¿Cómo configurar el seguimiento de tesorería en 3 pasos?

La escasez de efectivo es un problema muy extendido en las empresas. Esa es la razón por la que realizar correctamente el seguimiento de tesorería es de enorme importancia.

Ahora bien, llevar a cabo tal tarea suele ser considerado como un trabajo ingrato, difícil y ciertamente complejo. Es muy posible que este sea tu caso. Ante eso, nosotros vamos a darte aquí ciertas pautas y métodos que harán del monitoreo del flujo de caja algo fácil y sencillo. Esto contribuirá, sin ninguna duda, a mantener la salud financiera de tu negocio, especialmente durante tiempos difíciles.

Dentro de este artículo

¿Qué es el seguimiento de tesorería?

El seguimiento de tesorería y su definición tan solo puede comprenderse si se parte de conocer qué es, precisamente, la tesorería. Así, este concepto hace referencia a la cantidad de liquidez que una empresa tiene disponible. De esta manera, su seguimiento (al que también se llama "flujo de caja") consiste en el análisis detallado de los movimientos de caja. Se toman los ingresos y los gastos que una empresa tiene y, a partir de ahí, se determina con qué dinero líquido cuenta la compañía. Tal seguimiento específico cuenta con enorme importancia, pues en muy pocas ocasiones puede determinarse el líquido de la tesorería de una empresa con tan solo observar sus ingresos.

¿Cuáles son los beneficios de monitorear el flujo de caja?

Una vez definido qué es el flujo de caja, podemos referir directamente a los beneficios que se derivan de su monitoreo. Es decir, vamos a tratar de resumirte aquí cuáles son las ventajas fundamentales de llevar un control exhaustivo de la administración de efectivo de tu negocio.

Conocer la cantidad de disponible efectivo

Este es el beneficio principal de realizar un correcto seguimiento de tesorería. Abre la puerta a la posibilidad de conocer en cada momento de cuánto capital líquido dispones en las arcas de la compañía.

Determinar el rendimiento del negocio

Los libros de cuentas, las listas de pedidos y el inventario son herramientas necesarias para conocer cómo de bien funciona un negocio. Sin embargo, no son suficientes. Prestar atención al flujo de efectivo resulta de importancia capital para construir una idea amplia de la verdadera marcha de la empresa.

Predecir cuál será la evolución de la tesorería en el futuro

A partir del conocimiento del pasado, puede predecirse el futuro. La incertidumbre es uno de los mayores enemigos de un negocio, por lo que contar con datos empíricos a los que atenerse resulta de gran relevancia para construir un futuro.

Planear el cobro y pago de deudas

A partir del conocimiento de la cantidad de efectivo líquido que se tiene actualmente (y de la que se tendrá en un futuro reciente) puede determinarse cuán urgente es el cobro de una determinada deuda. O si bien resulta conveniente pedir un aplazamiento a tus acreedores.

Saber si pueden realizarse nuevas inversiones o se precisa de financiación

Esta ventaja está estrechamente ligada a la anterior. Conocer si se dispone de efectivo y si se habrá de hacer uso de él o no te da pie a planear posibles inversiones (en el caso en el que tengas remanente) o bien solicitar nuevas financiaciones (en el caso en el que cuentes con necesidad de líquido).

Mantener el negocio a flote

Puede decirse que, en realidad, esta es la ventaja que resume a todas las anteriores. Y es que estos puntos se encuentran en el centro de la gestión de efectivo empresarial. Han de ser considerados cada semana, si no cada día, con tal de tomar las mejores decisiones en la administración de la compañía. 

En definitiva, los beneficios, como has podido observar, no son solo económicos, sino también estratégicos. Configurar correctamente el monitoreo en el flujo de efectivo significa comprender mejor los desafíos del negocio. Tan solo de esa manera pueden superarse tanto los malos momentos como aprovecharse de los buenos. Mantener actualizado el flujo de efectivo anticipa una posible escasez de efectivo a corto plazo. Se evitan así impagos y pérdidas de perspectiva y aparece la posibilidad de contar con una idea amplia y real del estado auténtico de la marcha de la empresa.

¿Cómo realizar un correcto seguimiento de tesorería?

Comprendida la importancia de realizar un correcto seguimiento de tesorería, te vamos a mostrar cómo llevarlo a cabo. Así, los tres pasos que necesariamente has de seguir son los siguientes:

1. Definir las categorías de recibos y desembolsos

Han de identificarse todas las fuentes de entradas y salidas de efectivo en el negocio. Las fuentes de ingreso, generalmente, son las siguientes:

  • Facturación de clientes.
  • Préstamos bancarios.
  • Aportaciones de otras clases: Además de la identificación de los clientes históricos y de sus pagos, así como de la financiación bancaria, hay otras aportaciones. Incluimos aquí las inyecciones de efectivo personales o por parte de los inversores.

En lo que refiere a los desembolsos, generalmente puedes encontrar:

  • Proveedores externos y prestadores de servicios de todas las clases.
  • Gastos de personal en salarios y bonificaciones de todo tipo.
  • Alquiler de locales y mantenimiento de los inmuebles parte de la compañía.
  • Amortización de préstamos bancarios y devolución de otros sistemas de financiación recibidos.
  • Impuestos, tasas y todo tipo de gravámenes exigidos por las administraciones.
  • Gastos de otro tipo: aquí debes incluir las expensas informáticas, dietas y suministros, entre otros.

A partir de tal identificación, se realizan unos listados divididos por categorías. Por un lado, los ingresos, por otro, los desembolsos (tanto los pasados como los predecibles). Así se cuenta con las premisas necesarias como para construir un completo seguimiento de tesorería.

