Para los que tienen o gestionan un negocio, es imposible negar la relevancia de todo lo relacionado con el dinero. Sin embargo, no todos los que deciden abrir su propio comercio o iniciar un emprendimiento saben de contabilidad o tesorería, funciones que pueden ser difíciles de diferenciar a primera vista. Como ambas se hacen en el departamento financiero, incluso son consideradas como una sola.
¿Qué es la contabilidad?
La contabilidad es una disciplina de la economía que se encarga de registrar y analizar toda la información financiera de dentro y fuera de la empresa, con las cuantías de gastos e ingresos, las previsiones y el patrimonio. Permite realizar el seguimiento de las operaciones sistematizadas por áreas y departamentos, proporcionando información ordenada y precisa de los movimientos financieros de la compañía.
¿Qué es la tesorería?
La tesorería es el área de una empresa en la que se organizan y gestionan todas las acciones relacionadas al flujo de caja. Es decir, lleva todos los movimientos de dinero que entra y sale de la compañía, como los cobros por actividades, los pagos a proveedores y gestiones bancarias, entre otros. Como resultado, brinda visibilidad sobre la liquidez del negocio en un momento determinado.
Principales diferencias entre contabilidad y tesorería
Lo mejor es tener las funciones correctamente segregadas, y preferentemente, en manos de personas distintas. Esto contribuirá para evitar que se produzcan incorrecciones e incluso, fraudes en tu compañía. Por suerte, la diferencia entre ambas es evidente, como veremos a continuación.
1. Cumplimiento vs estrategia
La contabilidad se basa en la legislación administrativa, fiscal y societaria establecida por el Estado, y que todas las compañías deben cumplir. Su objetivo es registrar todos los movimientos de la empresa para brindar una imagen fácilmente comparable de una compañía a otra, independientemente de su actividad, y poder determinar las bases sobre las que recaudar impuestos.
La tesorería se basa en la estrategia y la realidad del negocio. Su principal objetivo es garantizar la liquidez, es decir, asegurarse de que la planificación permite disponer de dinero suficiente para cumplir los gastos previstos e imprevistos.
2. Pasado vs futuro
La contabilidad se centra en el pasado. A través de los asientos contables, se registra cada hecho económico que impacta en el patrimonio de una empresa, ya sea cuantitativa o cualitativamente, y que, por tanto, genera un movimiento en las cuentas bancarias corporativas.
La tesorería se centra en la gestión del presente y la previsión del futuro. Gracias a las previsiones que muestran las entradas y salidas de dinero en los próximos días, semanas y meses, es posible ver si la empresa podrá pagar a acreedores y devolver el dinero a bancos e inversores, y anticiparse a una posible situación de insuficiencia de caja. Sumadas al saldo inicial, las previsiones arrojan un saldo final en una fecha futura determinada y construyen el plan de tesorería que brinda visibilidad constante de la situación de caja de la empresa.
3. Ficción vs realidad
Muchos asientos contables no tienen un impacto real sobre el flujo de caja hasta que se necesitan. Las provisiones contables, por ejemplo, sirven para cubrirse frente a contingencias negativas que pueden afectar a tu tesorería. Por su parte, la depreciación de los activos permite ir creando una reserva que permite reemplazar el bien inutilizado por el desgaste o la pérdida de valor.
El flujo de caja se compone de las cantidades de dinero que están realmente disponibles en las cuentas bancarias de tu compañía.
4. Compromiso vs velocidad de respuesta
La contabilidad se centra en los compromisos y movimientos financieros y su impacto en el patrimonio de la empresa. Mediante la cuenta de resultados, la contabilidad recoge los gastos e ingresos de la empresa durante un periodo de tiempo y presenta el resultado económico, midiendo la realidad frente a lo esperado. Si bien siempre acaba en la tesorería, no tiene por qué ser similar; la cuenta de resultados puede ser positiva, pero la caja puede no tener dinero si no recibió los ingresos esperados.
La tesorería se centra en la capacidad de cumplir con los compromisos asumidos. Si puedes pagar salarios y facturas a proveedores es porque tienes dinero en el banco, no porque lo indica tu cuenta de resultados.
La relación entre tesorería y contabilidad
Aunque son conceptos distintos con diferentes objetivos, la tesorería y la contabilidad están estrechamente relacionadas. Dependiendo del tamaño de la empresa, estas tres funciones pueden estar separadas en áreas o departamentos propios, algo usual en las compañías de gran tamaño. En las empresas pequeñas, son llevadas a cabo en un único departamento en el que un contador o un profesional administrativo realiza la gestión integral.
Ambas funciones deben ser supervisadas de la misma manera y requieren el mismo nivel de atención. Si tu empresa dejase de obtener beneficios, dejaría de crear valor y por tanto, su propio valor iría cayendo, provocando la desaparición del negocio. Pero si a la hora de afrontar cualquier gasto, no puedes porque no tienes dinero, la consecuencia es la quiebra por la falta de liquidez.
La mejor manera de evitar que haya desajustes e incidentes en tu tesorería y en tu contabilidad es una planificación que incluya un buen sistema de seguimiento de la tesorería. Esto te brindará la mayor visibilidad posible de cada entrada y salida de dinero.
La mejor herramienta para la gestión de tesorería
La implementación de un software especializado para automatizar la gestión de tesorería puede ser la mejor opción para mejorar el control del flujo de caja. La mayoría de las empresas sigue utilizando una simple planilla de Excel para ver los gastos e ingresos y así calcular el efectivo disponible en sus cuentas bancarias, pero esto no es suficiente. Además, se pierden horas en el proceso de ingreso manual de datos, que puede acarrear errores y desajustar los números.
Un software de gestión de tesorería como Agicap facilita el seguimiento del flujo de caja sincronizando y clasificando las transacciones bancarias de manera automática. Ayuda a ahorrar tiempo a los ejecutivos y gestores financieros a la vez que los protege de posibles errores. Al elaborar previsiones de tesorería más precisas, permite tomar mejores decisiones para garantizar la continuidad del negocio.
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