En la contabilidad empresarial, es frecuente hablar del concepto DSO (Days Sales Outstanding) o Periodo Medio de Cobro (PMC). Se trata de un elemento asociado al ciclo de conversión en efectivo que también es conocido, popularmente, como los días de cuentas por cobrar, en cualquier compañía.
Qué es el DSO (Days Sales Outstanding)
La definición de DSO hace referencia al número de días que puede tardar una empresa, en promedio, en recibir el pago de una venta. Según el resultado de esta cantidad, se obtienen varias lecturas respecto a tu negocio. Por ejemplo, un alto número de DSO puede significar que sufres (o vas a sufrir) un problema de flujo de caja, debido a un retraso en la recepción de pagos.
Por el contrario, si tienes un DSO bajo, estas son buenas noticias, porque quiere decir que las facturas se están pagando y tu economía está saneada. Cuentas con dinero suficiente para optimizar y reinvertir en tu negocio. En lenguaje empresarial, esto quiere decir que tu empresa está teniendo liquidez.
Por norma general, se considera bajo un DSO si este es menor a 45 días. Sin embargo, en España, muchas empresas pagan a 90 días.
Los límites de pago que establece la ley en España
El cobro de las facturas se puede convertir en un auténtico dolor de cabeza para muchas empresas. Ya te hemos mostrado las consecuencias de tener un DSO alto y las ventajas de tenerlo bajo. Realmente, en España existe una ley con límites para los pagos, aunque no siempre se cumple. En concreto, el Real Decreto-ley 4/2013, de 22 de febrero, que se creó con la idea de estimular los negocios y la creación de empleo, recoge indicaciones con respecto a los pagos empresariales, estableciendo lo siguiente:
- Con el objetivo de luchar contra la morosidad, se reducen los días máximos de pago a proveedores, modificando la anterior ley (3/2004 de 29 de diciembre).
- Se autoriza a que se produzca un pacto privado entre empresas, de manera que se pague a 60 días, como máximo.
- Sin embargo, la Administración Pública tendrá 30 días de máximo para hacer los pagos a sus proveedores, al igual que las empresas privadas en general, de alimentos perecederos y no perecederos, así como constructoras.
Cómo se calcula el DSO
El cálculo del DSO (Days Sales Outstanding) es bastante sencillo. Solo tienes que dividir el número de cuentas sin cobrar, durante un determinado tiempo, entre el total de las ventas. El resultado has de multiplicarlo por el número de días del periodo en cuestión. Estas operaciones pueden volverse muy complejas por varias razones, entre ellas, si el total de las ventas se han hecho a crédito. También pueden complicarse si no tienes muy claro cierta información relevante, como los ingresos que se han hecho en algunos momentos determinados.
Por todo esto, es recomendable que los cálculos del DSO sean establecidos por profesionales y se ayuden de soluciones informáticas de tesorería. Estas herramientas te pueden solucionar mucho la vida a la hora de recuperar datos e información financiera, sin complicaciones y con total certeza.
Además, existen plataformas muy avanzadas que, en lugar de hacerte una estimación del cálculo del DSO, te dan una cantidad bastante exacta. Para ello, utilizan los datos de los pagos recibidos, las emisiones de todos los documentos y los días que han transcurrido.
¿Por qué conviene calcular el DSO?
Tener un control sobre el DSO de tu empresa te indicará cómo de eficiente es el departamento de finanzas de tu negocio, qué clientes no son solventes y, en último lugar, cómo de contentos están tus clientes con la empresa o los productos.
Como verás, se pueden sacar muchas lecturas de estos cálculos, más allá de llevar solo un control de ingresos y ventas. Aunque tu empresa sea pequeña, hacer un análisis de este tipo durante un determinado periodo, te ofrece una lectura rápida para evaluar el flujo de caja de la misma. Aunque no hay que olvidar que los análisis de este tipo, a largo plazo, son mucho más útiles para tu negocio. Estos pueden convertirse en la principal señal de advertencia de que están viniendo problemas, para actuar cuanto antes.
Señales de advertencia
Como hemos dicho antes, si tu DSO está aumentando es una señal de que algo va mal en la empresa. Y está relacionado con la experiencia o satisfacción del cliente, las condiciones de pago de los vendedores o el aumento del riesgo en el protocolo de pagos de la empresa. Un ejemplo de esto último es que estéis permitiendo que clientes poco solventes estén realizando compras a crédito.
A medio plazo, un fuerte aumento de estos números te puede causar serios problemas de flujo de caja y esto puede dar lugar a que no puedas hacer frente a tus pagos. Así que, si esto ocurre, tendrás que realizar cambios drásticos antes de que sea demasiado tarde para tu empresa.
Esto no quiere decir que cualquier cambio en el DSO del negocio pueda tener consecuencias inmediatas y nefastas; o por el contrario, puedas bajar la guardia demasiado ante un buen periodo. Si realizas un seguimiento a lo largo del tiempo, lo importante es que descubras patrones en el historial del fujo de efectivo. El DSO puede obtenerse constantemente dentro de un mismo mes, sobre todo si tu producto es estacional (por ejemplo, si vendes ropa de invierno). Si es este tu caso, unos números alto en torno a este dato durante tu temporada mala (según el ejemplo anterior, en verano) no tiene por qué ser preocupante.
Por el contrario, si tus productos o servicios no son estacionales y sufres de unos números relacionados con los pagos, volátil, dentro de un periodo corto de tiempo (por ejemplo, un mes) sí puede ser un motivo de preocupación.
