Warum die Beschaffung im Unternehmen mehr ist als nur der Einkauf

Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil in allen produzierenden Betrieben und Unternehmen. Meist wird sie synonym zum Einkauf verwendet, geht aber noch weiter darüber hinaus. Was die Beschaffung alles umfasst und wie der Beschaffungsprozess konkret aussieht, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Beschaffung: Definition

Die Beschaffung umfasst sowohl den Einkauf als auch die Beschaffungslogistik in einem Unternehmen. Der Begriff „Beschaffung“ ist nicht einheitlich definiert. In den allermeisten Fällen wird er mit der Materialbeschaffung in Verbindung gebracht.

In manchen Unternehmen wird der Begriff aber auch yweitläufiger verwendet, und umschreibt nicht nur die Material- oder Güterbeschaffung, sondern auch die Beschaffung von finanziellen Mitteln, Personal und Dienstleistungen.

Ziel der Beschaffung

Die Beschaffung soll sicherstellen, dass Material, Dienstleistungen und andere Güter jederzeit zur Verfügung stehen unter minimalem Kostenaufwand. Sie dient also zur Aufrechterhaltung der Versorgung und ist damit ein wichtiger Teil der Supply Chain.

Strategische und operative Beschaffung

Es wird unterschieden zwischen strategischer und operativer Beschaffung. Erstere soll die Versorgung langfristig sicherstellen und beinhaltet vor allem Planungs- und Management-Aufgaben. Die operative Beschaffung dagegen ist für die kurz- und mittelfristige Versorgung für den laufenden Betrieb (Alltagsgeschäft) zuständig.

In den Aufgabenbereich der strategischen Beschaffung fallen:

• Festlegen der Beschaffungsstrategien
• Marktanalyse
• Beobachten der Beschaffungsmärkte
• Analyse und Bewertung von Lieferanten
• Verhandeln und Abschließen von Lieferverträgen

In den Aufgabenbereich der operativen Beschaffung fallen:

• Bestandskontrolle (Inventur)
• Ermittlung des Bedarfs
• Planung der Bestellmengen
• Lieferantenauswahl
• Bestellungen und deren Überwachung
• Beschaffungslogistik

Verschiedene Beschaffungsprinzipien

Es gibt mehrere Prinzipien wie die Beschaffung erfolgen kann – je nachdem, wie akut und hoch der Bedarf an bestimmten Gütern kurz-, mittel- und langfristig ist.

Einzelbeschaffung

Ein Unternehmen, das auf Auftrag fertigt, bedient sich häufig der Einzelbeschaffung. Dabei wird Material erst beschafft, nachdem eine Bestellung durch den Kunden erfolgt ist. Die Einzelbeschaffung kann auch bei wenig nachgefragten Produkten oder Sonderanfertigungen Anwendung finden.

Je nach Art der benötigten Güter wird für diese häufig auch eine Einzelbeschaffung ausgelöst, zum Beispiel wenn ein oder mehrere Angestellte neue Rechner benötigen. Hier würde es sich nicht lohnen, lange im Voraus zu bestellen, wenn noch kein Bedarf angemeldet wurde.

Vorratsbeschaffung

In produzierenden Betrieben ist die Vorratsbeschaffung die am häufigsten gewählte Methode. Hierbei werden meist große Bestellmengen vom Lieferanten abgenommen, bzw. kleine Lieferintervalle vereinbart, sodass ständig für Nachschub gesorgt ist.

Die Ware wird dann im Lager zwischengelagert bis sie verarbeitet wird. Diese Art der Beschaffung soll sicherstellen, dass die Produktion jederzeit ausgelastet ist und kein Stillstand entsteht.

Just-in-time-Beschaffung

Die Just-in-time-Beschaffung wird auch fertigungssynchrone Beschaffung genannt. Dabei handelt es sich um eine Mischform aus Einzel- und Vorratsbeschaffung. Mit einem Lieferanten wird dabei eine bestimmte Gesamtbestellmenge vertraglich vereinbart. Die Lieferung erfolgt dann aber nicht in der gesamten Höhe der Bestellmenge, sondern in geringeren Stückzahlen, je nachdem welchen Bedarf das Unternehmen gerade anmeldet.

Vorteil dieser Methode ist, dass bei einem optimalen Management keinerlei Lagerkosten für das Unternehmen entstehen, da immer nur so große Mengen geliefert werden, wie gerade zur Produktion benötigt werden.

Einkauf und Beschaffung: Unterschied

Wie bereits in der Definition erwähnt, beinhaltet die Beschaffung den Einkauf, sowie die zugehörige Logistik. Die Aufgaben dieser beiden Teilbereiche sind dabei klar voneinander getrennt.

