Treasury für SAP Business One: Software richtig auswählen und anbinden
Mit SAP Business One ist die Buchhaltung zentralisiert, die Liquidität steuern viele Finanzteams aber noch in Tabellen und Bankportalen. Das ERP-System erfasst Rechnungen und Buchungen nach der Periodenrechnung. Die Cashposition hängt dagegen von den Kontoauszügen mehrerer Banken und von anstehenden Zahlungen ab.
Am häufigsten verbinden Unternehmen SAP Business One mit einer Cash-Management-Software, die Daten in beide Richtungen austauscht. Dieser Leitfaden zeigt, welche Daten fließen sollten, welche Voraussetzungen SAP erfüllen muss und was On-Premise oder Cloud für die Anbindung bedeutet. Er behandelt außerdem die Auswahlkriterien für ein Tool und die Rolle der E-Rechnung, die Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 empfangen können müssen. Ein Praxisbeispiel mit Agicap schließt den Leitfaden ab.
Warum SAP Business One mit einem Treasury-Tool verbinden?
SAP Business One deckt Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb ab, doch die Liquiditätssteuerung eines Unternehmens mit mehreren Banken verlangt mehr. Ohne eigenes Tool meldet sich das Finanzteam bei jedem Bankportal an, exportiert die Kontoauszüge und konsolidiert die Salden manuell.
Der Praxisleitfaden von Agicap „Stärkere Verbindungen schaffen: Banken und ERP-Systeme effektiv vernetzen“ schlägt eine andere Organisation vor: Alle Banken werden an eine einzige Konnektivitätslösung angebunden, die anschließend das ERP-System und die übrigen Finanztools versorgt. Die Tools müssen dann nicht mehr einzeln mit jeder Bank verbunden werden. Das Unternehmen bezahlt so nur einen Anbieter für das Ganze, Gebühren aus den Bankverträgen ausgenommen.
Eine mit SAP Business One verbundene Cash-Management-Software übernimmt, was das ERP-System kaum abdeckt:
- •
die konsolidierte Cash-Disposition, nach Konto, Bank und Entität;
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die automatische Abstimmung der Bankumsätze mit den Rechnungen;
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Vorbereitung, Freigabe und Versand der Zahlungen über eine einzige Oberfläche;
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das Mahnwesen und die kurzfristige Liquiditätsprognose.
Die Rollen sind damit klar verteilt: SAP Business One bleibt die buchhalterische Referenz. Die Treasury-Software steuert Cashposition und Zahlungen im Tagesgeschäft und spielt anschließend ins ERP-System zurück, was dort gebucht werden muss.
Welche Liquiditätsdaten sollten zwischen SAP Business One und Ihrem Tool fließen?
Bei SAP Business One überträgt die Integration die Geschäftsdokumente aus dem ERP-System in das Treasury-Tool und die Bankdaten aus dem Tool zurück ins ERP-System. Die folgende Tabelle zeigt die Datenflüsse des Agicap-Konnektors für SAP Business One, wie sie auf seiner Integrationsseite veröffentlicht sind.
Richtung | Daten aus SAP Business One | Was sich ändert |
|---|---|---|
Von SAP ins Tool | Kunden- und Lieferantenrechnungen, mit Fälligkeitsdaten und PDF | Erwartete Einzahlungen und Auszahlungen erscheinen im Liquiditätsüberblick, mit dem zugehörigen Beleg |
Von SAP ins Tool | Bestellungen und Lieferscheine | Einkaufs- und Verkaufsverpflichtungen lassen sich schon vor der Rechnung einplanen |
Von SAP ins Tool | Geschäftspartner und Kontenplan jeder Entität | Die Cashflows werden kategorisiert, und die Mahnungen erreichen die richtigen Kunden |
Von SAP ins Tool | Projekte und Analysepläne | Die Cashflows lassen sich nach den in SAP definierten Dimensionen analysieren |
Vom Tool nach SAP | Kontoauszüge | Die Buchhaltung muss die Kontoauszüge nicht mehr manuell ins ERP-System übertragen |
Vom Tool nach SAP | Buchungen im Bankjournal, mit automatischem Ausgleich offener Posten | Bezahlte Rechnungen werden in SAP ohne manuelle Abstimmung geschlossen |
Vom Tool nach SAP | Einkaufsjournal der Lieferantenrechnungen, mit PDF | Im Kreditorenmodul von Agicap bearbeitete Rechnungen kommen mit Beleg in SAP an |
Die Unternehmensgruppe Simago aus der medizinischen Bildgebung, die im Konnektivitätsleitfaden von Agicap vorgestellt wird, zeigt diesen Bedarf an einem Austausch in beide Richtungen. Mit 50 Entitäten und 200 Bankkonten, davon rund 80 im Ausland, wollte sie Zahlungsaufträge aus dem ERP-System an ihr Konnektivitäts-Tool senden und die Kontoauszüge im ERP-System zurückerhalten.
