La tesorería es uno de los departamentos más importantes de una empresa. ¿Por qué lo decimos? Porque sus principales funciones se articulan en torno a la gestión y el control del dinero que ingresa. Más concretamente, la tesorería es el área de una empresa que controla las entradas y salidas de efectivo. Esto implica la gestión de caja y las relaciones bancarias, y debe garantizar el cumplimiento de sus obligaciones financieras de forma efectiva. Por lo tango, los profesionales que se dedican a esta área empresarial tienen que asumir algunas de las tareas más importantes de la organización. Entre ellas, el control de los ingresos e impagos de una empresa.
Conocer las funciones que se llevan a cabo en este departamento es esencial para saber cómo funciona realmente la gestión económica de una organización. Además, es indispensable diferenciar el departamento de tesorería del de contabilidad. Este último se centra en los aspectos financieros de la empresa. Todo lo contrario al de la tesorería, que trabaja de manera específica el flujo de caja y, por lo tanto, el dinero en efectivo y los recursos económicos de los que se dispone.
Si quieres controlar de manera efectiva los pagos e ingresos que se llevan a cabo en tu negocio, debes contar con un equipo de tesorería fuerte y especializado. Y lo mismo sucede en la relación que estableces con los bancos. Además, es importante que tengas los recursos técnicos adecuados para automatizar el proceso. Así conseguirás el mayor provecho posible y, a la vez, reducir los posibles riesgos de errores.
Con todo ello, tendrás la seguridad de que aplicas el mayor control posible al flujo de caja que se produce por la actividad de tu negocio. En este sentido, resulta muy necesario disponer de uno de los software específicos diseñados para este fin que se comercializan para el control de las finanzas.
Qué es la tesorería
La tesorería es la parte de una empresa que se dedica a analizar todos los recursos económicos de los que dispone. Aunque podemos asociar esta definición a la contabilidad, la verdad es que estas dos áreas no deben confundirse, porque se centran en áreas muy diferentes del mismo negocio.
Esencialmente, debes tener claro que la contabilidad se dedica a gestionar las diferentes operaciones económicas que forman parte del desarrollo de las actividades de un negocio. En cambio, la tesorería se centra en la gestión del flujo de caja.
Características de la tesorería
Aquí tienes una lista de factores que caracterizan a la gestión de tesorería:
- Se basa en los recursos monetarios de cualquier tipo de negocio.
- Se responsabiliza del uso de recursos financieros.
- Permite tomar medidas concretas, si se produce una crisis financiera en la empresa.
- Ofrece la información necesaria para anticiparse a las necesidades económicas de un negocio.
Funciones de la tesorería en una empresa
Las principales funciones que lleva a cabo el departamento de la tesorería de una empresa son las siguientes:
- La planificación de la liquidez de la que dispone la empresa, gracias al flujo de caja del negocio. Esto te permite lograr un mayor control de la situación.
- La identificación de posibles riesgos que condicionen los resultados finales del negocio. Es un factor indispensable, también, para detectar desequilibrios financieros que resulten dañinos para el negocio.
- La detección de las necesidades a corto plazo, que permiten crear las estrategias oportunas para solucionar la situación con las menores pérdidas posibles.
- La optimización de los flujos que afectan a diversos departamentos del negocio. Con ello, se aportan ideas y se fortalecen los vínculos que pueden ayudar a la mejora de la empresa.
- Proporciona la información necesaria para negociar con los bancos y lograr las soluciones en cada ocasión, que consigan favorecer a la empresa.
Diferencia entre tesorería y contabilidad
Una vez ya tienes claras las funciones de la tesorería en la empresa, el siguiente paso es ver la diferencia entre tesorería y contabilidad. Aquí, las gestiones que se realizan son sensiblemente diferentes:
- Informar sobre los movimientos financieros del negocio.
- Llevar a cabo un exhaustivo registro de las entradas y salidas de dinero en cada uno de los departamentos de la empresa.
- Controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Planificación temprana de la liquidez y el efectivo
Gestionar la liquidez y el efectivo que se generan en la actividad diaria de una empresa implica la realización de un gran número de acciones. Entre ellas, destacan:
- El diseño de previsiones y presupuestos.
- La gestión de la documentación generada.
- El cumplimiento de las obligaciones establecidas.
- La anticipación a los riesgos financieros.
- La gestión del capital, en muchos casos con la consecuente negociación con los bancos.
Seguramente tú o tu departamento haga muchas de estas gestiones de manera directa con los clientes, estableciendo planes de cobro. Pero debes tener en cuenta que esto resulta muy peligroso a la hora de gestionar los ingresos de tesorería, porque puede significar un importante riesgo de impago.
Una buena planificación financiera se traduce en una serie de elementos tan importantes para el devenir empresarial, como la capacidad financiera, el mantenimiento del saldo medio o la evolución del flujo de caja.
En este sentido, es especialmente importante fijarse en los indicadores bancarios, que juegan un papel importante a la hora de determinar la salud financiera de una empresa. Son, sobre todo, los que hacen referencia a la rentabilidad del negocio.
Entre estos indicadores, destaca especialmente el float bancario. Indica el tiempo que transcurre entre que se ingresa un cobro de dinero, y cuándo este está disponible en forma de dinero efectivo. Cuanto más pequeño sea este, más fácil será que aumente la liquidez del negocio porque se puede gestionar mejor el efectivo.
Además, los indicadores de negociación con los bancos más destacados son los siguientes:
- El volumen de negocio por banco.
- El control del riesgo.
- El volumen de negocio según la operación.
- El riesgo del interés, que condiciona los pagos de un crédito.
De todos modos, al hablar de los indicadores de la tesorería relacionados o no con los bancos, debes ser consciente de que no es necesario controlarlos todos. Es esencial que te centres en los que realmente afectan a tu negocio. Además, si usas un sistema para automatizar el control de los indicadores, todavía te resultará más efectiva su aplicación.
Departamento de finanzas y sus roles
Como dijimos al principio del artículo, el departamento de finanzas de una empresa es uno de los más importantes, ya que de su trabajo depende en buena parte el correcto desarrollo del negocio. Por eso, está constituido por una estructura férrea, que le permite desarrollar todas sus funciones de manera efectiva.
Entre los roles que destacan en este departamento, hay que señalar sobre todo el de director financiero.
El director financiero es el encargado de dirigir el departamento y asumir tareas de asesor. Por eso, tendrá que establecer políticas y procedimientos que se aplicarán en la empresa. Entre sus funciones destacan el control, la planificación, la protección de la tesorería y otros servicios auxiliares.
Asimismo, existen otros roles importantes en este departamento, como las secciones de control financiero, fiscal y de tesorería. Además de las de auditoría interna o servicios auxiliares.
Todas estas funciones son llevadas a cabo por profesionales especializados, que se centran en áreas concretas de la empresa para optimizar la tesorería.
Entre estas secciones hay que prestar especial atención a la dedicada a el área fiscal. Sus funciones incluyen desde el cálculo de impuestos a la elaboración de un plan que sea capaz de ofrecer todas las oportunidades legislativas existentes.
Asimismo, en el departamento de tesorería se establecen relaciones financieras, operaciones como la inversión de fondos, el análisis de créditos o el control del riesgo financiero. En este sentido, también debe hacer frente a las obligaciones contraídas por la empresa en momentos de endeudamiento o la creación de una estructura de financiación.
Finalmente, en el área financiera también se incluyen responsabilidades administrativas, como la gestión de los inmuebles o de los servicios generales. Esto es una novedad de la tesorería moderna, ya que antes se asociaba a los departamentos de administración y finanzas.
Los indicadores clave de la tesorería
Conocer los indicadores más importantes de un plan de tesorería te da la oportunidad de hacerte una idea muy clara de cuál es el rendimiento de una empresa. De esta manera, podrás saber si se han cumplido los objetivos establecidos en el desarrollo del negocio. También qué pasos hay que dar para que la financiación, la liquidez o el riesgo sigan las pautas más adecuadas.
