Gestión de tesorería: guía completa
La gestión de tesorería es una necesidad para todas las empresas. Una buena gestión de la tesorería significa llevar un control de las entradas y salidas de dinero, pero también controlar numerosos indicadores para saber qué estrategia adoptar, como préstamos o inversiones. Una mala gestión de la tesorería puede poner en peligro rápidamente a una empresa, pero por suerte existen soluciones sencillas y fáciles de implementar. Conócelas en este artículo.
Recordatorio: qué es el flujo de caja de las empresas
El flujo de caja es el conjunto de recursos financieros de que dispone una empresa en un momento dado. Es un elemento clave en la gestión financiera de la misma. Es el efectivo disponible que permite pagar los gastos de la empresa: salarios, proveedores y servicios, entre otros. Incluye:
- sumas líquidas disponibles en efectivo
- sumas disponibles en la(s) cuenta(s) bancaria(s) de la empresa
Estos fondos deben ser fácilmente accesibles para la empresa, que puede utilizarlos para cubrir gastos previstos o imprevistos, o para financiar proyectos cuando surja una oportunidad. Este dinero es el que permite pagar los gastos de la empresa: salarios, proveedores, etc.
El saldo de caja tiene en cuenta las entradas y salidas de efectivo. Puede calcularse como superávit o déficit:
- Si hay un excedente de caja, significa que la empresa dispone de dinero: generalmente es una buena señal.
- Si hay un déficit de caja, significa que la empresa carece de efectivo disponible y que no podrá hacer frente a determinadas situaciones sin recurrir a un préstamo, por ejemplo.
¡Cuidado! El análisis del saldo de caja rara vez es tan sencillo. Depende del contexto de cada empresa: un saldo excedente puede estar vinculado a facturas de proveedores que la empresa aún no ha pagado, por ejemplo.
Definición: gestión de tesorería
La gestión de tesorería abarca todos los métodos y estrategias de gestión de los recursos financieros de una empresa. Su objetivo es garantizar la rentabilidad de la estructura, mediante el seguimiento y el análisis de los indicadores.
El ámbito de actuación de la gestión de tesorería puede incluir numerosas misiones:
- control y seguimiento de los flujos de caja a diario
- elaboración de presupuestos y previsiones de tesorería
- elaboración de informes financieros y seguimiento de las diferencias entre los flujos previstos y los reales
- gestión de las relaciones bancarias
- optimizar los costes y los productos financieros
- gestión de riesgos que pueden amenazar la tesorería
- financiación de la inversión
- inversión del excedente de caja
Demasiadas empresas siguen contentándose con controlar sus extractos bancarios. Pero esto no es suficiente para anticiparse a los posibles desfases de tesorería, ni para identificar las oportunidades de inversión. Por eso es vital contemplar el flujo de caja de forma dinámica, para anticipar su evolución y saber interpretarlo.
¿Cuál es el objetivo de la gestión de tesorería?
Evitar el riesgo de insolvencia
Una empresa que no puede pagar sus deudas a corto plazo es una empresa en situación de impago. En muchos casos, esto equivale a la quiebra, o al menos la expone a graves problemas.
La gestión de la tesorería de tu empresa puede evitar la quiebra. Si estableces un seguimiento regular manteniendo un presupuesto de tesorería actualizado, por ejemplo, tendrás mayor visibilidad de tu posición de caja actual, así como de tus previsiones. Esto te permitirá identificar con antelación los desfases de tesorería que podrían ser perjudiciales para tus finanzas y tomar las medidas oportunas.
Ahorrar dinero
¿Aún no estás convencido? Una buena gestión de tesorería ayuda a ahorrar dinero en gastos bancarios: intereses de préstamos, tasas de intervención, entre otros. Una empresa que supere su descubierto autorizado tendrá que pagar intereses a los que se añaden las comisiones de intervención. Si el gestor gestiona eficazmente la tesorería, podrá determinar los periodos en los que realmente necesita financiar su tesorería y tendrá tiempo para poner en marcha una financiación menos costosa.
Ganar dinero invirtiendo sabiamente el exceso de efectivo
Si bien el flujo de caja negativo supone costes adicionales para la empresa, un excedente de efectivo mal invertido tampoco es óptimo.
