Balance de situación

Para el correcto devenir de una empresa existen numerosos instrumentos de carácter económico. Uno de ellos (quizá uno de los más importantes) es, precisamente, el llamado balance de situación o previsional, al que vamos a dedicar el presente artículo. Así, si tú mismo eres propietario o gestor de una compañía, te animamos a que continúes leyendo con tal de que acabes conociendo en profundidad los detalles de este concepto y sus aplicaciones. En el artículo:

¿Qué es un balance de situación?

El balance de situación general es la imagen del estado de los activos de tu empresa en un momento dado (generalmente al final de un año financiero). Al desarrollar su plan de negocios, el desarrollo de un balance de este tipo permite verificar el equilibrio financiero de tu proyecto y observar la evolución de sus resultados durante un largo período de varios años.

En general, todo balance provisional se compone de 2 partes principales:

  • El activo: Reúne todo aquello que posee la empresa. Concretamente, se encuentran aquí incluidos los activos fijos, las cuentas por cobrar comerciales, las acciones y las cuentas bancarias. Se trata, por tanto, de los bienes que tiene tu empresa en propiedad.
  • El pasivo: Encuadra en su interior todo el conjunto de deudas financieras, deudas de proveedores, deudas con el personal, deudas fiscales y sociales, las cuentas corrientes de los asociados, los descubiertos bancarios y, en definitiva, todo aquello que, en cierto momento dado, deberá devolver la empresa haciendo uso de sus recursos incluidos en el activo.

Más adelante, al referir al cómo realizar un balance, entraremos en detalles sobre estos dos pilares esenciales.

¿Por qué se ha de hacer un balance de situación?

Con tal de responderte a esta cuestión de la forma más completa e ilustrativa posible, vamos a incluir las tres razones principales para preparar tu balance previsional:

  • Este documento abre la puerta a la posibilidad de calcular el capital circulante, el capital circulante necesario y el flujo de caja neto previsto, que son elementos esenciales de un plan empresarial. Es decir, es una herramienta de conocimiento esencial acerca de los principales datos contables y financieros de tu compañía.
  • Por otro lado, esta herramienta permite representar la situación financiera de la empresa en un momento determinado y de forma general. Asimismo, permite predecir de forma más o menos segura la facturación que tendrá lugar durante los próximos años (generalmente los 3 posteriores).
  • Frente a otros tipos de balance como el contable o el financiero, este es más sintético. Por lo tanto, permite leer rápida y fácilmente los ratios y anticipar los indicadores clave de rentabilidad de tu empresa.

¿Cómo hacer un balance de situación?

La clave para construir su balance previsional es ser capaz de marcar una clara distinción entre activos y pasivos para registrar los diferentes montos. En este sentido, has de tener en cuenta que al final los activos totales deben ser los mismos que los pasivos totales. A partir de esa clave podrás identificar rápidamente los errores de entrada tan pronto como hayas terminado de ingresar los valores.

En este sentido, con tal de ofrecerte información lo más útil posible con respecto a la construcción de un auténtico balance de situación previsional, vamos a estructurar los contenidos a través de tres puntos esenciales; la contabilización de los activos, la de los pasivos y, en especial, los errores más comúnmente cometidos a la hora de elaborar el documento.

Contabilizar activos

Para orientarte más fácilmente acerca de la mejor manera de contabilizar activos, todo balance previsional debe recoger:

  • Inversiones: En general, estos son los activos fijos, que pueden ser comprendidos como aquellos activos que pertenecen a la empresa y que serán utilizados a largo plazo para su actividad. Existen 3 tipos de activos fijos o inversiones:
  • Los intangibles: licencias, patentes, contratos, marcas, derechos de arrendamiento, activos comerciales.
  • Los tangibles: equipos industriales, herramientas, vehículos, muebles, equipos informáticos.
  • Los financieros: depósitos de seguridad pagados, garantías, préstamos, acciones, valores.
  • Pronóstico de __cuentas por cobrar __comerciales: las cuentas por cobrar comerciales previstas son las sumas de dinero adeudadas por los clientes de su empresa, facturas emitidas, pero no cobradas, pero que en un plazo más o menos largo serán liquidadas. En este sentido, su monto depende del período de pago promedio de tus clientes.
  • Previsión de existencias: los inventarios previstos son materias primas, bienes, suministros y productos terminados aún no vendidos pero contabilizados de forma monetaria en atención a su valor de mercado.
  • Cuentas bancarias y similares: el efectivo disponible para ser gastado de forma inmediata.

Contabilizar pasivos

Con tal de que te orientes más fácilmente, al igual que hemos hecho en el apartado anterior, vamos a mostrarte aquí las principales categorías que deben aparecer entre los pasivos del documento:

  • Capital social: la equidad es la cantidad de dinero aportada por los socios e incorporada al capital social de la empresa, correspondiendo el resultado contable a una ganancia o pérdida y que habría de ser devuelta a los socios en el caso en el que vendiesen sus participaciones. En todo caso, has de tener en cuenta que si las ganancias ya se distribuyeron en forma de dividendos, ya no aparecerán en el capital pues ya no se encuentran en manos de tu compañía.
  • Deudas financieras: corresponden a préstamos de instituciones de crédito y aportes a la cuenta corriente. Para financiar su actividad, los gestores recurren a diversos medios de financiación, incluida la deuda, y esta ha de ser contabilizada como pasivo (si bien es cierto que, del mismo modo, el capital recibido en préstamo ya se contabilizó como activo, al menos el restante del que se dispone todavía).
  • Deudas de proveedores: incluyen la compra de bienes o la prestación de servicios a proveedores con plazos más o menos largos. En todo caso, ten en cuenta que el uso de plazos de pago relativamente largos también se considera un medio de financiación.
  • Deudas fiscales y sociales: todas las deudas de la empresa vinculadas a su actividad, a excepción de las deudas de proveedores. Concretamente, se trata del IVA adeudado, el impuesto de sociedades a pagar, cualquier otro impuesto (contribución patrimonial de la empresa, por ejemplo), las deudas con el personal (sueldos netos a pagar) o las deudas con organizaciones sociales (URSSAF, centro de empleo, fondos de pensiones) y deudas del auto empleado.
  • Sobregiros bancarios: los descubiertos bancarios que te permiten financiaciones a corto plazo deben aparecer en las últimas líneas de pasivo del balance.

