Il modello per monitorare le spese aziendali

Un modello Excel per le spese mensili aziendali è il primo passo verso una gestione digitalizzata delle risorse finanziarie. Nonostante i limiti di Excel, infatti, un foglio di calcolo rimane uno strumento utile e prepara il terreno per il successivo passaggio a una soluzione più strutturata, come un software dedicato. In questo articolo quindi troverai: una guida per creare il tuo modello per le spese mensili, un template predefinito da scaricare e qualche consiglio utile per individuare la soluzione digitale più adatta alle esigenze della tua azienda.

Come ottimizzare le spese con un budget template

Monitoraggio e pianificazione costituiscono da sempre i due metodi più efficaci per semplificare la gestione delle spese aziendali e, di conseguenza, per ottimizzarle in vista di un equilibrio finanziario da raggiungere.

In tal senso, partire da un budget template su Excel (e cioè un modello di bilancio in .xsl) non può che beneficiare alla gestione finanziaria di un’impresa. Se è vero che un foglio di calcolo è – oggi più che mai – uno strumento con grossi limiti, non possiamo negarne l’efficienza, specie per chi muove i primi passi nella gestione digitalizzata delle spese o per chi amministra una piccola impresa.

Un budget template infatti consente di tenere su un unico piano di lavoro tutti i pagamenti in programma, le entrate attese, gli investimenti pianificati, etc. Insomma: un budget template include le informazioni necessarie alla tua azienda per raggiungere i suoi obiettivi.

Cosa si intende con il termine budget?

Prima di andare a fondo sul tema, chiariamo però un dettaglio importante. Che cos’è il budget? Con il termine budget, in italiano, si intendono due cose:

• uno stanziamento di risorse per es. somma di denaro da destinare a un investimento
• un bilancio previsionale per es. un piano finanziario per un progetto futuro

Quest’ultimo significato è quello che fa al caso nostro. Quando parliamo di ottimizzazione delle spese (mensili e non solo) è al bilancio previsionale che bisogna guardare: soltanto la proiezione di entrate e uscite, infatti, può aiutarci a trovare le risorse che servono, eliminare le spese superflue, e così via.

In sintesi, l’utilizzo di un modello Excel di questo tipo può avere un impatto determinante sul cash flow dell’azienda.

Fungendo da guida per le decisioni aziendali, un budget template aiuta l’imprenditore a salvaguardare lo stato di salute dell’azienda, supportandolo – allo stesso tempo – nel raggiungimento degli obiettivi a lungo termine.

Come creare un foglio Excel (online e non solo) per il rendiconto delle spese mensili

Qui di seguito vogliamo guidarti – passo dopo passo – nella costruzione di un foglio Excel di budgeting per le spese aziendali. Hai due possibilità: acquistare il software o ricorrere alla versione online. In un caso o nell’altro, il modello Excel da utilizzare deve somigliare a quello che ti proponiamo in questo articolo.

1. Apri un nuovo file su Excel

Il primo step è creare un nuovo foglio di calcolo su Excel. Rinominalo in modo che sia facilmente identificabile, nonché riconducibile alla tua azienda o un suo progetto specifico.

Se hai bisogno di un budget mensile (o anche trimestrale), puoi scegliere di creare un singolo file Excel per ogni periodo dell’anno. In alternativa, puoi usufruire della funzione Schede all’interno dello stesso file.

2. Dividi le entrate e le uscite

È importante dividere bene le entrate e le uscite, anche sul piano visivo. La cosa più intuitiva da fare è creare una divisione per sezioni orizzontali, evidenziate con colori diversi: es. verde per le entrate, arancione per le uscite.

Puoi anche dividere entrate e uscite in verticale, sfruttando gruppi di colonne vicine. La suddivisione per colori è sempre utile per dare un’immagine immediata della situazione finanziaria.

3. Crea la tabella delle categorie

Se ambisci a un monitoraggio accurato, è importante categorizzare le voci di spesa e di entrata. Avere in mente una categorizzazione non serve soltanto alla contabilità (nelle scritture contabili, le voci sono divise per categorie), ma anche alla pianificazione delle risorse.

Per farti un esempio, se vuoi ottimizzare il cash flow, osservare i movimenti in uscita suddivisi per categorie può esserti di aiuto. Dove va a finire la maggior parte della tua liquidità? E quali spese puoi in effetti ridurre? Le categorie, in tal senso, ti danno una mano.

4. Monitora i movimenti di liquidità

Un foglio di calcolo Excel è inutile se non viene aggiornato. Per questo l’inserimento dei dati è il passaggio più importante di tutta la procedura. Ricordati, dunque, di registrare periodicamente ogni movimento di liquidità – sia in entrata sia in uscita.

Idealmente, dovresti registrare i movimenti subito dopo l’effettivo esborso o incasso. Purtroppo però, se hai scelto di utilizzare un foglio di calcolo, un’operazione simile può risultare complicata. Un modello Excel infatti richiede una compilazione manuale. Questo significa che, per rendere efficace il tracciamento, devi poter contare su un addetto ai lavori molto responsabile e su una straordinaria comunicazione interna.

