Choisir son logiciel de trésorerie gratuit

Emma Perrin

01 juin 2023 - mis à jour le 06 juil. 2023

Temps de lecture: 12 min.

Bien gérer la trésorerie est vital pour une entreprise car sa survie en dépend. Une bonne gestion de trésorerie permet en effet de disposer des liquidités suffisantes pour gérer le fonctionnement quotidien de l’entreprise et faire face éventuellement aux imprévus économiques. Or, c’est un travail qui ne peut pas s’improviser.

Comment le faire de façon 100 % gratuite ?

Nous vous expliquons tout dans cet article.

Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie gratuit ?

Il existe désormais sur le marché de nombreux logiciels de trésorerie. Certains sont gratuits.

Définition logiciel de trésorerie gratuit

Un logiciel de trésorerie est un outil qui permet de faire le suivi en temps réel des flux de trésorerie d’une entreprise. Relié aux comptes bancaires de l’entreprise, il permet d’avoir une visibilité en temps réel sur la trésorerie disponible. Le logiciel de trésorerie permet ainsi d'anticiper les besoins en liquidités de l’entreprise.

Bien gérer la trésorerie d’entreprise, c’est avant tout prévoir. Un logiciel permet pleinement de le faire en anticipant les éventuelles variations de trésorerie sur une semaine, un mois, voire un an.Utiliser un logiciel de trésorerie permet donc de prévenir un éventuel trou de trésorerie car le gestionnaire est capable d’anticiper les besoins en fonds de roulement. Une bonne gestion de trésorerie permet aussi de faciliter une demande de prêt.

Le logiciel de trésorerie est donc un réel outil de pilotage qui aide à la prise de décision dans une entreprise. Il permet gain de temps, visibilité en temps réel et réduction des risques d’erreur pour le trésorier.En effet, un logiciel de trésorerie doit comporter au minimum les fonctionnalités suivantes :

Suivi des encaissements et des décaissements
Un système d’alertes personnalisables pour garder un œil sur les délais de paiement et l’autorisation de découvert bancaire
Connexion bancaire
Rapprochement bancaire
Gestion prévisionnelle (à court, moyen et long terme)
Paiement de factures
Automatisation des relances clients
Intégration avec d’autres outils de gestion (Excel, ERP, solutions de paiement, etc.)

Il existe sur le marché de nombreux logiciels de trésorerie. Il s’agit généralement de solutions SaaS accessibles par abonnement payant. Il reste cependant possible de trouver des logiciels de trésorerie gratuit.

Quel est le meilleur logiciel de comptabilité gratuit ?

Voici les meilleurs outils de gestion de trésorerie gratuits :

Excel. Qui n’a jamais utilisé Excel ? Cet outil de Microsoft office est connu de tous. Il offre de nombreuses fonctionnalités gratuites et est généralement déjà installé sur le système d’exploitation de votre PC.
Google Sheet. Cet outil Google est accessible gratuitement en ligne. Il suffit de disposer d’un compte Gmail et le tour est joué. C’est l’équivalent Google d’Excel. Il comporte exactement les mêmes fonctionnalités avec la connectivité en plus. Google Sheets permet de travailler directement en ligne et de manière synchronisée avec vos équipes.

Pour les associations, des outils de gestion de trésorerie comme AssoConnect, B-Association et Dolibarr sont également accessibles gratuitement.

Plan de trésorerie sur Excel : une alternative gratuite aux logiciels de trésorerie

Excel reste l’outil le plus populaire quand il s’agit de gestion de trésorerie gratuitement. Voici notre guide pour créer votre plan de trésorerie personnalisé sur Excel :

Créer un tableau

Lorsque vous ouvrez Excel, vous atterrissez sur un tableau vierge. La première chose à faire est donc de savoir comment vous allez organiser votre tableau : quels intitulés ajouter pour chaque ligne ou colonne ?

Pour définir les en têtes, sélectionnez les cellules contenant vos en-têtes puis Insertion>Tableau>Créer un tableau>Mon tableau comporte des en-têtes>Ok. A défaut, Excel décalera vos en-têtes vers la ligne suivante et définit des en têtes par défaut : Colonne 1, Colonne 2, Colonne 3, etc.

D’une manière générale, votre tableau doit faire apparaître :

Les liquidités de départ de l’entreprise : apport en capital social, les principaux d'investissement, les achats de matériel, etc.
Les encaissements. Il s’agit du chiffre d’affaires de l’entreprise, ses revenus, les TVA récupérées, les prêts, les apports en compte, etc.
Les décaissements. Ce sont les dépenses, les frais de tout genre, les rémunérations, les honoraires ou en bref toutes les charges d’une entreprise.
Le solde de trésorerie. Il s’agit du montant des liquidités disponibles dans les caisses de l’entreprise à l’instant t.

