Vorkontierung: Definition, Tipps und Beispiele

Vorkontierung spielt eine entscheidende Rolle im Rechnungswesen, insbesondere im Hinblick auf das Liquiditätsmanagement und die Cashflow-Optimierung. Wer diesen Prozess vernachlässigt, verursacht für die spätere Buchhaltung einen unnötigen Aufwand. Dieser Artikel bietet Ihnen einen detaillierten Überblick über die Vorkontierung, ihre Bedeutung für die Buchhaltungsprozesse und wie sie zur finanziellen Stabilität Ihres Unternehmens beiträgt.

Definition: Was versteht man unter Vorkontierung?

Vorkontierung ist ein vorbereitender Schritt im Buchhaltungsprozess, bei dem Geschäftsvorfälle vor ihrer eigentlichen Verbuchung auf den entsprechenden Konten vorläufig zugeordnet werden. Diese Zuordnung erfolgt anhand von Belegen, die den Geschäftsvorfall dokumentieren, und ist unumgänglich im Hinblick auf Genauigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.

Durch die Vorkontierung wird sichergestellt, dass jeder Geschäftsvorfall gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) korrekt erfasst, bewertet und letztlich auf den richtigen Konten verbucht wird. Dieser Schritt dient einerseits der internen Organisation und Überprüfung, und andererseits auch der Vorbereitung für den Jahresabschluss. Damit erleichtern die Vorkontierung die Arbeit der Buchhalter:innen in Ihrem Unternehmen erheblich -- und ist vorbereitend für externe Steuerberater:innen.

Was zählt alles zur Vorkontierung?

Die Vorkontierung umfasst typischerweise

· das Festlegen von Buchungssätzen,

· die Auswahl der betroffenen Konten

· und die präzise Erfassung des Geschäftsvorfalls.

Sie dient als eine Art Qualitätskontrolle, die Fehlbuchungen verhindern und die Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung erhöhen soll. Durch diesen Prozess können Unternehmen ihre Liquiditätsvorschau präzisieren und ein gewinnbringendes Cashflow-Management gewährleisten, da alle relevanten finanziellen Transaktionen korrekt erfasst werden.

Wie unterscheidet sich Vorkontierung von Rechnungen und Belegen von der Kontierung?

Obwohl Vorkontierung und Kontierung eng miteinander verbunden sind und oft im selben Atemzug genannt werden, gibt es zwischen ihnen wesentliche Unterschiede.

Kontierung bezeichnet den Prozess, bei dem Geschäftsvorfälle endgültig den entsprechenden Konten im Rahmen der doppelten Buchführung zugeordnet werden. Dieser Schritt kommt dann zum Zuge, wenn die vorbereitenden Überlegungen der Vorkontierung in tatsächliche Buchungen auf den Konten umgesetzt werden. Die Kontierung setzt voraus, dass bereits entschieden wurde, welche Konten berührt werden und wie der Geschäftsvorfall den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechend zu behandeln ist.

Die Vorkontierung hingegen beschreibt wie oben erklärt den vorbereitenden Schritt vor der eigentlichen Kontierung. In dieser Phase werden Geschäftsvorfälle analysiert und vorläufigen Konten zugeordnet. Sie dient dazu, den Buchhaltungsprozess im ersten Schritt vor der finalen Kontierung zu organisieren und zu vereinfachen, indem sie eine erste Zuordnung und Bewertung der Geschäftsvorfälle vornimmt, bevor diese dann endgültig in den Büchern erfasst werden.

Ein wesentlicher Unterschied besteht also in der Finalität: Während Sie bei der Kontierung die endgültige Zuordnung und Verbuchung auf Konten vornehmen, bereiten Sie das bei der Vorkontierung nur vor. Beide Prozesse sind für die Liquiditätsplanung und das Cashflow-Management wichtig -- in diesem Rahmen werden sämtliche finanzielle Transaktionen sorgfältig geprüft und organisiert, bevor sie in die Buchhaltung einfließen.

