Albrings + müller steuert liquiditätsorientiertes Wachstum über 8 Gesellschaften
Markus Lauxmann (Kaufmännischer Leiter) und Christian Albrings (Gründer & Geschäftsführer) erklären, wie Agicap Albrings & Müller dabei geholfen hat, von einer fragmentierten, Excel-basierten Liquiditätsplanung zu einer zentralisierten Echtzeit-Plattform für das tägliche Cash-Monitoring zu wechseln.
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Key Takeaways
Albrings & Müller AG führt eine schnell wachsende Unternehmensgruppe mit 8 Gesellschaften und sehr unterschiedlichen Erlösstrukturen — Pauschalen, Stundenabrechnung und Erfolgsprämien — die komplexe und schwer vorhersehbare Cashflows erzeugen. Mit zunehmender Größe der Gruppe wurde die Excel-basierte Liquiditätsplanung unhandhabbar: Mehrere Nutzer, die gleichzeitig in denselben Dateien arbeiteten, verursachten Fehler, und manuelle Bankdatenexporte machten ein tägliches Cash-Monitoring unmöglich.
Mit Agicap zentralisierte die Gruppe das tägliche Cash-Monitoring über alle 8 Gesellschaften, automatisierte die Bankanbindung, den Lieferantenrechnungsprozess (vom Eingang bis zur Banküberweisung) sowie die monatliche Liquiditätsplanung — mit standardisierten Dashboards, die sowohl dem CFO als auch dem Vorstand über Desktop und Mobilgeräte zugänglich sind.
Agicap ermöglichte es Albrings & Müller, nahezu eine Vollzeitstelle an manueller Arbeit einzusparen, überfällige Rechnungen durch automatisiertes Zahlungsziel-Tracking zu eliminieren und Geschäftsentscheidungen in Echtzeit zu treffen — ohne das Finance-Team zu vergrößern.
" Wir steuern unser gesamtes Unternehmen — Liquiditätsplanung, Lieferantenrechnungen und Monatsbudgets — über Agicap. Es ist zu unserem zentralen Steuerungselement für alles geworden "
~1 FTE
eingespart bei manuellen Aufgaben
8
Gesellschaften
100%
Lieferantenrechnungsprozess automatisiert
Albrings + Müller
Kundengeschichte
Albrings & Müller AG ist ein deutsches Beratungsunternehmen, das vor zehn Jahren von Kirsten Albrings und Steffen Müller gegründet wurde. Das Unternehmen bietet ganzheitliche technisch-kaufmännische Immobilienberatung für einen vielfältigen Kundenkreis an — darunter öffentliche Institutionen, private Unternehmen und Finanzinvestoren.
Mit anhaltendem organischem Wachstum hat sich die Gruppe zu einer Unternehmensgruppe mit 8 Gesellschaften entwickelt. Mit zunehmender Größe der Organisation wurden die Grenzen der Excel-basierten Liquiditätsplanung immer deutlicher — was letztlich zur Entscheidung führte, auf eine professionelle Lösung für das Cash-Monitoring umzusteigen.
Das Unternehmen hat sein Geschäft stets liquiditätsorientiert geführt und die Liquiditätsplanung über die klassische GuV- und Bilanzbetrachtung gestellt. Diese Philosophie machte eine belastbare Echtzeittransparenz über die Liquidität zur strategischen Notwendigkeit.
" Ein Klick, und Agicap liefert die Daten. Ich habe die Kontostände sofort in Echtzeit auf meinem Bildschirm. Das hat mich wirklich überrascht — ich hätte nicht erwartet, dass es so einfach ist. "
Kundenwünsche
Um die Liquidität effizienter zu steuern und manuelle Arbeit zu reduzieren, musste Albrings & Müller seine Finanzprozesse innerhalb einer schnell wachsenden Unternehmensgruppe modernisieren. Die wesentlichen Anforderungen umfassten:
Ablösung einer nicht mehr skalierbaren Excel-Infrastruktur: Als Markus Lauxmann als kaufmännischer Leiter einstieg, liefen nahezu alle Finanzprozesse auf selbst erstellten Tabellenkalkulationen — manuell gepflegt, fehleranfällig und mit wachsender Unternehmensgröße zunehmend unhandhabbar. Die manuelle Übertragung von Bankdaten in Excel verursachte einen unverhältnismäßig hohen Zeitaufwand und führte zu wiederkehrenden Fehlern.
Liquiditätssteuerung über mehrere Gesellschaften und Bankverbindungen: Mit 8 Gesellschaften und mehreren Bankverbindungen benötigte das Team eine konsolidierte Echtzeittransparenz über alle Kontostände — etwas, das unmöglich zu erreichen war, solange mehrere Personen gleichzeitig in denselben Excel-Dateien arbeiten mussten, was zu Versionskonflikten und inkonsistenten Daten führte.
Automatisierung des Lieferantenrechnungsprozesses: Der Rechnungsgenehmigungsprozess war vollständig unstrukturiert — Rechnungen kamen per Post oder E-Mail an, wurden häufig direkt an Projektleiter statt an die kaufmännische Abteilung weitergeleitet und blieben oft über längere Zeit unbearbeitet liegen. Zahlungsziele wurden nie systematisch erfasst, was zu verpassten Fristen und verschlechterten KPIs führte.