Il est également possible d’intégrer un graphique dans votre plan de trésorerie Excel. C’est facultatif mais cela permet de faciliter grandement votre lecture. Un graphique permet en effet de schématiser l’évolution de votre trésorerie dans le temps. Il permet aussi de vous alerter visuellement sur une éventuelle dégradation ou amélioration de la situation financière de votre entreprise.

Tenir votre tableau à jour

Excel peut être un excellent outil à condition de tenir votre tableau à jour et de manière régulière. Vous devez entrer vos données TTC mois après mois. Votre plan de trésorerie Excel doit toujours refléter fidèlement les mouvements de votre compte bancaire.

Mise en place d’Excel comme logiciel de trésorerie gratuit dans votre entreprise

Voici notre guide pour vous aider à la mise en place d’Excel comme logiciel de trésorerie au sein de votre entreprise.

Comment choisir le modèle d’Excel adapté à votre activité ?

Il existe de nombreux plans de trésorerie téléchargeables sur Internet. Il vous suffit alors de choisir celui qui convient à vos besoins.

La solution la plus intéressante reste de créer soi-même son tableau de suivi de trésorerie. Il faut toutefois être à l’aise avec l’outil ou risquer d’y passer beaucoup de temps. Certes, Excel est facile à utiliser. Cependant, plus on s’y connaît, plus on connaît toutes les astuces pour y passer le moins de temps possible.

Comment saisir et suivre vos données de trésorerie dans Excel ?

Pour entrer vos données, voici ce qu'il faut faire, étape par étape :

Sélectionner la cellule correspondante.
Saisir les données. Si une donnée est déjà présente dans la cellule sélectionnée, elle sera automatiquement remplacée.
Valider les données saisies. Pour cela, vous pouvez cliquer sur Entrer, Tabulation ou encore F2. En revanche,si vous souhaitez annuler une saisie, vous pouvez cliquer sur Echap.

Astuces pratiques pour faciliter la saisie de données sur Excel

On a vu que la saisie de données sur Excel peut être chronophage puisqu’il faut une mise à jour régulière des données de l’entreprise. Or, le temps est une ressource précieuse dans le monde de l’entreprise.

L’utilisation d’un logiciel spécialisé est donc une alternative de choix.

Cependant, on peut économiser du temps si on connaît des astuces qui permettent de rendre cette saisie plus rapide et dépourvue d’erreurs.

Voici nos astuces afin de faciliter votre saisie de données sur Excel :

Limiter les erreurs de saisie en configurant les champs. Vous pouvez mettre en place des règles de validation du contenu des cellules pour indiquer à Excel le type de données qui doivent être intégrées. Vous pouvez par exemple interdire la saisie de chiffres non compris dans une intervalle déterminé.

Pour ce faire, sélectionnez la colonne dans laquelle doit s’appliquer la règle de validation puis : dans Données, sélectionnez Validation des données>Validation des données.

Automatiser les calculs en ajoutant des formules. Formule la plus communément utilisée sur Excel, la somme est représentée par le signe Sigma. Pour additionner des données dans votre tableau, il suffit de sélectionner les cellules concernées et d’étirer jusqu’à la cellule de la somme. Cliquez Entrée et le tour est joué.
Préciser le type de données en cliquant Accueil puis Nombre. Dans le menu déroulant qui apparaît au niveau de Standard, choisissez le domaine concerné. Cela permet d’indiquer à Excel la présentation ou les symboles adaptés. Par exemple, si vous choisissez Monétaire, l’outil ajoute automatiquement le signe « euro » après chaque chiffre que vous ajoutez.
Saisir plusieurs données simultanément dans plusieurs cellules. Toujours dans l’idée de limiter les saisies de données fastidieuses, il est possible d’entrer des données dans plusieurs cellules et ce, en même temps. Pour cela, il faut sélectionner les cellules concernées. Puis, dans l’une des cellules, entrez vos données puis tapez sur Ctrl+Entrée.

Comment sécuriser et partager votre fichier Excel de trésorerie ?

Préserver la confidentialité des données est primordial pour une entreprise. Imaginez qu’un concurrent ait accès à votre plan de trésorerie Excel et modifie des données.Cela aurait pour conséquence dommageable de fausser vos interprétations avec tous les impacts que cela engendrerait. Pour cette raison, sécuriser son fichier Excel est une nécessité.

Pour cela, vous pouvez protéger votre fichier par un mot de passe. Voici le procédé :

Sélectionner Fichier
Puis, aller dans Informations
Cliquer sur Protéger le classer puis, Chiffrer avec mot de passe
Choisir un mot de passe puis cliquer sur OK.

Il faut savoir que Excel ne propose pas de fonctionnalité de récupération de mot de passe. L’utilisateur a donc tout intérêt à retenir le mot de passe qu’il a choisi. A défaut, il perd à jamais l’accès à son document.

