La conciliación bancaria es una de las fórmulas más eficaces para poder sanear la economía de tu empresa. Te explicamos todas sus características, ventajas y cómo se lleva a cabo a continuación.
Conciliación bancaria: ¿en qué consiste?
La conciliación bancaria es un método de control que te ayuda a saber cuánto dinero tienes en la cuenta bancaria de tu negocio. Además, te explica cómo se usan los ingresos. Esta información te permite compararla con los registros que lleves en tu empresa. Es bastante habitual que al contrastar ambos documentos encuentres variaciones, generadas por:
- Cheques girados que todavía no han sido cobrados.
- Consignaciones anotadas en el libro auxiliar, pero no abonadas por el banco.
- Notas de débito que el banco ha cobrado, pero que no han sido registradas en el libro auxiliar.
- Notas de crédito que el banco ha abonado en la cuenta, pero que la empresa no ha registrado.
- Errores a la hora de registrar el concepto y el valor de cada nota en el libro correspondiente.
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Gracias a la conciliación bancaria, puedes analizar el motivo de esas diferencias y realizar los ajustes que se estimen oportunos. No se trata de legalizar los posibles errores, sino de sanear la gestión económica de tu negocio o empresa.
¿Cómo se hace una conciliación bancaria?
Este proceso se realiza de forma obligatoria, cada vez que tengas que presentar los impuestos trimestrales. Sin embargo, no deberías esperar tanto, ya que tendrás que cuadrar demasiadas operaciones. Mejor si la realizas al menos una vez al mes.
El objetivo no es otro que el de demostrarle a la Agencia Tributaria que tu cuenta bancaria cuadra con los registros que llevas de tu actividad económica. Recuerda que pueden pedirte un justificante de cada operación registrada, por lo que es recomendable mantener esta información ordenada.
Para comenzar, necesitas:
- el sitio donde registras cada movimiento que realiza tu negocio
- todos los extractos bancarios que te haya enviado tu banco
- todas las facturas, tiques y cheques emitidos y recibidos
- los resguardos de ingresos y retiradas en efectivo realizados en la cuenta
- la conciliación bancaria del período anterior para realizar los ajustes correspondientes
1. Ajustar el saldo del estado de tu cuenta al saldo anotado
Este primer paso es esencial para saber cuál es tu punto de partida y todo lo que debes hacer posteriormente.
Suma los depósitos en tránsito. Las cantidades que has anotado, pero que el banco no te ha abonado todavía. Resta los cheques en tránsito. Son los que han sido registrados, pero que todavía no has cobrado o no han cobrado tus acreedores. Al estar en tránsito, todavía no han llegado al banco, por lo que no aparecen en tu cuenta. Suma o resta los errores entre el extracto de tu cuenta bancaria y lo anotado en tus libros auxiliares. Si bien es inusual, el banco también puede equivocarse al anotar una cantidad o al omitir una operación. Haz saber cuanto antes cuál es el problema para su inmediata corrección.
2. Ajustar el saldo a la cantidad que aparece en los registros de tu empresa
Tras aclarar todo lo relacionado con tu cuenta bancaria, debes saber cuánto dinero dispones en realidad. Debes:
- Restar las comisiones bancarias. En ocasiones, las comisiones no aparecen en tu cuenta, por lo que es necesario una revisión adicional.
- Sumar los intereses por las deudas por cobrar. Los intereses sí aparecen en tu cuenta, pero no en tus registros; inclúyelos para conocer el saldo real.
- Sumar o restar los posibles errores del banco en las anotaciones de tu cuenta. Pueden ser causados al anotar cantidades erróneas, transacciones que no corresponden a tu cuenta o por omisión. Tanto si son del banco como si son de la empresa, la revisión periódica es la mejor manera de corregirlos.
3. La comparación de los saldos
Tras los dos pasos anteriores, los saldos ajustados han de arrojar la misma cifra. De no ser así, deberás repasar los dos procesos arriba expuestos para encontrar el error. Cuando consigas tu objetivo sabrás cuál es la cantidad de efectivo que tienes disponible en la fecha en la que hayas realizado la conciliación.
Ventajas de la conciliación bancaria
No vamos a engañarte. El proceso es bastante aburrido, pero ponerla en práctica te supone beneficiarte de las siguientes ventajas.
Un control más adecuado de los recursos de tu empresa
Debes tener siempre claras tus cuentas para que sepas cuál es el saldo real del que dispones. Solo con una información contable actualizada tendrás la capacidad para afrontar cualquier reto o incidencia.
La actualización de la contabilidad
Para evitar tener que llevar a cabo el procedimiento mes a mes, es siempre más adecuado realizar esta tarea diariamente. Te ayudará a llevar una dinámica de trabajo más eficaz.
La tranquilidad
De no tener tus cuentas actualizadas, una inspección podría dejarte en evidencia. Tu contabilidad debe reflejar la realidad económica de tu negocio. Evitarás descuadres y problemas de liquidez.
Una información financiera fiable
Para tomar alguna decisión económica has de conocer con exactitud cuál es tu saldo disponible. A más información, más posibilidades de realizar inversiones o de afrontar nuevas etapas. Solo con apuntes veraces y reales te será más sencillo emprender las acciones necesarias para corregir el rumbo de tu negocio.
¿Qué errores soluciona la conciliación bancaria?
Tras conocer todas sus ventajas, es necesario subrayar que su puesta en práctica también evita errores muy comunes:
- La falta de apuntes de ingresos o gastos. En ocasiones, dispones de los extractos bancarios, pero no concuerdan con las facturas o los tiques registrados.
- Los gastos desconocidos que genera la gestión bancaria. Comisiones, créditos, tarjetas de empresa o liquidaciones conllevan un pago añadido.
- Los gastos de proveedores sin factura. En algunos casos, no es necesaria la factura, pero sí anotar la operación y contrastarla en el extracto bancario. Algunos ejemplos son los recibos de las primas del seguro que tengas contratado, del pago de impuestos o tasas y de cuotas de servicios o colectivos.
- La duplicación de pagos o cobros. La podrías encontrar tanto en tu cuenta bancaria como en tus libros de contabilidad.
- El pago previsto no coincide con el emitido por el banco. Suele suceder porque al realizar el pago se te cobran comisiones bancarias (por devolución, suplidos, etcétera).
- Los cobros y pagos efectuados en tarjetas o cuentas distintas a las registradas tanto por tu empresa como en la factura emitida. Es decir, se concreta un medio para el abono en el documento, pero se usa otro.
- La fecha de pago o de cobro no coincide. Hay que repasar la documentación y hablar con proveedores y con el banco para solucionarlo. Este error es tan común que suele pasar desapercibido, pero provoca que, en caso de una inspección, tengas que aclararlo con la documentación correspondiente.
Los errores anteriores son bastante habituales, por lo que evitarlos juega a tu favor y te permite sanear la gestión económica de tu empresa.
La conciliación bancaria: una medida imprescindible
Tal y como te hemos explicado en los apartados anteriores, la puesta en práctica de la conciliación bancaria es esencial para tener las cuentas claras. No olvides que a la hora de realizar una inversión o abonar una deuda, por citar dos ejemplos, has de conocer el saldo disponible. Realizar apuntes en un libro u ordenador y no compararlos con los del banco solo lleva a una desagradable sorpresa.
Para que el proceso sea más llevadero, dedícale un día a la semana a comprobar que la información es correcta. No olvides que puedes automatizar el proceso y que a más revisiones, más probabilidades tendrás de superar cualquier inspección de Hacienda.
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