Comment optimiser son processus de paiement fournisseur ?

L'optimisation des paiements fournisseurs représente une chance stratégique d'améliorer votre trésorerie et de renforcer les liens avec vos partenaires. Selon le rapport de l'Observatoire des délais de paiement 2022 de la Banque de France(1), bien que les retards de paiement aient légèrement diminué en 2022, atteignant 11,7 jours contre 12,4 jours l'année précédente, la gestion efficace de ces paiements reste un défi majeur. En effet, cette gestion impacte non seulement le besoin en fonds de roulement (BFR) mais aussi la dynamique globale des relations fournisseurs.

Une question se pose alors : comment optimiser ce processus de paiement fournisseur en respectant les délais légaux ? L’enjeu est double : il s'agit de protéger la trésorerie et de préserver des relations fournisseurs équilibrées.

Examinons les méthodes et stratégies efficaces pour atteindre ces objectifs, en mettant un accent particulier sur la gestion financière et la conformité réglementaire.

Comment payer ses fournisseurs ? (stratégies et moyens de paiements)

Clarifier les conditions de paiement

Avant de signer un contrat avec vos fournisseurs, définissez les délais de paiement, les éventuelles remises pour paiement anticipé, les pénalités de retard etc.

Définir voire diversifier les moyens de paiement

Proposez plusieurs moyens de paiements :

• EBICS TS
• protocole XML
• compte de paiement etc.

Automatiser les paiements récurrents

Vous simplifiez ainsi le processus et évitez les retards de paiements.

Négocier des remises pour paiement anticipé

Il est possible que certains fournisseurs proposent des réductions lorsque les paiements sont réalisés avant la date limite. Tirer parti de ces opportunités peut contribuer à diminuer vos dépenses et optimiser votre gestion de trésorerie.

Utiliser un logiciel de gestion des paiements

Ce type d'outil vous permettra de mieux gérer votre trésorerie et d'éviter les retards de paiement. La plupart de ces outils permettent de :

• dématérialiser des factures
• centraliser les factures
• vérifier les bons de commande
• suivre les échéances de paiement
• programmer les paiements
• exécuter des paiements sécurisés
• préparer des écritures comptables

Agicap fournit ce type de service qui aide certains services comptabilité à économiser jusqu'à 70% de temps sur la gestion des factures fournisseurs. Ceci est réalisable grâce à une fonctionnalité de validation en un clic, un système d'alertes et de relances, et bien plus encore. Ainsi, les factures sont gérées et suivies en temps réel. Plus d'informations sur cette fonctionnalité.

Découvrez dans cette vidéo comment payer vos fournisseurs en toute sécurité depuis Agicap :

Pourquoi améliorer son processus de paiement fournisseur ?

L’optimisation du processus de paiement fournisseur est importante pour développer une gestion financière stratégique et technique. Découvrons quels en sont les enjeux.

Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs

Améliorer le processus de paiement fournisseur n’est pas qu’une question de logistique ou d'efficacité financière ; c'est également un élément important pour maintenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.

En respectant les délais de paiement convenus, vous allez démontrer votre engagement envers vos fournisseurs et renforcer leur confiance en votre entreprise. Cela peut se traduire par une meilleure qualité de service, des conditions plus avantageuses, voire des priorités lors de vos demandes urgentes.

N’oubliez pas d’informer vos fournisseurs de toute situation pouvant affecter les paiements pour leur montrer que vous valorisez leur partenariat et cherchez à trouver des solutions mutuellement bénéfiques.

Pour améliorer encore vos relations fournisseurs, vous pouvez mettre en place un processus de paiement simplifié et automatisé réduisant les risques d’erreurs et les retards.

Nous avons réalisé une fiche pratique qui récapitule les bonnes pratiques pour entretenir ses relations fournisseurs, vous pouvez la télécharger via ce lien.

Optimiser la trésorerie et la gestion des coûts

Optimiser votre trésorerie et votre gestion des coûts est particulièrement important, surtout lorsqu’il s’agit d’améliorer le processus de paiement fournisseur.

Pour cela, vous pouvez travailler avec vos fournisseurs pour négocier des conditions de paiement qui correspondent mieux à votre cycle de trésorerie. Cela peut inclure des délais de paiement étendus ou des remises pour paiements anticipés, qui vous aideront à mieux gérer votre liquidité.

