Los 3 pasos para configurar el seguimiento de tesorería
La falta de liquidez es un problema muy común en las empresas. Es por ello que realizar correctamente el seguimiento de tesorería es de enorme importancia. Ahora bien, llevar a cabo tal tarea suele ser considerado como un trabajo complejo.
¿Qué es el seguimiento de tesorería?
Para entender qué significa el seguimiento de tesorería es necesario comprender qué es, exactamente, la tesorería. La tesorería refiere a la cantidad de efectivo que una empresa tiene disponible.
De esta manera, su seguimiento, también llamado flujo de caja, consiste en el análisis detallado de los movimientos de la caja. Se estudian las entradas y salidas y, como resultado, se determina la liquidez de la compañía. Conocer el detalle de estos movimientos es muy importante para llevar a cabo una gestión de tesorería exitosa.
¿Cuáles son los beneficios de monitorear el flujo de caja?
Conoce las ventajas de llevar un control exhaustivo de la administración de efectivo de tu negocio.
Conocer la cantidad de efectivo disponible
Este es el beneficio principal de realizar un correcto seguimiento de tesorería. Abre la puerta a la posibilidad de conocer en cada momento cuánto capital líquido dispones en las cuentas bancarias de tu compañía.
Determinar el rendimiento del negocio
Los libros de cuentas, las listas de pedidos y el inventario son herramientas necesarias para conocer qué tan bien funciona un negocio. Sin embargo, no son suficientes. Prestar atención al flujo de efectivo y definir los indicadores más adecuados para el negocio es muy importante para tener un panorama de cómo marcha la empresa.
Predecir la evolución de la tesorería en el futuro
A partir de lo vivido en el pasado, se puede predecir el futuro. La incertidumbre es uno de los mayores enemigos de un negocio, por lo que contar con datos empíricos a los que atenerse resulta de gran relevancia para construir un futuro.
Planear el cobro y pago de deudas
Si sabemos la cantidad de efectivo líquido que se tiene actualmente, así como la que se tendrá en un futuro cercano, puede determinarse cuán urgente es el cobro de una determinada deuda. O bien, si resulta conveniente pedir un aplazamiento a tus acreedores.
Saber si pueden realizarse nuevas inversiones o se precisa de financiación
Esta ventaja está estrechamente ligada a la anterior. Conocer si se dispone de efectivo y si se hará uso de él o no da pie a planear posibles inversiones (en el caso en el que tengas remanente) o bien solicitar nueva financiación (en el caso en el que necesites efectivo).
Mantener el negocio a flote
Esta es la ventaja que resume a todas las anteriores, ya que estos puntos se encuentran en el centro de la gestión de efectivo empresarial. En definitiva, los beneficios son económicos, pero también estratégicos.
Configurar correctamente el monitoreo del flujo de caja significa comprender mejor los desafíos del negocio, lo que permitirá superar más rápido los malos momentos y aprovechar mejor los buenos.
Mantener actualizado el flujo de caja permite anticipar una posible escasez de efectivo a corto plazo, ya que ayuda a evitar impagos y pérdidas de perspectiva.
¿Cómo realizar un correcto seguimiento de tesorería?
Estos son los tres pasos para realizar un correcto seguimiento de tesorería:
1. Definir las categorías de cobros y pagos
Han de identificarse todas las fuentes de entradas y salidas de efectivo en el negocio. Las fuentes de ingreso suelen ser las siguientes:
- Facturación de clientes.
- Préstamos bancarios.
- Aportaciones de otras clases: además de la identificación de los clientes históricos y de sus pagos, así como de la financiación bancaria, se incluyen las inyecciones de efectivo personales o por parte de los inversores.
En lo que refiere a los pagos, generalmente puedes encontrar:
- Pagos a proveedores externos y prestadores de servicios.
- Gastos de personal en salarios y bonificaciones.
- Alquiler de locales y mantenimiento del inmueble.
- Cancelación de préstamos bancarios.
- Impuestos, tasas y todo tipo de gravámenes exigidos por la administración pública.