Has de tener en cuenta, eso sí, que has de ser muy exhaustivo a la hora de determinar las categorías de desembolso. El olvido en una partida de gasto importante puede distorsionar profundamente los pronósticos. Esto tendría como consecuencia un grave problema de administración.

2. Hacer un pronóstico de flujo de efectivo a 1, 3 y 6 meses

Una vez se tienen concretadas las salidas y entradas de efectivo de la compañía, es hora de realizar pronósticos futuros.

Analizando el pasado debes ser capaz de realizar predicciones más o menos correctas de los recibos y desembolsos que tendrán lugar en el próximo mes. Si fuera posible, también deberás ampliar ese plazo a los 3 e incluso a los 6 meses.

Hemos dicho ya que la incertidumbre es el mayor enemigo del empresario, por lo que combatirla siempre es bueno.

Es cierto que ciertos recibos son complejos de determinar, pues nunca puede asegurarse que ciertos productos acabarán vendiéndose. En todo caso, debe asegurarse de exigir a sus contables o administradores los presupuestos de cobranza para marcar objetivos de ventas.

En lo que refiere a los desembolsos, lo cierto es que las predicciones suelen ser más sencillas. Proyectar los gastos empresariales es, normalmente, fácil. Tan solo se precisa conocer el monto de los alquileres, salarios, suministros y demás costes. Teniendo en cuenta tal información acerca de los costes fijos, concretar el futuro desembolso no será tarea demasiado difícil. En cualquier circunstancia, no pierdas nunca de vista la posible necesidad de realizar desembolsos excepcionales (indemnizaciones, despidos, reparaciones...).

3. Monitorear los recibos y los desembolsos realmente realizados

Hasta este punto, lo que se ha hecho es redactar el flujo de tesorería de tu compañía. Es decir, ya conoces cuáles son los movimientos de efectivo de tu compañía, y a partir de ellos, has construido una predicción de futuro.

Sin embargo, esto no es todavía un verdadero monitoreo del flujo, pues eso requiere un trabajo diario o, al menos, semanal, y no un mero estudio circunstancial de retrospección y proyección.

Aquí es donde entra el monitoreo de los recibos y desembolsos efectivamente realizados. 

Para dar vida a las previsiones construidas y adaptarlas a la realidad de tu negocio, es preciso informar periódicamente de los cobros y egresos de caja acontecidos. Dicho de otra manera, es necesario anotar las entradas y salidas de dinero que han ocurrido de manera real dentro de un determinado periodo.

La primera vez que realizas un seguimiento del flujo de caja es conveniente que introduzcas la información que conserves acerca de los últimos meses. Esto exige especialmente tanto las facturas emitidas (aún no pagadas) así como los servicios recibidos, pero cuyo importe todavía no se ha desembolsado. Deben señalarse las fechas esperadas de cobro y pago.

Las mejores herramientas para realizar un seguimiento eficaz del flujo de caja

Es hora de concretar cuáles son las herramientas más destacables en lo que refiere a la realización de las tareas a las que aquí estamos refiriendo.

Has de tener en cuenta que, tal y como habrás derivado de lo que venimos diciendo, realizar un seguimiento de caja y de liquidez es una tarea tediosa. Recopilar datos, introducirlos, evitar errores, llevar a cabo cálculos... Todo ello exige tiempo y dedicación, mucho esfuerzo y la puesta de toda la atención en lo que se está realizando. Analizaremos aquí dos de las opciones más populares gracias a su facilidad de uso, su utilidad y su funcionamiento.

El seguimiento de tesorería con Excel

Realizar el seguimiento de tesorería con Excel es una opción muy extendida, pues es el programa que viene incluido de serie en los ordenadores personales con Windows.

Desde este punto de vista, esta herramienta debe su popularidad, más que a su buen funcionamiento, a su disponibilidad en todo equipo informático. En este sentido, su gran ventaja reside en el hecho de que es gratuita.

Sin embargo, cabe preguntarse si esta circunstancia acaba compensando el hecho de que sea bastante compleja de usar, especialmente si no tienes habilidades de modelado financiero.

Sin ninguna duda ha de tenerse en cuenta y conocerse la existencia de este programa, pero no hay que caer en el error de pensar que su extendido uso se debe a que sea perfecta ni mucho menos.

Excel es una gran herramienta para realizar el seguimiento pero requiere de mucho trabajo manual dandole lugar al error humano.

El seguimiento de tesorería con Agicap

Agicap es un software de tesorería totalmente online. Pone a tu disposición un conjunto de herramientas de visualización de entradas y salidas de efectivo, tanto las actuales como las pasadas y las futuras.

Incluye la posibilidad de realizar estudios intramensuales, anticipar el pago de gastos y egresos, observar los ingresos esperables, realizar escenarios de impacto para la toma de decisiones, entre otras grandes funcionalidades.

Estamos hablando de una herramienta intuitiva y sencilla que puede convertirse en tu principal herramienta de gestión. Puede ayudarte en enorme medida a dominar los restos principales de tu negocio.

En conclusión, para llevar a cabo un seguimiento de tesorería nada mejor que una herramienta que te permite realizar un diagrama de flujo de caja, analizar en detalle tales movimientos y, en definitiva, prevenir el riesgo de incumplimiento en el pago de deudas. Por eso, te invitamos a probar gratis Agicap. Te ofrecemos la formación necesaria para manejar este software, que puedes probar sin sin compromiso y cancelar la prueba cuando quieras. ¿Qué esperas?

vignette site ES

También le gustara