__La gestión de tesorería es un elemento indispensable a tener en cuenta en el día a día de una empresa, independientemente de su magnitud o sector. Desgraciadamente, un gran número de pequeñas y medianas compañías cesan su actividad cada año debido a una gestión financiera deficiente, que fácilmente podría solucionarse si se siguieran las directrices adecuadas. Sin embargo, con una buena herramienta de gestión económica y un método eficaz, es posible prevenir potenciales problemas antes de que sea demasiado tarde.
Hoy, os proponemos una optimización de vuestro sistema de gestión de tesorería con un práctico modelo estilo Excel que podéis descargar de forma totalmente gratuita. Y no solo eso; también os explicaremos cómo utilizarlo de forma cotidiana a través de un ejemplo práctico que os ayudará a esclarecer dudas. ¿Preparados para aprender a gestionar mejor vuestras finanzas? ¡Allá vamos!__
Plantilla gratuita de gestión de tesorería Excel
Descarga la plantilla haciendo clic aquí.
A continuación, detallamos las explicaciones y puntos de interés para sacar el máximo rendimiento posible a la herramienta.
Rellenar las tablas es muy sencillo. En un primer momento, es necesario informar acerca de vuestro presupuesto disponible al comienzo de cada mes (amarillo fluorescente). Posteriormente, debéis exponer vuestras operaciones ya finalizadas, así como las próximas previstas: cobros (facturas de clientes, subvenciones…) y pagos (salarios, proveedores a pagar, abogados…). Atención, es muy importante marcar los plazos de los pagos en el caso de tenerlos.
Monitorizar la tesorería de forma regular
Antes de ir más lejos, es importante esclarecer de qué estamos hablando. Haremos una pequeña definición.
Para simplificar, una tabla de gestión de tesorería es una herramienta que permite al directivo de la empresa hacer un seguimiento de las corrientes de dinero de su negocio día tras día, semana tras semana, en función de las operaciones realizadas y las previstas (facturas de clientes pendientes de ingresar, facturas de proveedores a regularizar, etc.).
Es posible que, al momento de realizar la lectura de estas líneas, os mantengáis escépticos sobre cuán útil puede llegar a ser este método. Por tanto, os explicaremos por qué es necesario de forma exacta y cómo puede ayudar a controlar la economía de vuestra empresa.
Anticipación
¿Estáis cansados de andar desprevenidos y martirizados por los pagos imprevistos? No lo digáis más. Aquí está vuestra solución. Gracias a las hipótesis que permite formular la tabla de Excel, podéis identificar los periodos en los que potencialmente tendréis que afrontar más pagos que en otras épocas. Esto os ayudará a ser mucho más previsores y a no tener que afrontar pagos que se salgan del presupuesto. Simplemente, iréis unos pasos por delante.
Tranquilidad
¿Es posible gestionar toda una empresa solo con cálculos mentales o sobre el papel? Vaciando vuestra cabeza de información innecesaria, podéis focalizaros mejor sobre vuestras estrategias con el fin de ampliar el negocio. No queremos decir con esto que la información financiera sea menos relevante que otras tareas, ni mucho menos. Únicamente es necesario asumir que existen alternativas en las que podemos descansar para delegar la gestión de nuestras cuentas invirtiendo muy poco tiempo cada día.
Toma de decisiones
Si conseguís disociar los periodos de actividad regular más fructíferos de aquellos más tranquilos, tenéis una gran ventaja: el lujo de poder sopesar y comparar las distintas acciones que queréis poner en práctica en el futuro, con perspectiva. ¿Deseando invertir en una máquina costosa en el mes de julio? Aseguraos de controlar de forma correcta vuestra liquidez en un periodo concreto y evitad invertir de más en periodos de mayor austeridad. Prevenid problemas económicos debido a imprevistos antes de que estos tengan lugar.
Acceso a la financiación
Sobre todo, si sois empresarios en proceso de desarrollar una start up o dirigir una empresa ya encaminada, debéis estar seguros de que necesitaréis, tarde o temprano, acudir a un banco con la intención de que os ayuden a impulsaros: solicitudes de liquidez, de descubierto, préstamos o dedudas. Las situaciones de cada emprendedor pueden ser muy diferentes.
Para determinar si podemos acceder a financiación o no, podéis ayudaros haciendo uso de una herramienta de gestión de tesorería que facilitará (y mucho) el trabajo de estudio al banco. La entidad solo tendrá que hacerse una pregunta: ¿es esta empresa capaz de devolverme el dinero prestado en el futuro?
Demostrando al banquero vuestra capacidad de gestionar de forma preventiva y optimizada todos vuestros movimientos económicos, acercaréis a vosotros una resolución positiva. Además, presentando un plan de tesorería provisional realista, tendréis más puntos a favor.
Podéis consultar nuestro artículo dedicado a esta temática que explica, paso a paso, como construir un plan financiero y resultar confiable de cara a las financieras, lo cual os ayudará a expandir vuestra perspectiva de negocio. Utilizado por muchas empresas para múltiples propósitos, Excel es una buena manera de administrar el flujo de efectivo. Si lo analizamos de forma pormenorizada, el primer punto interesante es la antigüedad de este programa. Sí, habéis leído correctamente.
Y es que tiene su lógica, pues desde hace muchos años el mercado del software se ha esmerado en crear y ofrecer innumerables actualizaciones con el fin de obtener una herramienta lo más optimizada posible. Además, este tipo de soportes son, también, herramientas dinámicas y muy específicas que permiten el uso y manipulación de una gran cantidad de datos de forma simultánea: clasificación, gráficos, fórmulas para cálculos, estadísticas… Todas estas posibilidades no son factibles en un soporte papel. De igual forma, es posible obtener resultados pictóricos de vuestros análisis, si bien es cierto que pueden no ser siempre los deseados o ser dificilmente interpretables.
