Wie Luminous Hotel Management das Liquiditätsmanagement für 11 Hotels automatisiert hat
Neha Jadav (CEO) und James Fair (COO) erklären, wie Luminous Hotel Management mit der Cashflow-Plattform von Agicap sein unternehmensübergreifendes Liquiditätsmanagement von manuellen Excel-Prozessen zu einer kollaborativen und skalierbaren Lösung für 11 Hotels in den USA weiterentwickelt hat.
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Key Takeaways
Luminous Hotel Management verwaltet ein Portfolio aus 11 Hotels in den USA. Unterschiedliche Beteiligungsstrukturen, saisonale Schwankungen auf Hotelebene und mehrere Bankkonten pro Hotel machen ein zentralisiertes Liquiditätsmanagement entscheidend, um operative Margen und Investorenrenditen zu sichern.
Der Einsatz von M3 Accounting, einem ERP-System auf Basis der periodengerechten Buchführung, machte tägliche manuelle Logins in Bankportale und die Nachverfolgung der Liquidität in Excel erforderlich. Dadurch entstanden erhebliche Transparenzlücken zwischen gebuchten Umsätzen und tatsächlich verfügbarer Liquidität.
Mit Agicap bündelte Luminous die Liquidität aller Gesellschaften auf einer zentralen Plattform, automatisierte die Bankabstimmung mithilfe KI-gestützter Transaktionszuordnung und schloss die operative Lücke zwischen Finance und Operations.
Die Plattform automatisiert die Liquiditätsplanung über verschiedene Zeithorizonte hinweg und kombiniert eine direkte 13-Wochen-Liquiditätsplanung mit einer indirekten Planung über 12 bis 15 Monate. So erkennt das Finance-Team mögliche Liquiditätsengpässe frühzeitig, kann Szenarien für größere CAPEX-Investitionen flexibel modellieren und behält das Working Capital jederzeit im Blick.
" Die Zusammenarbeit von Finance-Team, Geschäftsleitung und Operations in derselben Software ermöglicht es uns, Meetings effizienter zu nutzen und schneller zu fundierten Entscheidungen zu kommen. "
10–20 Mio.
$ Umsatz
11
Hotels
912
Zimmer im Management
Kundengeschichte
Luminous Hotel Management ist ein Hotelmanagement-Unternehmen mit Sitz in Northern Virginia, das von Neha Jadav (CEO) und James Fair (COO) mitgegründet wurde. Das Unternehmen betreut ein Portfolio von 11 Hotels in den USA und arbeitet mit den jeweiligen Eigentümern in verschiedenen Bereichen zusammen, darunter Asset-Optimierung, operatives Management und Finanzstrategie.
Zum Portfolio gehören mehrere große Hotelmarken wie IHG, Marriott, Wyndham und Hilton. Dadurch gelten für jedes Hotel unterschiedliche Markenstandards und Franchise-Vorgaben, während Luminous alle Standorte dennoch als ein zentral gesteuertes Portfolio führt.
Die Hotellerie unterliegt besonderen finanziellen Rahmenbedingungen: Jedes Hotel ist von einem eigenen, standort- und saisonabhängigen Nachfrageverlauf geprägt. Dadurch schwanken die Umsätze und lassen sich auf Ebene des einzelnen Hotels nur schwer prognostizieren. Gleichzeitig fallen Kosten für Personal, Marken- und Franchisegebühren, Schuldendienst und Instandhaltung unabhängig von der Auslastung kontinuierlich an.
Um das Portfolio schnell auszubauen, ohne den administrativen Aufwand im Backoffice entsprechend zu erhöhen, benötigte Luminous eine moderne Treasury-Lösung, die periodengerechte Finanzkennzahlen mit dynamischen, liquiditätsbasierten operativen Entscheidungen verbindet.
Kundenwünsche
Vor der Einführung von Agicap war Luminous Hotel Management mit operativen Engpässen durch fragmentierte Bankdaten, manuelle Abstimmungsprozesse und eine Lücke zwischen periodengerechter Finanzberichterstattung und tatsächlicher Liquidität über seine 11 Hotels hinweg konfrontiert. Das Unternehmen musste daher:
Die Bankguthaben zentral überwachen, indem tägliche manuelle Logins in zahlreiche einzelne Bankkonten entfallen und eine zentrale, verlässliche Datenbasis geschaffen wird.
