Soll-Ist-Vergleich im Controlling: Definition und Ermittlung
Im Controlling jedes Unternehmens ist eine regelmäßige Überprüfung der Ziele notwendig. Liegt der Betrieb im Plan? Dafür kommt vielerorts im ersten Schritt ein klassischer **Soll-Ist-Vergleich **zum Einsatz. Wie dieser abläuft, welche Ziele er verfolgt und wie Sie ihn vornehmen können, erfahren Sie hier.
Definition und Bedeutung: Was ist der Soll-Ist-Vergleich?
Der Soll-Ist-Vergleich, auch Abweichungsanalyse genannt, ist ein zentrales Instrument in verschiedenen Geschäftsbereichen vom Finanzwesen über das Projektmanagement und den Vertrieb bis hin zum Qualitätsmanagement. Losgelöst vom Geschäftsbereich, zieht der Soll-Ist-Abgleich immer darauf ab, die geplanten (Soll) mit den tatsächlich realisierten (Ist) Werten eines Unternehmens gegenüberzustellen
Soll-Ist-Vergleich im Controlling und der Liquiditätsplanung
Vor allem im Controlling spielt der Soll-Ist-Vergleich als Aufgabe der Plankostenrechnung eine entscheidende Rolle. Diese Abweichungsanalyse dient dazu, die finanzielle Performance einer Organisation systematisch zu überwachen und zu steuern.
Der Soll-Ist-Vergleich ermöglicht es, die tatsächlichen finanziellen Ergebnisse und Cashflows mit den vorab definierten Zielen und Plänen abzugleichen. Auf Basis der errechneten Kostenabweichungen können Verantwortliche zeitnah korrigierend ein- und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Die Soll-Ist-Analyse hilft so beim Herbeiführen von Entscheidungen im Finanzmanagement.
Abweichungsanalyse im Controlling-Regelkreis
In den meisten Unternehmen mit standardisiertem Controlling ist der Soll-Ist-Vergleich Teil des Controlling-Regelkreises. Dieser enthält im Normalfall folgende Aufgaben:
- Zielplanung
- Strategieentwicklung
- Koordination und Umsetzung
- Ergebnismessung und Datenerfassung
- Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich steht als Abweichungsanalyse also am Ende der ersten Iteration des Kreises. Er bestimmt wiederum die Korrekturmaßnahmen, die in der Zielplanung berücksichtigt werden.
Entscheidend im Liquiditätsmanagement für Prognosen und Forecasts
Gerade im Liquiditätsmanagement kommt dem Soll-Ist-Vergleich eine bedeutende Entscheidung zu. Durch den Vergleich der geplanten Einnahmen und Ausgaben (Sollwerten) mit den tatsächlich realisierten Cashflows (Ist-Werten) können Unternehmen ihre Liquidität besser managen.
Sie identifizieren rechtzeitig potenzielle Liquiditätsengpässe oder Überschüsse und können Maßnahmen zur Sicherung der Liquidität einleiten.
Der Soll-Ist-Vergleich wird also nicht nur als Rückblickanalyse eingesetzt, sondern dient in der Liquiditätsplanung auch für Prognosen und Forecasts und damit der vorausschauenden Steuerung der Finanzen im Cash Management.
Ziele einer Soll-Ist-Analyse
Als Controlling-Aufgabe vergleicht die Soll-Ist-Analyse Vergangenes und bietet damit dir Grundlage dafür, welche Entscheidungen zukünftig getroffen werden.
Die detaillierten Ziele des Soll-Ist-Vergleichs im Controlling -Vergleich sind vielfältig. Unternehmen können so
- die Effizienz ihrer operativen Prozesse bewerten,
- die Einhaltung von Budgets überwachen,
- die finanzielle Stabilität und Rentabilität sicherstellen und auf Basis der Ergebnisse
- notwendige Anpassungen im Finanzplan vornehmen.
Soll-Ist-Vergleich durchführen: Tabelle, Diagramm oder Tool?
Um einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen, benötigen Sie in erster Linie die entsprechenden Daten -- die ursprüngliche Planung sowie die Ist-Werte. In der Praxis können Sie diverse Tabellen und Diagramme verwenden, um detaillierte Informationen zu Soll- und Ist-Werten sowie die Abweichungen für verschiedene Kategorien oder Zeitperioden übersichtlich darzustellen.