Es importante saber que los bancos ofrecen una amplia gama de productos para quienes desean invertir el excedente de efectivo, en función de los objetivos de cada gestor. Hay varias opciones:
- Obtener beneficios a largo plazo
- Financiar una inversión
- Tener una reserva de seguridad en caso de crisis o imprevistos
Pero para ello, hay que saber que la empresa ha generado ese excedente. ¿Cómo resaltar tal situación? Realizando previsiones de tesorería y siguiendo su evolución de manera regular.
Gestión de tesorería: ¿quién hace qué?
Todas las empresas están preocupadas por la gestión del flujo de caja. La carga de trabajo y los recursos humanos disponibles varían de una empresa a otra. Una empresa multinacional tendrá mucho más flujo de caja que gestionar que una empresa de nueva creación, y una pequeña empresa tendrá mucho menos personal capacitado para gestionar su flujo de caja que un gran grupo.
El rol del gestor
El gestor de una empresa necesita conocer su situación de tesorería y medir el impacto de las distintas acciones y decisiones (inversiones, contrataciones, etc.) sobre su rentabilidad y su tesorería futura. Una buena gestión de tesorería debe permitirle tomar las mejores decisiones para su empresa en un corto y largo plazo.
Pero si la empresa es pequeña, sin un departamento dedicado a las finanzas, es el CFO quien cumplirá todas las funciones que se describen a continuación.
El rol del CFO
El CFO, o Director Financiero, dirige el equipo financiero de la empresa y depende del CEO o Director General. Su función en la gestión de la tesorería es controlar los indicadores en tiempo real y de forma fiable, para poder alertar al CEO en caso de problemas de flujo de caja y aconsejarle sobre las decisiones que debe tomar y las medidas que debe adoptar.
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El rol del tesorero
El tesorero es la persona que gestiona el flujo de caja a diario. Es responsable del seguimiento de los flujos de caja, de la elaboración de las previsiones presupuestarias, del análisis de los distintos indicadores, de las relaciones con los bancos, de la validación... Su papel es esencial porque tiene una visión global de la liquidez y la rentabilidad de la empresa.
El rol del contable
En general, se dice que la contabilidad es un análisis del pasado, mientras que la tesorería se proyecta hacia el futuro. Si no hay tesorero, será el contable quien se encargue de la gestión de la tesorería. Si hay un tesorero, éste se encargará de proporcionar los datos: facturas, balance, cuenta de resultados, etc.
El rol del controlador de gestión
El interventor de gestión tiene un papel que desempeñar en la gestión de la tesorería. Es el encargado de los presupuestos de cada actividad o departamento de la empresa. Por lo tanto, proporcionará la información necesaria para elaborar la previsión de tesorería.
Gestión diaria del efectivo
No basta con analizar el flujo de caja una vez a principios de mes y volver a hacerlo 30 días después. Acostúmbrate a controlar el flujo de caja a diario: los ingresos y salidas de efectivo deben ser controlados de cerca.
Conciliación bancaria
La conciliación bancaria es una comprobación para garantizar que las facturas emitidas o recibidas por la empresa han dado lugar a los correspondientes movimientos en las cuentas bancarias de la empresa.
Conocer la posición de caja
La posición de caja es el estado de la misma en un momento dado. El enfoque más práctico suele ser utilizar el efectivo disponible al final del balance anual de la empresa. Pero si el seguimiento de la tesorería es riguroso, también es posible hacerlo a partir de un saldo de caja mensual, que se extraerá del cuadro de seguimiento.
Plantilla para gestionar tu tesorería
Para tener una buena visión general de tu flujo de caja, puedes crear una tabla de Excel. Hemos elaborado una plantilla que puedes descargar aquí.
Completar la plantilla es muy sencillo:
- En primer lugar, introduce el efectivo disponible al comienzo del primer mes.
- A continuación, identifica los ingresos y gastos del mes. Facturas, informes de gastos, impuestos, alquileres y subvenciones. Todo debe figurar de forma clara y legible, incluido el IVA. Verifica que todos los flujos de caja estén vinculados al mes en cuestión.
- La herramienta calculará automáticamente el flujo de caja a final de mes. Todo lo que tienes que hacer es sacar las conclusiones necesarias para el buen funcionamiento de tu negocio.
