Por qué necesitas un software de gestión de tesorería

Tiempo de lectura: 7 minutos

Hoy en día se habla mucho de la necesidad de automatizar ciertos procesos en las empresas. En lo que se refiere a la gestión y el almacenamiento de datos, la inteligencia artificial, el machine learning y el big data han evolucionado mucho en los últimos años. Estos adelantos han permitido que los sistemas de software de gestión de tesorería se hayan puesto a la altura de las necesidades de todo tipo de compañías. Resultan de gran ayuda para los departamentos financieros y permiten ahorrar tiempo y esfuerzo en tareas repetitivas. Gracias a este software los empleados especializados en estas áreas pueden emplear más tiempo en labores no automatizables y disponer de una plataforma desde la que gestionar los recursos de la empresa.

Las empresas que ya utilizan este software han demostrado que una mejora en la productividad y en la eficiencia financiera es posible. Lo mejor es que se trata de un recurso al alcance de todo tipo de empresas, no solo de grandes corporaciones. Con herramientas como esta, todo tipo de pymes pueden trabajar de forma segura y eficiente en el plano financiero, evitando perder dinero en deudas no cobradas o impagos a Hacienda fruto de la descoordinación.

En este post hablaremos de la definición de este tipo de programas informáticos, su uso, sus ventajas, las características, etc. Te daremos la información que necesitas para dar el paso y conseguir una empresa más eficiente y con unas cuentas saneadas en tesorería.

1. Software de gestión de tesorería: qué es y para qué sirve

Este tipo de sistemas son programas informáticos que permiten automatizar procesos relacionados con la tesorería que, en muchos casos, se realizan de forma manual. Así, los tesoreros y los directores de finanzas pueden tener un control más claro sobre la liquidez de la compañía. Además de este elemento de control, estos programas también sirven para supervisar de forma visual las transacciones financieras, la financiación, y las obligaciones tributarias, entre otros.

2. Por qué necesitas un software de gestión de tesorería

Sin duda es una herramienta imprescindible que cada vez más empresas incorporan, y puede llegar a ser una ventaja competitiva en algunos mercados. En empresas consolidadas ayuda a mejorar la eficiencia y a optimizar el trabajo de los responsables de tesorería. Sin duda hay un factor de ahorro que lleva a muchos a decantarse por esta opción. Se trata de empresas que solían gestionar la tesorería a la vieja usanza y se habían encontrado con más de un caso de ineficiencia en el proceso. Ahora tienen un sistema de automatización que les evita preocupaciones y les permite tener un control total sobre el factor líquido, imprescindible en cualquier sociedad mercantil.

¿Cuáles son las alternativas para gestionar la tesorería?

Básicamente hay dos opciones. La primera es seguir haciendo las cosas como hasta ahora, dándole peso al trabajo manual y manteniendo gran parte de las cuentas de tesorería fuera del ámbito digital. Este tipo de alternativas basan gran parte de la responsabilidad en el factor humano que, como sabemos, puede fallar.

La otra alternativa es utilizar programas informáticos propios. Esta opción parece similar al software del que estamos hablando, pero hay una diferencia abismal. Para empezar, este tipo de programas requieren de una creación personalizada, algo que tiene un elevado coste. Además, a menudo corren a cargo de equipos de informática que desconocen el mundo de la tesorería, por lo que adaptan modelos de gestión de otros ámbitos. Así, las funcionalidades disponibles no son tan específicas. También hay que tener en cuenta que no poseen un sistema de soporte y atención al cliente similar al de las empresas especializadas.

3. ¿Cómo funciona el software de gestión de tesorería?

Es un programa intuitivo, muy fácil de utilizar. Se ha creado teniendo en cuenta un nivel medio de competencias informáticas, para que cualquiera pueda utilizarlo. Los apartados y categorías que aparecen en el software responden a la terminología usada en el sector, por lo que cualquier especialista sabrá reconocer sus funciones en el panel.

Su diseño no es muy distinto a programas que utilizamos en el día a día. El usuario puede navegar por una interfaz basada en la UX o experiencia de usuario, es decir, favoreciendo la comodidad. A través de los diferentes apartados, el encargado de tesorería puede identificar diferentes procesos y comprobar su estado. Se trata de un formato que resultará familiar a quienes ya trabajen con programas tipo CRM.

