Die Aufgaben der Beschaffungslogistik einfach erklärt

Zur Beschaffungslogistik gehört ein ganzer Verbund an Tätigkeiten, die nötig sind, um ein Unternehmen kosteneffizient und zuverlässig mit Material zu versorgen. Für einen reibungslosen Ablauf müssen viele Teilprozesse optimal ineinandergreifen. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Beschaffungslogistik: Definition

Die Beschaffungslogistik sorgt dafür, dass ein Unternehmen stets mit seinen benötigten Materialien versorgt wird. Dazu gehört auch, dass diese Materialien so eingekauft werden, damit die Kosten für das Unternehmen möglichst optimal sind. Zusätzlich muss auch darauf geachtet werden, dass die Materialien in der erforderlichen Menge zur erforderlichen Zeit zur Verfügung stehen.

Beschaffungslogistik: Aufgaben & Ziele

Die Ziele der Beschaffungslogistik nennt man auch die 6R der Logistik, wobei „R“ für richtig steht:

• Art: Die richtigen Materialien und Güter bereitzustellen
• Menge: Die richtigen Mengen zu beschaffen
• Qualität: Auf die richtige Qualität der Materialien zu achten
• Ort: Die Materialien am richtigen Ort bereitzustellen
• Zeit: Die Materialien zur richtigen Zeit zu beschaffen bzw. bereitzustellen
• Kosten: Die Materialien mit den richtigen Kosten zu beschaffen

Um die oben genannten Rahmenbedingungen sicherzustellen, ist ein zuverlässiger Beschaffungsprozess notwendig. Die Aufgaben in der Beschaffungslogistik sind deshalb zahlreich und vielfältig. Folgende Punkte bzw. Abläufe sind notwendig, um ein Unternehmen verlässlich mit Materialien versorgen zu können:

• Feststellen, was in welcher Menge benötigt wird
• Angebote von Lieferanten prüfen und auswählen
• Zeitpunkt bzw. Lieferintervalle für Lieferung festlegen
• Ggf. Transportunternehmen auswählen
• Qualitätskontrolle nach Anlieferung der Ware
• Auswählen und Befüllen von Lagerbehältern
• Zwischenlagerung
• Sortieren und Kommissionieren der Ware
• Bereitstellung der Ware für die Produktion

Der Beschaffungsprozess muss außerdem regelmäßig bewertet werden, um die Kosten in einem optimalen Rahmen zu halten. Dazu werden Kennzahlen (sog. KPI = Key Performance Indicator) analysiert. Einige wichtige KPIs in der Beschaffungslogistik sind z.B.:

• Liefer- und Transportkosten
• Beschaffungszeit
• Lieferantenzuverlässigkeit
• Bestellmengen

Konzepte in der Beschaffungslogistik

Die Beschaffungslogistik gliedert sich in verschiedene Bereiche, denen unterschiedliche Aufgaben zuteilsind. In großen Unternehmen werden diese Bereiche jeweils von einer Abteilung abgedeckt:

• Einkauf
• Disposition
• Warenannahme und Lagermanagement

Einkauf

Im Einkauf geht es darum, den Beschaffungsmarkt zu analysieren, um die besten Lieferanten ausfindig zu machen. Der Einkauf legt die Beschaffungsstrategie fest und schließt Verträge mit Lieferanten ab. Er erteilt ihnen Aufträge, überwacht Liefertermine sowie die Lieferantenrechnungen.

Disposition

In der Disposition geht es darum, die Bestellprozesse zu überwachen und ggf. anzupassen, sodass sie optimal funktionieren. Dazu macht man sich verschiedene Verfahren und Methoden zunutze, beispielsweise die ABC-Analyse, um Güter nach ihrer Wichtigkeit zu bewerten und Prioritäten zu setzen.

Ob ein Produkt von einem dritten Unternehmen bezogen wird oder selbst hergestellt werden soll (Make or Buy) fällt ebenfalls in den Aufgabenbereich der Disposition. Ebenso wird dort die Beschaffung unter dem Aspekt der Transportkosten analysiert, d.h. es wird bewertet, bei welcher Spedition man das beste Preis-Leistungs-Verhältnis hat, wenn man zusätzlich zu den Bezugskosten auch noch die Transportkosten berücksichtigt. Dies erfolgt in Abstimmung mit dem Einkauf.

