12 consejos para mejorar la gestión de tesorería de tu empresa

Dirigir un negocio sin una buena gestión de la tesorería es como tratar de conducir un coche sin volante. Nos referimos a uno de los puntos indispensables en el día a día de un empresario, pero que en muchas ocasiones se realiza de manera arcaica o rudimentaria. Afortunadamente, existen diversas formas de gestionar el flujo de caja de tu empresa con éxito y eficacia. Si quieres saber qué es la gestión de la tesorería, presta mucha atención a los consejos que te ofrecemos a continuación. ¡Empezamos!

Cómo llevar a cabo la gestión de la tesorería y qué es

La gestión de la tesorería es la capacidad de optimización de la liquidez que tiene nuestra empresa para garantizar que disponemos de los fondos necesarios en el momento preciso y así, solventar los pagos comprometidos. ¿Pero, cómo debemos gestionarla?

1. Observa con antelación y anticípate todo lo posible

Como dice el refrán, mejor prevenir que curar. Esta máxima es aplicable al cien por cien a la gestión del flujo de caja de una empresa, un aspecto que nos obliga a mantener la mirada puesta hacia el futuro.

Para tener el control absoluto de nuestro flujo de caja debemos identificar con la mayor brevedad posible las entradas y salidas de efectivo. Para ello, es preciso llevar a cabo un balance de costes fijos que nos ayude a prevenir futuros problemas de liquidez.

Aunque no podemos aconsejarte lo suficiente para elaborar una previsión de tesorería, hablamos de una poderosa herramienta que te permite predecir, normalmente a un año vista, cuál será tu flujo de caja. Porque sí, admitámoslo, conocer que nos podemos enfrentar a una falta de liquidez en cuatro meses es mucho menos estresante que encontrárnosla de repente.

2. Establece un seguimiento constante

Con mucha frecuencia, los empresarios caen en el error de pensar que la gestión del flujo de caja es una disciplina estancada cuando se trata de un ámbito en continua evolución.

Son muchos los factores que pueden afectar a la salud de nuestra tesorería. Por tanto, aunque no se trate de la tarea más divertida y amena, es conveniente dedicarle un poco de tu tiempo todos los días, o al menos cada semana, para modificar y actualizar tu plan de tesorería.

3. Forma a un empleado en la gestión del flujo de caja

Como propietario de una empresa debes ser tú la persona mejor preparada para gestionar el flujo de caja de tu negocio. Aun así, en el día a día hay una gran cantidad de contratiempos que pueden impedirte realizar dicha tarea. Por ello, es de vital importancia formar y dar competencias a un empleado de confianza para que gestione la tesorería de la empresa en tu ausencia. Así pues, en esta ocasión, de él dependerá que quede el suficiente dinero y avisar en caso de alerta para poder reaccionar con margen de maniobra.

4. Utiliza la tecnología

Realizar la gestión de la tesorería en papel, aunque es factible, no es recomendable. Efectuar esta labor de forma manual nos hace perder mucho tiempo y es muy impreciso debido al factor humano. De hecho, en la actualidad, muchas pymes monitorean el flujo de efectivo con Excel. No obstante, se trata de una herramienta relativamente compleja de usar por el alto nivel de concentración y el buen control que requiere. En definitiva, un tiempo valioso que los empresarios no pueden perder.

Afortunadamente, existen más alternativas para poder optar a un buen software de gestión de la tesorería dedicado a las pequeñas empresas. Agicap, por ejemplo, te permite automatizar tus previsiones para hacerte la vida mucho más fácil. Se trata de un programa intuitivo y fácil de utilizar. Con él, podrás gestionar tu tesorería de la manera más eficiente ahorrando gran cantidad de tiempo.

Realiza una buena gestión de la tesorería optimizando los plazos de pago Los pagos son siempre un verdadero quebradero de cabeza. Si quieres saber cómo optimizarlos de la mejor manera, aquí te dejamos una serie de recomendaciones:

5. Recibe tu pago a tiempo

Nunca se dice lo suficiente, pero los clientes que no pagan son una de las verdaderas amenazas para la salud financiera de tu empresa. No solo suponen pérdidas en nuestras arcas por los impagos, sino que también, requieren un esfuerzo constante de nuestra parte recordándoles que paguen sus deudas.