## Was sind typische Beispiele für eine Vorkontierung?

Die Vorkontierung ist in vielerlei Hinsicht das Rückgrat der Buchhaltung, da sie eine strukturierte und präzise Verarbeitung finanzieller Transaktionen ermöglicht. Um die Anwendung und Bedeutung der Vorkontierung besser zu verstehen, sind hier einige typische Beispiele aus dem Buchhaltungsalltag:

· Rechnungseingang: Sie erhalten eine Lieferantenrechnung für Büromaterial. Bevor die Rechnung endgültig gebucht wird, erfolgt die Vorkontierung. Hier legen Sie fest, dass die Rechnung auf das Konto „Büromaterial" und gleichzeitig auf das Verbindlichkeitenkonto des Lieferanten gebucht werden muss.

· Gehaltszahlungen: Bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen vorkontieren Sie diese zunächst, indem Sie die Beträge den entsprechenden Gehaltskonten zuordnen. Erst dann erfolgen die tatsächliche Überweisung an die Mitarbeiter:innen und die Buchung der Lohnkosten.

· Bankbewegungen: Eingehende und ausgehende Zahlungen auf dem Firmenbankkonto werden vorkontiert, um sicherzustellen, dass jede Bewegung korrekt erfasst und den entsprechenden Ertrags- oder Aufwandskonten zugeordnet wird.

· Abschreibungen: Die Berechnung und Buchung von Abschreibungen auf Anlagevermögen, wie beispielsweise Maschinen oder Fahrzeuge, beginnt mit einer Vorkontierung, bei der Sie die Abschreibungsbeträge den jeweiligen Abschreibungskonten zuordnen.

Wie reiht sich eine Vorkontierung in die Buchhaltung ein?

Die Vorkontierung ist ein integraler Bestandteil des Buchhaltungszyklus, der eine nahtlose und fehlerfreie Verarbeitung von Geschäftsvorfällen beabsichtigt. Dieser Prozess spielt eine zentrale Rolle in der Organisation der Buchhaltungsabläufe eines Unternehmens. Durch die frühzeitige und systematische Zuordnung von Geschäftsvorfällen stellen Sie sicher, dass die Buchhaltung bereits im erstmöglichen Schritt in die richtigen Bahnen gelenkt wird.

Einordnung in den Buchhaltungsprozess

Der gesamte Buchhaltungsprozess gliedert sich wie folgt:

· Erfassung: Der erste Schritt im Buchhaltungszyklus ist die Erfassung aller relevanten Geschäftsvorfälle, basierend auf den vorliegenden Belegen. Hier beginnt bereits die Vorkontierung, indem diese Vorfälle einer vorläufigen Prüfung und Kontenzuordnung unterzogen werden.

· Überprüfung und Vorkontierung: Nach der initialen Erfassung folgt eine detaillierte Überprüfung der Belege und die Vorkontierung der Geschäftsvorfälle. In diesem Schritt werden die zu berührenden Konten identifiziert und die Buchungssätze vorbereitet. Diese Phase ist die Basis für die Korrektheit der Buchführung und dient als Kontrollmechanismus, um Fehler vor der eigentlichen Buchung zu identifizieren und zu korrigieren.

· Kontierung und Buchung: Basierend auf der Vorkontierung erfolgt die endgültige Kontierung und die Buchung der Geschäftsvorfälle in den Büchern. Die Vorkontierung erleichtert diesen Schritt erheblich, da sie eine klare Anleitung für die Buchhaltung bietet und somit den gesamten Prozess beschleunigt.

· Abschluss und Berichterstattung: Die korrekte Vorkontierung und Kontierung ermöglichen einen lückenlosen Abschluss des Buchhaltungszyklus und die Erstellung aussagekräftiger finanzieller Reportings. Hier wird also die Grundlage für spätere Finanzanalysen gelegt.

Bedeutung der Vorkontierung für Unternehmen

Für Unternehmen jeder Größe ist die Vorkontierung ein nützliches Werkzeug, um die Integrität der Buchführung zu wahren und das Cash Management zu unterstützen. Sie ermöglicht eine proaktive Steuerung der finanziellen Ressourcen einer Organisation.