Il est également possible d’implémenter des solutions d'automatisation pour gérer les paiements fournisseurs. Ainsi, vous réduisez les erreurs, optimisez les délais de paiement et bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos flux de trésorerie.

Revoyez aussi vos processus d'achat pour identifier les inefficacités et les réduire. En consolidant vos achats, vous pourrez bénéficier de meilleures conditions ou adopter des politiques d'achat plus strictes pour contrôler vos coûts.

Enfin, n’hésitez pas à mettre en place un système de surveillance comme Agicap pour suivre et contrôler les coûts liés aux fournisseurs. Vous pourrez ainsi effectuer des audits réguliers et analyser les variations pour détecter les problèmes potentiels.

Assurer la conformité réglementaire et la sécurité des transactions

Assurer la conformité réglementaire et la sécurité des transactions dans le processus de paiement fournisseur est essentiel. Il s'agit de veiller à ce que toutes les opérations respectent :

• Les normes anti-blanchiment ;
• les lois fiscales ;
• les réglementations sectorielles ;
• les normes de protection des données.

Une formation solide de votre personnel aux pratiques de conformité et de sécurité est alors importante, tout comme la mise en place de vérifications et d'audits réguliers pour surveiller les transactions.

Il peut également être intéressant d’automatiser et d’améliorer vos procédures de contrôle interne afin de réduire les erreurs et d’augmenter la traçabilité des paiements.

L’impact des retards et délais de paiements sur la trésorerie

Il est important de comprendre les implications d’une durée de retard de paiement prolongée, notamment en termes d’impact sur la liquidité et les relations fournisseurs.

Un paiement retardé peut sembler avantageux pour la trésorerie à court terme, mais il peut entraîner des coûts cachés, tels que des pénalités pour retard ou une augmentation des tarifs lors de commandes futures.

D'un point de vue analytique, il est essentiel de comparer le coût du capital (le taux d'intérêt que l'entreprise paierait pour emprunter des fonds) avec les avantages ou les coûts de délais de paiement prolongés.

Les délais de paiement doivent aussi être alignés avec les cycles de trésorerie de l'entreprise. L'utilisation d'outils de gestion de trésorerie, comme les prévisions de flux de trésorerie et les analyses de scénarios, peut aider à déterminer le meilleur équilibre entre :

• Les paiements rapides pour capitaliser sur les remises ;
• les paiements plus lents pour conserver la liquidité.

Comment optimiser son processus de paiement fournisseur et éviter les pénalités ?

L’optimisation des processus de paiement fournisseur est devenue un enjeu stratégique pour les entreprises. Viser l’efficacité implique une modernisation et une réévaluation des méthodes traditionnelles. Examinons les approches les plus efficaces pour y parvenir.

Trouver le bon mode de paiement

L'efficacité du processus de paiement fournisseur passe généralement par le choix du mode de paiement le plus adapté.

Ce choix dépend de plusieurs facteurs, il faut donc évaluer les différentes méthodes de paiement disponibles, comme :

• Les virements bancaires ;
• les paiements par carte de crédit ;
• les chèques ;
• les solutions de paiement électronique.

Chaque mode a ses avantages et ses inconvénients en termes de coût, de délai de traitement et de facilité de suivi. L’essentiel est qu’il s'intègre facilement avec vos outils de gestion financière.

Prenez en compte les préférences de vos fournisseurs. Certains peuvent privilégier des méthodes de paiement spécifiques en raison de leur commodité ou de leurs exigences comptables.

Enfin, assurez-vous que le mode de paiement choisi respecte les normes de sécurité et les exigences réglementaires. La protection contre la fraude et les erreurs doit être une priorité !

Optimiser les processus internes

L'optimisation des processus internes relatifs au paiement fournisseur est devenue une nécessité pour les entreprises soucieuses de rester efficaces et compétitives.