Warenannahme und Lagermanagement

Nach Anlieferung der Ware wird diese auf Qualitätsmängel hin kontrolliert. Ist sie tadellos, muss sie bis zu ihrer Verwendung eingelagert werden. Das ist Aufgabe des Lagermanagements. Es erfasst meist elektronisch die Art der Ware sowie deren Menge in einem Warenwirtschaftssystem (auch ERP-System genannt). Die Waren werden sortiert, ggf. auf Behälter verteilt und dann eingelagert. Je nach Art der Waren und Lagerstrategie macht man sich eine bestimmte Einlagerungsmethode zunutze, bei der festgelegt ist, welche Waren in welcher Reihenfolge wieder aus dem Lager entnommen werden müssen:

• LIFO (Last In – First Out)
• FIFO (First In – First Out)
• LOFO (Lowest Out – First Out)
• HIFO (Highest In – First Out)
• FEFO (First Expired – First Out)

Beschaffungslogistik & Kosten optimieren

Der Beschaffungsprozess muss kostenoptimal sein. Das bedeutet nicht, dass er so günstig wie möglich sein soll, wenn dabei die Versorgungssicherheit nur noch lückenhaft ist. Es muss also eine Balance zwischen Kosten und Risiken gefunden werden.

Dazu benötigt ein Unternehmen eine funktionierende Beschaffungsstrategie. Diese ist nicht in Stein gemeißelt, wenn sie einmal festgelegt wurde. Vielmehr muss sie regelmäßig auf ihre Tauglichkeit überprüft und ggf. angepasst werden. Wenn sich die Marktlage ändert, Materialien schwieriger zu beschaffen sind oder mit Lieferproblemen zu rechnen ist, muss man nachjustieren, um den Produktionsprozess am Laufen zu halten.

Günstige Lieferkonditionen & Just-In-Time-Beschaffung

Hat ein Unternehmen beispielsweise eine Produktion, deren Menge nur gering schwankt, kann eine langfristige Strategie entworfen werden. Zum Beispiel können mit Lieferanten bestimmte Lieferintervalle für wiederkehrende Bestellungen vereinbart werden, wodurch sich möglicherweise die Lieferkonditionen verbessern lassen.

Ist eine Verknappung der bezogenen Waren nicht absehbar, kann sogar eine Just-In-Time-Lieferung vereinbart werden. Dabei bestellt man nur eine kleine Menge, dafür öfter und nur dann, wenn die Bestände zur Neige gehen. Auf diese Weise lassen sich Lagerkosten einsparen, da die Waren direkt an die Produktionsstellen geliefert werden.

Transportkosten vergleichen & Eigentransport in Erwägung ziehen

Einen hohen Kostenfaktor können die Transportkosten darstellen. Diese sind umso höher, je weiter der Weg für die Anlieferung ist. Der Vergleich von verschiedenen Speditionsunternehmen ist deshalb wichtig, um ein günstiges Angebot zu finden.

Ein Unternehmen kann in manchen Fällen auch prüfen, ob anstatt der Lieferung durch eine Spedition der Transport mit eigenen Fahrzeugen günstiger ist. Das kann sich vor allem dann lohnen, wenn man Waren von einem Hersteller bezieht, dessen Standort sich in der Nähe befindet, oder wenn man ohnehin schon geeignete Fahrzeuge für den Transport hat.

Wichtige Entscheidung in der Beschaffungslogistik: Make or Buy?

Können einzelne Komponenten unter geringem Aufwand selbst hergestellt werden, könnte sich die Eigenproduktion lohnen, anstatt die Komponenten von einem Fremdunternehmen zu beziehen.

Die Entscheidung, ob selbst herstellen oder kaufen, ist eine weitreichende, die auch mit Risiken verbunden ist. Eine gründliche Make or Buy-Analyse ist deshalb Pflicht. Der Aufwand kann sich jedoch auszahlen, wenn man per Eigenproduktion die Kosten in der Beschaffungslogistik signifikant reduzieren kann.