Proveedores: las claves para gestionar los pagos y mantener una buena relación

Los proveedores de tu empresa son una pieza esencial para tu negocio: sin ellos, no podrías salir adelante.

En 2019, las empresas españolas les debían 78.827 millones de euros a sus proveedores. Otros 30.885 millones de euros se adeudaban estando todavía dentro del plazo de los 60 días de pago. ¿A qué conduce esta situación? A que los proveedores presenten una desconfianza creciente y a que soliciten el pago por adelantado de muchos servicios, y muchas veces, causa fricciones entre proveedor y cliente, que pueden complicar la relación a largo plazo.

¿Cómo elegir buenos proveedores y cómo identificarlos?

Si bien al final del día dependerá del tipo de negocio que tengas, hay una serie de aspectos esenciales que te serán de gran ayuda.

• La capacidad real del proveedor. El mercado fluctúa constantemente y deberías garantizarte el suministro en épocas de mayor demanda. Investiga un poco sobre la cantidad de trabajadores de los que dispone el posible proveedor y sobre sus instalaciones para salir de dudas.
• El tipo de garantías que ofrece. Revisar si dispone de algún certificado ISO o similar es siempre interesante. Consulta sobre su recorrido comercial para evitar problemas futuros.
• Si se adapta a tu empresa. Algunos proveedores te ofrecen la opción de personalizar el producto, otros no. La flexibilidad es siempre un punto a favor.
• Cuánto tarda en llegar cada pedido. Dependerás de los plazos de entrega. Analiza su propuesta y elige en consecuencia.
• Los costes totales de los productos y/o servicios. Infórmate de los distintos planes de precios de los que disponga. No dudes en conocer cuáles son los plazos y las formas de pago a tu alcance. Considera también el servicio postventa, las posibles garantías de devolución, y los costes extras que
• Entender la importancia de tu empresa en la cartera de clientes del proveedor. No olvides solicitar alguna referencia a negocios con los que ya trabajen. Su web es una fuente de información digna de tener en cuenta. De tener perfiles en redes sociales, consulta las opiniones que aparezcan. Tu objetivo es formarte una opinión lo más completa posible de cada opción que barajes.

¿Qué deberías esperar de los proveedores?

Cuando elijas a los que prefieras, tendrás la opción de solicitarles el cumplimiento de varios requisitos. Resumimos los más importantes en el siguiente listado:

Seriedad. Ha de cumplirse todo lo estipulado en el acuerdo de colaboración, especialmente lo referente a los plazos de entrega y los precios acordados.

Fiabilidad. Tu relación debería basarse en la confianza mutua y en una comunicación fluida y constante.

Una plantilla profesional competente. Tendrás que hablar con distintos departamentos durante tu relación comercial. Todos han de ofrecerte un servicio amable, personalizado y a la altura de tus necesidades.

Asesoramiento. Aunque seas tú quien compre sus productos o servicios, siempre pueden ayudarte a comercializarlo mejor. De hecho, también deberían ofrecerte información sobre las tendencias del mercado y sobre posibles variaciones en su oferta que pudieran beneficiarte.

Renovación de su oferta. Siempre hay productos de venta constante, pero renovar tu catálogo te ayudará a conseguir más ventas y clientes.

Posibilidades de negociar el acuerdo. Deberías tener ventajas diversas por ser cliente habitual. Descuentos, devoluciones, reclamaciones y aspectos similares deberían revisarse periódicamente para conseguir el acuerdo más satisfactorio para ambas partes.

Adaptabilidad. Deberían adaptarse a tus necesidades concretas dependiendo de la época del año o de las ofertas que quieras llevar a cabo.

Comprensión. Como profesionales, deberían tener en cuenta tus posibles problemas y circunstancias. Una vez más, la flexibilidad es indispensable.

La combinación de todos los factores anteriores ha de ser la base sobre la que trabajes. Tendrás que ir ajustando tu relación con el paso del tiempo, pero siempre basándote en los principios que ahora te comentamos.

¿Cómo puedes mantener una buena relación?

La relación se irá desgastando y habrá que modificarla, pero siempre es positivo que tengas en cuenta tres conceptos fundamentales para que todo vaya bien.

¿Sois compatibles?

Nos referimos a la compatibilidad de tu empresa con la que te provee mercancía y a nivel personal. Lo más importante es que también seas flexible y que entiendas la forma de trabajar de la otra parte.

¿Te genera confianza?

Ambas empresas tenéis que lograr algún beneficio con vuestro acuerdo. Debes tener en cuenta el respeto por su trabajo y mantener tu honestidad. La confianza aparece tras meses de colaboración, pero aumenta si se cumplen los acuerdos y si se comentan los aspectos a modificar.

¿Sois claros?

Tú tienes una serie de objetivos que pueden ser distintos a los de tu proveedor. Sin embargo, has de hacerle partícipe de tus ideas y solicitarle ayuda para alcanzar tus metas. Es siempre más eficaz comentar cualquier incidencia en cuanto suceda. Habla claro y admite también las posibles críticas.

Gestiona los pagos a proveedores de manera eficaz

Tras analizar cómo seleccionar a los mejores proveedores y conocer las recomendaciones para mantener una buena relación, es tu turno para confirmar que estás a la altura de las circunstancias. Los plazos de pago se estipulan en el contrato. Su incumplimiento genera una deuda, pero también posibles consecuencias legales.

No es conveniente realizar pedidos sin tener la liquidez suficiente, ya que, como la tuya, la otra empresa también necesita dinero para seguir funcionando.

El pago de intereses

Tu mora provoca que la otra parte tenga un perjuicio económico. Podría suplirse con un interés que se especificase en el acuerdo inicial. Solo podrías evitar su pago de tener causas justificadas, y comprobables, de que te ha sido imposible realizar el pago. Tampoco los abonarás si la factura corresponde al abono de una indemnización por daños o perjuicios.

El cumplimiento del plazo

Tu proveedor te puede solicitar el abono a las 24 horas de no haberlo recibido. Lo habitual es que se sea algo más flexible. La normativa indica que el máximo acordado es de 60 días desde la fecha que aparece en la factura. A partir de ahí, se escinde el contrato y es posible presentar una demanda contra tu empresa.

Para evitar esta situación, te aconsejamos que uses métodos como el confirming para que tu banco te certifique que has pagado en tiempo y forma. Revisa tu flujo de caja, apuesta por la conciliación bancaria o repasa tus cuentas periódicamente para no hacer pedidos que no vas a poder pagar.

Los pagos pendientes no te dejan sin mercancía, pero afectan a tu credibilidad. A más deuda, más intereses y más problemas para seguir adelante. Cuanto antes pagues, antes podrás sanear la economía de tu negocio y poner a disposición de tu clientela tu oferta habitual.

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