Plan de tesorería: qué es y para qué sirve (incluye plantilla)

En este artículo tienes todo lo que debes saber sobre un plan de tesorería: definición, objetivos del plan, pasos para realizar un plan de tesorería, una plantilla gratis para descargar y los errores más habituales a la hora de confeccionarlo. Recuerda que hacer una buena gestión de tesorería es esencial para que una empresa funcione de forma adecuada, y que un plan de caja deficiente puede llevar a tu empresa a la quiebra. Para elaborarlo, debes considerar todo el dinero que entra en tu empresa: el que se almacena en la caja y el que está repartido en las diferentes cuentas bancarias.

¿Qué es un plan de tesorería?

Un plan de tesorería es un documento de pronóstico que permite a las empresas estimar cuánto dinero van a recibir (entradas) y gastar (salidas) durante un período de tiempo determinado. Gracias a esta información, es posible anticipar la evolución de su flujo de caja para actuar en consecuencia. Normalmente, un plan de tesorería tiene en cuenta un periodo de 12 meses. Ten en cuenta que al plan de tesorería de una empresa también se le llama muy a menudo pronóstico de flujo de efectivo o plan de flujo de caja.

Como tal, su contenido fundamental gira en torno a los siguientes temas:

• La cuenta de resultados prevista: corresponde a los gastos e ingresos de la empresa.
• El balance provisional: estima los activos de su empresa al final de cada año.
• El plan de financiación: proporciona información sobre los métodos de financiación de sus inversiones.
• El plan de tesorería provisional: indica el nivel de efectivo entrante y saliente a lo largo del tiempo seleccionado.

¿Cuáles son las ventajas principales de un plan de tesorería para una empresa?

Como cada empresa tiene particularidades y objetivos distintos, es posible que cada una le dé un uso diferente. Pero, por lo general, un plan de tesorería debería permitir lo siguiente:

• Planificar el volumen de ventas que esperas alcanzar en los próximos meses e implementar las acciones asociadas. Estas pueden girar en torno al incremento de los pedidos a proveedores o a la reorganización del stock disponible.

• Comprender y anticipar los períodos de baja actividad en el flujo de efectivo de tu empresa para evitar problemas de liquidez o incluso incumplimientos de pago.

• Tener una mejor visión de tus gastos, para posiblemente reducir los costes de la empresa y ahorrar dinero. Recuerda que los beneficios no solo dependen de incrementar los ingresos, sino también de reducir las salidas de recursos. Optimizar aquí es clave.

• Servir como herramienta de apoyo a la toma de decisiones, lo cual es siempre útil. En la previsión se encuentran las claves de equilibrio en la balanza de pagos. Recuerda que mantener una buena relación entre los ingresos y los gastos de tu compañía es fundamental para asegurar su supervivencia a lo largo del tiempo.

El contenido principal del plan de tesorería de una empresa

Aunque hasta este punto ya te hemos ofrecido una visión bastante clara y amplia del concepto, lo mejor para que acabes de comprender su relevancia es referir aquí, aunque sea de forma esquemática, a su contenido básico. Así, al menos en esencia, todo plan de tesorería ha de incluir dos grandes partidas: los ingresos y los gastos. Siempre, como te decimos, previstos para un determinado plazo temporal futuro.

1. Determinar los ingresos futuros

Es muy frecuente caer en el error de introducir una cantidad de entradas esperadas superior a la que finalmente acaba siendo. Trata de ser siempre lo más realista posible y, ante la duda, sitúate en el escenario menos optimista. Esto no es un obstáculo para que dejes de incluir aquello que, previsiblemente, acabarás ingresando por cualquier vía. Al fin y al cabo, tu objetivo ha de ser diseñar un plan de tesorería lo más cercano a la realidad posible.

Para ayudarte, vamos a introducir aquí las principales partidas de ingreso. Recuerda que no es una lista cerrada y completa y que solo has de entender esta información como mera inspiración. Añade o quita lo que consideres conveniente para tu negocio.

Facturación del cliente

Puedes clasificar estas previsiones de ingreso mediante criterios como los siguientes:

• Por medios de pago utilizados: efectivo, tarjeta de crédito, cheque, transferencia bancaria, etc.
• Por tipo de cliente: por ejemplo, si trabajas tanto con particulares como con profesionales, podrás distinguir entre estos dos tipos de ingresos.
• Por __tipo de facturació__n: si facturas parte de tus servicios en efectivo, y la otra con plazo de pago.
• Por frecuencia: puedes distinguir los recibos de clientes recurrentes y los de clientes puntuales.
• Por tipo de IVA: por ejemplo, imaginemos que tienes un restaurante, es posible que desees distinguir los recibos de venta de bebidas (tipo de IVA sin reducir) de la venta de alimentos en el comedor (tipo de IVA reducido).

