hhpberlin: -44 % DSO und -82 % Altforderungen mit Agicap
Stefan Truthän, geschäftsführender Gesellschafter von hhpberlin, erklärt, wie Agicap seinem Unternehmen geholfen hat, offene Forderungen besser im Blick zu behalten.
Mehr erfahren
Key Takeaways
Vor Agicap arbeitete hhpberlin in einem vollständig analogen Umfeld – geprägt von hohen Forderungslaufzeiten, zeitintensiven manuellen Mahnroutinen und fehlender Echtzeit-Transparenz über die Liquidität eines Unternehmens mit über 150 Mitarbeiter:innen und hunderten gleichzeitiger Projekte.
hhpberlin setzt Agicap für die Cashflow-Planung, den automatisierten Rechnungsversand und das Mahnwesen sowie die Echtzeit-Überwachung des DSO ein – und ersetzt damit fragmentierte, manuelle Prozesse durch ein einziges integriertes Tool.
Mit Agicap konnte hhpberlin den DSO um 44 % senken, die Altforderungen (> 91 Tage) um 82 % reduzieren und ein siebenstelliges Kostenpotenzial identifizieren – bei gleichzeitig kontinuierlicher Liquiditätstransparenz über alle Konten hinweg.
" Die Kopplung von Agicap Payment mit Agicap Cashflow und Agicap CashCollect erlaubt etwas, was wir vorher nicht hatten: eine neue Arbeitsweise, in der eine bessere Planbarkeit zur Steuerung der Organisation beiträgt. "
-44 %
Verbesserung des DSO mit Agicap
-82 %
Reduzierung der Altforderungen
Mehr als 1 Million
Euro an Einsparungen durch Agicap
Kundengeschichte
Die hhpberlin GmbH ist ein führendes deutsches Ingenieurbüro, spezialisiert auf maßgeschneiderte, innovative Brandschutzkonzepte: von der Idee bis zur Umsetzung, für Projekte jeder Größenordnung, national wie international. Gegründet im Jahr 2000, ist das Unternehmen auf 150 Spezialist:innen an 8 Standorten in Deutschland gewachsen und erwirtschaftet einen Umsatz von über 50 Mio. €. Mehr als 200 Mitarbeiter:innen betreuen komplexe Sonderbauvorhaben wie Hochhäuser, Tunnel, Flughäfen, Bahnhöfe und Stadien – hhpberlin betreut heute mehr als 1.000 solcher Projekte gleichzeitig.
Seit 2023 ist hhpberlin eine Tochtergesellschaft der Normec Group, einer paneuropäischen Prüf-, Inspektions- und Zertifizierungsplattform, die von Astorg im Rahmen eines Leveraged Buyouts geführt wird. Normec erzielt einen konsolidierten Jahresumsatz von rund 470 Mio. €. In diesem Konzernkontext wurden finanzielle Stringenz, Reporting-Qualität und die Skalierbarkeit von Finanzprozessen zu strategischen Prioritäten.
Mit einem durchschnittlichen jährlichen Umsatzwachstum von zehn Prozent in den letzten 20 Jahren hat sich auch die Anzahl der betreuten Projekte bei hhpberlin stetig erhöht. Einen Überblick über die Finanzierung jedes einzelnen Projekts zu behalten, wurde dabei immer schwieriger – ebenso wie die Überwachung der Liquidität über sämtliche Projekte und das gesamte Unternehmen hinweg.
Oftmals muss hhpberlin für mehrere Monate in Vorfinanzierung gehen, bevor eine Zwischenrechnung für ein Projekt gestellt werden kann: eine massive Herausforderung für den Erhalt der Unternehmensliquidität, die ohne akkurate Planung nur schwer zu meistern ist.
Stefan Truthän, Geschäftsführender Gesellschafter, wünschte sich schon lange ein einfach nutzbares Tool für die Liquiditätsplanung, das ihn bei strategischen Unternehmensentscheidungen unterstützt. Parallel dazu übernahm Manuela Fuchs, Managerin für digitales Prozess- und Finanzmanagement, die Aufgabe, die Finanzfunktion zu digitalisieren und skalierbar zu machen – mit besonderem Fokus auf Forderungsmanagement, Reporting und operative Liquiditätstransparenz.