Señales de que todo va bien
Hay que tener en cuenta que un índice de DSO es bueno o malo dependiendo de la industria en la que operes y tu tipo de negocio. Si bien, como hemos mencionado, de forma general, 45 días suele ser una buena métrica para la mayoría de empresas, no siempre tiene que ser así. De ahí que lo más efectivo es realizarlo a medio o largo plazo.
Esta forma de operar también puede convertirse en un incentivo o reto para que el departamento de finanzas se mantenga al día en facturas impagadas. En el caso de pequeñas empresas pueden guiarse por el número de pagos pendientes para identificar a los clientes que no están pagando correctamente. En el caso de las empresas grandes, un cálculo definido de este concepto les dará información más global sobre la deriva financiera del negocio.
¿Cómo actuar en caso de problemas financieros?
Cuando te des cuenta de que los números indican que tu compañía podría tener problemas de flujo de caja, es mejor actuar cuanto antes. Lo primero que hay que hacer es diseñar una nueva estrategia de negocio con un doble objetivo. Primero, evitar los retrasos en los cobros futuros; segundo, mejorar los cobros de morosos para que no se repitan. Te damos algunos consejos para poner en práctica esta estrategia:
1. Elaborar un informe con los cobros que haya pendientes
Para mejorar la gestión de los cobros, tienes que saber cuál es el estado actual de las cuentas sin cobrar. Si no cuentas una herramienta digital que te dé un informe rápido con esta información, tendrás que hacerlo a mano: ordenar facturas impagadas. Realizar un reporte es la única manera de ver problemas de cobro próximos, antes de que venza el plazo.
2. Destinar más recursos al cobro
En ocasiones, los retrasos en los pagos pueden deberse a errores del cliente, simplemente. Otras veces, nuestras facturas pueden ser difíciles de entender y ser arrinconadas por el receptor. De cualquier manera, para un negocio, invertir en personal y herramientas de facturación es siempre buena idea. Contratar a más personas para que reclamen facturas, agilizar tus documentos de cobro o dar facilidades de pagos son algunas ideas que pueden funcionar con los morosos.
En este sentido, otro paso a dar es ponerse al día en los procedimientos de pagos de cada cliente, de esta manera podrás hacerle un seguimiento más personal. Un ejemplo de ello es que, unos días antes de que venza el pago de un cliente con un importe grande, les llames para asegurarte de que tienen todo lo que necesitan, y de paso le haces un recordatorio.
El envío de remesas bancarias es otro método tradicional para la agilización de cobros. Consiste en la carga automática de los recibos en la cuenta del cliente, el día del vencimiento. De esta manera, tú cobras a tiempo y el cliente se olvida de hacer transferencias.
3. Actuar lo más rápidamente posible
Cuanto más tiempo se quede una factura sin pagar, menos posibilidades tienes de cobrarla. Así que, ante esta situación, lo mejor que puedes hacer es ponerte en marcha cuanto antes. Y esto quiere decir que contactes con el cliente moroso al día siguiente del vencimiento de la factura, no esperar más días, ni semanas.
La manera de acercarse al departamento de contabilidad de una empresa, al principio, es de forma amigable. Sugerir que ha habido un error, preguntar si hay algún problema, etc... por las buenas, la mayoría de los morosos suelen responder de forma inmediata y positiva. Después habrá que esperar un tiempo razonable a que hagan el pago. Si sigue sin haber respuesta, tendrás que enviar comunicaciones más serias, como pueden ser cartas de reclamación, amenazar con acciones legales, etc.
4. Ofrecer recompensas
La mejor forma de evitar retrasos y asegurarse los pagos es cobrando por adelantado. Pero, por algunos motivos, este método no encaja en todos los negocios. Una buena alternativa a esto es ofrecer ciertas recompensas por el pronto pago, como pueden ser descuentos en esa compra o en las siguientes.
Un ejemplo de esto sería ofrecer un 5 % de descuento a los clientes que paguen en 15 días, en lugar de en 30, por ejemplo. Es cierto que esto supone una disminución de tu margen de beneficios, pero puede merecer la pena a la hora de mantener o asegurarte cierto flujo de caja.
5. Usar las herramientas financieras que tengas al alcance
Las entidades bancarias ponen a disposición de sus clientes toda una gama de instrumentos financieros para ayudarles a cobrar facturas impagadas y lograr liquidez. No obstante, a ellos también les interesa que a ti te vaya bien. Existen herramientas como el confirming o el factoring, consistentes en firmar una serie de créditos especiales para lograr liquidez, y siempre ligado a la condición de retrasos en los cobros. Es decir, que son adelantos de dinero con un motivo muy concreto y no porque tu negocio esté en números rojos.
También están los seguros de cobro, que se ponen en marcha para que, en situaciones de emergencia financiera, se reduzcan los riesgos y te asegures los pagos. Si esto se produjera, el moroso tendría que vérselas con el banco, no contigo.
Es posible que tu cliente te informe de antemano que está teniendo problemas de liquidez y que no actúa de mala fe. En estos casos, una buena solución para todos es que ambas partes negocien la forma de pagar de forma flexible, por ejemplo, con pagos a plazos. Eso sí, antes de firmar nada, establece bien tus condiciones por escrito, así como todas tus exigencias.
En definitiva, el DSO (Days Sales Outstanding) es un concepto importante para conocer la buena o mala salud de una empresa. Aunque su cálculo es sencillo, lo mejor es contar con un software de gestión de tesorería para que obtener datos fiables. Los resultados pueden arrojar una situación financiera preocupante para tu empresa, por lo que es algo que tu departamento financiero debería vigilar muy de cerca. Solicita una demo gratuita de Agicap y olvídate de las facturas pendientes de cobro.