È anche per questo che le aziende più ambizione – come può esserlo, per esempio, una start up in fase di espansione – preferiscono optare per strumenti di monitoraggio più avanzato, come i software di tesoreria o – più in generale – i software di gestione finanziaria.

5. Programma un report periodico

La creazione di un budget in Excel non è fine a sé stessa, ma è probabile che tu già lo sappia. Se stai realizzando un budget aziendale, conoscerai già l’importanza di fare un’analisi periodica.

Un report aggiornato può comunicare con chiarezza (e comunicarlo anche ai tuoi collaboratori, ai tuoi investitori) qual è lo stato di salute dell’azienda rispetto alle spese pianificate e alle entrate previste.

In tal senso, può esserti di aiuto la funzionalità Grafici su Excel: dopo ogni inserimento dei dati, potrai scegliere di creare o aggiornare un grafico utile a darti un’immagine immediata dell’andamento finanziario.

6. Condividi i risultati del report

Come già accennato, una volta creato il report è importante condividerlo. Utilizzando un modello di bilancio in Excel, potrai decidere di inviare il file per email a colleghi, dirigenti o investitori, caricarlo sul cloud aziendale, oppure condividerne una versione stampata durante riunioni aziendali.

In un certo senso, la condivisione dei dati in Excel è poco agevole. È difficile – se non impossibile – ottenere una visione in tempo reale condivisa del bilancio: questo comporta un ritardo nella visione dei dati che può incidere sulle scelte aziendali (es. al momento della condivisione, i dati sono già obsoleti). Anche questo rientra tra i limiti di Excel.

Dove trovare un modello già pronto per le spese mensili? Scarica gratis il nostro foglio Excel

Se stai cercando un modello Excel per gestire le spese mensili, il template di Agicap può fare al caso tuo. Al suo interno categorie predefinite e formule automatiche che ti daranno una mano a organizzare le entrate e le uscite, e a costruire il budget che serve alla tua azienda.

Puoi scaricare il modello qui.

Una volta terminato il download, dovrai solo dedicarti all’inserimento dei dati e, quindi, anche al loro continuo aggiornamento. Questo significa che dovrai segnare tutti i pagamenti, tutti gli incassi, ecc.

Un’operazione complicata (e talvolta rischiosa) che purtroppo rappresenta il vero limite dei modelli di bilancio in Excel. I fogli di calcolo NON prevedono il tracciamento automatico dei dati: sarà compito tuo, o dei tuoi dipendenti, compilare a mano il file Excel man mano che registri nuove operazioni.

Un modello Excel per le note spesa

Se invece cerchi un modello Excel per la creazione di note spese, cioè i documenti che certificano le spese effettuate dai tuoi dipendenti, c’è un template di Agicap anche per quello.

Lo trovi tra le nostre risorse, qui.

Scaricalo, e personalizzalo secondo le tue esigenze. La nota spesa in Excel è un primo passo verso la gestione digitalizzata delle spese aziendali.

È chiaro: anche in questo caso Excel presenta molti limiti. Il vantaggio di una gestione spese digitalizzata sta infatti all'automatizzazionedei processi. Con un software di gestione spese, per esempio, il tracciamento delle transazioni avviene in tempo reale. A quel punto, non avrai più alcun bisogno di compilare a mano i giustificativi: la compilazione sarà automatica.

Gestisci al meglio le spese e la contabilità con Agicap

Perché Agicap è lo strumento giusto per le tue spese aziendali? Intanto perché ti offre una piattaforma intuitiva e accessibile per organizzare le spese mensili.

Non avrai più a che fare con statici modelli di bilancio su Excel: con Agicap Spend Management, potrai visualizzare in ogni momento una panoramica di tutte le transazioni, registrate in tempo reale tramite sincronizzazione col tuo web banking.

Il software di Agicap automatizza il tracciamento delle spese. Con Agicap Spend Management tutto è automatico: la registrazione delle spese, l’elaborazione di categorie per le singole voci, anche il calcolo dell’impatto sul cash flow aziendale. Il software ti permette così di azzerare il rischio di errori di compilazione o di calcolo, tanto frequenti con Excel.

In più, Agicap Spend Management ti offre la possibilità di ottenere carte di pagamento gratuite (gratuite con un minimo di 5mila euro di spese mensili) che potrai distribuire ai tuoi dipendenti per gestire le spese aziendali.

Il vantaggio delle carte di pagamento per i dipendenti è enorme. Dall’app o da desktop, potrai osservare in qualunque momento la lista di spese effettuate – magari durante una trasferta, o nel corso della giornata lavorativa.

Questo ti consente di limitare le spese, se necessario, e restare sempre entro i limiti di budget che hai prefissato.

Insomma, Agicap Spend Management è una vera innovazione nell’ambito della gestione finanziaria aziendale. E puoi testarlo – se vuoi – fin da subito! Basta chiedere, qui sotto, una prova gratuita.