Si a pesar de ese esfuerzo sigues teniendo problemas con clientes que no han pagado, mantente firme pero calmado. Los enfrentamientos nunca son la solución. En este sentido, trata de explicarles la situación y busca la empatía. Si aún persisten los impagos, puedes empezar a cobrarles penalizaciones adicionales por cada día de retraso (las condiciones deben estar recogidas en tus condiciones de venta de manera clara y concisa). Si las cosas siguen igual después de este primer recurso, siempre nos quedará la opción de un requerimiento o, en casos más extremos, la vía judicial. No obstante, la mejor opción será siempre alcanzar un acuerdo amistoso.

6. Recompensa los pagos en efectivo

Si en el apartado anterior hablamos de los clientes que no pagan y los problemas que provocan, en este punto seremos algo más positivos al respecto. ¿Qué tal si hacemos un esfuerzo para que paguen lo antes posible?

Uno de los métodos más utilizados consiste en ofrecer un descuento comercial a los clientes que pagan al contado, en vez de esperar a la fecha acordada. Normalmente, este descuento se lleva a cabo incluyendo una reducción de un porcentaje variable en la factura de los compradores.

Otra forma muy útil de fomentar la rapidez en los pagos es integrar en tu página web distintos métodos que permitan una mayor flexibilidad en las compras.

7. Paga tus compras lo antes posible

Aunque seas empresario, también eres cliente para muchos proveedores. Debes estar atento a los cobros y desembolsos que se avecinan para optimizar tus pagos. De hecho, quizás puedas beneficiarte de algún que otro descuento comercial interesante. Por otra parte, si sabes que los próximos meses se presentan complicados desde el punto de vista financiero, lo mejor es no jugar con fuego.

En este sentido, trata de conseguir las mejores condiciones de pago para no poner en peligro tu tesorería y agota el final del plazo para liquidar tus facturas. Eso sí, no olvides nunca la fecha de vencimiento. No hagas nunca lo que no quieres que te hagan a ti.

Aumenta las ventas y reduce los gastos

Si deseas saber cuál es la mejor manera para aumentar las ventas y reducir los gastos, sigue leyendo las siguientes recomendaciones.

8. Reducir costos innecesarios

Realizar una correcta gestión de la tesorería también significa detectar cuáles son las áreas en las que se produce un mayor gasto e intentar reducirlo. Para ello, aquí te dejamos una lista con los principales elementos que debes tener en cuenta:

  • Reduce los residuos: Las luces apagadas cuando no hay nadie, no utilizar la calefacción cuando las temperaturas son agradables, aprovechar la impresión de los folios por las dos caras… Son pequeñas cosas que marcan la diferencia y de las que conviene concienciar a los empleados.
  • Vuelve a negociar con tus proveedores: Compara tus contratos con los de la competencia para ver en qué puedes mejorar y ajustar precios a la baja. Si no llegas a un acuerdo beneficioso, no dudes en acudir a otros proveedores.
  • Centraliza las compras: Aunque no es imprescindible contratar a un director de compras, sí es esencial que una persona desempeñe esta función. Este empleado se encargará de hacer inventario de necesidades, de comprobar las compras indispensables, de encontrar los mejores precios y, en definitiva, de generar el máximo ahorro posible.
  • Deshazte del papel: Aún son muchas las empresas que siguen realizando la contabilidad en papel y, como podemos intuir, supone un coste muy elevado al final de año. Por ello, ya que vivimos en la era de internet, podemos reducir los gastos realizando estos procesos en modo on line. Por otro lado, además de ser un método extremadamente rápido y eficaz, es respetuoso con el medio ambiente.

9. Incrementar las ventas

Si bien reducir los costes es importante, también lo es aumentar el volumen de ventas. A continuación, te presentamos una serie de consejos para conseguir este propósito.