Ayudas y subvenciones

Ayudas del plan de subvenciones de la Unión Europea. Ayudas autonómicas o locales. Otras becas, concursos, etc.

Devolución de crédito del IVA

Este punto es aplicable exclusivamente a los supuestos en los que preveas que recaudarás menos IVA del que te desgraves.

Préstamos y otras financiaciones

• Préstamos bancarios.
• Aportación personal (ampliación de capital, por ejemplo).
• Recaudaciones de fondos y captación de inversores.

2. Identificar las partidas de gastos

Una vez que hayas hecho el trabajo de inventario para tus ingresos, solo necesitas hacer lo mismo para tus gastos. De nuevo, con tal de serte de utilidad, recogemos aquí una lista no cerrada y completa de posibles ejemplos de partidas de gasto.

Proveedores

Dependiendo de tu actividad, puedes realizar un seguimiento de los gastos de este tipo clasificándolos en atención a criterios como los siguientes:

• Por proveedor: agrega una línea para cada uno de tus principales proveedores.
• Por tipo de producto: materias primas, consumibles, productos terminados, etc.
• Por tipo de IVA: proveedores sin IVA: compras en el extranjero, proveedores al 20%, etc.
• Por condiciones de pago: pagos al contado, pagos a 30 días, pagos a 45 días, pagos a 60 días...

Salarios y pagos a trabajadores

Entendiendo esta partida desde el punto de vista más amplio posible, debe incluir, al menos, lo siguiente:

• Sueldos (ejecutivos, no ejecutivos, etc.)
• Bonificaciones y pluses de todo tipo.
• Pagos a colaboradores externos.
• Pago a becarios y personal en prácticas.
• Compensaciones a aprendices.

Aportaciones sociales y patronales

• Pagos a la Seguridad Social.
• Pago de la mutua que cubre a los empleados.
• Posibles reembolsos de los gastos de transporte.
• Ticketstext in italic restaurante, vales para cenar o boletos de comida de todo tipo.

Suscripciones

• Internet.
• Software empresarial de toda clase.
• Teléfono.

Inmuebles

Dependiendo del tipo de empresa, habrá que pagar:

• Gastos de alquiler e inmobiliarios.
• Suministros de electricidad, gas y agua.
• Seguros de cobertura.

Marketing

Apartado fundamental en las empresas modernas, incluye:

• Anuncios (periódicos, televisión, etc.).
• Motores de búsqueda (adwords).
• Redes sociales (campañas de Facebook Ads, etc.).
• Salones de actos y eventos (alquiler de espacios).
• Flyers (creación e impresión).

Proveedores externos de servicios

• Servicios de contabilidad.
• Servicios jurídicos.
• Servicios de auditoría, gestión y consultoría de toda clase.

Seguros

Dependiendo del caso, habrá que afrontar los siguientes pagos:

• Seguro del local.
• Seguros de vehículos.
• Seguros de responsabilidad civil por ejercicio de actividad.

Bancos y financiación en general

Partida fundamental que, dependiendo de los casos, puede llegar a ser muy abultada:

• Pago de préstamos.
• Costes financieros en general (cuotas de mantenimiento de cuenta, comisiones de transacción, etc.).

Impuestos

Entre muchos otros, destacan los siguientes impuestos:

• Impuestos de sociedades.
• IBI.
• IVA.

Gastos diversos

Se trata de aquellos gastos difíciles de clasificar en alguna de las categorías anteriores:

• Reembolso de clientes, descuentos o gestos comerciales.
• Regalos y suministros para clientes.
• Suministros de oficina y suministros administrativos.
• Mantenimiento de vehículos y locales.
• Gastos de desplazamiento.

¿Cómo acertar en las previsiones efectuadas en un plan de tesorería?

Conocer el pasado de tu empresa siempre es una buena manera de prever su futuro. Ten en cuenta que, salvo cambios drásticos en la estructura o en la forma de negocio, una corporación tiende a replicar los ciclos previamente vividos.

