Conoce el plan de tesorería y descarga un modelo de ejemplo en Excel

Aquí tienes todo lo que debes saber sobre un plan de tesorería y dónde descargar una plantilla para elaborarlo. Aprenderás la definición y los objetivos del plan. Recuerda que gestionar bien la tesorería es esencial para que una empresa funcione de forma adecuada. Los malos planes de caja pueden llevar a las compañías a la quiebra. Para elaborar el plan, habremos de considerar todo el dinero que entra en nuestra empresa: el que se almacena en la caja y el que está repartido en sus diferentes cuentas bancarias.

El plan de tesorería: definición

Un plan de caja o de tesorería es un documento que elaboramos para establecer la previsión financiera de nuestra empresa. En este documento, reflejaremos todas las entradas y salidas de dinero efectivo que vayan teniendo lugar a lo largo del año. Normalmente, los programas de tesorería tienen en cuenta un periodo de 12 meses. El objetivo es dar una visión de los posibles flujos de caja que tendrán lugar durante un ejercicio.

Consideraciones importantes para rellenar la plantilla del plan de tesorería

  • En el proyecto debes incluir todas las operaciones financieras que tengan lugar en la empresa, sin excepciones.
  • Si te saltas una operación, por pequeña que sea, distorsionarás el balance y no obtendrás una imagen real del estado financiero de tu compañía.
  • Recuerda que has de rellenar la plantilla del plan de tesorería todos los días. Quieres determinar el flujo de caja de la forma más exacta posible.
  • Tan solo debes contar las entradas y salidas de dinero en los meses en que realmente se produzcan. Por ejemplo, si te han realizado una compra en septiembre pero no van a pagarte hasta octubre, no contabilizarás la entrada del dinero hasta el mes de octubre.

Objetivos de un plan de tesorería ejemplo

Los planes de tesorería son documentos muy importantes para la gestión financiera. Estas herramientas de previsión nos permiten consultar cuánto dinero hemos ganado en un mes determinado, así como las ganancias que hemos acumulado de un mes a otro. Los planes nos permiten ver claramente las tendencias financieras: cuándo aumenta y cuándo disminuye el efectivo en nuestra actividad.

¿Por qué es importante que sepas el flujo de caja de tu empresa?

Porque te permitirá afrontar con antelación los retos que se presenten en el futuro; por ejemplo, sabrás si podrás hacer frente a un determinado pago previsto para una fecha próxima. Además, conocer el estado del flujo de caja te ofrece muchas otras ventajas: sabrás si podrás financiar nuevos proyectos, realizar inversiones o hacer frente a imprevistos.

Las empresas con actividades estacionales (como la hostelería) encontrarán en el proyecto de caja una herramienta muy útil para determinar si podrán hacer frente a los meses donde el volumen de negocio disminuye. Conocer la salud financiera del negocio permite estimar si se podrán afrontar los pagos de salarios y las deudas durante los periodos de menor actividad.

El diseño de una plantilla para plan de tesorería en Excel

Ya has visto el plan de tesorería y su definición, ahora leerás un listado con los pasos importantes a tener en cuenta para confeccionar tu plantilla para plan de tesorería en Excel.

  • Define los elementos de tu caja (entradas y salidas de dinero).
  • Anticípate a ellos y evalúalos de la forma adecuada.
  • Presta una especial atención a los gastos. Tendrás que ser muy preciso a la hora de determinarlos.
  • El plan de tesorería consta de dos partes, que deberán diferenciarse mes a mes: los ingresos por un lado y los gastos por otro.

¿Qué es un ingreso?

Por ejemplo, es el dinero que ha entrado a las arcas de tu empresa tras cerrar una venta.

¿Y un gasto o salida de efectivo?

Por ejemplo, son los pagos a proveedores, el alquiler mensual del establecimiento o una cuota que pagas por algún servicio.

  • Define tus ingresos de dinero o entradas de efectivo.
  • Clasifica los tipos de ingresos de efectivo de tu empresa para diferenciarlos en tu plan de tesorería.

Plan de tesorería: ejemplo de entradas de efectivo

  • Ventas y facturación a clientes: Clasifícalas de la forma más conveniente; por tipo de facturación, por forma de pago, tipo de cliente, etc.
  • Aportaciones de capital: Recoge el capital inicial y las ampliaciones de capital.
  • Aportaciones de los socios a la cuenta corriente: Contabiliza los anticipos que realicen los socios.
  • Ayudas y subvenciones: Ten en cuenta el dinero de las ayudas, primas de empleo y otras.
  • Prestamos bancarios y otros fondos de financiación.
  • Devoluciones del IVA: Si Hacienda tiene que devolverte IVA, este se contabilizará como una entrada de efectivo.

Te recomendamos que aprendas a evaluar correctamente todas tus entradas de efectivo, tanto las habituales como las puntuales. Obviamente, prever los ingresos habituales es mucho más sencillo; bastará con que informes sobre las entradas de efectivo que tengas previstas. Por su parte, las entradas de capital irregulares o puntuales son más difíciles de suponer. Habrás de tener en cuenta la estacionalidad de tu empresa y anticipar los periodos de máxima y mínima actividad.

Te pondremos un ejemplo: si tu negocio funciona con comerciales, tendrás que confiar en su rendimiento y en su capacidad para cerrar las ventas. Para hacer la previsión de ingresos en tu plan, habrás de estimar la media de contratos que tus comerciales cierran cada mes. Esa media será la que figurará en tu plan de tesorería.

