mois mais n’avez toujours pas reçu son paiement et êtes sans nouvelles de sa part alors que la date butoir approche ? Surtout ne laissez pas traîner les choses.
Si dans certains cas, il s’agira d’un simple oubli, dans d’autres vous pourrez vous retrouver face à un mauvais payeur qui fera tout pour régler le plus tard possible ou pire, à devoir gérer un client qui est aujourd’hui en situation de cessation de paiement.

Dans tous les cas, il faut absolument entrer en contact avec la personne ou le service en charge des paiements. Si à première vue le mail peut sembler la meilleure option, il n’est pas vraiment engageant et peut vite se retrouver à la corbeille.

Le mieux de directement passer par le téléphone pour prendre des nouvelles et au besoin rappeler à votre interlocuteur que la date d’échéance du paiement va bientôt arriver (ou alors qu’elle est déjà passée).

Négocier des délais de paiement fournisseur

Si vous faire payer le plus rapidement possible par vos clients est important, parvenir à négocier des délais avec vos propres fournisseurs peut aussi vous aider à optimiser la trésorerie de votre entreprise.

En effet, si vous devez payer tous ces fournisseurs avant de recevoir l’argent de vos ventes, il est fort possible que votre trésorerie soit mise à mal. L’idéal est donc de faire en sorte que vous ayez à payer vos fournisseurs APRÈS avoir reçu l’argent de vos ventes. Attention, il faut éviter de trop tirer sur la corde, sous peine de voir toute tentative de négociation échouer.
Le but est plutôt de jouer la carte de la concurrence. Affirmez à votre fournisseur que vous avez une préférence pour lui mais que la concurrence vous propose des délais plus avantageux par exemple. Si vous êtes partenaires de longue date et que votre demande n’est pas complètement utopiste, vous avez de bonnes chances pour qu’il finisse par “s’aligner”.

Optimiser vos stocks

Trésorerie et stocks sont intimement liés : en effet, un stock trop important va peser sur la trésorerie de l’entreprise et faire croître son BFR, tandis que trop peu de stock augmente les risques de rupture et de ne pas pouvoir faire face à la demande client.

De même, il est important de réaliser un inventaire minutieux du stock de temps à autre : mal réalisé, il est facile de se retrouver avec de l’argent dormant du fait de marchandises à l’existence insoupçonnée.

Pour optimiser vos stocks, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de gestion des stocks, présentant toutes leurs spécificités. Voici une liste des principales d’entre elles, ainsi que de leurs caractéristiques.

• La méthode de réapprovisionnement calendaire, qui consiste à commander la même quantité de biens à dates fixes. Elle est plus adaptée pour des entreprises déjà implantées dont la rotation de stock est relativement prévisible.
• La méthode de réapprovisionnement à la commande. Chaque fois que le responsable de achats doit réaliser une nouvelle commande, il s’enquiert de la quantité de stock restante et commande une quantité permettant de remonter le stock jusqu’à un seuil maximal (qui a été défini au préalable). Elle est relativement bien adaptée pour des denrées périssables par exemple.
• La méthode du point de commande fonctionne globalement dans le sens inverse. Au lieu d’un stock maximal à atteindre, la méthode du point de commande de sert d’un seuil minimal critique, qui, quand il est atteint, doit déclencher une commande. C’est donc une méthode de réapprovisionnement à date variable mais quantités fixes. Du fait de son caractère assez flexible, c’est une option pertinente pour des biens qui ont tendance à être écoulés de manière irrégulière.
• Le réapprovisionnement à la commande est pour sa part très flexible : les commandes se font à dates ET quantités variables. Attention c’est une méthode de réapprovisionnement qui est relativement compliquée à bien maîtriser. Notez quand même qu’elle peut avoir son intérêt pour une entreprise qui a besoin de commander de la marchandise onéreuse sans vraiment savoir à quel moment son stock va nécessiter d’être réapprovisionné.

A chaque situation sa méthode de réapprovisionnement des stocks !

Réduire vos frais généraux

Les frais généraux peuvent être considérés comme les charges supportées par une entreprise dans le cadre de ses activités de tous les jours.

Ils incluent notamment le paiement du loyer des locaux, l’achat de fournitures de bureau, les factures d’électricité et d’eau ou encore le paiement des salaires.
Ils représentent un montant parfois élevé pour les entreprises, d’où l’importance de tout faire pour les maintenir au niveau le plus bas possible (dans la mesure du raisonnable).

Il existe plusieurs manières de diminuer les frais généraux et donc d’optimiser la trésorerie de l’entreprise, comme par exemple :

• Faire la chasse au gaspillage et responsabiliser les employés (si l’entreprise en comporte). Des lumières qui restent allumées inutilement de manière récurrente, des robinets d’eau mal fermés, le chauffage en marche alors que les fenêtre sont ouvertes… Le gaspillage en entreprise peut avoir de multiples sources. Heureusement, la plupart de ces dernières peuvent être identifiées, permettant la mise en applications d’actions correctrices adaptées : montrer aux employés l’impact que peut avoir leur négligence, disséminer dans les locaux des pancartes avec quelques rappels des actions de tous les jours…
• Réduire les frais d’impression et passer au “zéro papier”. Encore plus présent qu’on ne le pense dans les entreprises, le papier a certes des avantages, pourtant largement contrebalancés par ses limites : l’achat de papier en quantité est relativement onéreux (et entraîne de facto de devoir investir dans une ou plusieurs imprimantes plus l’encre). Par ailleurs, il peut facilement être perdu ou endommagé. En optant pour l’informatique et les services de stockage en ligne “cloud”, la société va réaliser des économies généralement non négligeables à moyen terme, faisant ainsi chuter les frais généraux.
• Diminuer le loyer est une autre option envisageable et potentiellement très bénéfique à la trésorerie de l’entreprise : opter pour le coworking est par exemple une excellente idée afin de partager les frais tout en conservant un espace de travail acceptable. Dans certains cas, il existe même des espaces de travail dédiés aux petites entreprises avec des charges extrêmement faibles, ce qui permet encore une fois de réaliser des économies non négligeables et donc d’optimiser la trésorerie de l’entreprise.

Augmenter vos ventes