4. ¿Cómo utilizar un programa informático de gestión de tesorería?

La utilización del programa es sencilla y se basa en las tareas clásicas de tesorería. Se han incluido mejoras y actualizaciones que facilitan el uso y permiten cruzar datos y procesos. Ademas de la gestión diaria, el usuario podrá acceder a herramientas como la previsión de escenarios, basados en los datos disponibles. Este elemento se detallará más adelante.

Además de contar con un manejo adaptado al trabajo habitual en los departamentos financieros, cuentas con el apoyo de nuestro equipo de soporte. Diversos manuales te permitirán familiarizarte con las distintas aplicaciones del software y en poco tiempo se convertirá en una herramienta de uso cotidiano. Está pensado para ser manipulado por personas con conocimientos en informática y nativos digitales, pero también para aquellas personas que empezaron a trabajar en tesorería en la era pre-informática.

5. Las funcionalidades de un software de gestión de flujo de caja

A continuación, conoce algunas de las funciones de este tipo de programas.

Seguimiento de las entradas y salidas de efectivo en cualquier momento y lugar

Este apartado permite controlar de forma efectiva los pagos y cobros realizados en efectivo en el entorno de la empresa. Esto suele tener repercusiones en otros ámbitos, como en la tributación cuando no se hace de forma organizada. Con este software de gestión de tesorería, estos fallos desaparecen.

Sistema de alertas personalizable

Es importante seguir una calendarización de pagos, cobros y otras obligaciones. Teniendo esto en cuenta, el sistema permite establecer avisos que contribuyen a la estabilidad en las finanzas.

Obtención de datos bancarios fiables

La información es poder en la era de la informatización, pero no siempre podemos acceder a los datos que necesitamos. A veces no están actualizados, se encuentran bloqueados o mal organizados dentro de nuestros archivos. Con este sistema podrás obtener y gestionar datos bancarios de confianza.

María de Lluc Company Córcoles, responsable financiera en Velca, coincide en que la gestión de tesorería es ineficiente sin un software. «Teníamos un Excel donde poníamos los cobros y los pagos. Todo aquello que se nos escapaba de copiarlo, por ejemplo, del banco al Excel, se quedaba un poco en el limbo», afirma.

Conciliación bancaria automatizada

Las finanzas actuales pueden ser complejas, especialmente cuando una empresa posee varias cuentas bancarias. En algunos casos existen domiciliaciones y en otras situaciones se hace todo de forma manual. Esto genera un caos que puede provocar gastos inesperados por recargos. Nuestro sistema busca establecer un enlace directo con el banco y otorgar una visión clara de la situación de las cuentas bancarias.

Previsiones de tesorería a corto, medio y largo plazo

Tal y cómo adelantábamos anteriormente, este sistema permite a los usuarios utilizar los datos existentes para hacer pronósticos. Estos pueden ser en el corto plazo, pero también incluso a un año vista, por ejemplo. Así los empleados del apartado financiero pueden tener una referencia de cómo deben de trabajar de cara al futuro. Esta función les proporciona ciertas referencias y objetivos a cumplir.

Héctor Maiolino, Director General de Distrito Ceviche, un restaurante en pleno proceso de expansión, afirma que un programa online lo ayuda a planificar su futuro. «El desafío más grande era tener la organización tal para saber qué facturas iba a tener que pagar en 45, 60 o 90 días, y llevar el control de tesorería viendo tres meses atrás».

6. Nuestros consejos para elegir un software de gestión de tesorería

Hay diferentes apartados que tienes que tener en cuenta a la hora de decantarte por un programa informático. Dependiendo incluso del sector, es posible que algún software sea más conveniente que otro. Veamos algunos consejos al respecto.

Personalización del programa de gestión de tesorería

Es importante que el programa que se utiliza en el día a día para gestionar las cuentas de tesorería se adapte a la realidad de la empresa. Contar con una amplia gama de recursos es esencial, pero también importa la utilidad que tienen para la empresa en cuestión. Evita contratar programas complejos y costosos que incluyen funcionalidades extra por las que pagas aunque no las uses.

El aspecto visual del software de gestión de tesorería

Para que puedas gestionar el contenido de forma efectiva, es importante que el aspecto visual sea intuitivo. Esto facilita ciertas tareas y evita errores derivados de un mal uso de la plataforma de tesorería.

