Cómo hacer la previsión de tesorería con Excel y otras herramientas

Una previsión de tesorería eficaz es la única herramienta que permite a las empresas tener un control sobre los cobros y pagos que se realizan día a día. Es un documento que ayuda a anticipar e imaginar la situación en la que la compañía puede estar en un momento determinado. Es una tarea sencilla que aporta información valiosa a empresas de todo tipo y tamaño. Sigue leyendo para ver cómo ahorrar tiempo y dinero en esta tarea.

Qué es la previsión de tesorería

La previsión de tesorería o plan de tesorería es un documento de pronóstico que le permite a la empresa estimar las operaciones monetarias y su flujo de caja en un momento dado. Dicho de otra manera, ayuda a visualizar las entradas y salidas de dinero que se generarán durante el periodo de tiempo que se haya establecido. Por lo general, el cuadro de previsión de tesorería se hace mes a mes, agrupadas por trimestres, cuatrimestres o semestres. Si bien no es común, hay quienes hacen la previsión de tesorería de más de un año.

Todo lo que necesita saber sobre la gestión de tesorería en este vídeo :

Es una herramienta de mucha utilidad para el tesorero, quien debe garantizar que la empresa pueda hacer frente a sus obligaciones en tiempo y forma. Porque para eso sirven las previsiones: para prever cómo la compañía financiará sus necesidades, así como definir qué hacer en caso de déficit o superávit.

El presupuesto de tesorería, además, sirve para:

• Estimar las ventas mensuales y las condiciones de cobro.
• Comprender y anticipar los períodos de inactividad para evitar excedentes o impagos.
• Mejorar la visibilidad de tus obligaciones de pago, lo que permitirá reducir costes.
• Prever los ingresos recurrentes y los ingresos extraordinarios.
• Tomar decisiones más acertadas, ya que puedes ver cómo impactarán distintas acciones en el flujo de caja.

Las claves para una previsión de tesorería fiable

Conocer las entradas y salidas pasadas de tu negocio es bueno, pero controlar presupuestos y previsiones de efectivo para el futuro es mejor.

Siguen siendo muchas las empresas que quiebran por falta de liquidez: malas prácticas para controlar el cash flow pueden poner en riesgo la salud financiera de la compañía, pero también su continuidad. La cuenta de previsión de tesorería cobra gran relevancia en este contexto.

Para realizar la previsión de tesorería hay que tener en cuenta dos flujos, el de cobros y el de pagos.

1. Identifica tus cobros

Los cobros quizá sean más difíciles de calcular, ya que no todas las compañías tienen entradas de dinero de manera constante. La situación normal de la empresa dependerá de múltiples factores, como el sector de actividad, el modelo de negocio o la región geográfica, por ejemplo.

Los cobros o ingresos suelen clasificarse en dos categorías:

• Ingresos extraordinarios
• Ingresos recurrentes

Mientras que los ingresos extraordinarios son aportaciones esporádicas o especiales, los ingresos recurrentes son aquellos que se producen por la explotación del negocio. Por ejemplo, el aporte de capital para comprar maquinaria es un cobro extraordinario y las ventas mensuales, un cobro recurrente.

La tercera categoría corresponde a los ingresos generados gracias al rendimiento positivo de inversiones o productos financieros.

2. Identifica tus pagos

Los pagos, al contrario que lo que sucede con los cobros, son más fáciles de estimar y prever porque los costes que afronta la empresa suelen ser conocidos y, en su mayoría, recurrentes. Casi todas las empresas tienen que afrontar gastos comunes como salarios, impuestos o seguros socialees.

Al igual que con los cobros, los pagos se clasifican en dos o tres grupos:

• Pagos ordinarios
• Pagos extraordinarios
• Pagos derivados de operaciones financieras

Dentro de los pagos ordinarios, podemos encontrar los costes de personal, alquileres de oficinas o pagos de hipotecas, pago de IVA y otros impuestos, proveedores de servicios, suministros como agua, luz o Internet, y materiales consumibles, entre otros.

Los pagos extraordinarios incluyen, por ejemplo, multas y sanciones, comisiones no previstas, y cualquier otro gasto esporádico no contemplado.

Las operaciones financieras también pueden generar gastos para la compañía: las comisiones bancarias y el rendimiento negativo de inversiones son dos ejemplos de esta categoría.

3. Haz tus previsiones y plantea distintos escenarios

Las operaciones ordinarias son bastante fáciles de proyectar en la gestión comercial: solo necesitas copiar tus cargos actuales en tu previsión de tesorería, dependiendo si son mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Sin embargo, la clave fundamental para tener éxito con tus previsiones reside en lo más difícil de predecir: los cobros y pagos variables. Y es que se trata de flujos intrínsecamente inciertos, que sabes que tendrás, pero no conoces su monto exacto.

Descargar 👉 Plantilla Excel: Previsión de tesorería

A la hora de volcar los cobros y pagos en el documento, presta atención a las condiciones de pago de tus clientes. Si, por ejemplo, una factura emitida el 15 de marzo tiene vencimiento a 30 días, deberá ser contabilizada en abril.

Otro factor importante dependiendo el sector de actividad y/o la región geográfica es la estacionalidad. Para un chiringuito de playa, las previsiones de los meses de verano no serán iguales a las de los meses de invierno. Asimismo, si trabajas principalmente con otras empresas, es probable que agosto sea un mes con menos actividad de lo habitual. Lo más importante es ser realista y conocer la forma en la que funciona el mercado.

Finalmente, una de las recomendaciones a la hora de establecer previsiones de tesorería es trabajar con tres posibles escenarios para compararlos entre sí:

• Escenario optimista
• Escenario realista
• Escenario pesimista

👉 Conoce más: La previsión de escenarios, esencial para mitigar riesgos

Los errores más comunes en la previsión de tesorería y cómo evitarlos

Ahora que conoces las mejores prácticas para hacer una previsión de tesorería, ten en cuenta los errores más comunes y cómo evitarlos.

• Descuidar pequeñas cantidades. Por sí solas no significan mucho, pero cobran otra relevancia si las sumas. Esas pequeñas transacciones pueden ser la diferencia entre estar en números rojos o no estarlo.

• No actualizar las previsiones. Si bien algunos cobros y pagos ordinarios no sufrirán cambios a lo largo del tiempo, es posible que algunos parámetros sean variables o bien, no se hayan tenido en cuenta a la hora de armar el documento porque no existen aún. Lo mejor es hacer tablas dinámicas.

• No considerar los retrasos en los pagos. Tanto de tu parte como de parte de tus clientes, es posible que, por múltiples razones, haya demoras en algunas transacciones. Ignorarlas puede traer problemas.

• Confeccionar y controlar presupuestos y previsiones de tesorería con Excel. Hacer las previsiones en una hoja de cálculo es posible, especialmente si hablamos de una empresa pequeñita. Pero Excel no es una herramienta que ha sido diseñada para esta función. Una coma mal ubicada puede traer problemas graves y no es escalable. Mejor trabajar la tesorería con herramientas especializadas.

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