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Preguntas frecuentes
Un software de seguimiento de cuentas por cobrar es una herramienta que facilita el cobro de las facturas emitidas a clientes. Las características más comunes del software de seguimiento son: gestión de cobros, plantillas de seguimiento, facturas recurrentes, plantillas de seguimiento según el nivel de escalado, etc. Se utiliza para mejorar el seguimiento de todo el proceso de gestión de facturas por cobrar.
Un software de seguimiento de facturas por cobrar te permite controlar los seguimientos actuales y futuros, automatizar los recordatorios a cliente (más rápidamente que con cartas), y realizar un seguimiento preciso de facturas emitidas. Las principales razones para utilizar un software de seguimiento son reducir la incertidumbre de los cobros pendientes, ahorrar tiempo mediante la automatización de las tareas y controlar el estado de los cobros. Además de reducir el DSO y optimizar el WCR.
Un software de seguimiento de cobros generalmente funciona como un panel de control, que supervisa todas las facturas pendientes y entrantes. El mejor software de seguimiento permite editar el formato de envío según los diferentes clientes o tipos principales de clientes para ahorrar una cantidad de tiempo considerable. La función de planificación y automatización del seguimiento es un paso importante para el acreedor, y permite al gestor centrarse en las tareas de cobro que requieren más atención. El software de seguimiento suele estar diseñado para trabajar en un entorno de equipo con funciones como el estado de pago de las facturas y los comentarios, para hacer un seguimiento de los posibles intercambios con el cliente, por ejemplo.
Para hacer un seguimiento eficaz con un cliente, es necesario incentivarlo. Es importante no esperar a la fecha de vencimiento (30-60 días después de la recepción de los bienes/servicios). Para ello, te aconsejamos que no pierdas nunca la relación cliente-proveedor comunicándote con la mayor frecuencia y fluidez posible. Aconsejamos establecer una rutina de seguimiento/cobro (en un día concreto de la semana, por ejemplo). Utiliza el programa informático, además de las llamadas telefónicas, para el cobro de las facturas más voluminosas o de los importes pendientes más inciertos, por ejemplo.
