A la hora de establecer previsiones de cobros y pagos, el presupuesto de tesorería puede ser, en ocasiones, insuficiente. En un plan de tesorería, clasificas las operaciones fijas y variables a lo largo de un periodo de tiempo, generalmente un año, pero solo tienes una posibilidad. Una sola versión de lo que podría suceder: la que, según tu historial, crees que sucederá. Sin embargo, hay múltiples futuros posibles para tu negocio. Es imposible imaginarlos todos, pero sí es conveniente explorar qué pasaría en el mejor y el peor caso.
Preparar múltiples escenarios de flujo de caja con distintas situaciones hipotéticas ayuda a pensar las consecuencias de diferentes decisiones y qué impacto tienen en la tesorería. Como resultado, podrás actuar mejor bajo presión.
Predice el futuro de tu flujo de caja
Un plan de tesorería es un documento que refleja todas las entradas y salidas de dinero en efectivo que tendrán lugar durante un periodo de tiempo determinado, por lo general un año. El objetivo es estar listo para los posibles flujos de caja que tendrán lugar durante el ejercicio.
➡️ Aprenda a hacer una previsión de tesorería fiable en este vídeo:
Es una de las principales tablas provisionales de la gestión financiera, además de:
- La cuenta de resultados provisional
- El balance de situación
- La tabla de financiación provisional
Los escenarios ayudan a mitigar los riesgos de tu negocio
Tener un estimativo de qué sucedería con la tesorería del negocio si superamos nuestro objetivo de ventas con creces o bien, si un desastre natural obliga a cerrar nuestras puertas o perdemos todo el stock, permite prepararnos. Esto significa que nos ayuda a buscar soluciones a un posible problema que puede surgir en el futuro. Lo ideal es preparar múltiples escenarios antes de una crisis, pero hay quienes lo hacen mientras la están atravesando.
Según el especialista en economía conductual Sendhil Mullainathan y el psicólogo Eldar Shafir, es común que, en situaciones de crisis, nos falte “ancho de banda”. Es decir, que cuando estamos bajo presión, es esperable y normal que no pensemos con tanta claridad, lo que hace que encontrar soluciones a nuestros problemas sea más difícil.
Una de las maneras de reducir este problema o reducir las posibilidades de tener este problema es pensar qué pasaría si sucede lo peor. Pensar de antemano qué sucedería con nuestro negocio, cómo vamos a actuar, o qué acciones vamos a tomar, antes de que la crisis se convierta en realidad, nos permite prepararnos. Aclaración: la crisis puede que nunca suceda, pero no hay peor error que creer que nunca sucederá.
Cuanto antes podamos pensar en estas opciones alternativas a la realidad, mejor. El resultado serán mejores decisiones cuando más las necesitemos. Este tipo de gestión de flujo de caja es esencial para adelantarse a las reservas de efectivo.
La cantidad ideal de escenarios
El modelo clásico se basa en tres escenarios:
- Un escenario optimista, en el caso de que todo salga mejor de lo que se espera
- Un escenario pesimista, en caso de que no se cumplan los objetivos planteados
- Un escenario realista, en el que se vea lo que probablemente sucederá
Dichos escenarios sirven como punto de partida, pero no hay que limitarse a ellos. Para crear otros, piensa en los cursos de acción alternativos y trabaja sobre los que son potenciales soluciones. Algunas consideraciones importantes:
- Siempre hay factores desconocidos que estarán fuera de tu control y que no puedes anticipar.
- La experiencia ayuda. Si has atravesado una crisis económica o has vivido una gran inundación, sabrás cómo preparar tu negocio para afrontar la situación.
- Situaciones nuevas como lo fue la pandemia de COVID-19 hacen que aumente la incertidumbre y que, al igual que los demás, tengamos menos control sobre ellas.
- El contexto socioeconómico también impacta en nuestro negocio. No podemos saber qué harán los gobiernos de nuestro u otros países, ni cómo esto repercutirá en nuestra empresa. Si no tenemos experiencia en este sentido, podemos recurrir a la historia y ver qué lecciones podemos aprender de otros que han pasado por la misma situación.
Tres escenarios que pueden indicar problemas con tu tesorería
Si tienes un negocio, no hace falta decirte lo importante que es analizar el flujo de caja. Ya lo sabes. Pero que conozcas la importancia de la tesorería no significa que tus previsiones sean correctas. Porque cuando de predecir el futuro se trata, puede haber errores. ¡Incluso las empresas más grandes y exitosas se equivocan! A continuación, conoce tres señales de alarma que pueden indicar que tu análisis de tesorería no es lo que crees.
1. Eres demasiado optimista con los plazos de pago de tus clientes
Si te sorprende que tus clientes no te paguen a tiempo o si las deudas de tus clientes hacen daño a tu negocio porque dependías de ese ingreso, necesitas visualizar un escenario más pesimista. Es probable que sepas muy bien cuándo saldrá el efectivo de tu caja, pero no puedes garantizar cuándo serán las entradas.
La previsión de escenarios se cae, por lo general, del lado de los ingresos: facturación y los pagos por parte de clientes. Lo más difícil de proyectar, o adivinar, son los niveles de revenue y los tiempos; el problema es que las proyecciones suelen ser demasiado optimistas. Pensar en plazos de pago a 90 días en vez de 60 días puede ayudar a estimar las cantidades de efectivo y tener más tiempo de hacer ajustes.
Aunque no es la solución ideal, estimar plazos de pago más largos permite acercarse cada vez más a la realidad. Recompensar el pago en fecha con descuentos no sirve de nada: lo mejor es añadir una tarifa por pago fuera de plazo, o simplemente abandonar a un cliente moroso.
2. Tienes problemas con tu inventario
Uno de los errores más comunes para aquellos que recién empiezan suele ser la mala administración del inventario. Y los problemas de inventario pueden ser futuros problemas de tesorería. Si los productos no llegan a tiempo, puede ser difícil mantener las puertas del negocio abiertas.
Al estimar un nivel de crecimiento relativo respecto al resto del año, es importante considerar el posible impacto que tendrán la actividad estacional y el churn en el negocio. No hacerlo puede traer problemas para, por ejemplo, pagar los bonos a los empleados en tiempo y forma.
3. Los cobros pendientes son demasiado altos
Suena como un problema enorme, y tal vez lo sea: te deben mucho más dinero de lo habitual. Para algunos, esto es una señal positiva, ya que indica que la empresa está atravesando un momento de auge y vendrán buenos tiempos. Para otros, puede indicar de que el negocio se verá en urgente necesidad de efectivo.
Si la cantidad que tienes pendiente de cobro es muy grande, es posible que estés siendo lento para los cobros. Es decir, dejas que se acumulen tus gastos mientras faltan ingresos para cancelarlos. Si tienes cobros pendientes de manera regular, puede ser difícil identificar a ese cliente que siempre demora en pagar, poniendo en juego tu flujo de caja.
Un software de gestión y previsión de tesorería puede ayudar a detectar más rápidamente las banderas rojas y tener mayor visibilidad respecto a las entradas y salidas de efectivo.
Previsión de escenarios con Agicap
Una de las funcionalidades que ofrece Agicap, el software de gestión y previsión de tesorería, es la posibilidad de crear escenarios hipotéticos del flujo de caja.
Con unos pocos clics, puedes crear escenarios para simular el impacto de posibles inversiones, contrataciones, caída del volumen de negocios, o retrasos en los pagos, entre otros.
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