Il est alors judicieux de s’appuyer sur des solutions technologiques avancées pour transformer les méthodes de travail traditionnelles, et en particulier :

• Les logiciels de gestion des paiements : ces outils automatisent les tâches répétitives comme la saisie de données, la vérification des factures et l'approbation des paiements. Ils peuvent également incorporer des algorithmes d'intelligence artificielle pour détecter des anomalies ou des erreurs, améliorant ainsi la précision et réduisant les risques de fraude.
• Blockchain et contrats intelligents : l'utilisation de technologies telles que la blockchain pour les accords de paiement peut renforcer la sécurité et la transparence. Les contrats intelligents, par exemple, vont automatiquement déclencher des paiements une fois que certaines conditions sont remplies, sans intervention manuelle.
• Traçabilité et reporting : la digitalisation permet une traçabilité complète des transactions, facilitant le suivi des paiements et la génération de rapports détaillés.

Pour optimiser vos processus de paiement, le plus efficace est d’intégrer vos systèmes comptables avec les autres outils de gestion de votre entreprise.

Ainsi, votre ERP va centraliser diverses fonctions de l'entreprise, telles que la gestion des achats, la comptabilité, et la finance, dans un seul et même système unifié. Cela permet une meilleure coordination et une prise de décision plus rapide et informée.

L'intégration des ERP avec des Systèmes de Gestion de la Relation Fournisseur (SRM) vous offre une vue complète des interactions, des performances et des historiques de paiement.

Enfin, cette intégration est particulièrement utile pour obtenir des insights approfondis sur :

• Les performances financières ;
• les tendances du marché ;
• les comportements des fournisseurs.

Tout cela venant faciliter votre prise de décision stratégique.

Centraliser et automatiser la gestion des factures

Centraliser et automatiser la gestion des factures est essentiel lorsque l’on veut optimiser le processus de paiement fournisseur.

En adoptant des logiciels ou des plateformes spécialisées, vous pouvez réduire le traitement manuel et minimiser les erreurs et assurer un traitement et un stockage automatiques des factures.

L'intégration de solutions qui automatisent le processus depuis la commande jusqu'au paiement facilite la correspondance des bons de commande avec les factures et l'approbation des paiements.

Cette méthode offre une meilleure visibilité sur les factures en cours, les échéances de paiement et les flux de trésorerie, tout en simplifiant la gestion des documents.

Suivre et contrôler les échéances et délais de paiement

Pour une gestion financière optimale et une relation équilibrée avec vos fournisseurs, il est important de s’attarder sur le suivi et le contrôle des délais de paiement. Quelques mesures simples peuvent être mises en place pour assurer l’efficacité de ce processus.

Mettre en place des systèmes de surveillance des paiements entre professionnels

Si vous souhaitez avoir un meilleur suivi des délais de paiement, utiliser des logiciels dédiés à la gestion de la trésorerie est idéal, car ils vous permettent de suivre en temps réel les flux de trésorerie et les paiements sortants.

Ces systèmes peuvent alerter en cas de retard de paiement imminent, permettant une action proactive pour éviter les pénalités et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

Vous pouvez aussi mettre en place des tableaux de bord qui affichent des indicateurs clés liés aux paiements fournisseurs, tels que le nombre de factures en attente, les échéances à venir, et le statut des paiements.

Optimiser les processus d’approvisionnement

Parmi les méthodes essentielles pour optimiser les processus d’approvisionnement, la communication se présente comme un pilier central.

Cette communication claire est indispensable pour une compréhension approfondie des engagements financiers et des échéances de paiement. Dans cette optique, l'utilisation de logiciels ERP s'avère encore une fois particulièrement bénéfique.

Ces systèmes intégrés offrent une plateforme qui facilite la coordination entre les achats et la comptabilité, garantissant ainsi que les engagements financiers sont gérés avec précision et efficacité.

En outre, il est très utile de mettre en place des processus rigoureux de vérification et de validation des factures pour assurer la justesse et la précision des paiements.

Ces processus doivent inclure des mécanismes de contrôle automatisés, capables de vérifier l'exactitude des montants facturés, de s'assurer que les conditions contractuelles sont respectées et d'identifier d'éventuels écarts.

Établir des politiques internes claires

L'établissement de politiques internes claires et cohérentes est une étape fondamentale pour une gestion efficace des paiements fournisseurs.

Ces politiques doivent englober des directives concernant les délais de paiement et les procédures de traitement des factures, assurant ainsi une uniformité et une prévisibilité dans les opérations financières.