Wie kann man Vorkontierung automatisieren?

Früher war die Vorkontierung -- wie viele Prozesse in der Buchhaltung -- ein manueller Arbeitsschritt. Heute übernimmt in fast jedem Unternehmen entsprechende Software diese Arbeit.

Das hat mehrere Vorteile:

· Einsatz von Buchhaltungssoftware: Moderne Software automatisiert die Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu Konten durch vordefinierte Regeln, wodurch der Vorkontierungsprozess erheblich beschleunigt wird.

· Integration von KI: Künstliche Intelligenz erkennt Muster in Buchhaltungsdaten und macht Vorschläge zur Vorkontierung, die im Laufe der Zeit immer präziser werden.

· Digitalisierung von Belegen: Durch Scannen und Texterkennung werden Daten aus Belegen extrahiert und direkt in die Buchhaltungssoftware eingespeist, wo sie automatisch vorkontiert werden.

· Workflow-Management: Diese Systeme organisieren den Vorkontierungsprozess nachhaltig, identifizieren Ausnahmen und sorgen für eine strukturierte Abwicklung.

· ERP-Integration: Die Einbindung in Enterprise-Resource-Planning-Systeme ermöglicht eine direkte Übernahme von Geschäftsvorfällen in die Buchhaltung, was die Vorkontierung weiter automatisiert.

Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, den Vorkontierungsprozess zu optimieren -- das spart Zeit, Kosten und bildet oft auch die Grundlage für ein solides Cashflow- und Liquiditätsmanagement.

Fazit: Gute Kontierung bedeutet eine gute Buchhaltung

Die Vorkontierung bildet das Fundament für stabile Finanzen einer Organisation. Die entsprechende Sorgfalt in der Buchhaltung legt zusätzlich den Grundstein für ein konsequentes Management der Liquidität und Cashflows.

Indem Sie sämtliche Geschäftsvorfälle direkt den richtigen Konten zuordnen, machen Sie zudem allen am Buchhaltungsprozess beteiligten Personen das Leben einfacher -- am besten klappt das mit entsprechender Software wie der von Agicap.

Mit dem Cash-Management-Tool und seiner Spend-Management-Funktion reduzieren Sie den Aufwand sämtlicher Abschlüsse durch die korrekte Vorkontierung und einen einfachen Export sämtlicher Belege. Testen Sie das Tool jetzt kostenlos!

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Kontierung

Was ist eine Kontierung einfach erklärt?

Kontierung ist der Prozess, bei dem Geschäftsvorfälle bestimmten Konten im Rahmen der Buchhaltung zugeordnet werden. Diese Zuordnung basiert auf den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und ermöglicht eine systematische Erfassung aller finanziellen Transaktionen eines Unternehmens.

Was bedeutet kontieren?

Beim Kontieren weisen Sie finanzielle Vorgänge und Geschäftsvorfälle anhand von Belegen den entsprechenden Buchhaltungskonten zu. Diese Zuordnung ist entscheidend für die Erstellung genauer Finanzberichte und die Einhaltung buchhalterischer Richtlinien und Standards.

Warum muss man kontieren?

Die Kontierung ist notwendig, damit Sie eine übersichtliche und GoBD-konforme Buchführung gewährleisten können. Sie erleichtert die Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorgangs, unterstützt die Erstellung von Finanzberichten und ist grundlegend für die finanzielle Analyse und Planung.

Warum sind Belege vorzukontieren, bevor sie gebucht werden?

Das Vorkontieren von Belegen dient als Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorfälle korrekt erfasst und den richtigen Konten zugeordnet werden. Diese vorbereitende Prüfung minimiert Fehler und sorgt für eine effiziente und präzise Buchhaltung.

Wie funktioniert eine automatische Vorkontierung?

Bei der automatischen Vorkontierung von Rechnungen und Belegen nutzen Sie entsprechende Softwarelösungen, die den manuellen Prozess digitalisieren. In jedem gängigen und modernen Buchhaltungsprogramm gibt es diese Funktionen für sämtliche Buchhaltungssätze.