Aufgaben der Beschaffung

Der Einkauf befasst sich sowohl mit strategischen, als auch mit operativen Aufgaben:

Strategisch

• Marktforschung und -analyse bzgl. Beschaffung (was können wir woher beziehen?)
• Angebotsprüfung, Ausschreibungen, Preisspiegelerstellung (was kosten uns die Güter/Materialien/etc.?)
• Verhandlung und Ausgestaltung von Verträgen mit Lieferanten (Lieferkonditionen, Abnahmemenge, Lieferintervalle, etc.)

Operativ

• Bedarfsermittlung
• Bestandskontrolle
• Aufgeben und Überwachen von Bestellungen

Die Beschaffungslogistik hat folgende Aufgaben:

• Organisation der Anlieferung
• Warenannahme und Warenprüfung
• Lagerlogistik des Eingangslagers
• Transportlogistik innerhalb des Betriebs

Der Beschaffungsprozess

In diesem Abschnitt schauen wir uns den operativen Beschaffungsprozess genauer an. Er lässt sich in acht verschiedene Prozessschritte unterteilen:

1. Bedarfsermittlung

Zunächst wird der Bedarf an Gütern oder Materialien ermittelt. Dieser kann auch aus verschiedenen Teilbereichen im Unternehmen gemeldet werden (z.B. wenn in der Produktion bestimmte Teilstücke zur Neige gehen, oder wenn eine Abteilung neue Rechner benötigt)

2. Bestandskontrolle

Es wird geprüft, was noch an Material/Gütern vorhanden ist, und wie lange diese noch ausreichen.

3. Budgetfreigabe

Es wird ein Budget für die nötigen Beschaffungsgegenstände festgelegt und freigegeben, damit der Einkauf erfolgen kann.

4. Lieferantenauswahl

Es wird entweder Kontakt zu einem bestehenden Lieferanten aufgenommen, oder Angebote von anderen Lieferanten eingeholt. Derjenige mit den passendsten Bedingungen wird dann ausgewählt.

5. Bestellung

Die Materialien/Güter werden beim Lieferanten bestellt.

6. Bestellüberwachung

Es wird kontrolliert, ob die Bestellung beim Lieferanten bearbeitet wird und ob zum vereinbarten Lieferzeitpunkt geliefert wird.

7. Wareneingang

Die Ware wird angeliefert, entgegengenommen und kontrolliert. Stimmen Abnahmemenge und Qualität der Ware wird diese ins Lager oder an eine andere Stelle im Unternehmen transportiert und somit in den operativen Kreislauf eingebracht.

8. Zahlungsabwicklung

Der Lieferant wird innerhalb der vereinbarten Frist für die Warenlieferung bezahlt.

9. Beschaffung in der Supply Chain

Manchmal wird mit der Beschaffung auch das Supply Chain Management bezeichnet, was jedoch nicht richtig ist. Korrekt ist: die Beschaffung ist ein Teil der Supply Chain. Das Supply Chain Management hat die Aufgabe, die komplette Lieferkette zu überwachen und gegebenenfalls zu optimieren.

Unter der Supply Chain versteht man den ganzen Weg zwischen erstem Kontakt zum Kunden und dessen Bezahlung des fertigen Produkts. Grob unterteilen lassen sich die Teilschritte in der Supply Chain so:

1. Kundenakquise durch Marketing
2. Bestellung durch den Kunden
3. Beschaffung
4. Produktion
5. Absatz: Auslieferung/Verkauf
6. Bezahlung durch Kunden

Beschaffung, Produktion & Absatz: Zusammenspiel verschiedener Bereiche

Im operativen Geschäft ist die Beschaffung der Produktion vorgelagert, welcher wiederum der Absatz nachgelagert ist. Die Beschaffung versorgt die Produktion mit Gütern und der Absatz kümmert sich darum, dass die fertigen Produkte dem Absatzmarkt zugeführt werden können.

Alle drei Bereiche sind voneinander abhängig und stehen im ständigen Wechselspiel miteinander. Dadurch entsteht ein Unternehmenskreislauf, in dem nicht nur Güter zirkulieren, sondern auch Geldströme.

Die Beschaffung benötigt finanzielle Mittel, um die Güter für die Produktion anzuschaffen; der Absatz muss dafür sorgen, dass die Produkte auf dem Markt verkauft werden können und Gewinn erzielen. Ein Teil der Überschüsse wird dann wieder am Anfang der Supply Chain (bei der Beschaffung) eingebracht, weitere Produkte hergestellt und anschließend verkauft.