Mit einer ERP-System-Erweiterung profitieren auch Unternehmensprozesse, die im ERP-System nicht erfasst werden, wie zum Beispiel das Liquiditätsmanagement. Erfahren Sie hier, was ein ERP-System ausmacht, was es leistet, was es nicht leistet, und wie man durch geeignete Erweiterungen noch mehr aus ihm herausholen kann.
Was ist ein ERP-System?
Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Bei einem ERP-System handelt es sich also um eine Software, die beim Planen von Unternehmensressourcen hilft. In ihr sind viele Geschäftsprozesse abgebildet, die der Geschäftsführung helfen, den Überblick zu behalten.
Mit einer ERP-Software sollen sämtliche Unternehmensbereiche in Bezug auf ihre Ressourcen optimal ausgestaltet und gemanagt werden. Dazu ist es nötig, dass sämtliche relevanten Daten, die zur Steuerung der Ressourcen benötigt werden, in der Software zusammenlaufen. Herzstück des ERP-Systems ist eine Datenbank, in der diese Daten abgelegt und verwaltet werden.
Ziel eines ERP-Systems ist, die Kosten des Unternehmens so gering wie möglich zu halten, indem wichtige Prozesse so schlank wie möglich gehalten, Fehler vermieden und einzelne Prozessschritte möglichst effizient durchlaufen werden.
Wie funktioniert das ERP-System?
Wie oben bereits erwähnt, handelt es sich beim ERP-System um eine Datenbank, auf die verschiedene Software-Module zugreifen, die wiederum unterschiedliche Geschäftsprozesse abdecken. Der Informationsfluss innerhalb eines Geschäftsprozesses wird damit genau dokumentiert und nach außen hin transparent.
Beispiel: Warenwirtschaft
Nimmt der Einkauf des Unternehmens eine Warensendung des Lieferanten entgegen, wird dies im ERP-System erfasst. Es wird dokumentiert, wann die Sendung eingegangen ist und ob diese vollständig ist. Werden die Waren ins Lager gebracht, erfolgt ebenfalls ein Vermerk dafür im ERP-System.
Die Produktion weiß dann, dass gerade Nachschub eingegangen ist und kann ihren Produktionsprozess planen. Gehen Waren oder benötigte Teile zur Neige, wird dies erfasst, damit der Einkauf eine Bestellung beim Lieferanten aufgibt und das Spiel beginnt von Neuem.
Beispiel: Vertrieb
Immer mehr ERP-Systeme haben neben den klassischen Funktionen wie Controlling und Warenwirtschaft auch ein CRM-Modul (Customer Relation Management) integriert und decken somit auch Prozesse aus dem Vertrieb ab. Eine integrierte Datenbank mit Kundendaten dient dann Vertriebsleuten dazu, die Kund:innen und Partner:innen des Unternehmens zu betreuen.
Welche Arten ERP-System gibt es?
Für ERP-Systeme gibt es mittlerweile verschiedene Ansätze. Während On Premise-Lösungen wie die ERP-Software von SAP vor allem für sehr große Unternehmen oder Konzerne geeignet sind, greifen KMU und kleinere Unternehmen auf cloudbasierte Tools wie zum Beispiel Weclapp zurück.
Vorteil von On Premise-Lösungen ist, dass diese maßgeschneidert auf die Prozesse des Unternehmens abgestimmt sind. Bei ihnen handelt es sich jedoch meist um sehr kostspielige Lösungen, weswegen sie nur von großen Unternehmen genutzt werden, da dafür oft eine eigene IT-Abteilung zum Betrieb und zur Wartung des Systems nötig ist.
Für kleine Unternehmen sind cloudbasierte Lösungen oftmals ausreichend. Das ERP-System läuft dann nicht auf den Firmenrechnern, sondern in der Cloud des Systemanbieters. Die Wartung der Software entfällt damit komplett, und die Datensicherheit ist ebenfalls gegeben, wenn man sich für einen Anbieter entscheidet, der Server in Europa oder Deutschland hat und zertifizierte Verschlüsselungstechnologien nutzt.
Was muss ein ERP-System alles können?
Ein gutes ERP-System lässt sich ohne großen Aufwand erweitern, sodass es sich leicht an Unternehmensprozesse anpassen kann, falls Änderungen erforderlich sind. Insbesondere bei jungen Unternehmen, die in der Wachstumsphase sind, können sich Prozesse am Anfang noch regelmäßig ändern, bis alles etabliert ist. Das ERP-System muss also in der Lage sein, mit dem Unternehmen mitzuwachsen und sich anpassen zu können.
Weiterer wichtiger Punkt ist, dass das ERP-System keine Insellösung sein sollte. Das Vorhandensein einer Schnittstelle, über die es mit anderen Systemen kommunizieren kann, ist also sehr wichtig. Auf diese Weise profitieren dann noch andere Prozesse im Unternehmen vom ERP-System, die nicht direkt in ihm abgebildet sind.
Eine intuitive Bedienbarkeit erleichtert den Einstieg und motiviert Angestellte dazu, das System aktiv zu nutzen und trägt dazu bei, dass das neue System schneller von der Belegschaft akzeptiert wird.
ERP-System-Erweiterung mit einer Liquiditätsmanagement-Software
Ein ERP-System steuert viele Unternehmensprozesse. Auch wenn in manchen Systemen Module für Prozesse aus der Finanzbuchhaltung integriert sind, ist es nicht sein Anspruch, kleinere, aber dennoch wichtigere Teilprozesse abzubilden. Ein ERP-System ist für die übergeordneten Prozesse im Unternehmen zuständig.
Deswegen ist es sinnvoll, sein ERP-System noch mit anderen Systemen zu koppeln, damit die untergeordneten Prozesse ebenfalls effizienter werden. So kann man beispielsweise ein ERP-System wie Weclapp mit der Liquiditätsmanagement-Software Agicap verbinden und erhält damit ein sehr starkes Team.
Da in Weclapp viele übergeordnete Prozesse (z.B. aus dem Bereich der Warenwirtschaft) abgebildet sind, stehen durch diese Kopplung die Daten auch im Liquiditätsmanagement bereit. Wird im ERP-System eine Bestellung bei einem Lieferanten ausgelöst, kann der Rechnungsbetrag sofort in die Liquiditätsplanung übernommen werden. Auf diese Weise sieht man, wie sich der Cashflow im kommenden Monat verändern wird, wenn die Lieferantenrechnung bezahlt wird.
Fazit: ERP-System-Erweiterungen bringen Mehrwert ins Unternehmen
Ein ERP-System ist ein mächtiger Verbund an Software-Modulen, die übergeordnete Unternehmensprozesse in vielen Bereichen steuern, z.B. im Einkauf, in der Produktion und im Vertrieb.
Durch ERP-System-Erweiterungen holt man sogar noch mehr aus seinem ERP-System heraus und erhält auch eine bessere Kontrolle über andere Prozesse, wie wir am Beispiel der Integration mit einer Liquiditätsmanagement-Software gesehen haben.
Durch die Kommunikation der beiden Tools profitiert die Liquiditätsplanung von den Daten im ERP-System und wird noch genauer. Verantwortliche erhalten so einen ganzheitlichen Überblick über ihren Cashflow, wodurch es ihnen leichter fällt, Entscheidungen zu treffen.