Kundenwünsche
Mehr Transparenz: bestenfalls eine tagesgenaue Übersicht über die Liquidität innerhalb einzelner Projekte und über die unternehmensweite Liquidität
Automatisiertes Forderungsmanagement: manuelle Mahnroutinen durch strukturierte, templatebasierte Prozesse ersetzen, die ohne manuellen Eingriff ablaufen
Echtzeit-Überwachung des DSO: ein Live-Dashboard, das jederzeit und für alle Kunden den aktuellen Forderungslaufzeit-Stand und überfällige Forderungen anzeigt
Mehr Planungssicherheit: eine feinmaschige Darstellung der Datenlage und eine Prognosefunktion, die erwartete Ausgaben und Kosten in sämtlichen Projekten klar darstellt
Datenqualität und Reporting: saubere, verlässliche Finanzdaten für einen schnelleren Monatsabschluss und Management-Reporting nach HGB/IFRS
Grundlegende Kompatibilität: eine cloudbasierte Software, die sich an alle vorhandenen Geschäftskonten und Finanztools im Unternehmen integrieren lässt
Skalierbarkeit: eine Lösung, die mit dem Projektvolumen von hhpberlin mitwächst und sich in die Konzernstruktur der Normec Group einbetten lässt
Lösung
In Agicap fand Stefan Truthän schließlich die Lösung, die seinen Anforderungen an die Liquiditätsplanung gerecht wurde. Die Prognosefunktion wurde dabei zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel: Er erstellte mehrere Liquiditätsszenarien, die täglich mit aktuellen Kontotransaktionen gespeist werden – vom Szenario eines 50-prozentigen Projekteinbruchs bis hin zu einem überdurchschnittlichen Wachstum von 20 Prozent. So sieht Stefan Truthän das gesamte Spektrum, auf dem sich die Unternehmensliquidität bewegen könnte, und kann entsprechende Vorkehrungen bereits im Voraus treffen.
Auf der Seite des Forderungsmanagements baute Manuela Fuchs gemeinsam mit ihrem Team einen vollständig automatisierten Workflow mit Agicap CashCollect auf: Rechnungen werden automatisch in Agicap importiert, und individuelle Mahnsequenzen – Rechnungsversand, Zahlungserinnerung, Zahlungsaufforderung – werden auf Basis vordefinierter Templates ausgelöst, ohne manuellen Eingriff. Das Finance-Team konnte sich so von der operativen Ausführung auf die strategische Steuerung verlagern und überwacht alle offenen Forderungen in Echtzeit über das DSO-Dashboard von Agicap – wahlweise für 3, 6 oder 12 Monate.
" Vor Agicap hatten wir keine skalierbare Möglichkeit, unser Forderungsmanagement zu steuern oder unsere Liquidität in Echtzeit zu überwachen. Alles war manuell, und der fehlende Prozess hat uns echte Effizienzverluste beschert. "
Mit CashCollect konnte hhpberlin die Forderungslaufzeit nahezu halbieren und Kunden dazu motivieren, schneller ihre Rechnungen zu bezahlen. Ergänzend ermöglicht Agicap eine dynamische Cashflow-Planung auf Basis erwarteter Zahlungseingänge – mit einer verlässlichen Wochenvorschau über alle Konten hinweg.
Fazit
Smarte unternehmerische Entscheidungen sollten nicht mit einem Blick auf den Kontostand getroffen werden. Ein differenzierteres Cashflow-Monitoring ist zentral.
Durch die Automatisierung der Mahnprozesse konnten die Forderungslaufzeiten direkt gesenkt werden: Der DSO verbesserte sich um 44 %, die überfälligen Forderungen (> 91 Tage) gingen um 82 % zurück.
Die Kombination aus Agicap CashFlow und CashCollect bietet effizientere Prozesse im Finanzmanagement – mit hoher Datenqualität, klaren Abläufen und einem schnelleren Monatsabschluss.
Es ist kein Bauchgefühl mehr notwendig bei Kosteneinsparungen und der Optimierung des Working Capitals, wenn man zu jeder Zeit die relevanten Daten zur Hand hat.
Die nächsten Schritte
hhpberlin ist bereits seit längerer Zeit Agicap-Kunde und hat die Produktentwicklung aktiv mitgemacht – von der Cashflow-Planung über Agicap Payment bis hin zur vollständigen Automatisierung des Forderungsmanagements mit CashCollect. Im Rahmen des weiteren Wachstums innerhalb der Normec Group arbeiten Stefan Truthän und Manuela Fuchs gemeinsam daran, Reporting-Prozesse weiter zu optimieren und die finanzielle Integration über alle 8 Standorte von hhpberlin hinweg zu vertiefen. Entsprechend gespannt blicken sie auf die zukünftigen Produkterweiterungen von Agicap, um diese nächste Wachstumsphase zu unterstützen.
Diese Erfahrungsberichte könnten Sie auch interessieren
Hornberger Consulting
Wirtschaftssektor:
Geschäftsdienstleistungen
Wo:
Hamburg
Cashflow-Problem:
Zuverlässigere Berichterstattung über den Cashflow, die in Szenarien arbeitet, um fundiertere Entscheidungen über die Zukunft eines Unternehmens zu treffen
Metallbude
Wirtschaftssektor:
eCommerce, Produktion
Wo:
Detmold, Deutschland
Cashflow-Problem:
Die Nutzung mehrerer Finanztools ist mühsam, fehleranfällig und aufwendig für Spend Management und Liquiditätsübersicht.