Jeder Konnektor deckt diesen Austausch anders ab. Prüfen Sie Datenfluss für Datenfluss, was der Anbieter für SAP Business One unterstützt, und klären Sie, wo der Zahlungslauf entsteht. Im ersten Modell erstellt der Zahlungsassistent von SAP Business One den Zahlungsvorschlag mit Skonto und Zahlungssperren, und das Tool überträgt die Zahlungsdateien an die Banken. Im zweiten Modell bereitet das Tool die Zahlungen auf Basis der offenen Posten aus SAP vor. Dann braucht es Freigabeworkflows mit Funktionstrennung und einer klaren Unterschriftenregelung.
Welche Voraussetzungen gelten in SAP Business One?
Ein Treasury-Konnektor benötigt vier Elemente in SAP Business One, die Sie gleich zu Projektbeginn mit Ihrem SAP-Partner prüfen sollten. Die folgenden Anforderungen sind die des Agicap-Konnektors, veröffentlicht auf der Integrationsseite für SAP Business One. Bei anderen Anbietern können sie abweichen.
1. Eine aktuelle Version
Der Agicap-Konnektor funktioniert ab Version 10. Für die vollständige Abdeckung ist Version 10.0 Feature Pack 2011 oder höher erforderlich. In älteren Versionen werden die Fälligkeiten von Rechnungen mit Ratenzahlung falsch berechnet.
2. Ein aktivierter Service Layer
Über diese Schnittstelle tauscht andere Software Daten mit SAP Business One aus. Sie ist fast immer standardmäßig aktiviert.
3. Ein eigenes SAP-Konto
Der SAP-Partner legt einen Benutzer ausschließlich für den Konnektor an, mit einer Professional- oder Indirect-Access-Lizenz.
4. Volle Rechte auf die synchronisierten Daten
Das Konto muss Rechnungen, Zahlungen, Geschäftspartner, Buchungen und Kontoauszüge lesen und schreiben können. Diese Rechte müssen vor der ersten Synchronisierung vergeben werden, denn die Lizenz allein reicht nicht aus.
Die Datenbank ist kein Ausschlusskriterium: SQL Server und SAP HANA werden beide unterstützt.
On-Premise oder Cloud: Was sich für die Anbindung ändert
Das Hosting von SAP Business One bestimmt, wer beteiligt ist und wie sich die Treasury-Software verbindet. Der Agicap-Konnektor etwa unterstützt beide Varianten.
Ist SAP Business One auf Ihren Servern installiert, richtet Ihre IT einen vom Anbieter bereitgestellten Agenten auf dem SAP-Server ein. Dieser Agent baut selbst eine verschlüsselte Verbindung zum Treasury-Tool auf. In Ihrem Netzwerk wird kein Zugang von außen geöffnet, was die Freigabe durch die IT-Leitung erleichtert.
Beim Hosting in der Cloud muss nichts installiert werden. Ihr SAP-Partner gibt lediglich die Adresse des Anbieters für die Verbindung frei.
Planen Sie gleich zu Projektbeginn die richtige Ansprechperson ein. On-Premise ist das die IT, die Zugriff auf den Server hat. In der Cloud ist es der SAP-Partner, der die SAP-Umgebung betreut.
Wie wählen Sie eine Treasury-Software, die mit SAP Business One kompatibel ist?
Fünf Kriterien helfen beim Vergleich von Treasury-Software für SAP Business One. Stellen Sie dem Anbieter zu jedem Kriterium vor der Unterschrift die passende Frage.
1. API-Konnektor oder Dateiaustausch?
Ein API-Konnektor synchronisiert die Daten automatisch. Ein Dateiaustausch per SFTP verlangt, dass Exporte erstellt und abgelegt werden. Fragen Sie, ob der Anbieter einen nativen Konnektor für SAP Business One anbietet: Der Konnektor von Agicap nutzt den Service Layer. Mehr zu beiden Varianten lesen Sie auf unserer Seite zur Banken- und ERP-Anbindung.
2. Datenflüsse in beide Richtungen?
Manche Tools lesen nur die Rechnungen aus dem ERP-System. Der Nutzen für die Buchhaltung entsteht jedoch erst durch den Rückfluss nach SAP: Kontoauszüge, Bankbuchungen, Ausgleich offener Posten. Fragen Sie nach der Liste der Datenflüsse nach SAP Business One und nach ihrem Status, verfügbar oder in Einführung.