- Otros: suscripciones, servicios, licencias, seguros, insumos.
Luego, realizan los listados divididos por categorías. Por un lado, los cobros, y por otro, los pagos, tanto los pasados como los predecibles. Con estos datos, ya podemos realizar un seguimiento de tesorería eficiente.
2. Hacer un pronóstico de flujo de efectivo a 1, 3 y 6 meses
Una vez se tienen concretadas las entradas y salidas de efectivo de la compañía, es hora de realizar previsiones para el futuro. Las predicciones más acertadas, para combatir la incertidumbre, suelen ser las que se hacen tomando como base el pasado.
Es cierto que ciertos recibos son complejos de determinar, pues no hay garantía de que ciertos productos acaben vendiéndose. En todo caso, debe asegurarse de exigir a sus contables o administradores los presupuestos de cobranza para marcar objetivos de ventas.
Las predicciones de pagos son, por lo general, más fáciles. Tan solo se precisa conocer el monto de los alquileres, salarios, suministros y demás costes, y saber cuándo y con qué frecuencia se pagan.
3. Monitorear los cobros y los pagos realizados
Ahora tienes armado el flujo de tesorería de tu empresa. Es decir, ya conoces cuáles son los movimientos de efectivo de tu compañía, y a partir de ellos, has hecho predicciones del futuro. Sin embargo, esto no es todavía un verdadero monitoreo del flujo. Hasta el momento, hemos hecho un mero estudio circunstancial de retrospección y proyección, pero para un correcto seguimiento de tesorería, se necesita un trabajo diario o semanal.
Aquí es donde entra el monitoreo de los cobros y pagos efectivamente realizados.
Para dar vida a las previsiones construidas y adaptarlas a la realidad de tu negocio, es necesario informar periódicamente de los movimientos de caja acontecidos. Dicho de otra manera, es necesario anotar las entradas y salidas de dinero que han ocurrido de manera real dentro de un determinado periodo.
Las mejores herramientas para realizar un seguimiento eficaz del flujo de caja
Es hora de concretar cuáles son las herramientas más destacables en lo que refiere a la realización de las tareas a las que aquí estamos refiriendo.
Has de tener en cuenta que, tal y como habrás derivado de lo que venimos diciendo, realizar un seguimiento de caja y de liquidez es una tarea tediosa. Recopilar datos, introducirlos, evitar errores, llevar a cabo cálculos... Todo ello exige tiempo y dedicación, mucho esfuerzo y la puesta de toda la atención en lo que se está realizando. Analizaremos aquí dos de las opciones más populares gracias a su facilidad de uso, su utilidad y su funcionamiento.
El seguimiento de tesorería con Excel
Realizar el seguimiento de tesorería con Excel es una opción muy extendida, pues es la hoja de cálculo por excelencia. Es muy útil para realizar múltiples tareas, pero cuantas más cosas quieras hacer, más necesitas saber de su funcionamiento. Es decir, más entrenamiento necesitas.
Esto hace que sea un programa relativamente difícil de utilizar. Por lo general, llevar la tesorería con Excel significa que un miembro del departamento financiero pasa varias horas por día o por semana ingresando datos en base a los movimientos bancarios, dando lugar a errores involuntarios que pueden cambiarlo todo.
El seguimiento de tesorería con Agicap
Agicap es un software de gestión y previsión de tesorería online. Es una herramienta integral que permite visualizar, de manera gráfica, intuitiva y sencilla, las entradas y salidas de efectivo, tanto las actuales como las pasadas y futuras.
El programa, diseñado exclusivamente para las pymes, permite realizar reportes con un par de clics y anticipar los cobros y pagos. Además, permite crear escenarios simulados de distintas acciones para ver qué impacto tendrán en las posiciones de tesorería futuras.
Para llevar a cabo un correcto seguimiento de tesorería, lo mejor es una herramienta que sea fácil de usar y que categorice automáticamente las operaciones bancarias, sin necesidad de estar horas completando una hoja de cálculo.
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