Ces directives doivent être communiquées et comprises à tous les niveaux de votre organisation. Il est donc important d'organiser des formations régulières pour les équipes, en particulier celles de comptabilité et votre cellule achats.

Analyser les indicateurs de performance

Le suivi et l'analyse des indicateurs de performance va vous aider à évaluer l'efficacité des processus de paiement.

Ces indicateurs peuvent vous fournir des informations précieuses sur la performance de vos processus et mettre en lumière les domaines nécessitant des améliorations. Parmi eux, il est indispensable de suivre :

• Le délai moyen de traitement des factures ;
• le pourcentage de factures payées dans les délais ;
• le coût moyen de traitement des factures.

Il est également recommandé de mener des révisions périodiques des processus de paiement. Ces revues régulières permettent d'identifier les zones d'inefficacité ou de retard et de mettre en place des ajustements nécessaires pour améliorer l'efficacité et la précision des paiements.

Stratégies pour la gestion des risques fournisseurs

La gestion des risques liés aux fournisseurs est une composante importante de la stratégie d'approvisionnement de votre entreprise. Elle vise à sécuriser la chaîne d'approvisionnement et à maintenir la continuité de vos opérations.

Analyse complète des fournisseurs

Un élément essentiel de cette gestion est l'analyse complète des fournisseurs. Cette analyse implique une évaluation détaillée de la stabilité financière et des capacités opérationnelles des fournisseurs.

L'examen de leurs états financiers, des antécédents de crédit, et des historiques de paiement permet de juger leur fiabilité. Par ailleurs, il peut être utile d'auditer certains aspects de leur entreprise pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences et standards de l’entreprise, en particulier :

• Leurs capacités de production ;
• leurs normes de qualité ;
• leurs protocoles de livraison.

Diversifier ses sources d'approvisionnement

La diversification des sources d'approvisionnement est une stratégie proactive pour minimiser les risques liés à la dépendance envers un petit nombre de fournisseurs.

En établissant des relations avec plusieurs fournisseurs pour des produits ou services importants, vous pourrez réduire le risque de perturbations majeures en cas de défaillance d'un fournisseur. Il est également important de développer des plans de contingence pour chaque fournisseur stratégique, en prévoyant des alternatives en cas de perturbation inattendue.

Conditions contractuelles et négociations

Les contrats avec vos fournisseurs doivent inclure des clauses qui protègent l'entreprise en cas de non-respect des obligations, comme des pénalités ou des accords de niveau de service (SLA).

La flexibilité contractuelle est également importante pour permettre à l'entreprise de s'adapter rapidement aux changements de marché ou aux problèmes de la chaîne d'approvisionnement.

Suivi et communication réguliers

La mise en place d'un système de surveillance continue des performances des fournisseurs est essentielle. Cela inclut des évaluations régulières, desrapports de performance, et une communication ouverte pour discuter des performances et des problèmes potentiels. Cette démarche vise à construire une relation de confiance et à anticiper les problèmes avant qu'ils ne deviennent critiques.

Utilisation des technologies de pointe

Les outils d'analyse de données et les plateformes spécialisées dans la gestion des risques fournisseurs sont des atouts précieux. Avec leur aide, vous pouvez évaluer les tendances du marché, les risques de la chaîne d'approvisionnement, et anticiper les problèmes potentiels.

Utilisez des outils d’analyse comme SAP Ariba risk ou Oracle Risk management, mais aussi des plateformes de gestion des risques fournisseurs comme Ivalua ou OneTrust.

Comprendre les délais de paiement légaux

Quel est le délai légal de paiement légal (loi LME) ?

En France, la législation en matière de délais de paiement est établie pour protéger les acteurs économiques contre les déséquilibres de trésorerie causés par des retards de paiement.

Conformément à la LME, le délai légal de paiement est fixé à 60 jours après l'émission de la facture ou 45 jours fin de mois, selon la réglementation en vigueur (articles L.441-6, I-alinéa 9 et L.441-10 du Code de commerce).

Ces délais ont été institués pour encourager les bonnes pratiques et maintenir une liquidité saine au sein de l'écosystème des affaires. Il est important de noter que le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités de retard, notamment des intérêts, qui peuvent être substantiels.