3. Eine Bankenanbindung, die Ihre Banken abdeckt?
Das Protokoll, das eine Bank nutzt, bestimmt Dauer und Kosten des Projekts. Der Konnektivitätsleitfaden von Agicap vergleicht vier Protokolle:
Protokoll | Einsatz | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
EBICS T und EBICS TS | Verbreiteter Standard, insbesondere in Frankreich, Deutschland, Österreich und der Schweiz. EBICS T überträgt die Dateien mit einer Transportunterschrift, die Freigabe erfolgt separat: per Begleitzettel, im Banking-Portal oder per verteilter elektronischer Unterschrift (VEU) durch zeichnungsberechtigte Personen. EBICS TS integriert die elektronische Unterschrift (persönliches Zertifikat oder 3SKey-Schlüssel) | Ein Vertrag pro Bank, der die Signaturart festlegt |
Host-to-Host (H2H) | Direkte Verbindung mit einer bestimmten Bank | Bis zu 2 bis 3 Monate Integration pro Bank |
SWIFT | Über 10.000 Banken in über 200 Ländern | Beitritt zum Netzwerk langwierig und teuer, die Kosten steigen mit der Datenmenge |
PSD2 (Open Banking) | Kontozugriff über APIs im Europäischen Wirtschaftsraum, nur über einen zugelassenen Kontoinformations- oder Zahlungsauslösedienst (AISP/PISP) | Schnell eingerichtet, aber weniger Informationen und Reporting-Funktionen als EBICS oder SWIFT, keine Rohdaten. Starke Kundenauthentifizierung seit dem 25. Juli 2023 alle 180 Tage zu erneuern. Eignet sich eher als Ergänzung für Banken ohne EBICS. Das Vereinigte Königreich wendet seinen eigenen Open-Banking-Rahmen an |
Listen Sie Ihre Banken und Länder auf und prüfen Sie dann, ob der Anbieter sie mit dem passenden Protokoll abdeckt.
4. Mehrere Entitäten und Währungen?
Eine Unternehmensgruppe braucht eine konsolidierte Cashposition und eine Cashposition pro Entität. Fragen Sie, wie viele SAP-Business-One-Verbindungen nötig sind (bei Agicap eine pro Entität) und ob mehrere Währungen unterstützt werden.
5. Offene Posten aus SAP, auch bei E-Rechnungen?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Rechnungsprüfung, Kontierung und Vorsteuer bleiben dabei in SAP Business One oder in einem DMS. Fragen Sie deshalb, ob das Tool die offenen Posten aus SAP übernimmt, wenn die E-Rechnungen direkt in SAP eingehen. Der folgende Abschnitt geht darauf genauer ein.
SAP Business One, Treasury und E-Rechnung: Was gilt in Deutschland?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland inländische B2B-E-Rechnungen empfangen können, wie das Wachstumschancengesetz vorsieht. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Papierrechnungen sind bis zum 31. Dezember 2026 erlaubt, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen, laut IHK Frankfurt am Main.
Als E-Rechnung gilt eine Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931, die etwa die Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.x erfüllen. Für die Liquiditätssteuerung zählt vor allem, wie die strukturierten Daten dieser Rechnungen in SAP Business One und in Ihr Treasury-Tool gelangen.
Anwender von SAP Business One haben dafür zwei Möglichkeiten:
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das ERP-System oder eine DMS-Lösung als Eingangskanal: Rechnungsprüfung, 3-Wege-Abgleich, Vorsteuer und Kontierung bleiben in SAP Business One, und das Treasury-Tool übernimmt die offenen Posten für Prognose und Zahlung;
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ein Kreditorenmodul wie das von Agicap, das E-Rechnungen ausliest, den Freigabeprozess steuert und das Einkaufsjournal mit PDF an SAP überträgt.
Agicap erfasst Lieferantenrechnungen in den Formaten UBL, CII und ZUGFeRD und liest die strukturierten Daten direkt aus, wie auf der Integrationsseite für SAP Business One beschrieben.
Unabhängig von der gewählten Möglichkeit sollten Sie einen Punkt prüfen: die Übertragung der empfangenen Rechnungen mit PDF an SAP Business One. Auch Rechnungen, die außerhalb des E-Rechnungsprozesses eintreffen, etwa von ausländischen Lieferanten, müssen denselben Weg nehmen können. Den Unterschied zwischen den beiden Formaten erklärt unser Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.
Beispiel: SAP Business One in 4 Schritten mit Agicap verbinden
Mit Agicap erfolgt die Anbindung in vier Schritten, die Ihr SAP-Partner, Ihre IT und das Agicap-Team gemeinsam umsetzen. Alle Details zu Datenflüssen und Voraussetzungen finden Sie auf der Seite Integration von SAP Business One für Ihre Liquidität.
1. Voraussetzungen prüfen
Klären Sie mit Ihrem SAP-Partner, ob Sie SAP Business One 10.0 Feature Pack 2011 oder höher nutzen und ob der Service Layer aktiviert ist. Alle Installationen werden unterstützt, On-Premise wie in der Cloud.