Es necesario manejar la herramienta con cuidado con el fin de evitar errores y perder el tiempo, especialmente si el manejo de la misma se da por parte de varios gestores al mismo tiempo. Por suerte, existen muchos recursos en Internet para garantizar una correcta gestión operativa de tesorería de forma más simple y automatizada. Todos ellos están al alcance de los gestiones a pocos clics.
Gestión diaria de efectivo en Excel: nuestro consejo
Dado que el dinero es el punto de debilidad más común para las empresas (y uno de sus pilares más básicos junto a la calidad humana, la estrategia y el estudio de mercado, entre otros), su gestión debe ser lo más pormenorizada, optimizada y cuidadosa posible. Contrariamente a lo que se cree de forma generalizada, esta no es una disciplina estática. No vale solo con hacer caja una vez al mes y repetir el mismo proceso 30 días más tarde.
Hacemos caja, precisamente, porque entendemos que cada mes es distinto. El dinero fluctúa, la vida se encarece y los clientes cambian. Entonces, del mismo modo debemos hacer un cálculo específico del flujo económico de forma regular y adaptándonos a la situación temporal. La estaticidad puede ser la pala que cave nuestra propia tumba.
De cualquiera forma, esta no es una gestión que se lleve a cabo de forma automática o si no se actualiza la plantilla con la debida regularidad. La constancia es necesaria. El flujo de caja es escalable, móvil y, como tal, debe gestionarse de forma dinámica; actualizando la plantilla de gestión de tesorería de Excel solo de vez en cuando, las posibilidades de encontrarse en una situación inesperada e incómoda son diez veces mayores. Esto supone un perjuicio directo a la liquidez de la empresa y, por tanto, su mantenimiento a flote en un mercado cada vez más competitivo.
Consejos que os ayudarán a evitar estos trances
Adquirir el hábito de monitorear el flujo de efectivo día a día
Los recibos y desembolsos de efectivo deben ser monitoreados de cerca y cuidadosamente. Actualizando el Excel de forma diaria, el proceso global no debería durar más de cinco minutos al día.
Atención a los plazos de pago
Dependiendo del sector de actividad de vuestra empresa, es necesario tener siempre presentes los plazos de pago: por vuestra parte, aseguraos de que, a la hora de regularizar un pago, no exista peligro inminente para vuestras finanzas.
En lo que respecta a los clientes, no es recomendable dejar una factura pendiente más allá del tiempo acordado. Si esto aún sucediera, es necesario comunicarse con él lo antes posible para esclarecer la situación, acordar fechas y establecer compromisos.
¡La administración del efectivo nunca termina!
Debemos asumirla como tarea básica. De este modo, las previsiones cada vez serán más sencillas de realizar y más certeras.
Alternativas al modelo clásico de Excel
Excel es una buena herramienta, pero a menudo requiere mucho tiempo y no es muy interesante ni dinámica. No es un software estéticamente destacable, y muchas personas presentan dificultades a la hora de aprender a manejarlo con soltura. Si deseáis que los gráficos ilustren la situación de vuestra empresa, será necesario profundizar en las funciones avanzadas, y no todo el mundo es capaz de sacar grandes conclusiones en este aspecto. Si buscáis alternativas a Excel para el manejo de efectivo, a continuación os detallamos varias que pueden ser de gran utilidad para los gestores de empresas.
Programa de contabilidad
Como sugiere su nombre, estas herramientas están destinadas principalmente a llevar la contabilidad del negocio. Además, algunos programas de contabilidad ofrecen un módulo adicional de gestión de efectivo. Sin embargo, la desventaja de estas herramientas de contabilidad es doble. Por un lado, generalmente requieren ciertos conocimientos previos sobre contabilidad que la mayoría de las personas no tienen (estando su uso más destinado a perfiles financieros).
Por otro, el vocabulario contable es relativamente sofisticado, lo que puede plantear problemas de comprensión adicionales. Además, estas herramientas suelen necesitar de la inversión de grandes cantidades de tiempo. La contabilidad se centra ante todo en analizar el pasado, no el presente o el futuro. Es posible equipar las herramientas a base de módulos adicionales para administrar el flujo de efectivo, pero ese nunca será el cometido principal de las mismas y, por tanto, pueden no ser todo lo específicas que necesitéis.
➡️ Todo lo que necesita saber sobre el software de gestión, en este vídeo :
Agicap
Es un software de gestión y previsión de tesorería altamente automatizado para pequeñas y medianas empresas. No más entradas largas y tediosas: confía en algoritmos para ahorrar tiempo y asumir una supervisión del flujo de caja más realista. ¿El resultado? Gráficos claros y fáciles de leer, con pronósticos más fiables.
En conclusión
La planificación siempre es positiva, ¡es mejor configurar un método de administración de efectivo que evolucione día a día junto a vuestra empresa! Ya sea a través de una hoja de cálculo de Excel o usando un software de gestión de tesorería como Agicap, administrar las finanzas con una periodicidad diaria os permitirá manejar el negocio con más tranquilidad, sin temor a tener que enfrentar sorpresas.
Te invitamos a probar gratis Agicap, una herramienta de gestión de tesorería que te permitirá seguir el flujo de caja de tu empresa sin problemas. Te ofrecemos la formación necesaria para manejar este software, que puedes probar sin sin compromiso y cancelar la prueba cuando quieras. ¿Qué esperas?