D’autre part, il est aussi possible de restreindre l’accès à une feuille de calcul. Ce faisant, vous pouvez partager l’accès au document à d’autres membres de votre équipe. Cependant, ces derniers ne pourront effectuer que les actions que vous avez choisies de leur laisser réaliser.

Il faut en effet savoir que Excel est aussi un outil collaboratif. Il permet de travailler à plusieurs sur un même fichier. Pour cela, il faut utiliser Excel Online. Votre fichier doit être de type .xlsx, .xlsm ou .xlsb. Si ce n’est pas le cas, vous devez convertir votre fichier mais directement sur l’outil.

Ensuite, vous devez enregistrer votre fichier dans un emplacement Cloud. En réalité, avec Excel Online, les fichiers sont automatiquement enregistrés sur Onedrive.

Quelles sont les limites d’Excel comme logiciel de trésorerie gratuit ?

Malgré sa grande profondeur fonctionnelle, Excel est loin d’être un outil infaillible. En effet, il affiche certaines limites :

Un outil chronophage

Excel a beau être un outil intuitif et pratique. Cependant, il nécessite encore beaucoup trop de travail manuel, notamment en matière de saisie de données. Afin que le tableau de plan de trésorerie reflète pleinement et fidèlement la situation financière réelle de l’entreprise. C’est pour cette raison que les saisies de données doivent être réalisées quotidiennement ou dès qu’il y a variation dans le tableau.

De plus, l’outil ne propose pas suffisamment de fonctionnalités d’automatisation. Contrairement aux outils de gestion de trésorerie présents sur le marché qui se mettent à jour automatiquement.

Or, cela fait perdre du temps aux équipes. Un temps qui pourrait être consacré à des tâches plus productives. En fin de compte, l’utilisation d’Excel pour gérer sa trésorerie pourrait donc inhiber la productivité de l’entreprise.

Les dispositifs visant à assurer la sécurité des fichiers restent rudimentaires

Certes, il est possible de protéger un fichier Excel par un mot de passe. Cependant, l’outil n’est pas doté de piste d’audit, seule à pouvoir réellement vérifier toute intrusion dans le document. De ce fait, il reste possible de modifier un fichier. Il suffit de connaître un tant soit peu l’outil.

Risque d’erreur de saisie

On a vu l’importance fondamentale de la gestion de trésorerie dans la vie d’une entreprise. C’est une fonction qui permet de mesurer en temps réel la santé financière de l’entreprise. La moindre erreur dans le tableau peut donc être lourde de conséquences. Or, tant que les données sont saisies par l’homme, les risques d’erreur restent importants.

Alternative aux logiciels de trésorerie gratuits pour une gestion plus efficace et automatisée

Face aux inconvénients que nous venons de relever sur l’utilisation d’Excel, il existe une alternative qui permet de gommer ces différents points : Agicap.

Agicap est un outil de gestion de trésorerie simple mais complet et facile à utiliser qui permet :

Une visibilité en temps réel sur les flux de trésorerie de l’entreprise grâce à un prévisionnel intelligent
Optimisation du suivi de gestion grâce au travail collaboratif avec les membres de l’équipe
Un gain de temps grâce aux fonctions d’automatisation. L’outil conçoit lui-même le tableau de gestion de trésorerie grâce aux données importées depuis votre compte bancaire. D’ailleurs, la mise à jour se fait également automatiquement. Adieu donc les saisies fastidieuses et les risques d'erreur de saisie inhérents à l'intervention humaine !
Un prévisionnel optimal grâce à au tableau de bord complet d’Agicap (utile aussi pour le bilan comptable)

Agicap est un outil complet qui, en plus de la gestion de trésorerie, offre aussi d’autres fonctionnalités :

Automatisation des paiements fournisseur
Automatisation des relances clients
Gestion optimale desencours clients grâce à la fonction Cash Collect. L’outil Agicap permet de gérer les délais de paiement et les encaissements.
De nombreuses intégrations pour un écosystème complet. Agicap s’intègre avec de nombreux outils de gestion en matière de stockage (OneDrive, Google Drive, etc.), de comptabilité (Odoo, Sage 100 ou Sellsy), de paiement en ligne (Paypal, Mollie, Stripe, etc.)
Logiciel de facturation (avec une facilité de paiement)
Traitement des notes de frais pour une meilleure visibilité de vos dépenses
Efficace peu importe le secteur d’activité

Vous pouvez faire un essai gratuit en cliquant ici.

En conclusion, il est possible de gérer gratuitement sa trésorerie d’entreprise via Excel à condition d’en maîtriser toutes les subtilités fonctionnelles. Il reste toutefois limité compte tenu du temps qu’il nécessite pour mettre à jour les données des tableaux de gestion de trésorerie.C’est pour cette raison que pour une efficacité pratique et un gain de temps réel, il vaut mieux se tourner vers un outil payant (à un tarif avantageux) mais offrant toutes les fonctionnalités de gestion nécessaires.

Testez gratuitement Agicap :