Con un control exhaustivo del importe de tus facturas y de las fechas de pago reales, puedes mantener tu flujo de caja al día y anticipar cualquier déficit de tesorería a corto plazo.
Gestionar el flujo de caja con un plan de tesorería
También conocido como presupuesto de tesorería, el plan de tesorería permite proyectar los flujos de caja a corto, medio y largo plazo.
Es un documento financiero que enumera todas las entradas y salidas de efectivo previstas por una empresa. Por lo general, se elabora a lo largo de 12 meses y, por tanto, presenta todos los flujos de caja que realizará una empresa durante su actividad. Esta lista debe ser exhaustiva e incluir todas las operaciones, sin excepción. La más mínima omisión puede distorsionar el balance a final de mes y dará una imagen falsa de la salud financiera de la empresa.
Para saber más, consulta nuestro artículo: Conoce el plan de tesorería y descarga una plantilla de Excel
Gestión de tesorería: ¿cómo predecir el futuro?
Hacer previsiones de tesorería
Tener un negocio sin previsiones de tesorería es como navegar a ciegas. Es esencial elaborar previsiones de caja para controlar y ajustar la estrategia de la empresa de forma periódica. Las previsiones ayudan al gestor de la empresa a ver los futuros problemas de tesorería y, por tanto, prepararse para afrontarlos.
La previsión con un plan de tesorería no es un fin en sí mismo. Debe actualizarse periódicamente en función de los flujos de caja reales y de la evolución de los objetivos.
Considerar todos los escenarios
Para una gestión óptima de la tesorería, especialmente a nivel de proyección, la empresa debe considerar todos los escenarios posibles para mitigar riesgos. Pérdidas de clientes, retrasos en los pagos, caída de la demanda. O por el contrario, aumento repentino de los pedidos, crecimiento rápido, falta de stock. Hay que considerar todas las posibilidades, con respuestas para cada caso, como financiación externa o una gran inversión.
➡️ Aprenda a hacer una previsión de tesorería fiable en este vídeo:
Especialmente para empresas jóvenes, uno de los principales riesgos es tener una visión demasiado optimista de tu futuro. Una de las confusiones más comunes es equiparar un volumen de negocio elevado con una situación de tesorería positiva, pero una cosa no va necesariamente unida a la otra.
Los indicadores clave de la gestión de la tesorería
Flujo de caja libre o Free Cash Flow
El flujo de caja es el dinero que tiene la empresa en todas sus cuentas bancarias en un momento dado. Controlar este indicador es esencial, pero también prever su evolución a través de presupuestos. La capacidad de realizar proyecciones precisas permite reaccionar con antelación en caso de necesidad, y evitar así un “agujero” de tesorería que puede poner en jaque al negocio.
Para validar la pertinencia de las proyecciones, recomendamos la comparación periódica de tus previsiones con lo que realmente ha sucedido.
Lee también: Qué es el flujo de caja neto y en qué se diferencia de los otros flujos de caja
Consumo de efectivo neto
Corresponde a la siguiente fórmula:
Consumo neto en un mes determinado = Gastos del mes - Ingresos del mes
Basándose en los datos del estado de tesorería, podemos seguir mes a mes si estamos "consumiendo" efectivo, es decir, si tiene más gastos que ingresos o si, por el contrario, si está acumulando efectivo.
Un consumo positivo puede tener varias causas: excepcionales (inversión, caída puntual de los ingresos), o estructurales (gastos corrientes que superan los ingresos corrientes). En todos los casos, hay que tener cuidado y no dejar que la situación se prolongue.
La necesidad de capital circulante
➡️ Todo lo que necesita saber sobre el capital circulante, en este vídeo :
El capital circulante o fondo de maniobra representa la cantidad de dinero que una empresa necesita para cubrir sus desfases de tesorería entre los ingresos y los gastos (llamado ciclo de explotación).
El seguimiento periódico de este indicador permite conocer la evolución de las necesidades de tesorería de la empresa.
El capital circulante debe ser analizado porque una empresa puede experimentar un auge en su actividad pero seguir teniendo dificultades de tesorería.