Aufbau zuverlässiger Liquiditätsplanung und Unternehmenssteuerung: Als Dienstleistungsunternehmen mit verschiedenen Vergütungsmodellen — Pauschalen, Stundenabrechnung und Erfolgsprämien — waren die Cashflows von Natur aus komplex und schwer vorhersehbar. Das Unternehmen steuert sein Geschäft liquiditätsorientiert, doch Excel konnte weder eine zuverlässige Konsolidierung über alle Gesellschaften noch einen aussagekräftigen Soll-Ist-Abgleich gewährleisten.
Lösung
Direkte Bankanbindung — keine manuellen Exporte mehr
Eine der zentralen Anforderungen war eine reibungslose, fehlerfreie Synchronisierung der Bankdaten. Die direkte Bankanbindung von Agicap eliminierte die Notwendigkeit, Daten manuell zu exportieren und wieder in Tabellenkalkulationen einzupflegen — ein Prozess, der bisher eine der Hauptquellen für Aufwand und Fehler war. Heute fließen Transaktionen automatisch in die Plattform ein, und die Kontostände werden in Echtzeit aktualisiert.
KI-gestützte Transaktionskategorisierung
Das integrierte maschinelle Lernen von Agicap beeindruckte das Team schnell. Sobald eine Transaktion verarbeitet und kategorisiert wurde, merkt sich das System die Logik und wendet sie beim nächsten ähnlichen Vorgang automatisch an. Dies eliminierte die repetitive manuelle Kategorisierungsarbeit und reduzierte den Zeitaufwand für die Datenpflege erheblich.
Durchgängiger Lieferantenrechnungsprozess
Albrings & Müller hat den gesamten Rechnungsworkflow über Agicap standardisiert — vom zentralen E-Mail-Eingang über einen strukturierten Genehmigungsprozess bis zur Weiterleitung der Zahlung direkt an die Bank. Zahlungsziele werden nun automatisch aus jeder Rechnung ausgelesen und im System erfasst, was die Einhaltung von Fristen verbessert und überfällige Posten eliminiert. Rechnungen gehen nicht mehr verloren und bleiben nicht mehr unbearbeitet liegen.
" Wir haben den gesamten Genehmigungsprozess standardisiert — vom Rechnungseingang bis zur Banküberweisung. Wir sind restlos begeistert, wie einfach das System es uns ermöglicht, Rechnungen zu verarbeiten, zu genehmigen und weiterzuleiten. "
Zentrale Liquiditätsplanung über die gesamte Gruppe
Agicap ersetzte das fragmentierte Excel-Planungsmodell der Gruppe durch ein einheitliches, monatliches Liquiditätsplanungs-Framework. Eine übergeordnete Kategorienstruktur — im ersten Nutzungsjahr gemeinsam erarbeitet und verfeinert — wurde einheitlich auf alle 8 Gesellschaften ausgerollt. Heute steuert die Gruppe ihre gesamte Unternehmensplanung, das monatliche Budget-Tracking sowie die Best- Case-/Worst-Case-Szenarien über Agicap.
Echtzeit-Dashboards und mobiler Zugriff
Sowohl der kaufmännische Leiter als auch der Vorstand nutzen rollenspezifische Dashboards, die auf ihre wichtigsten KPIs zugeschnitten sind. Kirsten Albrings greift als Vorstand direkt über sein Smartphone auf sein Dashboard zu — mit einer Live-Übersicht über die Liquiditätssituation der Gruppe, jederzeit und überall. Agicap ist heute das erste Programm, das Markus Lauxmann jeden Morgen öffnet.
" Der Moment, in dem ich wirklich überzeugt war, war, als ich zum ersten Mal die vollständige Liquiditätsplanung für das kommende Jahr gesehen habe — alle Gesellschaften, alle Vergütungsmodelle, in einer einzigen Übersicht konsolidiert. Da war mir klar: Dieses Tool bringt uns wirklich weiter. "
Fazit
Agicap hat die Art und Weise, wie Albrings & Müller AG seine Finanzen steuert, grundlegend verändert. Was einst ein zeitintensiver, fehleranfälliger Prozess auf Basis fragmentierter Excel-Dateien war, ist heute eine einzige, zentralisierte Plattform für das Cash-Monitoring, die Lieferantenzahlungen und die strategische Unternehmensplanung.
Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:
Einsparung von nahezu einem vollständigen Arbeitstag manueller Arbeit täglich durch die Eliminierung manueller Bankdateneingaben und Transaktionskategorisierungen
Alle 8 Gesellschaften der Gruppe in einer einheitlichen, standardisierten Agicap-Umgebung zusammengeführt
Vollständige Automatisierung des Lieferantenrechnungsprozesses — vom Eingang bis zur Banküberweisung
Echtzeittransparenz über die Liquidität, zugänglich über Desktop und Mobilgeräte
Monatliches Budget-Tracking und Liquiditätsplanung mit mehreren Szenarien fest in den Management-Routinen verankert
Verbesserte KPIs: Zahlungsziele werden nun automatisch erfasst, überfällige Rechnungen gehören der Vergangenheit an
" Agicap ist unsere zentrale Plattform für alles — Bankanbindung, Rechnungsmanagement, Unternehmensplanung und Liquiditätssteuerung. Es ist zum Herzstück unserer Unternehmensführung geworden. Wir bereuen es keinen einzigen Moment. " Markus Lauxmann - Kaufmännischer Leiter, Albrings & Müller AG
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