Die Lücke zwischen periodengerechter Buchführung und tatsächlich verfügbarer Liquidität schließen, indem statt der Umsatzwerte aus M3 die realen Zahlungseingänge verfolgt werden, um anstehende Lieferantenzahlungen besser zu planen.
Die Bankabstimmung für 11 Gesellschaften automatisieren, um den Aufwand auf nur 2 Stunden pro Woche zu reduzieren und eine zusätzliche Vollzeitstelle dafür überflüssig zu machen.
Finance und Operations bei der CapEx-Planung besser abstimmen, indem geplante Investitionsausgaben direkt in die Liquiditätsprognosen einfließen und gleichzeitig ausreichend Liquidität für die Nebensaison gesichert wird.
Betrugserkennung und Risikokontrollen stärken, indem automatisierte tägliche Bankdaten und Transaktionskategorisierungen genutzt werden, um Zahlungen zu prüfen und unerwartete Abbuchungen oder Auffälligkeiten sofort zu erkennen.
Neha Jadav, CEO & Mitgründerin, on Luminous Hotel Management, erklärt: „Vor Agicap hatten wir keinen klaren Überblick darüber, wie viel Netto-Liquidität wir jeden Monat tatsächlich erwirtschafteten oder verbrauchten. Die Umsätze waren zwar im System erfasst, aber auf periodengerechter Basis und nicht als das, was tatsächlich auf unseren Bankkonten verfügbar war."
Lösung
Luminous Hotel Management arbeitete mit Agicap zusammen, um sein Liquiditätsmanagement grundlegend zu modernisieren und eine tägliche Transparenz über die Liquidität zu schaffen. Die Einführung erfolgte in drei strategischen Phasen:
1. Multi-Bank-Anbindung und Aufbau einer historischen Datenbasis: Agicap stellte direkte Verbindungen zu allen Bankkonten der 11 Hotelgesellschaften her. Für neu hinzugekommene Hotels wurden 12 Monate historischer Bankdaten direkt importiert, um belastbare Liquiditäts-Baselines auf Hotelebene zu schaffen, ohne sich auf periodengerechte Finanzberichte zu stützen.
2. Integration der Kreditorendaten aus M3: Die Daten aus der Kreditorenbuchhaltung von M3 Accounting wurden mit Agicap synchronisiert und direkt in die Liquiditätsprognose integriert.
3. KI-gestützte Bankabstimmung und saisonale Prognosemodelle: Das KI-gestützte Abstimmungstool von Agicap schlug automatisch passende Zuordnungen zwischen offenen M3-Transaktionen und aktuellen Bankbewegungen vor. Zusätzlich wurden für jedes Hotel individuelle Saisonalitätsmodelle eingerichtet, die auf den Vergleichsmonaten des Vorjahres und historischen Durchschnittswerten basieren.
Die wichtigsten erzielten Vorteile:
Über 90 % weniger Aufwand bei der Bankabstimmung: Der Zeitaufwand für die Bankabstimmung über alle 11 Hotels hinweg sank auf rund 2 Stunden pro Woche. So kann Luminous weiter wachsen, ohne zusätzliches administratives Personal aufbauen zu müssen.
Nahtlose Zusammenarbeit von Operations und Finance bei CapEx: Die Operations-Teams erfassen geplante Investitionen direkt in Agicap. Finance kann dadurch die Auswirkungen auf die Liquidität in der Nebensaison frühzeitig bewerten, statt im Nachhinein mit statischen Excel-Dateien zu arbeiten.
" Unser Zahlungszyklus richtet sich nicht mehr einfach nach den in M3 ausgewiesenen Umsätzen. Stattdessen steuern wir unsere Zahlungen auf Basis der tatsächlich eingehenden Liquidität. "
Fazit
Mit Agicap hat Luminous Hotel Management sein unternehmensübergreifendes Liquiditätsmanagement erfolgreich von fragmentierten, manuellen Prozessen zu einer zentralen und skalierbaren Lösung weiterentwickelt. Die Integration schließt die Lücke zwischen der periodengerechten Buchführung in M3 und der tatsächlich verfügbaren Liquidität in Echtzeit. Dadurch erhält die Geschäftsleitung volle Transparenz über kurzfristige Lieferantenzahlungen, die saisonale Entwicklung einzelner Hotels und langfristige CapEx-Projekte. So kann Luminous sein Hotelportfolio effizient weiter ausbauen und gleichzeitig Finanzprognosen gegenüber den Eigentümerpartnern klarer und fundierter kommunizieren.
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