2. SAP-Benutzer einrichten
Ihr SAP-Partner legt ein SAP-Konto ausschlie ßlich für Agicap an, mit einer Professional- oder Indirect-Access-Lizenz. Vor der ersten Synchronisierung vergibt er volle Rechte für Rechnungen, Zahlungen, Geschäftspartner, Buchungen und Kontoauszüge.
3. Agent installieren oder Zugriff freigeben
On-Premise richtet Ihre IT den Agicap-Agenten auf dem SAP-Server ein. In der Cloud fügt Ihr SAP-Partner die IP-Adresse von Agicap zur Liste der zugelassenen Verbindungen hinzu.
4. Erste Synchronisierung starten
Wählen Sie in Agicap SAP Business One unter den Integrationen aus und geben Sie dann die Adresse des Service Layer und die Anmeldedaten des SAP-Kontos ein. Anschließend wählen Sie die zu importierenden Dokumente und das Datum, ab dem Agicap sie abruft. Die erste Synchronisierung dauert 10 bis 20 Minuten. Prüfen Sie die importierten Daten, bevor Sie die Exporte nach SAP aktivieren.
Die Dokumentation des Konnektors empfiehlt, die Verbindung zuerst in einer Testdatenbank zu validieren und danach auf die Produktivumgebung umzustellen.
Kundenbeispiel: Wie Milexia die Liquidität von 19 Entitäten steuert
Die Milexia-Gruppe, ein Distributor elektronischer Komponenten, erzielt mit 19 Entitäten und 65 Bankkonten 200 Mio. € Umsatz. Sie nutzt unter anderem SAP Business One, in einigen Tochtergesellschaften auch Sage und Dynamics NAV.
Agicap zentralisiert die Liquidität der 19 Entitäten trotz unterschiedlicher ERP-Systeme und vereinfacht bei jeder Akquisition die Bank- und ERP-Anbindung. Neue Entitäten sind heute in weniger als sechs Wochen integriert. Der automatisierte Cashpool und die kurzfristige Anlage überschüssiger Liquidität brachten 215.000 € zusätzliche Finanzerträge. Details finden Sie in der Kundengeschichte von Milexia.
Die Liquidität in SAP Business One mit Agicap steuern
Drei Anzeichen zeigen, dass es Zeit ist, SAP Business One mit einer Treasury-Software zu verbinden: Sie konsolidieren Ihre Salden noch manuell, Ihre Zahlungsabstimmung kostet mehrere Stunden pro Woche, oder der Empfang von E-Rechnungen ist noch nicht organisiert.
Ein erster konkreter Schritt: Prüfen Sie mit Ihrem SAP-Partner Version, Service Layer und eigenes Konto. Vergleichen Sie danach die Datenflüsse, das Zahlungsmodell, die abgedeckten Banken und den Umgang mit E-Rechnungen bei den einzelnen Anbietern.
Wie der SAP-Business-One-Konnektor von Agicap diese Kriterien erfüllt, sehen Sie auf der Integrationsseite oder in einer Demo.
Häufige Fragen zur Treasury-Anbindung von SAP Business One
Welche SAP-Lizenz braucht das Konto des Konnektors?
Das Konto für den Agicap-Konnektor benötigt eine SAP-Business-One-Lizenz vom Typ Professional oder Indirect Access. Prüfen Sie die Lizenz für jede verbundene SAP-Firmendatenbank: Laut Dokumentation des Konnektors ist sie bei einer kürzlich hinzugefügten Firmendatenbank unter Umständen nicht aktiviert. Zusätzlich zur Lizenz sind volle Rechte auf die synchronisierten Daten erforderlich.
Wie lange dauert die Anbindung von SAP Business One an ein Treasury-Tool?
Die Dauer hängt vor allem von den Voraussetzungen und den Banken ab. Mit Agicap dauert die erste Synchronisierung 10 bis 20 Minuten, sobald SAP-Konto, Rechte und Zugriff bereitstehen. Auf Bankseite kann eine Host-to-Host-Verbindung laut Agicap-Leitfaden 2 bis 3 Monate pro Bank erfordern, während EBICS schneller eingerichtet ist, wenn die Bank mit dem Protokoll vertraut ist.
Lässt sich die Verbindung vor dem Produktivstart testen?
Ja, die Dokumentation des Agicap-Konnektors empfiehlt sogar genau dieses Vorgehen. Sie validieren die Verbindung zuerst in einer Testdatenbank und verbinden dann ab dem Umstellungsdatum die Produktivdatenbank. Auf demselben SAP-Server muss der Agent für diesen Wechsel nicht neu installiert werden.