  • Segmenta a tus clientes en categorías y focaliza tus esfuerzos en aquellos que tienen mayor potencial de facturación: Ofréceles promociones exclusivas, asesoramiento personalizado... Debes mostrarles lo mejor de tu empresa para que no se vayan a la competencia.
  • Aumenta los precios: Hazlo con sentido, paulatinamente y siguiendo una estrategia determinada. El principal factor que debes tener en consideración es la competencia. Analiza en qué precios se mueve para ver a dónde puedes llegar tú. Por otro lado, si eres la única empresa de tu sector, será una tarea mucho más sencilla, siempre y cuando ofrezcas productos de nivel.
  • Visibiliza tu actividad: En pleno auge de las redes sociales es impensable que una empresa no haga uso de estas herramientas de comunicación. Además, las ferias y eventos relacionados con el sector también son buenas oportunidades para darse a conocer.
  • Sé innovador: Pese a que es mucho más fácil decirlo que hacerlo, no necesitamos reinventar la pólvora. Lo primero que tenemos que hacer es analizar a la competencia y ver cuál es su elemento diferenciador, a cuántos clientes atrae y cómo lo hace. Otro punto importante y que no se tiene en cuenta con demasiada frecuencia es la opinión de los clientes. Debemos escucharlos, saber qué piensan de nuestros servicios, qué sugerencias tienen y qué podemos hacer para mejorar su experiencia. Para ello, el método más común y eficiente es enviar una encuesta de satisfacción al final de los procesos de venta en la que recopilar la información que necesitamos.

10. Prioriza tu flujo de caja para optimizar su rentabilidad

Que el beneficio obtenido de las ventas es una parte fundamental de cada negocio es un hecho. No obstante, también es tanto o más importante contar con una buena gestión de tesorería. Vender mucho está muy bien, pero debes asegurarte de que ese dinero se va a cobrar en el momento adecuado para poder hacer frente a los salarios, por ejemplo.

Acumula reservas de efectivo

Acumular reservas de efectivo puede ser complicado para tu empresa. En este artículo te contamos cómo puedes hacerlo.

11. Reserva una parte de los resultados

Cuando las cosas van bien, el deseo de invertir, de expandirse y de emprender nuevos proyectos es a veces muy fuerte y no es fácil contenerse. Ahora bien, para gestionar eficientemente la tesorería, hay que saber ahorrar. Es más, el 5 % de tus beneficios debería ir destinado a una reserva. No obstante, esta obligación termina cuando el importe de tu reserva alcanza el 10 % del capital social.

Si hemos guardado algunos de los resultados de ejercicios anteriores, estaremos preparados para enfrentarnos a duros golpes, contratiempos e imprevistos tales como inundaciones, robos, etc.

12. Negociar una línea de crédito en descubierto cuando las cosas van bien

En el momento en el que te conviertes en gestor sabes que pasarás por situaciones y momentos excepcionales. Uno de ellos puede ser el día que tengas que contratar un descubierto bancario. Aunque este proceso puede sacarnos de un apuro, tiene un precio. De todas formas, no es necesario aguardar a que surjan dificultades para poder negociar una autorización de descubierto bancario. Nada nos impide pedir una reunión con el banquero para solicitarlo.

Este enfoque tiene dos ventajas:

  • Si se produce una situación que requiera un descubierto bancario, estarás mejor preparado. Una vez concedida la autorización, podrás beneficiarte de ella automáticamente en caso de necesidad.
  • Negociar esta autorización dentro de un período normal te permite beneficiarte de varias ventajas (mejor tarifa, aumento del límite máximo) que pueden marcar claramente la diferencia en tu tesorería.

En conclusión, la gestión de la tesorería no se puede improvisar de la noche a la mañana. Se necesita rigor y cierta organización para que los esfuerzos den sus frutos. Si después de estos consejos sigues interesado en un software de gestión de tesorería que ayude a controlar los problemas de liquidez de tu empresa, en Agicap te proporcionamos los mejores recursos para gestionarla. Estamos a tu entera disposición y te facilitaremos asesoramiento y presupuesto sin compromiso alguno. Ahora depende de ti.

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