Combien de temps pour payer une facture ?

Le délai réel de paiement d'une facture, au-delà des exigences légales, peut varier considérablement en fonction de la politique de l'entreprise et de ses accords spécifiques avec chaque fournisseur.

Bien que la loi fixe un cadre général, les entreprises ont la latitude de négocier des délais de paiement différents en fonction de la nature de la relation fournisseur-client.

Par exemple, pour un fournisseur stratégique ou un partenaire de longue date, il peut être avantageux de convenir de délais de paiement plus courts, en échange de conditions préférentielles telles que des remises ou des conditions de livraison optimisées.

D'un autre côté, avec des fournisseurs pour des achats ponctuels ou moins critiques, des délais plus longs peuvent être négociés. Il est essentiel de trouver un équilibre qui maintient la santé financière de l'entreprise tout en cultivant des relations solides et durables avec vos fournisseurs.

Comment calculer le délai de paiement des fournisseurs ?

Le calcul du délai de paiement des fournisseurs est une étape fondamentale pour évaluer l'efficacité de la gestion des paiements et pour maintenir des relations saines avec vos partenaires commerciaux.

Ce délai est un indicateur clé qui reflète la rapidité avec laquelle une entreprise règle ses dettes envers ses fournisseurs.

Le calcul du délai de paiement des fournisseurs se fait généralement en utilisant la formule suivante :

Délai de paiement fournisseur = Date de paiement effective − date d’émission de la facture

Cette formule permet de déterminer le nombre de jours écoulés entre la date à laquelle la facture a été émise par le fournisseur et la date à laquelle le paiement a été effectivement réalisé par l'entreprise.

Pour obtenir une vue d'ensemble de la performance de paiement, il est souvent utile de calculer le délai moyen de paiement sur une période donnée, par exemple sur un trimestre ou une année. Cela se fait en calculant le ratio Days Payable Outstanding (DPO) grâce à cette formule :

DPO = Comptes créditeurs finaux ÷ (Coût des marchandises / 365)

Il est important de comparer le délai de paiement fournisseur avec les termes et conditions de paiement convenus avec les fournisseurs. Un écart significatif peut indiquer des problèmes dans les processus de paiement ou des difficultés de trésorerie.

Un délai de paiement plus long que la moyenne ou que les termes convenus risque d’affecter vos relations avec les fournisseurs, car ils entraînent bien souvent des retards dans la livraison des biens et services.

En surveillant les tendances du délai de paiement sur plusieurs périodes, vous allez pouvoir identifier les améliorations ou les détériorations dans les processus de paiement, et pourrez prendre des mesures correctives si nécessaire.

Stratégies pour optimiser votre besoin en fonds de roulement (BFR)

Le BFR est influencé par le cycle d'exploitation, qui comprend notamment :

• Le délai de stockage des matières premières ;
• la production ;
• les ventes ;
• le recouvrement des créances.

En optimisant les délais de paiement fournisseur, l'entreprise peut alors mieux synchroniser ces étapes, réduisant le temps pendant lequel les capitaux sont immobilisés.

Il est indispensable de négocier des conditions de paiement personnalisées avec vos différents fournisseurs, en fonction de leur importance stratégique et de leur impact sur le cycle de production.

Par exemple, pour les fournisseurs critiques, des délais de paiement plus courts peuvent être négociés en échange de remises ou de termes plus favorables. Pour les fournisseurs non critiques, des délais plus longs peuvent être établis pour améliorer la liquidité.

L'affacturage ou le financement de la chaîne d'approvisionnement peuvent également être envisagés comme des moyens de gérer le BFR. Ces solutions permettent à l'entreprise de payer ses fournisseurs rapidement tout en différant le paiement réel, améliorant ainsi la trésorerie et le BFR.

L'optimisation du processus de paiement fournisseur est plus qu'une simple formalité administrative ; elle est une composante essentielle de la stratégie financière d'une entreprise. En adoptant des approches innovantes et en intégrant des technologies avancées, vous pouvez non seulement améliorer votre trésorerie, mais aussi renforcer vos relations avec les fournisseurs.

Source : (1) Banque de France - rapport de l'Observatoire des délais de paiement 2022