Entre los indicadores de liquidez que se aplican en la tesorería de una empresa, se distinguen aquellos que permiten controlar cuál es su posición en un momento determinado. La lista incluye:
- Los niveles de liquidez a 30, 60 y 90 días.
- El saldo medio.
- La evolución del flujo de caja.
- El análisis de las desviaciones de los presupuestos.
A su vez, también hay que tener en cuenta aquellos indicadores que se centran en los riesgos de las divisas y su tipo de interés. Pueden encontrarse en el activo o en el pasivo de la tesorería, y los más importantes son:
- El porcentaje de cobertura del riesgo.
- La exposición al riesgo de interés.
- El riesgo en divisas.
También se tienen en cuenta aquellos factores que funcionan como indicadores de la financiación y la inversión, como por ejemplo:
- El tipo medio ponderado.
- La rentabilidad media.
- El plazo medio de la maduración de las inversiones realizadas.
Con el seguimiento de todos estos elementos, los encargados de las finanzas de tu empresa tienen una opción muy sencilla a su alcance de encontrar las desviaciones que se estén produciendo y una solución para ellas
Los límites de Excel en tesorería
El flujo de caja de un negocio ha evolucionado mucho en los últimos años, ya que los negocios han dejado de orientarse a obtener resultados inmediatos y han empezado a buscarlos con la mirada puesta en un largo plazo. Esto implica que la tesorería tiene que adaptarse a este tipo de movimientos y establecer, entre otras cosas, movimientos de previsión. Asimismo, es indispensable valorar todos los cambios que han experimentado los presupuestos que se hicieron en un inicio para conocer bien el desarrollo de la empresa.
Todo esto puede expresarse en una hoja de Excel convencional, pero resulta una tarea muy complicada, que puede inducir a numerosos errores por la tarea repetitiva que representa.
Alternativas para gestionar la tesorería
El control de tesorería en Excel ya es parte de la historia. Actualmente existen numerosas herramientas para hacer este tipo de trabajo de manera informatizada, aunque hay que aclarar que no tienen por qué implicar la automatización de las operaciones.
Google Sheets, Excel online y otros sistemas parecidos son alternativas para la gestión de una tesorería empresarial de forma generalista. De todos modos, su eficiencia es mucho menor que la aplicación de un software de tesorería.
Beneficios de automatizar la tesorería con un software
Introducir un software para gestionar la tesorería de tu empresa es un paso fundamental para mejorar su control, agilizar las operaciones realizadas y, además, reducir el riesgo de que se produzcan errores.
Asimismo, otra de las grandes ventajas de este sistema es que podrás llevar a cabo tu trabajo desde cualquier lugar y en todo momento. Por lo tanto, podrás tomar decisiones en tiempo real con la información generada. Esto es fundamental para lograr la mayor competitividad posible en el mercado.
También hay que destacar que dispondrás de toda la información actualizada, tanto de lo cobros como de los pagos de todas las cuentas bancarias existentes. Así, podrás optimizar tus ingresos y ver si los objetivos económicos del negocio se van cumpliendo.
Aprovechar mejor el tiempo y evitar perderlo en gestiones bancarias puramente administrativas es otro de los puntos a favor de la automatización de la tesorería. En consecuencia, te permitirá dedicar tu tiempo a otras tareas más importantes para el negocio.
Finalmente, la automatización también es una herramienta importante a la hora de categorizar los movimientos. Gracias a ello, sabrás muy bien hacia dónde va tu dinero en todo momento, y lo que representa para tu negocio en cada situación.
En definitiva, recurrir a un sistema específico para automatizar la tesorería de tu empresa a través de un software es esencial para que puedas sacar el mayor partido de las cuentas de tu negocio y asegurarte de su correcto desarrollo y crecimiento. Pídenos sin compromiso una demostración gratuita para que puedas comprobar los beneficios de la herramienta con los datos de tu propia empresa. No lo pienses más y empieza a automatizar la tesorería de tu empresa.