Una manera de hacer las previsiones es basarse en el número de ventas y sus importes de los años anteriores. Comprueba las tendencias del pasado para estimar qué ocurrirá en los próximos meses. Y no olvides registrar bien las fechas de pago reales de tus clientes. No contabilices el importe de una factura basándote en su fecha de emisión; debes incluir el efectivo en la fecha de vencimiento o pago de la factura. Esta es la forma de llevar correctamente la tesorería.

Plan de tesorería: ejemplo de salidas de efectivo

Tendrás que elaborar la lista de gastos o salidas de efectivo para tu plan. Las salidas de capital pueden ser muchas. Ahora, veremos algunos ejemplos.

  • Los gastos en materias primas y pagos a proveedores.
  • Los gastos bancarios y financieros: Las comisiones del banco, el interés de los préstamos, etc.
  • Gastos fijos: Alquiler, electricidad, mantenimiento, seguros de la empresa y los trabajadores, ect.
  • Inversiones: Son las compras de equipos, maquinaria, vehículos, locales, herramientas, etc.
  • Salarios: Todos los importes destinados a los contratos de los trabajadores. Puedes clasificarlos por el tipo de contrato.
  • Otros honorarios: Son los pagos a otros profesionales como abogados, notarios o contables.
  • Pago del IVA.
  • Reducciones de capital previstas o pérdidas de capital.

También habrás de establecer las salidas de capital con la mayor precisión posible en tu plantilla para plan de tesorería en Excel. No te olvides de ninguna partida de efectivo.

Al igual que ocurría con los ingresos, una parte importante de tus gastos de empresa serán fijos. Son los importes que no varían de un mes a otro y que, por tanto, son más fáciles de prever, como las cuotas, alquileres y salarios. Puesto que puedes anticipar estos gastos con bastante antelación, reducirás el número de imprevistos si los tienes en cuenta.

Por otro lado, están los gastos variables. Trata de ser precioso al evaluarlos. Aquí también habrás de prestar atención a tus picos de actividad. ¿Suelen aumentar los gastos de tu empresa para hacer frente a un pico de actividad puntual? Por ejemplo, un hotel puede estimar que habrá un aumento de la clientela durante la temporada alta, cuando quizás necesitará comprar más comida o contratar más personal. Son épocas en las que aumenta la demanda de servicios, pero también los gastos. Ten en cuenta que un aumento de la facturación no siempre implica un flujo de caja positivo. Mira tus planes de tesorería de los años anteriores y fíjate en los gastos que tuvieron lugar durante los periodos de máxima actividad.

Consejos para llevar bien los planes de tesorería

Si quieres ser un buen gestor, tendrás que llevar tu plan de una forma regular y asegurar que esté actualizado ¿Cómo evitar sorpresas desagradables?

  • Contabiliza el IVA: Cada vez que coloques compras y ventas en la plantilla de plan, recuerda incluir el IVA. El IVA emitido y el deducible deben figurar en categorías separadas del plan.
  • Haz las previsiones de una forma realista: Si ves que nos vas a cumplir los objetivos de ingresos que tenías previstos para un mes, ajusta los gastos para anticiparte a las posibles dificultades.
  • Nunca subestimes tus gastos y sé siempre conservador con tus previsiones.

Mi flujo de caja es negativo, ¿qué hago?

Antes de nada, ¿sabes cómo determinar si tu flujo de caja es positivo o negativo? Has visto que deberás contabilizar todos los ingresos y gastos (fijos y variables) a lo largo de cada mes. Si has realizado el plan durante varios meses, deberías tener la cifra de tu flujo de caja. Si estás preocupado porque el flujo de caja de un mes pueda ser negativo, te daremos una fórmula para calcularlo:

Flujo de caja al final del mes = Flujo de caja al comienzo del mes + Ingresos del mes - Gastos del mes

Supón que lo has calculado y el resultado ha sido un flujo de caja negativo para las próximas semanas o meses ¿Debes preocuparte? Veamos.

  • Un flujo de caja negativo puede ser un hecho puntual. Revisa tu plan de tesorería y mira con detenimiento si ha habido una compra importante o si un cliente todavía no te ha pagado una venta grande.
  • Revisa las condiciones de pago con tus proveedores y clientes para resolver estos hechos puntuales.
  • En caso de que el efectivo negativo sea persistente, significa que tu empresa está perdiendo más dinero del que recibe. Quizá sea momento de que te plantees realizar una aportación de capital, pedir un préstamo bancario o recurrir a otra vía de financiación.

Cuanto más tiempo mantengamos un flujo de caja negativo, más peligroso será para la salud financiera de nuestra compañía. Tendremos que auditar nuestros gastos y ajustar el margen de ganancia de las ventas.

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Ya conoces la importancia de llevar un buen seguimiento de la tesorería para controlar una empresa de la forma adecuada. Muchos empresarios establecen planes de tesorería cuando abren sus negocios, pero los abandonan con el tiempo. Este es un error fatal que puede traer repercusiones para salud financiera de una empresa.

Muchas compañías podrían haber evitado la quiebra con un plan de tesorería bien planteado. Recuerda llevar tu plan al día para tener una visión real sobre el estado financiero de tu negocio. Es la mejor forma de anticiparte a los retos e imprevistos. Te aseguramos que ganaréis tranquilidad tanto tú como tus colaboradores y gestores.

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