Soll-Ist-Vergleich mit Excel
Die Abweichungsanalyse mit Excel ist in vielen Betrieben Standard. Das Tabellenkalkulationsprogramm ermöglicht zwar eine flexible Gestaltung von Tabellen und Diagrammen und ist für einen Soll-Ist-Vergleich eine valide Option.
Aber: Die Nutzung von Excel birgt auch Risiken. Die größte Herausforderung ist nur menschlich -- manuelle Fehle bei der Dateneingabe oder -aktualisierung. Solche Fehler können leicht übersehen werden und zu falschen Analysen führen.
Eine weitere Herausforderung ist die Schwierigkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zu integrieren und zu konsolidieren. In größeren Unternehmen mit komplexen Strukturen und Systemen ist das via Excel schier unmöglich.
Plan-Ist-Vergleich mit spezieller Software
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit speziellen Softwares zu arbeiten, die den Soll-Ist-Vergleich ermöglichen. Eines dieser Tools ist Agicap. Die Cash-Management-Software ermöglicht nicht nur eine punktgenaue Liquiditätsplanung, sondern integriert auch umfangreiche Soll-Ist-Vergleiche und Neuprognosen auf Konzern-, Abteilungs- und Firmenebene.
Der Einsatz einer solchen Lösung bringt mehrere Vorteile gegenüber der manuellen Erfassung mit sich:
- Berechnungsprozesse sind automatisiert
- Daten aus verschiedenen Quellen wie Bankkonten und anderen Finanztools lassen sich integrieren
- Weiterverarbeitung der Zahlen und Erkenntnisse für weitere Bereiche
Fazit: Soll-Ist-Vergleich ist ein zentrales Element im Controlling
Der Soll-Ist-Vergleich ist eine zentrale Aufgabe im Controlling. Er hat sich von einem ausschließlichen Kontroll- zu einem wichtigen Steuerungsinstrument entwickelt. Die detaillierte Analyse von Plan- und Ist-Werten hilft dabei, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und bei negativen Entwicklungen mit Korrekturmaßnahmen gegensteuern zu können.
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FAQ: Meistgestellte Fragen zum Soll-Ist-Abgleich
Was bedeutet Soll-Ist-Vergleich?
Der Soll-Ist-Vergleich ist eine Methode im Controlling und auch anderen Unternehmensbereichen, bei der geplante Werte (Soll) mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen (Ist) verglichen werden.
Welche Vorteile bringt der Soll-Ist-Wert-Vergleich?
Der Soll-Ist-Vergleich bietet mehrere Vorteile. Der wichtigste ist die Möglichkeit, frühzeitig auf ermittelte Abweichungen zu reagieren -- ob im Controlling, dem Projektmanagement oder im Vertrieb. Er zeigt auf, wo Ziele erreicht werden und wo Handlungsbedarf besteht. Dies führt zu einer optimierten Ressourcenallokation und verbessert künftige Planungen.
Wie mache ich einen Soll-und-Ist-Kosten-Vergleich?
Ein Soll-und-Ist-Kosten-Vergleich beginnt mit der Festlegung der Soll-Kosten. Diese basieren auf Ihrer Budgetplanung oder den getroffenen Kostenprognosen. Erfassen Sie im nächsten Schritt die Ist-Kosten, also die tatsächlichen Ausgaben aller Ereignisse. Die Daten werden anschließend in einer Tabelle oder einer Buchhaltungssoftware gegenübergestellt. So identifizieren Sie abweichende Kostenwerte.
Was tun bei Abweichungen im Soll-Ist-Vergleich?
Bei Abweichungen im Soll-Ist-Vergleich im Rahmen des Controllings ist es wichtig, die Ursachen zu analysieren. Handelt es sich um einmalige oder laufende Abweichungen? Basierend auf dieser Analyse leiten Sie anschließend Korrekturmaßnahmen ein. Diese reichen von einer Anpassung der Planung über die Finanzprozessoptimierung bis hin zum Eskalationsmanagement, falls die Diskrepanz beispielsweise die Liquidität gefährdet.