Si tomamos una empresa que experimenta un fuerte aumento de su actividad mientras se conceden los plazos de pago, generalmente aumentará el fondo de maniobra: mayor stock, contratación para tener más mano de obra, compra de máquinas adicionales.
Excepto que...
- Mantener estas existencias supone una carga para la tesorería, ya que los productos ya se han pagado pero no se venderán hasta más adelante.
Por lo tanto, la empresa debe disponer de suficiente capital circulante para financiar todo esto mientras espera los ingresos previstos que restablecerán el equilibrio.
➡️ Todo lo que necesita saber sobre la optimización fondo de maniobra, en este vídeo :
Nota: un aumento del capital circulante no es necesariamente un signo de problemas de tesorería. Por otro lado, la empresa debe asegurarse de que puede tratarla adecuadamente.
Lee también: Las 10 claves para optimizar tu fondo de maniobra
Gestión de tesorería: ¿por qué es tan difícil?
Muchas empresas tienen dificultades para gestionar su tesorería. Y con razón: es una disciplina compleja.
Gestión de tesorería: elementos a tener en cuenta
Ingresos y gastos de caja, anticipos, notas de crédito, préstamos, plazos de pago... Muchos elementos hacen más compleja la gestión de la tesorería, sobre todo si se sigue su evolución a mano a través de una tabla de Excel o de documentos en papel.
El acceso a la información puede ser complejo, especialmente si tu empresa maneja un gran volumen de flujos de efectivo en varias cuentas bancarias. Acceder a una visión consolidada de tu flujo de caja puede ser una misión imposible.
La gestión de la tesorería: ¿el trabajo del contable?
El director de la empresa se dirigirá naturalmente a su contable o censor jurado de cuentas para obtener información sobre el estado actual y futuro de la tesorería. Sin embargo, el flujo de caja y la contabilidad son dos conceptos diferentes. El contable difícilmente podrá darle información en tiempo real sobre su tesorería.
Lea también: Diferencias entre contabilidad y tesorería
La gestión de la tesorería: una tarea que requiere mucho tiempo
Comprobar diariamente las salidas y entradas de dinero, elaborar y actualizar los presupuestos, elaborar informes e interpretar los indicadores, entre otros. La gestión de la tesorería es una tarea que requiere tiempo y una inversión diaria.
Gestión de la tesorería: las limitaciones de Excel
Excel es un programa muy potente, pero le falta flexibilidad de uso, actualización en tiempo real y fiabilidad. Cuanta más intervención humana haya, mayor es el tiempo de procesamiento y mayor el riesgo de error: ¡nadie es perfecto! Y es probable que estos errores no se detecten hasta varios meses después, lo que significa que se tardará mucho tiempo en corregirlos.
¿Cómo simplificar la gestión de la tesorería?
Por todas estas razones, cada vez más empresas utilizan programas online de gestión de flujo de caja.
Software de gestión de tesorería: ¿qué es?
El software de gestión de tesorería es una solución que permite gestionar electrónicamente el flujo de caja de una empresa.
El software de gestión de tesorería permite limitar los errores humanos al recoger directamente los extractos de las distintas cuentas bancarias de la empresa. Su objetivo es controlar de cerca el pago de las facturas, la comparación entre la previsión y el flujo de caja real, y generar automáticamente informes de flujo de caja.
Lee también: Por qué necesitas un software de gestión de tesorería
Agicap, el software que simplifica la gestión de su efectivo
Agicap es la solución de gestión de tesorería que está revolucionando la forma en que las empresas controlan y prevén sus flujos de caja. Creada en 2016 por 3 emprendedores de Lyon, Agicap pone la gestión de la tesorería al alcance de las pymes gracias a su herramienta de gestión y previsión online (SaaS).
Aplicando tecnologías de inteligencia artificial a datos relevantes, como los flujos bancarios, Agicap permite :
- visualizar fácilmente el efectivo disponible en tiempo real, con datos sincronizados automáticamente
- automatizar las actualizaciones del presupuesto y las previsiones de tesorería para identificar las desviaciones y reajustar de forma iterativa el presupuesto futuro
- tomar las mejores decisiones evaluando el impacto de los escenarios estratégicos en el flujo de caja.
Agicap, una empresa en rápido crecimiento, ya es utilizado por más de 5000 pymes en 6 países europeos.
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