El uso multiusuario

En las empresas puede haber distintas personas al cargo de estas tareas, por lo que ofrecemos la posibilidad de acceso a varios usuarios. Así podrán repartirse las tareas y poner en común las opiniones sobre una misma información disponible.

El uso multidivisa

Algunas empresas operan en mercados internacionales, por lo que cuentan con diferentes monedas a nivel financiero. En este sentido el software proporciona información real y actualizada sobre el valor de cada divisa y la depreciación que puedan padecer.

La seguridad de los datos

Contar con un equipo informático que respalda este tipo de programas es esencial para que los servidores en los que se almacena la información permanezcan seguros. La ciberseguridad es uno de los rasgos a tener en cuenta a la hora de decantarse por un programa u otro.

El número de herramientas asociadas

Es importante tener en cuenta la conectividad entre las herramientas principales del sistema y otras complementarias. Algunas de estas conexiones pueden realizarse incluso con programas externos, como bases de datos asociadas, por ejemplo.

El tipo de negocio al que se destina la herramienta

Hemos mencionado en algún momento que el sistema operativo debe adaptarse en todo momento a las necesidades del usuario. De este modo se deben tener en cuenta los aspectos funcionales que requiere el usuario demandante.

El soporte: un buen servicio de atención al cliente

En este entorno digitalizado, contar con un equipo de soporte al otro lado es esencial para que las posibles incidencias se resuelvan lo antes posible. Podrás incluso contar con ellos para resolver dudas respecto al uso de la plataforma.

El periodo de prueba y la demostración del software de gestión de tesorería

Una de las principales ventajas de nuestro programa es que incluye un periodo de prueba gratuita. En este tiempo los usuarios pueden familiarizarse con el sistema y acostumbrarse a su uso. Después de este periodo, la mayoría se da cuenta de lo simples que es la tesorería cuando cuentan con ayuda informática y se deciden a implantarlo.

7. ¿Cuál es el precio de un software de gestión de tesorería?

El precio de nuestros sistemas oscila entre diferentes planes. Estos sirven para adaptar los servicios ofrecidos a las demandas de los usuarios, para que paguen por aquello que de verdad utilizan.

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8. ¿Qué características tiene un programa de gestión de tesorería?

Veamos algunos de los rasgos principales que definen a este software que cada vez tiene más adeptos.

Sincronización bancaria

Para que los datos estén actualizados y las cuentas reflejen la realidad, consideramos que un enlace directo con las cuentas bancarias es esencial. Así podrás medir en tiempo real el efecto de diversas inversiones y tener en cuenta los cobros percibidos.

Múltiples cuentas bancarias

Nuestro sistema permite incluir varias referencias bancarias y poder gestionarlas de forma independiente. Así ofrecemos un enfoque claro que ni se centra solo en una cuenta ni mezcla de forma desordenada la información.

Categorización automática de las transacciones

Contabilizar las transacciones y separarlas en categorías es ahora más fácil que nunca. Se pueden asignar de forma predeterminada determinados valores a las transacciones para que se vayan ordenando. Así, es más fácil luego acceder a los archivos concretos y encontrar la información relevante.

Previsión de presupuestos

Como habrás podido comprobar, este programa te da acceso a funcionalidades que te ayudan a prevenir escenarios futuros. También en los presupuestos puedes contar con una guía y estimación sobre las alteraciones que sufrirán respecto a las previsiones originales.

Comparación de los presupuestos reales con los previstos

La previsión de escenarios es esencial para mitigar riesgos. Cuando cuentas con un archivo histórico de presupuestos, puedes comprobar las variaciones. Además, el programa ofrece información muy detallada sobre los desvíos entre el plan de tesorería original y el resultante.

También encontramos la posibilidad de rastrear y controlar las variaciones del IVA.

Curva de previsión del flujo de caja

Se trata de una estimación en base a los datos disponibles y otros parámetros que podemos personalizar. Como mencionamos antes, prevenir es la clave para obtener éxitos.

Alertas de morosidad y descubierto

Este sistema establece avisos cuando hay incidencias con pagos de terceros y obligaciones no cumplidas.

Reportes simples y personalizados

El sistema incluye una herramienta que permite a cada CEO y CFO crear sus propios reportes. Como resultado, la información financiera de su empresa esá disponible para directivos, accionistas, inversores, prestamistas y otras partes interesadas de manera rápida e intuitiva.

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