Errores a evitar

A la hora de construir el balance de situación es importante prestar atención a los siguientes errores, que son muy comunes pero no por ello menos dañinos. En general, tales errores pueden resumirse en tres tipos:

Asegúrate en todo caso de que tus activos totales sean iguales a sus pasivos. Esta es una buena forma de identificar rápidamente cualquier error de entrada de datos, pues cualquier desbalance debe significar, necesariamente, que falta por incluir algún dato o que, por el contrario, se ha incluido algún dato de más o se ha duplicado. Ordena tus categorías aumentando el grado de liquidez. Es una convención que luego le ayudará en la interpretación de sus datos, por lo que hacerlo de otra manera puede, sin duda, considerarse como un grave error con consecuencias negativas. Para el cálculo del IVA, ten en cuenta que en el lado del pasivo hay dos líneas de IVA separadas. Por un lado, el IVA a pagar y, por otro, el importe del IVA recaudado pendiente de pago al Estado. No olvides ninguno de los dos conceptos.

¿Cómo interpretar un balance de situación?

Gracias a la elaboración de un balance previsional, puedes conocer en profundidad el verdadero nivel de liquidez de tu compañía. Con tal de que cuentes con un punto de vista todavía más amplio con respecto a esta cuestión, vamos a intentar resumirte los datos fundamentales que puedes extraer de la interpretación del balance a lo largo de tres puntos:

  • Capital circulante: todos los recursos de los que dispone tu empresa a medio y largo plazo aportados por sus socios, entidades de financiación, inversores o ganados como consecuencia de su actividad. Estos recursos están destinados principalmente a financiar bienes duraderos. Para calcular su valor, simplemente has de efectuar el siguiente cálculo:
  • Capital circulante = capital social + capital prestado a medio y largo plazo - activos fijos
  • Rendimiento del capital circulante: el requerimiento de capital circulante (en inglés conocido como WCR) es un indicador que mide la brecha entre lo que debe pagar tu empresa y el dinero que debe recuperar debido a su actividad. Este es el cálculo para obtener el requerimiento del capital circulante:
  • WCR = (acciones + cuentas por cobrar comerciales + otras cuentas por cobrar) - cuentas por pagar comerciales, fiscales y sociales
  • Efectivo neto: el signo del flujo de caja neto o efectivo neto (positivo o negativo) es el que informa sobre el estado de tus recursos disponibles a corto plazo. Una posición de caja neta positiva significa que tu cuenta bancaria es positiva y que, por lo tanto, tienes recursos que se pueden utilizar instantáneamente. Un flujo de efectivo neto negativo significa que estás utilizando un sobregiro o un préstamo a corto plazo. Finalmente, el efectivo neto se puede deducir de los dos indicadores anteriores a través de dos posibles cálculos:

    • Posición de efectivo neto = capital de trabajo - capital de trabajo requerido
    • Efectivo neto = efectivo - deudas financieras a corto plazo

Los mejores programas para realizar un balance de situación

Gracias a toda la información vista hasta ahora, ya tienes una visión general del valor que aporta un documento como este para tu empresa.

Ahora bien, llega el momento de hablar de las herramientas que principalmente son utilizadas para llevar a cabo esta misión que, si no se sabe cómo hacerla de forma correcta, puede llegar a ser verdaderamente tediosa.

Balance de situación con Excel

Realizar el balance previsional con Excel es, en general, la opción más comúnmente escogida por los contables y empresarios. Al tratarse de una aplicación gratuita y bastante completa, es elegida por pura comodidad. En este sentido, son destacables las opciones de cálculos que incluye, así como la disponibilidad para todo tipo de ordenadores (esto es, su compatibilidad). Sin embargo, todavía existen muchos aspectos que podrían ser mejorados en gran medida por parte de Microsoft.

Balance de situación con Agicap

Frente al uso de Excel, no puede perderse de vista la existencia de otras aplicaciones desarrolladas por programadores privados como el caso de la excelente Agicap. Se trata de un programa realmente intuitivo, fácil de utilizar y, en gran medida, superior al anteriormente comentado. Cualquier gestor o empresario debería tenerlo, pues la cantidad de dinero, problemas y quebraderos de cabeza que el uso adecuado de esta aplicación puede ahorrar es prácticamente inabarcable. En este sentido, utilizar Agicap para la construcción de los balances previsionales de toda empresa será, sin ninguna duda, una idea excelente y rentable.

En conclusión, ya conoces a la perfección los puntos clave que giran en torno a los balances de situación. Siendo esto así, tan solo has de animarte a realizar tu balance previsional con Agicap. No pierdas más el tiempo y da el salto al verdadero y profundo control de la situación económica de tu empresa. Tan solo de esta manera, haciendo un uso correcto de los instrumentos económicos y financieros y llevando a cabo un control oportuno de los mismos a través de útiles programas, podrás llegar a lograr una compañía definitiva y decididamente exitosa.

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