De esta manera, una de las formas clave para acertar en las previsiones que efectúes en torno a los gastos e ingresos de tu negocio será atender a lo vivido en tiempos anteriores. Igualmente, una vez diseñado el plan, trata de ir corrigiéndolo conforme pasen los meses.

Es así como podrás identificar los puntos críticos sobre los que cometiste más errores. ¿Fuiste demasiado optimista con los ingresos o, al contrario, los calculaste demasiado a la baja? ¿Olvidaste alguna de las partidas de gasto importantes y eso ha afectado a tu flujo de efectivo?

Si aprendes del pasado y corriges progresivamente tu plan, acabarás conociendo a tu empresa como la palma de tu mano, por lo que, para el ejercicio siguiente, te será mucho más fácil prever el futuro.

¿Cómo llevar a cabo un buen plan de tesorería? Los factores del éxito

Hay algunos factores sobre los que no se suele caer, pero que, sin embargo, acaban determinando el éxito de una determinada previsión. Nosotros podemos hablarte de unos cuantos. Así, todo plan de tesorería por ejemplo ha de respetar, al menos, los siguientes puntos:

• Pon especial énfasis en tratar de localizar los gastos variables. Muy a menudo, los gastos fijos son fáciles de prever, pero no así con los que cambian dependiendo de diversos factores.

• Presta mucha atención a las condiciones de pago de tus clientes. No cuentes como inmediatos los ingresos por ventas cuyo importe se te abonará transcurrido un plazo. Esto podría llevar a desajustes.

• Ten muy en cuenta la potencial estacionalidad de tu negocio. No todas las empresas funcionan igual a lo largo de todo el año. Si hay cambios notables en tu volumen de negocio, no dudes en incluirlos en el plan.

• Configura varios escenarios distintos. Quizá tengas dudas acerca de si un determinado escenario futuro tendrá o no lugar. Ante ello, la solución más sencilla es preparar planes para cada caso potencial.

Los principales errores a evitar en una previsión

En Agicap conocemos las mejores prácticas para ahorrar tiempo y dinero en tesorería, y no queremos que tus esfuerzos fracasen por errores que podrías haber evitado. Para ayudarte, te mostramos a continuación los errores más comunes a la hora de diseñar un plan de previsión. Son los siguientes:

• Descuidar las sumas pequeñas. Quizá, por sí solos, los gastos pequeños te parezcan insignificantes. Sin embargo, has de tener en cuenta que estos se suman los unos con los otros y pronto dejan de ser tan pequeños como parecen. De hecho, pueden acabar suponiendo una gran partida que, si no has tenido en cuenta, afectará negativamente a tus niveles de efectivo.

• No actualizar tu plan de flujo de efectivo proyectado. Nunca has de entender un plan de previsión como una herramienta fija y definitiva que, una vez efectuada, no ha de modificarse más. Todo lo contrario, tienes que ir actualizándola mes a mes para modificar los datos restantes y que, poco a poco, se aproxime más a la realidad. Si no lo haces, se irán acumulando errores hasta que cualquier parecido con tu situación sea pura coincidencia.

• No tener en cuenta el riesgo de incurrir en pagos atrasados. Ignorar la posible acumulación de intereses, la suma de las comisiones y gastos de demora y el crecimiento del montante debido como consecuencia de un posible impago puede condicionar la supervivencia de tu empresa.

Agicap, el software que simplifica la gestión de tesorería

Aunque a lo largo de los años haya sido muy común diseñar y efectuar el plan de tesorería en Excel, lo cierto es que, a día de hoy, tienes a tu alcance numerosas herramientas que superan por mucho a esa herramienta.

Tanto es así que muchas compañías podrían haber evitado la quiebra con un plan de tesorería bien planteado y revisado. Recuerda llevar tu plan al día para tener una visión real sobre el estado financiero de tu negocio. Es la mejor forma de anticiparte a los retos e imprevistos. Te aseguramos que ganarás tranquilidad tanto tú como tus colaboradores y gestores.

En Agicap te ayudamos a gestionar la tesorería de tu empresa de forma automatizada y fiable. Nuestro software de gestión de tesorería te permitirá anticipar el flujo de caja incluso para un periodo de 12 meses. Es rápido, fácil de usar e intuitivo. Y ponemos a tu disposición a nuestro equipo de expertos en tesorería. Prevé tus gastos y realiza tus inversiones con seguridad gracias a Agicap. Te invitamos a probar nuestro software de gestión de tesorería. ¡Pídenos una demostración gratuita y resuelve tus dudas!